İKY201U-BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI
Ünite 1: Ticari Bilgiler ve İnsan Kaynakları Yönetimi İçin Önemi
Ticari Bilgiler
İş dünyasında başarının yolu hızlı ve doğru karar vermekten geçer. Ancak işletmelerde farklı bölümlerde yapılan işlerin ve verilen kararların birbirinden bağımsız değil, birbirlerini destekler ve tamamlar nitelikte olması gerekir.
İnsan kaynakları yönetimi, bir kurum için çalışan insanları doğrudan etkileyen ya da onlardan etkilenen yönetim kararlarının ve uygulamalarının tümünü içerir. İşletmelerin üretim, hizmet ya da ticaret alanında faaliyet göstermeleri; kamu ya da özel sektörde yer almaları veya küçük, orta ya da büyük olmaları fark etmeksizin hepsinde mutlaka insan kaynakları yönetimi işlevi yerine getirilir.
Ticaret, genel anlamda mal ve hizmetlerin ticari amaçla değiş-tokuşudur. Ticaret, iş dünyası için yaşamsal bir öneme sahiptir. Günümüzde ticaret o kadar çeşitlenmiştir ki dünyadaki toplam gelirin büyük bir bölümü ticaret faaliyetlerinden kaynaklanmaktadır.
Ticaretin en önemli araçlarından biri “bilgidir. İsabetli kararlar verebilmede bilgi sahibi olmak gereklidir. Bilginin kullanılmasındaki diğer amaçlar arasında bilgilendirme, değerlendirme, ikna etme, problemleri tanıma ve çözme, planlama, örgütleme ve kontrol etme sayılabilir. Bilgi için yapılabilecek en iyi tanım “işlenmiş veridir.
Örneğin, kamu düzenlemeleriyle, çeşitli işlemlerle, mevzuatla, belgelerle, prosedürlerle vb. ilgili bilgiler önemli ticari bilgiler arasında sayılabilir. Ayrıca pazarlamaya, finansmana, fizibilite çalışmalarına, yatırım analizlerine, dış ticarete, devlet desteklerine, hibelere, fonları sağlayan kurum ve kuruluşlara vb. ilişkin bilgiler de bu kapsamda değerlendirilir. Bu tür bilgiler yerel, bölgesel, ulusal, uluslararası ya da küresel kapsamda olabilir.
Bilgi bazı özelliklere sahip olmalıdır. Bir başka ifadeyle, bilgi; ilgili ve istenen nitelikte, güncel ve gereken zamanda elde edilebilir, eksiksiz ve tam, anlaşılır, güvenilir ve ekonomik olmalıdır.
Veri ise, bir anlam yüklenip, bir faaliyetin yapılmasında veya bir kararın verilmesinde kullanılırsa, bilgiye dönüştürülmüş olur. Doğru kararlar doğru veri ve bilgiye dayalı olarak alınabilir. Bu nedenle ticari bilgi kaynakları rekabet istihbarat sürecinde temel önemdedir. Bilgi bazı özelliklere sahip olmalıdır. Bir başka ifadeyle, bilgi; ilgili ve istenen nitelikte, güncel ve gereken zamanda elde edilebilir, eksiksiz ve tam, anlaşılır, güvenilir ve ekonomik olmalıdır.
İnsan Kaynakları Bölümlerinde Çalışanların İhtiyaç Duyabilecekleri Ticari Bilgiler
İnsan kaynakları yönetimi alanındaki değişmeler, bu alanda çalışan bireylerin yetkinliklerinin ve yeteneklerinin de değişmesine yol açmıştır. İnsan kaynakları yöneticilerinin işletmecilik, insan kaynakları uygulamaları
ve değişim süreci yönetimi konularında bilgi sahibi olmaları gerekir.
İnsan kaynakları yöneticileri ve uzmanları işletmeye stratejik olarak katkıda bulunacaklarsa, öncelikle organizasyon ve stratejilerine ilişkin bilgiye sahip olmalıdırlar. Çünkü işletme yönetimi karmaşıktır ve sürekli değişir. İnsan kaynakları uzmanları çok yönlü düşünme becerilerine sahip olmaları gerekmektedir.
Stratejik bakışın yanı sıra, yöneticiler insanlara destek sağlayabilmek ve insan sermayesinin yönetiminde başarılı olabilmek için kendilerini görevlendiren işletmenin faaliyette bulunduğu sektörü iyi tanımalı ve temel çalışma ilkelerini bilmelidirler.
Yöneticilerin vakıf olması gereken konular şöyledir;
• Finansal • Teknolojik • Sektörel • İşletmecilik
Bunların olabilmesi için insan kaynakları uzmanlarının işletme eğitimi almaları önem kazanmaktadır. Bu eğitimle birlikte;
• Pazarlama, • Üretim, • Bilgi sistemleri ve müşteri ilişkileri
konularında da bilgi sahibi olmalarını sağlar.
İşe bağlı olarak insan kaynakları çalışanları için istihdam kanunları, vergi kanunları, sosyal hizmetler ve yardımlar, bütçeleme, istatistik ya da bilgi sistemleri hakkında önemli bilgiye ihtiyaç duyabilirler. İnsan kaynakları yönetimiyle ilgili beceriler de işe alma, eğitim, ücretlendirme, performans değerleme, disiplin, işten çıkarma vb. konulardaki temel mesleki bilgi ve beceriler olacaktır.
İnsan Kaynakları Bölümlerinde Kullanılan Bilgi ve Belgeler
İnsan kaynakları yöneticileri personel bulma, uygun personeli seçme, personelin ücretlendirilmesi, alınan personelin performansının değerlendirilmesi ve diğer insan kaynakları işlevleri hakkında uzun uzun konuşabilirler.
Çok küçük işverenler (örneğin, 10 ya da daha az personeli olanlar) işe büyük olasılıkla manuel bir insan kaynakları sistemiyle başlayacaklardır. Personel bulma, seçme, eğitme, değerlendirme, ücretlendirme ve iş güvenliği süreçleri gibi süreçleri kapsayan standardize edilmiş bir personel formları seti oluşturulacağı ve bunların personelin her biri için organize edileceği anlamına gelmektedir. Daha büyük işverenlerin olduğu yerlerde bunlar daha çok elektronik olarak belgelenmektedir.
Belge, bir olayın gerçeğe uygunluğunu ya da bir olayın varlığını kanıtlayan yazı, fotoğraf, resim, grafik, harita, film, disk, disket, manyetik bant vb. her türlü bilgi
kaynağıdır. Bu belgeleri kategorize etmek sürecin daha iyi anlaşılmasını sağlamaktadır. Bilgi ve belgelerin tasarlanması işletmelerin ihtiyaçları doğrultusunda tasarlanmaktadır.
Bir şirketin insan kaynakları sisteminin odağında belge ve belgeleme süreçleri yer alır. Çünkü insan kaynakları yönetimi işlevlerinin tümü yerine getirilirken sürdürülebilir, düzenli, hesap verebilir ve kanıtlanabilir bir hizmetin gereği olarak belgeler ve belgeleme süreçleri büyük önem taşır.
Her işletmenin yönetim tarzı farklıdır. Bu nedenle burada bahsedilen bilgi ve belgelerin hepsinin kullanılacağı her işletme için gerekli değildir. Hatta bazı işletmelerin yukarıda sözü edilen bilgi ve belgeler dışında kaynaklar kullanmaktadırlar.
Ancak bazı belgeler;
• Sosyal Güvenlik Kurumu-SGK, • Türkiye İş Kurumu-İŞKUR, • Hazine ve Maliye Bakanlığı, • Sağlık Bakanlığı, • Yerel Yönetimler
vb. gibi kurumlara hesap verebilirlik ve denetimi açısından yasalar gereği hazırlanmaları, yasal süresince saklanmaları, gerekmektedir.
İşe Alma
İşe alma, boş bir pozisyonu en uygun adayı seçerek doldurma sürecidir. Bu süreç şu şekilde işlemektedir:
• Pozisyon talebi • Açık pozisyon bildirimi • İş tanımı • İş ilanı o İlgi çekici başlık o Kısa bir giriş o Görev ve sorumluluklar o Gerekleri tanımlama o Teşvik edici unsurlar o İşin konumu o Şirket bilgisi o Başvuruyu yönlendirme o Adayları başvuruya teşvik etme • Başvuruların kabulü • Adayların kabulü • İş sözleşmesi özgürlüğü • Ön istihdam listesi • Görüşme • Belgelendirme • Karar bildirme
Engelli; bedensel, zihinsel, ruhsal, duygusal ve sosyal yeteneklerindeki engelleri nedeniyle çalışma gücünün en az %40’ından yoksun olduğu sağlık kurulu raporuyla belgelenenleri kapsar. Eski hükümlü;
(1) altı aydan daha uzun süreli hürriyeti bağlayıcı bir suçtan ya da ceza süresine bakılmaksızın devlet memuru olmaya engel bir suçtan hüküm giymiş ve cezalarını infaz kurumlarında tamamlamış, cezası tecil edilmiş ya da şartlı salıverme yoluyla tahliye edilmiş olanları ve
(2) özel kanunlarında belirtilen şartlardan dolayı istihdam edilme olanağı bulunmayanlar ya da ömür boyu kamu hizmetinden yasaklı bulunanları içerir.
Terör mağduru; 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu’na göre terör eylemleri nedeniyle şehit olan kamu görevlileri ile er ve erbaşların daha sonra evlenmemiş eşlerini ya da çocuklarından birini, yoksa kardeşlerinden birini içerir.
İş Sözleşmeleri
İş sözleşmesi bir tarafın (işçi) bağımlı olarak iş görmeyi, diğer tarafın (işveren) da ücret ödemeyi kabul ettiğini onaylamasından oluşan sözleşmedir.
• İş sözleşmesi: İş sözleşmeleri gerek çalışanlarla gerek işverene çeşitli kolaylıklar ve yasal haklar sağlamaktadır. İş Kanunu’nda belirtilen başlıca sözleşme türleri şunlardır: o Sürekli ve süreksiz iş sözleşmesi o Belirli ve belirsiz süreli iş sözleşmesi o Tam süreli ve kısmi süreli iş sözleşmesi o Çağrı üzerine çalışmaya dayalı iş sözleşmesi o Deneme süreli ve deneme süresiz iş sözleşmesi o Takım sözleşmesi o İş sözleşmesi o Bağımsız yüklenici sözleşmesi o Satış temsilcileriyle sözleşme o Sözleşmeye bağlanacak diğer huşular
Yeni Personel İşlemleri
Bu bildirge yasa gereği personelin işe başlamasını izleyen bir ay içinde SGK’ya elektronik ortamda verilir. İşverenler bilgisayarlarından alacakları kurumca üretilmiş barkod numaralı çıktıların bir nüshasını sigortalıya verir, bir nüshası da işveren tarafından personel özlük dosyasında saklanır.
Kayıtlar
İnsan kaynakları bölümlerinde istihdama ilişkin kayıtların tutulması ve her personele ait bir özlük dosyasının hazırlanması gerekir;
• İstihdam kayıtları • Personel özlük dosyası
Performans Değerleme
İnsan kaynakları yöneticilerinin ve uzmanlarının sistemin planlanmasından uygulanmasına, yasal koruma sağlayacak şekilde kayıtların tutulmasından korunmasına ve değerleme sonucundaki eylemlere ilişkin pek çok görev ve sorumluluğu bulunmaktadır;
• Ön hazırlık • İzleme
• Değerlendirme • Sicil raporları • Sınav değerleme sonuçları • Müşteri raporları ve müşteri memnuniyeti • Hedeflere ulaşma düzeyi • Performans iyileştirme • Disiplin • Performans ödüllendirme
Ücret ve Ek Olanaklar
Bir işletme organizasyonu belirli bazı amaçları ve hedefleri gerçekleştirmek için kurulur. Buna karşılık organizasyon tarafından istihdam edilen bireylerin de kendi ihtiyaçları ve beklentileri vardır. Bunların başında piyasada bulunan çeşitli malları ve hizmetleri satın alabilmek için paraya olan ihtiyaçları gelir. Bu nedenle değişimin temeli olarak organizasyon, amaçlarını ve hedeflerini gerçekleştirebilmesi için arzuladığı personel davranışlarını paraya, mallara ve hizmetlere dönüştürür. İşverenlerin personeline sağladığı para, mallar ve/veya hizmetler hep birlikte ücretlendirme sistemini oluşturur.
Ücrete ilişkin beyanname ve bildirgeler: Ücret çok yönlü bir kavramdır. Ekonomik ve sosyal yaşamın hemen hemen tüm alanlarını ve devleti ilgilendirmektedir. Bu nedenle işverenin çalışanlarına ödediği ücrete ve kesintilerine ilişkin bilgiyi ilgili kurum ve kuruluşlara iletmesi gerekir. Bu amaçla düzenlenen beyanname ve bildirgeler şunlardır:
• Aylık Muhtasar Beyanname (çalışanların ücretlerinden kesilen gelir vergilerine ilişkin bilgiyi içerir ve vergi dairesine verilmek üzere hazırlanır), • Damga Vergisi Beyannamesi (çalışanların ücretlerinden kesilen damga vergilerine ilişkin bilgiyi içerir ve vergi dairesine verilmek üzere hazırlanır), • Aylık Prim ve Hizmet Belgesi veya e-Bildirge (SGK’ya çalışma gün sayısı, prim kesintileri vb. bilgileri iletmek üzere hazırlanır) • Aylık Sigorta Primleri Bildirgesi (SGK’ya İşsizlik Sigortası Primleri-işçi ve işveren kesintileri- hakkında bilgi iletmek üzere hazırlanır).
Ücrete ilişkin raporlar: İşveren personele ödediği ücretlere ilişkin bilgileri kayıt altına almak ve izlemek ister. Bu nedenle bazı raporların hazırlanması gerekir. Bu raporlar arasında şunlar yer alır:
• Puantaj Bilgileri Raporu (işçilerin puantaj bilgilerini-gün ve saat olarak çalıştıkları süreyi- içeren), • Normal Kazançlar Raporu (işçilerin normal mesailerine karşılık aldıkları ücretleri içeren), • Ek Kazançlar Raporu (işçilerin ek kazançlarını içeren), • Sosyal Yardımlar Raporu (işçilere ödenen sosyal yardımları içeren), • Diğer Kazançlar Raporu (işçilere ödenen diğer ücret ve yardımların yer aldığı),
• Kanuni Kesintiler Raporu (işçi ücretlerine kanunlar çerçevesinde uygulanan kesintileri içeren), • Özel Kesintiler Raporu (işçilere tahakkuk eden avans ve sendika gibi özel kesintileri içeren), • Tasarruf Raporu (işçilere tahakkuk eden zorunlu tasarruf ile ilgili rakamları içeren), • İşsizlik Sigortası Raporu (işsizlik sigortası ile ilgili tutarları içeren), • Bordro İcmal Raporu (toplam personel maliyetini takip etmek amacıyla işverenin yaptığı toplam ödemeleri tek sayfa halinde topluca gösteren), • Muhtasar Raporu (işçilerin toplam ücretlerini, gelir vergisi ve damga vergisi tutarlarını ay bazında toplam olarak gösteren)
Bordro: Bordrolara ilişkin gerekli bilgi ve belgeler arasında puantaj ve ücret bilgileri; mesai, ücret, sosyal yardım, ek ödeme, ikramiye, ek kesintiler vb. için bordrolar; bordro ve borç/avans işlemleri (TL ya da döviz cinsinden); ayni (nakit olmayan) ödemeler; toplu sözleşme farkları; gerçekleşen/tahakkuk eden ek olanaklar tabloları; bordro zarfı; bankalara otomatik ödeme emri; tahakkuk toplamları; masraf merkezi dağıtım raporu; kıdem ihbar yükü raporları vb. yer alır.
Ek olanaklar: İşveren personele taban ücret dışında bazı ek olanaklar da sağlar. Bu ek olanaklar ücrete ilave edilir.
İş Sağlığı ve Güvenliği
İş yerlerinde iş sağlığı ve güvenliği mevzuatı gereği, iş sağlığı ve güvenliği önlemlerinin belirlenmesi ve uygulanması, uygulamanın izlenmesi; iş kazası ve meslek hastalıklarının önlenmesi, ilk yardım, acil tedavi, koruyucu sağlık ve güvenlik hizmetlerinin yürütülmesi ve bunlarla ilgili tüm kayıt ve bildirimlerin yapılması gerekir. İşverenler için önemli bir yasal yükümlülüktür ve insan kaynakları bölümü tarafından yerine getirilir.
Emeklilik, İşten Ayrılma ve İşten Çıkartma
Süreleri belli olanlar dışındaki büyük bir grup iş sözleşmesinin süreleri belirsizdir. Çünkü ne çalışanlar ne de işverenler istihdam ilişkisini bozma niyetiyle kurmazlar. Ancak iki taraf da sözleşmenin feshine götürecek bazı nedenlerden etkilenirler. Bu etkiler arasında yaşın ilerlemesi, iş kazası ya da meslek hastalığı nedeniyle iş göremez duruma gelme, ölüm, askerlik, sağlığın bozulması, mevsim bitimi, kampanya ya da proje bitimi, statü değişikliği, performans düşüklüğü, devamsızlık, disiplinsizlik, küçülme, birleşme ya da satın alma, işletmenin tamamını ya da bir bölümünü kapatma vb. sayılabilir. Bunlar gibi pek çok nedenle ya personel ya işveren tarafından; ya da karşılıklı olarak iş sözleşmesi feshedilebilir ve istihdam ilişkisine son verilebilir. İşletmelerde burada sözedilen personel hareketliliği, yani personelin işe girişi ile çıkışı arasındaki ilişki “personel devri” kavramıyla açıklanır.
Emeklilik: Emeklilik, bir sosyal güvenlik kavramıdır ve çalışma hayatının sonlanmasını ve/veya emeklilik
aylığının bağlanmasını ifade eder. Emeklilik durumu dört ana grupta toplanmaktadır:
a. İsteğe bağlı emeklilik b. Re’sen emeklilik c. Yaş haddinden emeklilik d. Malulen emeklilik
Emeklilik dışında;
• İşten ayrılma • İşten çıkarma • İşe iade • İhbar tazminatı • Kötü niyet tazminatı • Kıdem tazminatı • Yeniden yerleştirme danışmanlığı
da yasalar çerçevesinde insan kaynakları bölümleri tarafından takip edilmesi gereken konulardır.
Diğer Bilgi ve Belgeler
İnsan kaynakları bölümleri yukarıda sayılan alanlardaki görev ve sorumluluklarına ilave olarak aşağıdaki alanlardan da sorumlu tutulabilmektedirler:
• İdari işleri (servis, güvenlik, yemek, temizlik, park ve bahçe işleri, araç organizasyonu vb.) en verimli şekilde yönetmek • Taşeron ve dış kaynaktan temin edilen hizmetleri yönetmek • Taşeronlarla yapılan sözleşmelerde taahhüt edilen hizmetlerin sahadaki etkenliğini ve faturaları kontrol etmek • Taşeron elemanlarının işe alımlarına yönelik son onayları vermek • Taşeron ve dış kaynaktan temin edilen hizmetler konusunda sözleşmelerde yer alan belgeleri zamanında teslim almak • Fabrika sahasındaki sosyal hizmet alanlarının temiz ve düzenli olmasını sağlamak • Fabrikada oluşan atıkların uygun yerlerde toplanmasını ve bertaraf edilmesini sağlamak • Sendikalarla ilişkileri sürdürmek, yapılan sözleşmeler gereği işçilere yiyecek, giyecek, ekipman vb. Temin etmek, • Üretim ve işyeri sağlık ve hijyen güvenliği için gerekli önlemleri almak, çalışanların sağlık kontrollerini ve sertifikasyonlarını kontrol etmek, bu konudaki bilgileri ilgili kurum ve kuruluşlara (Çalışma, Sağlık ve Çevre Bakanlıklarına, Belediyelere vb.) • Çeşitli resmi kurumlar, birlikler, dernekler ve yerel yönetimlerle ilişkileri yürütmek.
Bilgi ve Belge Düzenlemeleri
Yazışmalar
Örgütsel iletişimde yazılı, sözlü, görsel, simgesel ve elektronik iletişim yöntemleri kullanılmaktadır. Yazılı
iletişim yöntemleri arasında yazışmalar her örgütte ve insan kaynakları bölümlerinde önemli bir yer tutar. Yazışmalar ilgililere gerekli bilgilerin sunulmasını sağlayan temel bir faaliyet alanını oluşturur. Yazışmaların aşağıdaki şekilde sınıflandırılması mümkündür:
• İş mektupları • Resmi yazışmalar • Raporlar • Resmi olmayan yazılar
Formlar
Formlar pek çok amaçla verinin toplanmasını, kaydedilmesini, gruplandırılmasını, yararlanılmasını, iletilmesini ya da yayınlanmasını sağlayan önemli araçlardır. Formlar kayıt işini basitleştirir ve standardize eder. Bu yolla zaman, emek ve para tasarrufu sağlar. Formlar sayesinde etkili bir yazılı iletişim ağı kurulur. Ayrıca planlanan ve uygulanan ofis faaliyetlerinin koordinasyonuna rehberlik eden formlar yönetim kararları için temel oluşturacak toplu bilgi sağlar. Bunlara ilave olarak, üzerinde çeşitli bilgiyi toplayan formlar çoğu zaman rapor niteliğindedir.
Dosyalama ve Arşivleme
Çağdaş işletmecilik anlayışında her ne kadar sayıları en aza indirilmeye çalışılsa da kırtasiye işlerinin çoğu kaçınılmaz olarak yapılmak zorundadır. Bu da düzenli hizmet için ödenen bir bedeldir. Çünkü çeşitli amaçlarla yaratılan kağıt ve belgelerin üzerine geçirilmiş bilgilerin çoğu değerlidir. Bunlar basit birer kağıt parçası olmasının ötesinde örneğin, gelecek yıllarda vergi memurlarına karşı şirketi bazı sorunlardan kurtarabilecek dosyalar; şirketin açacağı ya da savunacağı hukuki davalarda kullanacağı belgeler; yeni iş bağlantıları kurmaya ya da geçmişteki performansı görmeye katkıda bulunabilecek dosyalar olabilir.
Dosyalama ve arşivleme ya da kayıt yönetimi (record management) tüm işletme kayıtlarının ve belgelerinin önceden belirlenmiş bir sistem gereğince tutulması, sınıflandırılması, düzenlenmesi ve korunması sürecinde yapılması gereken tüm işlemleri kapsamaktadır. Kayıt yönetimi süreci ne kadar bilimsel esaslara dayandırılırsa, o ölçüde etkili ve verimli olacak ve amacına ulaşacaktır.