etkenlerden dolayı her bir işletme birbirinden farklılık Giriş göstermektedir. İşletmeler çevreden amaçları açısından
Günümüzde işletmelerin en önemli rekabet silahı uygun olan işgücü, hammadde, araç-gereç, bilgi gibi “bilgi”dir. Bilginin sağlayacağı bu üstünlükten girdileri temin etmekte, süreçleme aşamasında bu girdiler faydalanabilmek için öncelikle bilginin üretilmesi sistematik bir biçimde işlenerek amaçlanan çıktılar elde gerekmektedir. Bilgi sistemleri en basit tanımıyla bilgi edilmektedir. İşletmelerin faaliyetlerini yürütmesi üreten sistemlerdir. Dolayısıyla verileri işleyip bilginin sırasında da faaliyetlerle ilgili veriler oluşmaktadır. oluşumunu sağlayan sistemler bilgi sistemleridir. Faaliyet sistemi, işletmelerin bir faaliyeti nasıl
yürüttüklerini; diğer bir ifadeyle iş akışlarını Bilgi Sistemlerinin İşletmeler Açısından Önemi tanımlamaktadır. Faaliyetlerin yürütülmesi sırasında Sistem, bir eylemi gerçekleştirmek, bir amaca varmak için oluşan verileri de bilgiye dönüştüren sistem bilgi sistemi bir takım işleri yapmak üzere birbirine bağımlı, bir araya olarak adlandırılmaktadır. getirilmiş öğeler ve bunlara ilişkin talimatnameler bütünü olarak tanımlanmaktadır (Sürmeli; 1996, s.4). İster insan Alt Bilgi Sistemleri
yapısı olsun ister doğal olsun tüm sistemlerin sahip olduğu Sistem teorisi, birbirleriyle ilişkili olan sistemler arasında, ortak özellikler bulunmaktadır. Diğer bir deyişle, bir tıpkı sistem içinde yer alan elemanlar arasındaki etkileşim yapının sistem olabilmesi için birtakım özelliklere sahip gibi bir etkileşimin olduğunu belirtmektedir. Bu etkileşim, olması gerekmektedir. Bu özellikler şu şekilde özetlenebilir: bir sistemin çıktısının başka bir sistemin veya başka sistemlerin girdisi olabileceğini ifade etmektedir. Bu • Sistemin Girdi-Süreçleme-Çıktı akışına sahip durum sistemler hiyerarşisi olarak adlandırılmaktadır. olması gerekmektedir: Sistemler tasarlanırken İşletmeler de aslında yaşayan bir organizmadır. İşletme öncelikle olarak “çıktıların” belirlenmesi bilgi sistemleri, işletme faaliyetleriyle ilişkisi çerçevesinde gerekmektedir. “Bu sistemin çıktısı oluşturulur. İşletmenin alt bilgi sistemleri arasında da (amacı/amaçları) ne olacaktır?” sorusuna verilecek ilişki bulunmaktadır. İşletmelerdeki bilgi sistemlerinin bu cevaplar girdilerin belirlenmesi ve süreçleme şekilde birbirleriyle etkileşimi “Bütünleşik Bilgi Sistemi” faaliyetlerinin organize edilmesini sağlayacaktır. olarak adlandırılmakta ve günümüz “Kurumsal Kaynak • Sistemin geribildirim mekanizması olmalıdır: Planlaması (ERP)” sistemlerinin temelini oluşturmaktadır. Geribildirim, kontrol standartları ile çıktılar arasındaki sapmalara ilişkin bilgileri sağlama ve Bütünleşik Bilgi Sistemi bu bilgilere göre düzeltici, geliştirici veya devam İşletme bilgi sistemleri birbirleriyle sürekli olarak etkileşim ettirici amaçla sisteme tekrar girdi verme içindedir. Sistemler arası veri-bilgi akışının başlangıcını işlemidir (Sürmeli;1996, s.7) ilgili faaliyete ilişkin verinin sisteme dahil edilmesi • Sistem sınırlara sahip olmalıdır: Sistem olarak oluşturmaktadır. Bütünleşik bilgi sisteminde faaliyete adlandırılan her yapının bir sınırı bulunmaktadır. ilişkin veri oluştuğunda, sisteme veri giriş araçlarıyla dahil Örneğin hukuk sistemi, eğitim sistemi olmakta ve o verilerden hangi bilgilere ulaşılmak denildiğinde aklımıza o yapılara ilişkin bir sınır isteniyorsa ilgili bilgi sistemi veritabanından verileri çekip algısı oluşmaktadır. Mahkemelerin eğitim sistemi bilgiyi üretmektedir. Böylelikle faaliyete ilişkin verinin içinde olmadığını hepimiz biliyoruz. O halde tekrar tekrar sisteme girilmesine gerek kalmamakta; verinin sistemin sınırını, sistemi oluşturan elemanların sisteme bir kez girmesi farklı biçimlerde işlenmesine olanak yetki ve sorumlulukları ile sistemde yapılan sağlamaktadır. Satış işlemi temelde muhasebe bilgi faaliyetlerin başlangıç ve bitiş noktaları sisteminin faaliyeti kapsamında yer alan bir işlem olsa da oluşturmaktadır (Sürmeli;1996, s.8). satış işleminden doğan veriler, örneğin, insan kaynakları • Sistem elemanları arasında etkileşim olmalıdır: sistemine de girdi sağlayacaktır. Satışı yapan görevlinin Sistemde görev alan her bir elemanın sistemin bilgileri gerek performans değerleme gerekse de primli satış genel amaçları için belirlenmiş kurallar sonucunda oluşan primin tahakkuku için insan kaynakları çerçevesinde faaliyet göstermesi gerekmektedir. bilgi sistemine iletilecektir. İnsan kaynakları bilgi sistemi de Elemanların bireysel faaliyetlerinin yanı sıra aynı veritabanından bu verileri çekerek ilgili insan kaynakları sistem içinde faaliyet gösteren diğer elemanlarla dosyalarını güncelleyecektir. Benzer şekilde satın alma da etkileşim içinde bulunması gerekmektedir. departmanı da stok kontrolü yaparak satış sonucunda • Sistemin en az bir amacı olmalıdır: Sistem için stokların kritik miktarın altında kalıp kalmadığını kontrol “amaç” olan unsur bir çıktı olacağından, amacın edecek ve eğer kritik miktarın altında kalmış ise gerekli olmaması aslında çıktının olmamasını; bu durum satın alma siparişlerini oluşturabilecektir. da sistemin temel özelliklerinden birisi olan girdi-süreçleme-çıktı akışına sahip olmadığı Yönetim Bilgi Sistemleri
anlamına gelmektedir. Yönetim, alt bilgi sistemlerinin etkileşiminden elde edilecek bilgilere dayalı olarak kararlarını alacaktır. Sistem Olarak İşletme İşletmedeki bu sistemler de işletmenin tümünü kapsayan
İşletmeler birer sistemdir. Ancak iş yapış biçimleri, ve yönetimin karar alma amacına hizmet eden “Yönetim örgütlenme biçimleri ve yönetim biçimleri gibi
Bilgi Sistemi”nin birer alt sistemi olarak hazırlanması genel hatlarıyla insan kaynakları bilgi adlandırılmaktadır. Örneğin, bir üretim faaliyeti, temel sisteminin faaliyetleri kapsamında yer almaktadır. Bilgi olarak üretim departmanın sorumluluğundayken, üretimin sistemlerinin temel yapısını açıklarken değinildiği üzere gerçekleşebilmesi için stok kontrolü, satın alma, insan bir sistemin tasarlanması aslında sistemin “çıktı” kaynakları, finansman, muhasebe gibi üretim departmanı aşamasının tasarlanmasıyla başlamaktadır. İnsan dışında kalan departmanların da faaliyetin içinde yer kaynakları bilgi sistemi özelinde açıklayacak olursak insan alması gerekmektedir. Üretim departmanı faaliyetin bir kaynakları bilgi sisteminin çıktıları aslında insan anlamda teknik kısmını yürütmektedir. Bu açıdan kaynakları departmanında çalışan yöneticilerin alacakları bakıldığında işletmeler departman odaklı çalışmak yerine kararlar ve bilgi ihtiyaçları çerçevesinde şekillenecektir. O faaliyet odaklı çalışmaktadırlar. Dolayısıyla faaliyetlerle halde, ilgili yöneticilerin görev tanımlarının yapılması ilgili bilgilerin üretilebilmesi kurulmuş olan bilgi hangi kararları alacaklarını; alacakları kararlar da ne çeşit sistemlerinin etkinliğiyle; kararların alınabilmesi de bu bilgiye ihtiyaç duyacaklarını gösterecektir. bilgilerin yönetimin talep ettiği zaman ve özelliklerde Personel Seçimi: Personel, işletmeye farklı biçimlerde yönetime sunulmuş olmasıyla gerçekleştirilebilecektir. seçilebilir. Bunlardan ilki insan kaynakları departmanı Yönetim bilgi sistemlerinin işletmeler açısından önemi de dışında görev yapan departman yöneticilerin ve/veya bu noktada ortaya çıkmaktadır. Yönetim bilgi sistemi, amirlerin kendi departmanlarının acil personel ihtiyaçları yönetime gerekli olan işletme içi ve işletme dışı, finansal için personel seçim sürecini başlatması yoludur. İkinci ve finansal olmayan; niceliksel ve niteliksel bilgileri olarak, sistem, kurumun ihtiyaçlarını öngörecek şekilde gerektiği yer ve zamanda doğru, güvenilir ve kullanılabilir programlanmışsa, personel seçim sürecini otomatik olarak şekilde sürekli sağlamak amacıyla kurulan ve çalıştıran, başlatabilir. Personelin seçiminde işe alımında farklı birbirine bağlı birçok alt bilgi sisteminden oluşan bir yöntemler uygulanmaktadır. İlk olarak, kurum, hali hazırda sistemler bütünüdür (Sürmeli;2009, AÖF, s.20). kendi çalışanları içinden yeni pozisyon için bir seçim İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi yapma yoluna gidebilir. Bunun için talep formlarında yer İnsan kaynakları bilgi sistemi, insan kaynakları alan öneriler ve işletmenin personel/bordro veritabanında departmanında yapılan tekrarlı işler (sürekli yapılan işler) yer alan, personele dair özellikler ana veri olarak için ve insan kaynakları departmanı yöneticilerinin karar kullanılmaktadır. İkinci olarak da kurum dışı başvurular da alma ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla bilgi üretmektedir dikkate alınmaktadır (Gelinas ve Dull; 2008, s.508).
(Gelinas Jr. ve Dull; 2008,s.500). İnsan kaynakları faaliyeti Personel Değerlemesi: Departman yöneticileri ve amirler, sırasında ortaya çıkan verilerin toplanması, kaydedilmesi ve kendi sorumluluklarında olan personelin değerlemesinden saklanması; insan kaynakları faaliyetlerine ilişkin farklı sorumludurlar. Yapılan değerlemeler personel veritabanına belge ve dokümanların hazırlanması, insan kaynakları kaydedilmektedir (Gelinas ve Dull; 2008, s.510). yöneticileri için yönetsel raporların hazırlanması ve devlet kurumlarına sunulacak belge, beyanname ve raporların İşten Çıkarma: Zaman zaman departman yöneticileri hazırlanması genel hatlarıyla insan kaynakları bilgi ve/veya amirler personelin işten çıkarılması konusunda sisteminin faaliyetleri kapsamında yer almaktadır. Bir karar verme durumunda kalabilirler. İşten çıkarma işlemi sistemin tasarlanması aslında sistemin “çıktı” aşamasının genellikle niteliksel ve niceliksel verilerin tasarlanmasıyla başlamaktadır. İnsan kaynakları bilgi değerlendirilmesi sonucunda ortaya çıkmaktadır.
sistemi özelinde açıklayacak olursak insan kaynakları bilgi İnsan kaynakları departmanı dışından gelecek olan personel sisteminin çıktıları aslında insan kaynakları departmanında talepleri öncelikli olarak talebi veren departman tarafından çalışan yöneticilerin alacakları kararlar ve bilgi ihtiyaçları onaylanmakta ve ardından insan kaynakları departmanına çerçevesinde şekillenecektir. O halde, ilgili yöneticilerin onay için gönderilmektedir. İnsan kaynakları departmanının görev tanımlarının yapılması hangi kararları alacaklarını; onaylamasıyla işletme veri tabanında yer alan alacakları kararlar da ne çeşit bilgiye ihtiyaç duyacaklarını personel/bordro verileri, personel özellikleri verileri ve gösterecektir. işgücü planlaması verileri güncellenmekte ve bu işlemlere
İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin İşleyişi ilişkin çeşitli raporlar insan kaynakları departmanına ve ilgili birimlere gönderilmektedir. Personelin işe alınması İnsan kaynakları yönetimi süreci departman yöneticilerin durumunda, personele ve ilgili departman yöneticisine işe ve/veya amirlerin çevrimiçi formaları sisteme girmesiyle alma mektubu gönderilmektedir. Personelin performansına başlamaktadır. Bu formlar genellikle personel seçimi, ilişkin gözlemler ise değerleme formları aracılığıyla değerlemesi ve işten çıkarmaları kapsayan en genel insan alınmaktadır. Eğer bir işten çıkarma durumu söz konusu ise kaynakları faaliyetleriyle ilgilidir (Gelinas ve Dull;2008, hem personele hem de birim yöneticisine işten çıkarma s.508). İnsan kaynakları faaliyeti sırasında ortaya çıkan mektubu gönderilmektedir. İnsan kaynakları bilgi sistemi verilerin toplanması, kaydedilmesi ve saklanması; insan yalnızca kurum içine raporlama yapmamaktadır. kaynakları faaliyetlerine ilişkin farklı belge ve Çalışanların üye oldukları sendikalara, sosyal güvenlik dokümanların hazırlanması, insan kaynakları yöneticileri kurumuna, vergi daireleri gibi işletme dışı kurumlara da için yönetsel raporların hazırlanması ve devlet gerekli raporlar hazırlanıp sunulmaktadır (Gelinas ve Dull; kurumlarına sunulacak belge, beyanname ve raporların 2008, s.510).