İKT102U-PROJE YÖNETİMİ
Ünite 5: Projenin Planlaması II-Maliyetlerin Tahmin Edilmesi,
Bütçeleme ve Risk Yönetiminin Planlanması
Giriş
Proje kapsamının belirlenmesi, iş kırılım yapısının oluşturulması, süre ve maliyetlerin tahmin edilmesi gibi oldukça önemli işleri kapsayan planlama süreci, proje yönetimi için oldukça önemlidir. Planlama sürecinde işin bütün kapsamını belirlemek, hedefleri tanımlamak ve netleştirmek, bu hedeflere ulaşmak için gerekli eylemleri saptamak üzere gerekli olan süreçler yer alır.
Proje yönetim planı ve proje belgelerinde kapsam, süre, maliyet, kalite, iletişim, risk ve tedariklerin tüm yönleri incelenir.
Proje maliyetleri, proje yönetiminin dokuz bilgi alanından biri olan proje maliyet yönetiminde ele alınmaktadır. Proje maliyet yönetimi, projenin hedeflenen ve onaylanmış bütçe sınırları içinde tamamlanabilmesi için maliyetlerin tahmin edilmesine, bütçelenmesine ve kontrolüne yönelik süreçleri tanımlar.
Proje bilgi alanlarından bir diğeri olan “Proje Risk Yönetimi”, proje risklerinin tanımlandığı, çözümlendiği ve önlemlerin alındığı süreçleri tanımlar ve proje risk yönetiminin planlanması, risklerin belirlenmesi, niteliksel risk analizi, niceliksel risk analizi, risklere yanıt stratejilerinin planlanması, risklerin izlenmesi ve kontrol edilmesi şeklinde altı temel alt süreçten oluşur.
Maliyet Türleri
Maliyet bir amaca ulaşmak veya bir nesneye sahip olabilmek için katlanılan fedakârlıkların parasal büyüklüğüdür. Maliyetin kaynağına veya maliyetin doğmasına yol açan nesnenin niteliğine göre, ham madde malzeme maliyetleri, işçilik maliyetleri ve sabit kıymet maliyetleri biçiminde sınıflandırılabilir.
Maliyetlerin bazıları belirli tek bir projeyle doğrudan ilgili olurken bazıları ise doğrudan ilgili olmayabilir. Bu nedenle maliyetler projeyle bağlantılarına göre doğrudan ve dolaylı maliyetler olarak sınıflandırılır. Doğrudan maliyetler, proje ürünü veya hizmetlerinin üretilmesiyle doğrudan ilgili olan maliyetlerdir. Doğrudan maliyetler belirli bir iş paketine veya belirli bir projeye doğrudan ve açıkça yüklenebilir. Dolaylı maliyetler, belirli bir projenin ürün veya hizmetleri ile doğrudan ilişkili olmayan ama projenin tamamlanmasıyla dolaylı olarak ilişkili olan maliyetlerdir. Sabit maliyetler, belirli bir dönemde belirli bir faaliyet veya belirli bir büyüklük düzeyinde değişmeyen, sabit kalan maliyetlerdir. Değişken maliyetler ise üretim miktarına bağlı olarak artış ya da azalış gösteren maliyetlerdir.
Maliyet Tahmin Türleri
Maliyetler projenin başlangıcında tahmin edilmelidir. Maliyetlerin tahmin edilebilmesi için işlerin, faaliyetlerin ve projenin tamamlanabilmesi için gerekli tüm kaynakların tahmin edilmesi gerekir. Gerekli kaynakların neler olduğuna ilişkin iyi bir liste hazırlandıktan sonra proje yöneticileri ve proje ekibi bu kaynaklar için maliyet
tahmininde bulunmalıdırlar. Proje yönetiminde yaygın olarak kullanılan üç tahmin türü veya yaklaşımı bulunmaktadır. Bunlar:
1. Genel hatları ile (kabaca) tahmin, 2. Bütçesel tahmin veya yukarıdan aşağı tahmin ve 3. Kesin (tam ve eksiksiz) tahmin veya aşağıdan yukarıya tahmin şeklinde sıralanır.
Maliyet Tahmin Süreçlerinde Kullanılan Yöntemler
Maliyet tahmininde yaygın olarak aşağıdaki yöntemler kullanılır:
• Ortak Görüş veya Uzman Görüşü Alma Yöntemi • Örneksel Tahmin Yöntemi • Parametrik Tahmin Yöntemi • İş Kırılım Yapısı İş Paketleri İçin Ayrıntılı Tahmin Yöntemi • Üç Nokta Tahmin Yöntemi • Aşamalar İçin Tahminleme Yöntemi • Yedek Maliyet Analizi • Tedarikçi Fiyat Tekliflerinin Analizi • Proje Yönetimi Yazılımı
Ortak görüş veya uzman görüşü alma yönteminde projenin toplam süre ve maliyetini tahmin etmek için öncelikle üst ve orta düzey yöneticilerin deneyimleri bir araya getirilir. Tahminlemede yardımcı olacak konu uzmanlarına danışılır.
Örneksel maliyet tahmininde daha önceden yürütülmüş benzer bir projedeki kapsam, maliyet, bütçe ve süre gibi parametrelerin değerleri ve büyüklük, ağırlık, karmaşıklık gibi ölçek ölçümleri, mevcut projedeki aynı parametre ya da ölçümlerin tahmin edilmesinde kullanılabilir.
Parametrik tahmin yönteminde genellikle oranlar kullanılır. Tarihsel bilgiler ile diğer değişkenler arasında oransal ilişki kurularak maliyet, bütçe ve süre gibi faaliyet parametreleri için tahmini değerler hesaplanır.
İş kırılım yapısı iş paketleri için ayrıntılı tahmin yönteminde her bir iş paketinin ya da faaliyetin maliyeti, en yüksek ayrıntı düzeyinde tahmin edilir. Ayrıntılandırılan maliyet, ileride gerçekleşecek raporlama, kontrol ve izleme süreç grubunda kullanılmak üzere daha üst düzeylerde biriktirilerek özetlenir ve bütünleştirilir.
Üç nokta tahmin yönteminde proje maliyetleri en olası maliyet, iyimser maliyet ve kötümser maliyet olmak üzere üç farklı ihtimalde değerlendirilir.
Aşama için tahminleme projede çok yüksek belirsizlik söz konusu olduğunda ve projenin tamamı için zaman ve maliyetleri tahmin etmek pratik olmadığında kullanılır.
Yedek maliyet analizinde, maliyetlerdeki belirsizliği ele almak için maliyet tahminlerine beklenmedik durum yedekleri de dâhil edilebilir.
Tedarikçi fiyat tekliflerinin analizi yöntemi, gerekli koşulları sağlayan tedarikçilerin yanıtlarına dayanarak projenin maliyetinin ne kadar olması gerektiğini de analiz eder.
Proje yönetimi yazılımları, maliyet tahminine yardımcı olmak için kullanılır. Bu yazılımlar, bilgisayar ortamında oluşturulmuş tablolar ile benzetim ve istatistiksel teknikleri içeren araçlara sahiptir.
Faaliyet Maliyetlerinin Tahmin Edilmesi
Maliyetlerin tahmin edilmesine ilişkin girdiler:
• Çevresel işletme faktörleri • Kurumsal süreç varlıkları • Proje kapsam beyanı • Proje zaman çizelgesi • İnsan kaynakları planı • Risk listesi şeklinde sıralanır.
Maliyetlerin tahmin edilmesine ilişkin Araç, Teknik ve Yöntemler
• Ortak görüş veya uzman görüşü alma yöntemi • Örneksel tahmin yöntemi • Parametrik tahmin yöntemi • İş kırılım yöntemi iş paketleri için ayrıntılı tahmin yöntemi • Üç nokta tahmin yöntemi • Aşamalar için tahminleme yöntemi • Yedek maliyet analizi • Tedarikçi fiyat tekliflerinin analizi • Proje yönetimi yazılımı şeklinde sıralanır.
Maliyetlerin tahmin edilmesine ilişkin çıktılar:
• Faaliyet maliyetlerinin tahminleri ve destekleyici ayrıntılar • Talep edilen gerekli değişiklikler • Maliyet yönetim planı şeklinde sıralanır.
Bütçeleme
Bütçe, projenin hedeflerine ulaşılabilmesi için gerekli olan kaynakların elde edilmesini sağlamak üzere hazırlanır. Bütçeler, belirli bir dönemde işletmenin gerekli olan kaynakları nasıl elde edeceğini, bu kaynakların nasıl kullanılacağını belirten ve bunu sayısal olarak açıklayan ayrıntılı planlardır.
Proje bütçesi, bir projenin mali kaynaklarını, bu kaynakların nasıl kullanılacağını ve faaliyetler arasında nasıl dağıtılacağını gösteren bir tablodur.
Bütçeleme, projenin hangi kaynakları gerektirdiğini, her bir kaynaktan ne miktarda (büyüklükte) gerektiğini, kaynaklara ne zaman gereksinim duyulacağını ve bunların kaça mal olacağını tahmin etme sürecidir
Bütçeleme Yaklaşımları
Projenin bütçelenmesinde, maliyet tahminlerinde de ele alındığı gibi “yukarıdan aşağıya” ve “aşağıdan yukarıya”
olmak üzere iki farklı veri sağlama yaklaşımı bulunmaktadır.
Yukarıdan aşağıya bütçeleme yaklaşımı, benzer projelerle ilgili üst ve orta düzey yöneticilerin deneyimlerine ve ortak yargılarına dayanır.
Yukarıdan aşağıya bütçeleme yaklaşımının üstünlüğü, “genel bütçe maliyetinin” büyük bir doğrulukla tahmin edilebilmesidir. Diğer bir üstünlüğü de küçük görevlerin fonlanmasındaki hataların tek tek belirlenmesine gerek bırakmamasıdır. Ancak tahminler ayrıntılı iş yapılarına bakılmaksızın deneyimler doğrultusunda yapıldığından yukarıdan aşağıya tahminleme yaklaşımı daha çok projenin başlangıç aşamasında kaba ve genel tahminler yapılırken kullanılmalıdır.
Aşağıdan yukarıya (parçadan-bütüne) bütçelemede iş kırılım yapısı ile işler (görevler) belirlenir ve bunların ne kadar kaynak gerektireceği işlerin yürütülmesinden sorumlu olan kişiler tarafından tahmin edilir.
Aşağıdan yukarıya bütçeleme ayrıntılı işlerde (görev) çok daha doğrudur fakat bazı küçük ama maliyeti yüksek işlerin gözden kaçırılma riski vardır. Bu yaklaşım katılımcı yönetim anlayışı olan işletmelerde yaygındır ve daha iyi bir morale, bütçenin daha iyi kabullenilmesine ve proje ekibince daha güçlü taahhütlere yardımcı olur.
Maliyet Bütçeleme Süreci
Proje maliyet bütçelemesi sürecinde proje maliyet tahminleri, zaman temelinde her bir iş unsuruna dağıtılır. Maliyet tahmini yapılan faaliyetler, içinde bulundukları iş paketinde yer alan diğer faaliyetlerle birlikte değerlendirilir. Bu süreçte, maliyet tahmin sürecinde kullanılan girdilere ek olarak maliyet tahmin sürecinin çıktıları olan faaliyet maliyet tahminleri ve bunları destekleyecek ayrıntılar da girdi olarak kullanılmaktadır.
Maliyet bütçeleme sürecinin ana amacı, proje performansının ölçümü ve projenin finansmanı için bir maliyet başvuru temeli sağlamaktır. Proje bütçelerinde projeyi yürütmek için onay verilen fon büyüklüğü belirtilir. Proje maliyet performansı, onaylanan bütçeye göre ölçülür. Maliyet bütçelemesine tahminler tamamlandıktan sonra geçilir. Burada maliyetler iş kırılım yapısındaki işlere atanır. Her bir iş unsuru, projenin iş kırılım yapısı esas alınarak belirlenmiştir.
Risk Yönetimi Ve Planlanma
Projenin başarıyla tamamlanmasını engelleyici faktörlere risk adı verilir. Risk problem değildir, problemin oluşmasına sebep olan faktördür. Risk, her projede söz konusudur.
Proje riski, risklerin proje hedeflerini kapsam, kalite, zaman ve maliyet açısından olumsuz etkileme olasılıklarının ve etkilerinin toplamıdır.
Proje risk yönetimi, projenin başarısız olmasına yol açabilecek unsurların belirlenmesi, bunların projenin gidişatına etkilerinin değerlendirilmesi ve riskin
gerçekleşmesi durumunda alınacak önlemlerin planlanması, risklerin izlenmesi ve kontrolüdür.
Risk yönetimi aşağıdaki dört başlıkta ele alınmıştır:
• Risklerin tanımlanması • Risklerin değerlemesi • Risklere tepki veya yanıt • Risklerinin izlenmesi ve kontrolü
Risklerin tanımlanması, projeyi hangi risklerin etkileyebileceğini belirleme ve bunların özelliklerini belgeleme sürecidir. Risk yönetiminin hangi boyutta yapılacağı projenin büyüklüğüne ve önemine bağlıdır.
Risk yönetim süreçlerinin ilk adımı, proje için operasyonel olabilecek risk faktörlerini belirlemektir. Bu risk faktörleri projenin başarısını istenmeyen şekilde etkileyecek olan durum ya da koşullardır.
Risk değerlemeyle bağlantılı iki önemli faktör vardır. Birincisi, riske yol açan olayın gerçekleşme olasılığıdır. Örneğin, eski sistemden yeni bir sisteme geçiş söz konusu olduğunda iki sistem arasındaki geçiş aşamasında problemler doğacaktır. Profesyonel proje yöneticisinin bu risk türleri ve bunların gerçekleşme olasılıkları hakkında iyi bir algıya sahip olması gerekir.
Risklerin ortaya çıkma olasılıklarına ve etkilerinin değerlerine göre hesaplanan beklenen zarar değerine göre önceliklendirilmesine “nicel risk analizi” denmektedir.
Risk değerleme için güvenilir ve yeterli sayısal verinin olmadığı, sayısal verileri elde etmenin maliyetinin yüksek olduğu ya da kullanılabilecek sayısal tekniklerin uzmanı olunmadığı durumlarda nitel risk analizlerine başvurulur. Bu yönteme ise “nitel risk analizi” adı verilir.
Risk yönetimindeki diğer adım, belirlenen riskin gerçekleşmesi hâlinde nasıl tepki verileceğinin planlanmasıdır. Etkin bir risk azaltma planı oluşturmak için beş farklı davranış biçimini göz önünde bulundurulmalıdır. Bunlar:
• Riski kabullen • Riskten kaçın • Duruma göre davran • Riski azalt • Riski aktar şeklinde sıralanır.
Riski belirledikten, risklerin gerçekleşme olasılıklarını ve etkilerini değerledikten, risk gerçekleştiğinde nasıl tepki verileceğini planladıktan sonra proje risklerinin izlenmesi ve kontrolü gerekir. Risklerin belirlenerek yazılı hâle getirilmesi ve değerlemeye tabi tutulması proje ekibindeki herkesin bu riskler konusunda farkındalığa ulaşmasına yardımcı olur.