İKY201U-BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI
Ünite 6: İnsan Kaynakları Yönetiminde Form Kullanımı
Formların Amacı ve Önemi
Formlar pek çok amaçla verinin toplanmasını, kaydedilmesini, gruplandırılmasını, yararlanılmasını, iletilmesini ya da yayınlanmasını sağlayan önemli araçlardır. İş başvuru formu, SGK giriş ve çıkış bildirgesi, sağlık raporu, İŞKUR müracaat formu, aile durum bildirimi, iş sağlığı ve güvenliği çalışma belgesi, hizmet belgesi, diploma, kimlik belgesi, ikametgâh ilmühaberi vb. insan kaynakları alanında kullanılan form örnekleridir. Dikkat edilirse bu formlar üzerinde sürekli ve değişmez birtakım bilgilerin olduğu görülür. Örneğin, bir işe başladınız ve kurum tarafından size bir kimlik belgesi verildi. Kimlik belgesinin üzerinde bazı bilgilerin önceden basılı olduğunu; adınız, soyadınız, TC kimlik numaranız, çalıştığınız bölüm, göreviniz gibi size özel bilgilerin bırakılan boşluklara sonradan yazılmış olduğunu görürsünüz.
Formlar, belgeleme işini basitleştirir ve standardize eder; zaman, emek ve para tasarrufu sağlar. Formlar sayesinde etkili bir yazılı iletişim ağı kurulur.
Form Türleri
Kopya Sayılarına Göre Formlar
Tek yapraklı formlar, genellikle manuel sistemlerde kullanılır.
Set halinde (çok kopyalı) formlar, sayfaları arasına önceden bir kullanımlık karbon kağıtları ilave edilerek basılmış birden fazla kopyalı formlardır.
Otokopili (NCR-kendinden kopyalı) formlarda, formun arka yüzünün tamamına ya da bazı bölümlerine kimyasal yöntemler kullanılarak waks karbon benekleri uygulanır.
Sürekli formlar, önceden düzenlenmiş şekilde katlanmış, birbirine bağlanmış ve her formun kolayca ayrılması için formlar arası noktalarla delinmiş, bir seri formdan oluşur.
Tasarımlarına Göre Formlar
Tasarımlarına göre formlar çizgi form, kutu form, yazışma formu ve karma form şeklinde olabilirler:
Çizgi formlarda veriler önceden dizilmiş olan satırlar arasına yazılır.
Kutu formlarda istenen veri önceden tasarlanan kutular içine yazılır.
Yazışma formları bazı bölümleri daha sonra doldurulmak üzere boş bırakılan formlardır. Bu tür formları kullanmanın amacı, aynı tipteki bilginin tekrar tekrar yazılmasını önlemektir.
Karma formlarda ise, formun bir kısmı yazışma formu, bir kısmı çizgi ya da kutu form şeklinde tasarlanır. Ya da form yatay-dikey sütunlardan oluşabilir. Bir başka karma form örneğinde ise, satırlar ve kutular bir arada kullanılabilir.
Üzerlerindeki Veriyi İşleme Yöntemlerine Göre Formlar
İşletmelerde bilgi toplamak için kâğıda dayalı yöntemlerin çok sık kullanıldığı gözlemlenmektedir. Bu durumda
toplanan bilgilerin dijitalleştirilmesi, değerlendirilmesi ve paylaşıma sunulması büyük önem arz eder.
Optik işaret tanıma (Optical Mark Recognition-OMR), bir sayfa üzerinde belirli alanlarda yer alan çeşitli şekillerdeki veriyi yakalamak için kullanılan bir tekniktir.
Manyetik mürekkep karakterleri tanıma (Magnetic Ink Character Recognition-MICR), tanıyacağı karakterler için özel mürekkep gerektirir. Özel MICR tarayıcısı, özel mürekkeple basılmış MICR karakter verilerini okur ve sıralı işleme için onları manyetik teyp ya da disk üzerinde depolar, bastırır ya da başka bir bilgisayara iletir.
Optik karakter tanıma (Optical Character Recognition- OCR), taranmış kredi kartları, kağıt belgeler, PDF dosyalar veya dijital kamerayla çekilen resimler gibi çeşitli belge türlerinin düzenlenebilir ve aranabilir verilere dönüştürülmesine olanak sağlayan bir teknolojidir. OCR iki sınıfa ayrılır: Otomatik Karakter Tanıma (ADC- Automatic Character Recognition) ve metin tanıma (TR- Text Recognition).
Bilgisayar Ekranında Doldurulan Formlar ve Elektronik Formlar
Dünyanın her yerinde hızlı enformasyon ve bilgi çağının etkilerini yaşamaktayız. Turizmden bankacılığa, giyimden sigortaya, kitaptan her türlü market alışverişine kadar pek çok işlem artık bilgisayar ortamında yapılıyor.
Bir elektronik form tasarlanırken öncelikle forma hangi alan türlerinin ve diğer otomatikleştirilmiş özelliklerin eklenebileceği kararlaştırılmalıdır. Daha sonra tablo kullanılarak, çerçeveler eklenerek ya da basit bir şekilde metin girerek, alanlar ekleyerek bunları biçimlendirme araçlarıyla düzenlememek mümkündür.
İnsan Kaynakları Yönetimi Alanında Sık Kullanılan Formlar
İnsan kaynakları yönetimi alanında pek çok form kullanılır. Bu formlardan bazıları yasal gereklilikler nedeniyle kullanılırken, bazıları kurumsal ihtiyaçları karşılamak için tasarlanır.
Form Kullanımında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Formların biçimleri, içerikleri, işleyiş şekilleri ve işlem sırasında izledikleri yol, verimliliği büyük ölçüde etkiler. Bir yönetici beklenen yararları sağlayabilmek için formlarla ilgili bazı ilkelere uymak zorundadır.
Tüm formlarda faaliyet etkililiğini artırmak ve maliyeti düşürmek için formun büyüklüğü, kağıt kalitesi, renk ve baskı stili gibi fiziksel özellikleri standartlaştırılmalıdır.
Formun büyüklüğü: Formun büyüklüğü (boyutu); içermesi ya da kaydedilmesi gereken bilgi miktarına, ekonomik kağıt boyutunun ne olduğuna, baskı için kullanılacak makinelerinin türü, kullanılması gereken zarf, dosya, klasör ve diğer donanımın büyüklüğü gibi mekanik gereklere göre belirlenir.
Kağıdın kalitesi: Formların standardizasyonunu etkileyen ikinci unsur, kağıt kalitesidir. Kağıdın kalitesini, kağıt yapımında kullanılan materyal ve teknoloji belirler.
Kağıt, odun hamurundan yapılabileceği gibi, kağıt yapımında hammadde olarak pamuk, keten, alfa otu, şeker kamışı ya da kullanılmış kağıt parçaları gibi materyaller de kullanılabilir.
Kağıdın rengi: Eğer beyaz hamur elde edilmek isteniyorsa, kağıt hamuru klor ya da oksijen esaslı çeşitli ürünlerle beyazlaştırılır.
Kağıt yapımı aşamasında gerçekleştirilen bu işlemlerle değişik kalitede kağıtların, farklı beyazlıkta olmaları sağlanır.
Baskı tipi: Formlardaki baskı tipini kullanılan font, punto ve stil özellikleri belirler. Baskı tipinin belirlenmesinde okunaklılık ve ayırd edici özellik üzerinde durulmalıdır.
Baskıda kullanılacak mürekkep kağıtla kontrast sağlamalı, temiz, bütünlüğü sağlayan ve pürüzsüz bir baskıya yardım etmelidir.
Formun amacı: Form tasarımında dikkate alınması gereken ilk fonksiyonel unsur, formun hangi iş için kullanılacağı, yani formun hangi amaca hizmet edeceğidir. Bir form gerçekte yapılan işin yol haritası gibidir. Bu harita, iş akışını ve izlenmesi gereken aşamaları gösterir.
Formun içermesi gereken bilgi: Bir form, daha çok ya da daha az değil, gereken bilgi türünü ve miktarını içermelidir. Formun amacının belirlenmesi ve eğer kullanılmakta olan bir form ise uygulamanın gözlenmesi sonucunda elde edilen veriler, formun hangi bilgileri içermesi gerektiğini gösterecektir.
Formun yapısı: Bu faktör altında çeşitli gereklilikler sıralanabilir. Bu gereklilikler formun biçimsel, kullanım ve estetik özellikleriyle ilgilidir.
Formun kopya sayısı: Bir formun sadece orijinali gerekiyorsa tek yapraklı olarak hazırlanır. Gerektiği zaman formun fotokopisi çekilebilir. Bazı durumlarda tek kopyalı form yetmez.
Anket Formları
Anketler en yaygın kullanılan araştırma araçlarıdır.
Anket Kavramı
Anket, analiz için uygun bilgilerin toplanması amacıyla tasarlanmış soru ve diğer türde ifadelerden oluşan bir araçtır.
Anket bireyin birden çok özelliği hakkında çeşitli madde türleriyle bilgi toplamak amacıyla kullanılan bir ölçüde yapılandırılmış görüşme tekniği/ aracı olarak da tanımlanabilir.
Anketler genellikle tanımlayıcı (betimleyici) araştırmalarda kullanılmaktadır. Tanımlayıcı araştırma, problemi tüm boyutlarıyla ortaya koymaya çalışan araştırma türüdür.
İnsan Kaynakları Yönetiminde Sık Kullanılan Anketler
İnsan kaynakları faaliyetleri sırasında anket formlarından yararlanılmaktadır.
İş analizleri sırasında kullanılan anketler: İş analizi, işletmedeki işler hakkında bilgi toplamak için yapılan çalışmalar bütünüdür. İş analizi işletme içinde yer alan veya yer alacak olan tüm işlerin ayrı ayrı ve ayrıntılı olarak incelenmesidir.
İşe alma sırasında kullanılan anketler: İşe alma, bildiğiniz gibi personel bulma, seçme ve yerleştirme olarak üç ayrı faaliyetle ilgilidir. Bu süreçte işletmenin çalışan ihtiyacını duyurabilmesinde kullanılan yollardan biri staj uygulamalarıdır.
Eğitim ihtiyacının ve sonuçlarının değerlendirilmesi sırasında kullanılan anketler: İşletmelerde eğitim ihtiyacı genellikle çalışanların performans düzeyleri öngörülen standartları karşılamadığında, değişen koşullar nedeniyle işin gerekleri değiştiğinde ve işin geçerliliği ya da gerekliliği kalmadığında ya da çalışan işini değiştirdiğinde ortaya çıkmaktadır.
İş değerlemesi sırasında kullanılan anketler:
İş değerlemesi adil ve akılcı bir ücret yapısı için temel sağlamak amacıyla farklı işlerin göreceli değerlerinin karşılaştırılmasında kullanılan yaygın bir yöntemdir.
Performans değerlendirme sırasında kullanılan anketler: Performans, amaçlı ve planlanmış bir etkinliğin gerçekleştirilmesiyle elde edilen sonuçların nicel ya da nitel olarak ölçüm sonucudur.
Personelin performansı belirlenen hedefler, yetkinlikler, davranış beklentileri, sahip olunan potansiyel vb. açısından ölçülür.
Motivasyon, memnuniyet ve bağlılık anketleri: Her çalışanın ihtiyaçları ve beklentileri farklıdır. İnsanların belli bir işi ve işyerini seçme nedenleri söz konusu ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamaktır.
Anketlerin Planlanması
Anket geliştirme süreci anketin planlanması ile başlar. Planlama aşamasında araştırmada amaca, kapsama ve değişkenlere göre hangi bilgilerin toplanması gerektiğine, anketin uygulama biçimine, soru/madde türü ve yanıtlama biçimine karar vermek gerekir. Daha sonra anketin soruları/maddeleri yazılır.
Anketin Tasarlanması
Anketler, araştırmacının ihtiyaç duyduğu ve araştırma sorularına cevap bulabileceği soruları içerecek şekilde hazırlanmalıdır. Bir anketin sahip olması gereken en önemli özelliklerden biri gerekli olduğu kadar soruyu içeriyor olmasıdır.
Anketlerde Kullanılan Soru Türleri
Anket soruları yapısal açıdan olgusal maddeler/sorular ve yargısal maddeler/sorular olmak üzere iki kısımda
incelenebilir. Olgusal sorular yanıtlayanın yorum yapamayacağı, nesnel, değiştirilemez davranışlarını içeren sorulardır.
Çoktan seçmeli sorular: Cevaplayanlara bir listeden, belirlenen kategorilerden ya da şıklardan kendilerine uygun olanlarını seçmelerini söyleyen soru biçimidir.
Sıralama soruları: Şıkların katılımcılar için ifade ettikleri önem derecesine göre sıralanmasını öngören soru biçimidir.
Ölçek soruları: Herhangi bir ölçüm için belirlenen orana ölçek denir. Likert ölçeği en popülerlerinden biridir.
Anketlerin Uygulanması
Anketin uygulama yöntemine karar verilirken katılımcının özellikleri, ihtiyaç duyulan katılımcı sayısı, soru biçimi, sorulması gereken soru miktarı göz önünde bulundurulmalıdır.
Posta ile yapılan anketler: Çok büyük miktarda bilgiyi katılımcı başına düşük bir maliyetle toplamada kullanılır.
Telefon ile yapılan anketler: Telefon ile görüşme hızlı bilgi toplamanın en iyi yollarından biridir ve posta anketlerinden daha fazla esneklik sağlar.
Yüz yüze anketler: Yüz yüze anketler insanlarla evlerinde, ofislerinde, sokakta ya da alışveriş merkezlerinde görüşmeyi içerir.
Çevrimiçi (Online) anketler: Geleneksel araştırma yaklaşımları özellikle maliyetleri sebebiyle düşüştedir. Telefon, posta ve kişisel görüşmeye göre çeşitli avantajları vardır.
Online platformlar: Günümüzde SurveyMonkey, Snap Surveys, Smart Survey, Kwik Surveys, Survey Planet, Typeform ve Google Forms gibi birçok çevrimiçi anket platformları faaliyet göstermektedir. Bu platformlar işletmelerin ve araştırmacıların birçok farklı konuda araştırma yapmalarını kolaylaştırmaktadır.