İKT102U-PROJE YÖNETİMİ
Ünite 3: Projenin Başlatılması
Giriş
Projenin başarısı büyük ölçüde projenin başlangıçta ne kadar doğru tanımlandığına bağlıdır. Bu nedenle projeye başlamadan önce amaç, kapsam ve mevcut durum ortaya konarak açık, net ve anlaşılır bir proje tanımı yapılmalıdır. Bu aşamada; proje yöneticisi ve onun sorumluluk/yetkileri, proje paydaşlarının özellikleri ve beklentileri, ölçülebilir proje hedefleri ve bu hedeflere ulaşmada göz önünde bulundurulacak başarı ölçütleri, projenin süresi, projede kimlerin hangi görevleri üstleneceği ana hatlarıyla belirlenir.
Buna ek olarak projenin kısıtları ve varsayımları, özet bütçe ve kaynak dağılımı ile projenin onay gereksinimleri de yine bu aşamada belirlenir.
Proje Başlatma Belgesinin Oluşturulması
Projeyi yürüten kurum ile projeyi talep eden kurum (müşteri) arasında bir ortaklık meydana getiren proje başlatma belgesinin oluşturulması, projeyi resmî olarak onaylayan bir belge hazırlama ve paydaşların ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamaya yönelik başlangıç gereksinimlerini belgeleme sürecidir.
Proje başlatma belgesi proje yöneticisine kaynakları proje faaliyetlerine tahsis etme yetkisini de verdiğinden proje yöneticisinin proje başlatma belgesi oluşturulurken atanması daha uygundur.
Proje Başlatma Belgesinin Girdileri
Proje başlatma belgesinin girdileri şunlardır:
• Proje çalışma bildirimi • iş gerekçesi • Sözleşme • Çevresel işletme faktörleri • Kurumsal süreç varlıkları
Proje iş tanımı olarak da adlandırılan proje çalışma bildirimi, proje sonunda teslim edilecek çıktının (ürün ya da hizmetin) tanımıdır. Kurum içi projelerde, projenin başlatıcısı ya da sponsoru, iş ihtiyaçları, ürün ya da hizmet gereksinimlerine bağlı olarak bir çalışma bildirimi sunar. Kurum dışı projelerde ise çalışma bildirimi, bir ihale belgesinin örneğin teknik teklif talebi, bilgi talebi veya fiyat teklifi talebi belgelerinin ya da bir sözleşmenin parçası olarak müşteriden alınabilir.
İş gerekçesi ya da benzer belgeler, projenin iş açısından yapılacak yatırıma değip değmeyeceğini belirlemek için gerekli olan bilgileri içerir. İş gerekçesinde genellikle projenin neden gerekli olduğu, iş ihtiyacı bilgileri ve fayda-maliyet analizi yer alır.
Sözleşme, projenin kurum dışı bir müşteri için yürütüldüğü durumda proje başlatma belgesinin bir girdisidir. Proje talebinde bulunan müşteri ile projeyi gerçekleştirecek kurum arasında düzenlenen, projenin konusu, kapsamı, hukuki, idari ve mali hükümleri, fikrî ve
sınai mülkiyet hakları ile diğer özel konuların belirlendiği karşılıklı bağlayıcılığı olan anlaşma belgesidir.
Proje başlatma belgesinin oluşturulma sürecini etkileyebilecek çevresel işletme faktörleri de göz önünde bulundurulmalıdır. Bu faktörlerden bazıları şunlardır:
• İşletme yapısı ve kurum kültürü • Devlet ya da sektör standartları • Kurumun alt yapısı • Piyasa koşulları, • Mevcut insan kaynaklarının durumu, • İnsan kaynakları yönetimine ilişkin bilgiler • Kurumun yetkilendirme sistemi, • Ticari veri tabanları • Proje yönetimi bilgi sistemleri.
Proje başlatma belgesi ve diğer proje belgeleri oluşturulurken projenin başarısını etkileyecek tüm varlıklar işletmenin süreç varlıkları arasından elde edilebilir. Kurumsal süreç varlıkları kurumun önceki projelerden öğrendiklerini ve bilgi birikimini de yansıtır. Kurumsal süreç varlıkları sektöre, kurum yapısına ve uygulama alanına göre farklı biçimlerde olabilir. Proje başlatma belgesinin oluşturulması sürecini etkileyebilecek kurumsal süreç varlıkları iki ana baslık altında ele alınabilir:
• Kurumun iş yapmak için kullandığı süreç ve prosedürler; • Kurumun bilgi depolamak ve bilgiye erişmek için kullandığı kurumsal veri tabanı;
Proje Başlatma Belgesinin Oluşturulmasında Yararlanılan Araçlar ve Teknikler
Başlangıç/Tanımlama süreç grubunun proje başlatma belgesinin oluşturulması alt sürecinde araç ve teknik olarak uzman görüsü ve kolaylaştırma tekniklerinden yararlanılmaktadır.
Uzman görüşüne temel oluşturan uzmanlık bilgileri, belirli konularda özel bilgileri ya da eğitimleri olan çeşitli gruplardan ya da kişilerden sağlanır. Bunlar;
• Kurum içindeki başka birimler, • Danışmanlar, • Paydaşlar, • Mesleki ve teknik birlikler, • Sektör kuruluşları, • Konunun uzmanları, • Proje yönetim ofisi
Kolaylaştırma teknikleri proje başlatma belgesinin oluşturulmasına rehberlik eden araçlardır. Kolaylaştırma tekniklerine; beyin fırtınası, uyuşmazlık çözümü, problem çözümü ve toplantı yönetimi örnek olarak verilebilir.
Proje Başlatma Belgesi
Proje başlatma belgesinde iş ihtiyaçları, müşteri ihtiyaçları ve ortaya çıkarılması amaçlanan yeni ürün, hizmet ya da sonuç belgelenir. Her proje tipine ve her kuruma göre
farklılık göstermekle birlikte proje başlatma belgesinde genellikle aşağıdaki konulara ilişkin bilgiler yer alır:
• Projenin amacı ya da gerekçesi, • Ölçülebilir proje hedefleri ve bağlantılı başarı ölçütleri, • İlk gereksinimler, • İlk proje tanımı, • İlk risk belirlemeleri, • İlk tasarlanan kilometre taşları, • İlk bütçe özeti, • Proje onay şartları, • Atanan proje yöneticisi, sorumluluğu ve yetki seviyesi, • Sponsorun ya da proje başlatma belgesini onaylayan diğer kişi ya da kişilerin adları ve yetkileri.
Paydaşların Belirlenmesi
Paydaşların belirlenmesi, projeyi etkileyen ve projeden etkilenen tüm kişi ve kurumların belirlenmesi ve onların çıkarlarına, projeyle ilişkilerine ve projenin başarısı üzerindeki etkilerine ilişkin bilgilerin belgelenmesi sürecidir. Paydaşlar; müşteriler, sponsorlar, projeyi yürüten kurum ya da kamuoyu gibi projeye etkin olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden ve tamamlanmasından olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen kişi ya da kuruluşlardır.
Proje yöneticisinin en önemli sorumluluklarından biri, paydaş beklentilerini yönetmektir. Bu da güç olabilir çünkü paydaşların çoğu zaman çok farklı ya da çelişen hedefleri vardır. Proje yöneticisinin sorumluluklarından biri de çıkarları dengelemek ve proje ekibinin paydaşlarla profesyonel ve işbirliğine açık bir etkileşim içinde olmasını sağlamaktır.
Proje paydaşlarına örnek olarak şunlar verilebilir:
• Müşteriler • Sponsorlar • Portföy yöneticileri/Portföy değerlendirme kurulu • Program yöneticileri • Proje yönetim ofisi • Proje yöneticileri • Proje ekibi • Fonksiyonel yöneticiler • Operasyon yöneticileri • Satıcılar/İş ortakları
Paydaşların Belirlenmesinde Kullanılan Girdiler
Paydaşların belirlenmesinde kullanılan girdiler; proje başlatma belgesi, tedarik belgeleri, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları biçiminde sıralanmaktadır.
Paydaşların Belirlenmesinde Yararlanılan Araçlar ve Teknikler
Paydaşların belirlenmesi amacıyla uzman görüsü, paydaş analizi yaklaşımlarının yanı sıra toplantılardan da yararlanılır.
Uzman görüşü almak için şunlara başvurulabilir:
• Üst düzey yönetim, • Kurumun diğer birimleri, • Birincil paydaşların belirlenmesi, • Aynı alanda başka projelerde çalışmış olan proje yöneticileri, • İş ya da proje alanında konunun uzmanları, • Sektörel gruplar ve danışmanlar, • Mesleki ve teknik dernekler, • Uzman görüşü özel görüşmeler
Paydaş analizi, proje boyunca kimlerin çıkarlarının dikkate alınması gerektiğinin belirlenmesini amaçlar. Paydaşlara ilişkin niceliksel ve niteliksel bilgilerin sistemli bir biçimde toplanması ve analiz edilmesi tekniğidir. Bu bağlamda paydaş analizi ile paydaşların ilgi alanları, projeye katılım dereceleri, birbirleri arasındaki bağımlılıkları, etkinlik dereceleri ve projenin başarısı üzerine potansiyel etkileriyle ilgili bilgilerin de yazılı belge hâline getirilerek analiz edilmesi sağlanır.
Paydaşlar projeden etkilenme biçimlerine göre, pozitif (olumlu etkilenen)-negatif (olumsuz etkilenen) paydaş ve birincil(doğrudan etkilenen)-ikincil (dolaylı etkilenen) paydaş biçiminde tasnif edilebilir.
Toplantılar başlığı altında, paydaş profilini analiz etmeye yönelik proje toplantıları incelenir. Toplantılar proje paydaşları hakkında bir anlayış geliştirmek amacıyla düzenlenir.
Paydaşların Belirlenmesi Sürecinin Çıktıları
Paydaşların belirlenmesi sürecinin çıktıları, paydaş listesi ve paydaş yönetim stratejisidir.
Paydaş listesinde paydaşların kimlik ve değerlendirme bilgileri ile paydaşların sınıflandırması yer alır (örneğin kurum içi/kurum dışı gibi).
Paydaş yönetim stratejisi ise tüm proje yasam çevrimi boyunca paydaşların desteğini arttıracak ve olumsuz etkilerini en aza indirecek bir yaklaşımı tanımlar. Bu strateji, aşağıdaki öğeleri içerir:
• Proje üzerinde önemli etkilerde bulunabilecek birincil paydaşlar, • Belirlenen paydaşların her birinin projeye katılımları için istenen seviye, • Paydaş grupları ve bunların yönetimi
Proje Başlatma Toplantısı
Proje sponsoru, proje yöneticisi, proje ekibi, müşteri ve diğer temel paydaşların katılımıyla gerçekleştirilen proje başlatma (açılış) toplantısı, projenin resmen başladığını ilan etmek için gerçekleştirilir. Toplantı, ekip üyelerinin birbirlerini tanımasına fırsat vermenin yanında, projenin diğer paydaşlarını tanımaları için de bir ortam oluşturur.
Başlatma toplantısının gündemi belirlenmeli ve katılacaklara önceden bildirilmelidir. Gündem, ekip
üyelerinin tanışması, proje amaç ve kapsamı konusunda bilgilendirilmesi, kendilerinden beklenenlerin ifade edilmesi, çalışma kurallarının ve iletişim kanallarının açıklanması, proje başlangıç planlarının incelenmesi, bireysel ve grup taahhütlerinin alınması ve varsa ekip üyelerinin sorularının cevaplanması konularını içermelidir.