İKT102U-PROJE YÖNETİMİ
Ünite 2: Proje Yönetiminde Bilgi Alanları
Giriş
Yapılan araştırmalara göre projelerde en yaygın görülen başarısızlık sebepleri şunlardır:
• Hedeflerin ve ihtiyaçların başta kötü ve yetersiz tanımlanması, • Yetersiz liderlik, kaynak yetersizliği, gerçekçi olmayan hedefler, • Hiçbir etkisi olmayan iletişim süreçleri, • Kullanıcı/müşterinin proje planlama ve yürütme sürecine katılmaması, • Proje ilerledikçe faaliyet alanının denetlenmemesi, • Sorunları ve riskleri önceden görme konusunda yetersizlik, • Proje ekibinin roller ve sorumluklarının karmaşıklığı (kimin neyi yapacağının belli olmaması), • Projede dış satın almaya ihtiyaç olup olmadığının iyi planlanmaması, • Tedarikçi kullanımında seçici davranmama, • Üst yönetimin desteğini hissettirmemesi, • Başarı ölçütlerinin tanımlanmaması vb. olarak ifade edilmektedir.
Proje başarısızlığına yol açan etmenleri ortadan kaldırmak veya ortaya çıkmasını önlemek için proje başlangıcından itibaren pek çok farklı bilgi alanının proje yönetimi içinde bir arada kullanılması gereklidir. Bilgi alanlarının proje yönetiminde kullanılması konusunda Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzunun (PMBOK) temel yaklaşımları genel kabul görmektedir. Projeyi başarılı bir biçimde yönetip tamamlama açısından aşağıda sıralanan 10 bilgi alanının ve bunlara ilişkin alt süreçlerin etkili biçimde kullanılmaları oldukça önemlidir. Bu kılavuza göre proje yönetiminde kullanılan;
1. Proje Entegrasyon Yönetimi 2. Proje Kapsam Yönetimi 3. Proje Zaman Yönetimi 4. Proje Maliyet Yönetimi 5. Proje Kalite Yönetimi 6. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi 7. Proje İletişim Yönetimi 8. Proje Risk Yönetimi 9. Proje Tedarik Yönetimi 10. Proje Paydaş Yönetimi
adlarında 10 bilgi alanı bulunmaktadır.
Proje Entegrasyon Yönetimi
Proje entegrasyon yönetimi tüm proje yönetimini ilgilendirmesi nedeniyle proje yönetimi süreç gruplarının tümünde uygulanabilir. Proje yönetiminde daha önce gerçekleştirilenlerden etkilenen ve/veya gerçekleştirildiklerinde projenin bir sonraki basamağındaki faaliyetleri etkileyen süreçlerin proje entegrasyon yönetimi ile düzenlenmesi çok önemlidir.
Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK) göre, proje yönetiminde etkin olarak kullanılan proje entegrasyon yönetimi bilgi alanının alt süreçleri, proje başlangıç/tanımlama süreç grubunda proje başlatma belgesinin oluşturulması; planlama süreç grubunda proje yönetim planının oluşturulması; yürütme süreç grubunda projenin yürütülmesinin yönlendirilmesi ve yönetilmesi; izleme/kontrol süreç grubunda proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrol edilmesi, bütünleşik değişim kontrolünün gerçekleştirilmesi ve kapanış süreç grubunda projenin veya proje aşamasının kapatılmasıdır. Tüm bu alt süreçlerin proje entegrasyon yönetimi ile bir araya getirilmesi ve yönetilmesi gereklidir.
Proje Kapsam Yönetimi
Proje kapsam yönetimi iki ana bölümden oluşmaktadır:
• Proje kapsamı • Ürün kapsamı
Proje kapsamı, proje sonucunda hedeflenen belirli özellik ve işlevlere sahip sonuç, ürün veya hizmetin elde edilmesi için yapılacak işleri içerir. Ürün kapsamı ise bir sonuç, ürün veya hizmeti tanımlamakta kullanılacak özellikleri ve işlevsellikleri ifade eder. Bu açıklamalardan da anlaşılacağı gibi proje kapsamı daha çok iş odaklı ve işin nasıl yapılacağı ile ilgili iken ürün kapsamı işlevsel ihtiyaçlara diğer bir ifadeyle projede nelerin elde edileceğine odaklanmaktadır. Proje kapsam yönetimi, proje yönetimi süreç gruplarından özellikle planlama ile izleme/kontrol süreç gruplarında uygulanabilmektedir. Örneğin, planlama süreç grubunda kapsamın planlanması, kapsamın tanımlanması, iş kırılım yapısının (İKY) oluşturulması gibi alt süreçler yer alırken izleme/kontrol süreç grubu içinde kapsamın doğrulanması ve kapsamın kontrolü gibi alt süreçler yer almaktadır.
Proje Zaman Yönetimi
Projelerde başarının bir ölçütü de projelerin planlanan ve onaylanan süre içinde tamamlanmasıdır. Zira zaman her geçen gün daha da değerlenir. Bu nedenle projelerde zaman yönetiminin önemi çok büyüktür. Proje zaman yönetimi proje yönetimi süreç grupları arasında özellikle planlama ve izleme/kontrol süreç grubu içinde yer alan faaliyetlerin tanımlanması, faaliyetlerin sıralanması, faaliyet kaynaklarının tahmin edilmesi, faaliyet sürelerinin tahmin edilmesi, zaman çizelgesinin geliştirilmesi ve zaman çizelgesinin kontrolü alt süreçlerini içerir.
Proje Maliyet Yönetimi
Proje maliyet yönetimi, yapılacak tüm bu harcamaların projenin planlanması aşamasında önceden tahmin edilmesini, bütçelenmesini ve proje devam ederken izleme ve kontrol sürecinde de projenin maliyet olarak kontrolünü içermektedir. Proje maliyet yönetiminin, maliyet tahmini, maliyet bütçelemesi ve maliyet kontrolü olmak üzere üç temel alt süreci vardır. Genel olarak proje maliyet yönetimi projeye finansal destek sağlayan paydaşların da fayda/maliyet değerlendirmesini yapabilmelerini
sağlaması açısından önemli bir bilgi alanıdır. Maliyetler, proje içeriği, proje faaliyetleri ve proje süresi ile yakından ilgili olduğundan proje maliyet yönetimi alt süreçleri hem kendi aralarında hem de diğer bilgi alanlarındaki süreçlerle yakından ilişkilidir.
Proje Kalite Yönetimi
Proje kalite yönetimi kalite hedeflerini, sorumluluklarını ve kalite politikalarını içeren bir bütündür. Projelerde kalite, projenin yapılış süreci ve süreç sonrası elde edilecek çıktının (ürün, sonuç veya hizmet) kalitesi olarak algılanır. Bu nedenle projelerde kalite yönetimi de bu iki bölümü kapsar. Öte yandan proje kalite yönetim süreci üç alt süreçten oluşmaktadır. Bunlar; kalitenin planlanması, kalite güvence uygulamasının yapılması ve kalite kontrolünün uygulanmasıdır. Proje kalite planlama sürecine planlama süreç grubu içinde yer verilir. Proje kalite güvence uygulaması yürütme süreç grubunda, proje kalite kontrol uygulaması ise izleme/kontrol süreç grubu içinde yer almaktadır. Proje kalite yönetimi alt süreçleri diğer bilgi alanlarındaki süreçlerle de etkileşim hâlindedir.
Proje İnsan Kaynakları Yönetimi
Projelerin başarıya ulaşmasındaki en önemli unsur projede gerçekleştirilecek faaliyetleri yerine getirecek insanlardan oluşan proje ekibidir. Proje ekibinin projede planlanan faaliyetleri başarıyla yapabilmesi için örgütlenmeye, yönetilmeye ve yönlendirilmeye ihtiyacı vardır. Anılan tüm bu faaliyetler proje insan kaynakları yönetimi kapsamına girmektedir. İnsan kaynakları yönetimi, insan kaynakları planının oluşturulması, proje ekibinin oluşturulması, proje ekibinin geliştirilmesi ve proje ekibinin yönetilmesi biçiminde dört alt süreçten oluşmaktadır. Bu alt süreçlerden ilki olan insan kaynakları planının oluşturulması süreci, proje planlama süreç grubu içinde yer alırken proje ekibinin oluşturulması, proje ekibinin geliştirilmesi ve proje ekibinin yönetilmesi süreçleri proje yürütme süreç grubu içinde bulunur.
Proje İletişim Yönetimi
Proje iletişim yönetimi de diğer bilgi alanlarında yapıldığı gibi ilgili alt süreçlere ayrılır. Bu süreçlerden ilki iletişim yönetiminin planlanması alt sürecidir. Bu süreçte proje paydaşlarının bilgi ihtiyaçları belirlenir ve bu bilgilerin paydaşlara nasıl ulaştırılacağı tanımlanır. İkincisi ise iletişimin yönetilmesi alt sürecidir. Bu ikinci alt süreçteki ana amaç ise paydaşlara duyurulması planlanan güncel bilgilerin, onların kolay ulaşabileceği bir biçimde dağıtılmasıdır. Bu süreçlere ek olarak üçüncü alt süreç ise iletişimin kontrolü sürecidir. Bu süreç projedeki mevcut durumun ve tahminlerin raporlandığı süreçtir. Bu alt süreçlerden ilki olan iletişim yönetiminin planlanması süreci proje yönetimi planlama süreç grubu içinde yer alırken iletişimin yönetilmesi alt süreci proje yönetimi yürütme süreç grubunda, iletişimin kontrolü alt süreci de proje yönetimi izleme/kontrol süreç grubunda yer alır. A tipi projelerden D tipi projelere doğru gidildikçe, proje iletişim yönetiminin önemi daha da artmakta ve buna
paralel olarak kullanılan araç ve teknikler de değişebilmektedir.
Proje Risk Yönetimi
Projelerde birçok kaynak (insan, para, ham madde vb.) kullanılmaktadır ve bu kaynakların sürekliliği projelerde elde edilecek başarıya bağlıdır. Bu nedenle proje planlama sürecinden itibaren projeye olumsuz etki yapabilecek belirsizlikler ve bunlara bağlı olarak ortaya çıkabilecek riskler belirlenmeye çalışılmalıdır. Proje yönetiminde proje risk yönetimi altı temel alt süreçten oluşur. Bunlar, risk yönetiminin planlanması, risklerin belirlenmesi, niteliksel risk analizi, niceliksel risk analizi, risklere cevap stratejilerinin planlanması, risklerin izlenmesi ve kontrol edilmesidir. Bu alt süreçlerden ilk beşi proje yönetimi planlama süreç grubu içinde yer alırken risklerin izlenmesi ve kontrol edilmesi süreci proje yönetimi izleme/kontrol süreç grubu içinde yer alır.
Proje Tedarik Yönetimi
Proje tedarik yönetimi, projede ihtiyaç duyulan ürünleri, hizmetleri veya sonuçları proje ekibi dışından edinmek (satın almak, kiralamak vb.) için ihtiyaç duyulan süreçleri kapsar. Proje ekibi dışından edinilecek hizmet, ürün veya sonuçları sağlayan işletmeye (ya da kişiye) tedarikçi veya satıcı denir. Proje tedarik yönetiminde birbirini izleyen dört alt süreç yer almaktadır. Bu süreçler; tedarik yönetiminin planlanması, tedariklerin gerçekleştirilmesi, tedariklerin izlenmesi ve kontrol edilmesi ile tedariklerin kapatılması süreçleridir. Bu süreçlerden ilki planlama süreç grubunda yer alırken diğerleri sırasıyla yürütme, izleme/kontrol ve kapanış süreç grupları içinde yer alır. Proje tipinde A’ dan D’ ye doğru gidildikçe projede tedarik yönetimine olan ihtiyaç giderek artmaktadır.
Proje Paydaş Yönetimi
Her projeden olumlu veya olumsuz şekilde etkilenecek ya da projeye katkıda bulunacak paydaşlar bulunur. Proje paydaşları yönetiminde dört alt süreç yer almaktadır. Bu süreçler; paydaşların belirlenmesi, paydaş yönetiminin planlanması, paydaş katılımının yönetilmesi ve paydaş katılımının izlenmesi ve kontrol edilmesi süreçleridir. Bu süreçlerden ilki başlangıç/tanımlama süreç grubunda yer alırken diğerleri sırasıyla planlama, yürütme ve izleme/kontrol süreç grupları içinde yer almaktadır. Projelerde, A tipi projeden D’ye doğru tedarik yönetimindeki gibi proje paydaş yönetimine olan ihtiyaç giderek artmaktadır.