Kurum İçi Halkla İlişkiler

Kurum ve kuruluşların dış hedef kitleleriyle kurdukları iletişim aslında iç iletişiminin başarısının
da bir göstergesi olarak görülmektedir. İş süreçlerinin karmaşık hâle gelmiş olması sonucunda, çalışanlar arasında koordinasyon ve etkileşime duyulan
ihtiyacın ve iş süreçlerindeki işlem hızının artması,
küreselleşmenin etkisiyle çalışanlar ve kurum arasında mekânların coğrafi olarak ayrılması ve sürekli
gelişen ve güncellenen bilgi ve yenilik yapma yeteneğinin kurumların rekabet gücünde kritik rol
oynamaya başlaması gibi gelişmeler kurumların iç
iletişimine olan gereksinimlerini ortaya çıkarmaktadır (Baker, 2002: 8). Dolayısıyla 21. yüzyılda iç
iletişim daha özelde ise çalışan ile ilişkiler kurumlar
açısından son derece önem taşımaktadır.

Sözü edilen araştırmaların bulgularına göre, kuruma bağlılıkları güçlü olan çalışanlara
sahip kurumların dışa dönük halkla ilişkiler çalışmalarının da olumlu yönde olduğu belirtilmektedir
(Rhee, 2004). Başka bir araştırmada ise günümüzde
CEO’ların yaklaşık %60’ının zamanlarının çoğunu
çalışanlarla iletişime ayırdıkları belirtilmektedir. Bir
araştırma şirketinin bulgularına göre ise çalışanlarla
etkili bir iletişim içerisinde olan kurumların finansal olarak gösteremeyecekleri başarıyı elde ettiklerini
ve “entelektüel sermaye” nin değerinin anlaşıldığını
belirtmektedir (Seitel, 2016: 228-229). Dolayısıyla
bu “entelektüel sermayeyi geliştirmek ve sürdürmek için kurum içi iletişim günümüzde anahtar konumdadır ve bu iletişimi planlayıp uygulamak ise kurum
içi halkla ilişkilerin görevidir.
İster özel isterse kamu sektöründe faaliyet göstersin kurumlar stratejik olarak uygulayacakları
kurum içi halkla uygulamalarıyla; kurum kültürüne sahip diğer bir ifade ile kurum değerlerini ve
inançlarını benimsemiş ve olumlu bir kurum iklimi içerisinde kurumla bütünleşmiş, kurumsal aidiyeti olan bireylerle etkin ve verimli bir kurumsal
yapının oluşmasını sağlayacaklardır. 

İletişim dinamik ve belirli bir amaca yönelik bir süreçtir ve anlam transferiyle
sosyal değerlerin iletilmesi ve deneyimlerin paylaşılmasını sağlamaktadır

Bunlardan birkaçı aşağıda verilmektedir.
• Kurum içi iletişim, bir kurumdaki farklı çalışma alanında bulunan çalışanlardan,
yöneticilere ve idari personelden destek hizmetlerinde bulunanlara kadar geniş bir yelpazedeki kişilerle ilişki kurma ve bu ilişkiyi
sürdürmedir (Broom, 2009: 231)
• Kurum mensubu bireylerin kurumdaki diğer bireylerin zihinlerindeki anlamı, sözel
ve sözel olmayan mesajlar aracılığıyla uyarması sürecidir (Richmond vd., 2005: 24).
• Kurumun misyon ve vizyonu doğrultusunda, kurumun işleyişini sağlamak için
kurumu meydan getiren birimler, kurum
ve kurumun çevresi arasındaki sürekli bilgi
ve düşünce transferine dayanan bir süreçtir
(Luthans, 1995: 475).
• Mevcut kurumsal yapıya ve kültüre bağlı
olarak kurum içinde yapılan sözel ve sözel
olmayan mesajların iletilmesi, alınması sürecidir (Arklan ve Taşdemir, 2010: 93)
Yukarıdaki tanımlara bakıldığında, kurum içi
iletişimin kurum içerisinde farklı çalışan gruplarıyla bir paylaşım süreci yaratma, ilişki kurma ve bu
ilişkiyi sürdürme olarak ele alındığı görülmekte ve
bu ilişkinin kurumsal yapı ve kurum kültürü çerçevesinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Kohtes ve Klewes (1999) kurum içi iletişimin
bilgilendirmek, motive etmek ve yönetmek olmak üzere üç temel boyutunun varlığından söz etmektedir.
Bilgilendirme; kurumun tüm çalışanlarını kurumun
amaç ve stratejilerinin ne olduğu ve kurumdaki tüm
gelişmeler hakkında bilgilendirilmesi olarak tanımlanmaktadır. Bilgilendirme boyutundaki amaç, çalışanların kuruma ilişkin dışarıdan gelebilecek her
türlü soruya yanıt verebilmesi ve verimli bir çalışma
ortamı yaratılmasını sağlamaktır. İkinci boyut olan
motivasyon ise çalışanlara kurumun değerlerinin benimsetilmesi, kurumun insancıl tarafı gösterilerek
ve kurumla duygusal bağlantıların oluşturulmasının sağlamasıdır. Bu boyutta kurumun amacı çalışanların kişisel performansını, yaratıcılığını ve memnuniyetini geliştirmektir. Üçüncü boyut olan yönetim
boyutunda ise inandırıcı ve kişisel bir iletişimle,
çalışanların kurumla bütünleşmelerini sağlaması
ve sadakat yaratılması amaçlanmaktadır. Buradaki
amacın çalışanlara kurum kültürü ve aidiyet kazandırması olduğu belirtilmektedir.

Dolayısıyla iç hedef kitlelere ilişkin
olarak gerçekleştirilen ve halkla ilişkilerin bir alanı olan kurum içi halkla ilişkiler de aynı etkin iletişimin iç hedef kitlelere uygulanmasını temel almaktadır. Kurum içi halkla ilişkilerin ne olduğundan söz
etmeden önce halkla ilişkiler kavramını ve kurum içi
halkla ilişkilerde halkla ilişkilerin hangi işlevinin temel alındığını gözden geçirmek doğru olacaktır. 

Bu tanımlardan bazıları halkla
ilişkilerin bir “yönetim fonksiyonu” olduğunu vurgularken, bazı tanımlar halkla ilişkileri bir kurum ve
onun hedef kitlesi arasında “iletişim yönetimi” olarak ele almaktadır (Grunig ve Hunt, 1994). Başka
bir tanımda halkla ilişkiler kurum ve kuruluşların
hedeflerini başarmak amacıyla çevreleriyle oluşturdukları ilişkiler ve “yönetimin iletişim fonksiyonu”
dur (Long ve Hazleton 1987: 6). Cutlip, Center ve
Broom (2000) ise halkla ilişkileri, kurum ve hedef
kitlesi arasında karşılıklı yarar sağlayan, iki yönlü
iletişime dayalı, dürüst ve sorumlu uygulamalarla, kamuoyunu etkilemeyi amaçlayan bir “yönetim
fonksiyonu” olarak tanımlamaktadır (Cutlip vd.,
2000: 6). “Dürüstlük”, “sorumluluk”, “iki yönlü iletişim” ve “yönetim fonksiyonu” özellikleri bu tanımların önemli ögelerini oluşturmaktadır.

Halkla ilişkiler; kurum ve hedef kitlesi
arasında karşılıklı yarar sağlayan, iki yönlü
iletişime dayalı, dürüst ve sorumlu uygulamalarla, kamuoyunu etkilemeyi amaçlayan bir yönetim fonksiyonudur.

Bu çabalar ister kişinin kendisi isterse
bu kişi ya da kurum adına başkaları tarafından gerçekleştirilsin, bu iş için çeşitli tekniklerin kullanılması, çeşitli yol ve yöntemlerin izlenmesini gerekli
kılmaktadır. Bu nedenle de halkla ilişkiler dünyanın
hemen hemen her yerinde bir meslek ve öğrenim
dalı hâline gelmiş ve bir disiplin olarak kabul görmüştür (Asna, 1993: 7). Halkla ilişkilerin iki yönü
bulunmaktadır. Bunlar; bir tarafta kurumlar diğer
tarafta da ilişki kurulmak istenen ya da var olan
ilişkilerin sürdürülmesi gereken gruplar başka bir
ifade ile hedef kitlelerdir.

Kurum içi halkla ilişkilere ilişkin bazı tanımlamalar
aşağıda yer almaktadır. Kurum içi halkla ilişkiler:
• Bir kurumun içerisinde iç paydaş olan tüm
bireyler arasında sürdürülen etkileşimlerin
profesyonel olarak yönetilmesidir (Scholes,
1997: 17)
• Hedef kitlesini kurum çalışanlarının oluşturduğu, kurum çalışanlarının anlayış, güven ve desteğini kazanmak için kurum tarafından yapılan çalışmalar (Cutlip, Center ve
Broom, 2000).
• Yönetim bilgisiyle çalışanların enformasyon
ihtiyacı arasındaki boşluğu kapatabilmenin bir
yolu ve personel ile idare arasında bir diyalog
kurma aracıdır (Okay ve Okay, 2011: 269).
Kurum içi halkla ilişkiler, kurum ve kurum çalışanları arasındaki etkileşim ve iletişim temeline
dayanmakta, bir yönetim işlevini yerine getirmekte ve karşılıklı anlayış ve güven oluşturmayı temel
almaktadır. Bununla birlikte kurum içi halkla ilişkiler; çalışanların kurumla ilgili sahip olmaları gereken bilgiden haberdar olmalarını doğru ve yeterli
bir iletişim yaklaşımı sayesinde, onların kuruma
bağlılıklarını arttırma ve kurum kültürü oluşumuna katkı sağlamalarına yol açmaktadır.

Kurum içi halkla
ilişkiler, yönetim ve çalışanlar arasındaki iletişimi
güçlendirmeye çalışarak, ilişkinin dengesini kurmaya yardımcı olurken, çalışanlar arasındaki iletişimi ve ilişkiyi de dengeleme işlevi dolayısıyla bir
aracı işlevi üstlenmektedir. Kurum içinde bilgiler
yönetimden kurum içi halkla ilişkilere çift yönlü
olarak akmaktadır ve kurum içi halkla ilişkiler ile
çalışanlar arasında da iki yönlü bir iletişim söz konusudur. Kurum içi iletişim işlevini yerine getirirken halkla ilişkiler, kurum çalışanları ile yönetim arasında bir köprü işlevi görmektedir.

Kitchen (2001)’in “iyi halkla ilişkiler evde başlar” anlayışı günümüzde kurum içi halkla ilişkilerin
önemini ortaya koyan bir anlayıştır. Amerika Birleşik Devletleri ve İngiltere başta olmak üzere, 1990’lı
yıllardan itibaren iç hedef kitlelerle iletişim halkla ilişkiler alanı açısından önem kazanmıştır. Çalışana değer veren yönetim yaklaşımı çerçevesinde, çalışanların kurumda kendini önemli hissetme, takdir
edilme, ödüllendirme, eğitim ve iletişim gibi bazı gereksinimlerinin giderilmesi önem taşımaktadır. Çalışanların en önemli gereksinimlerinden birinin iletişim ihtiyacı olduğundan hareketle, temeli iletişime dayanan kurum içi halkla ilişkiler uygulamaları,
çalışanların iletişim ihtiyaçlarını gidermede etkin
rol oynamaktadır. Bir kurumda gerçekleştirilecek
halkla ilişkiler uygulamaları ile kurum içi ilişkilerin güçlendirmesi, iş birlikteliğinin sağlanması,
ortak fikirlerde buluşulması, kurum kimliğinin ve
amaçlarının yansıtılması için iletişim ortamı sağlaması, kurumsal aidiyet duygusunun yaratılması, çift yönlü iletişim ortamı sağlaması mümkün
olabilecektir. Ayrıca çalışan verimliliği artırılarak
kurum içerisinde sağlanan çalışan motivasyonu ile
kurumsal bağlılık da artacaktır.

Kurum içi halkla ilişkilerin çalışanlarla kurum
yönetimi arasında karşılıklı güven ve iyi niyete
dayalı ilişkiler geliştirmek, onların moral ve motivasyonlarını yükseltmek, olumlu bir kurum iklimi
oluşturarak kurumda verimliliği artırmak amacını
taşıdığı söylenebilir. Yukarıda belirtilen amaçlar dışında kurum içi halkla ilişkilerin bazı özel amaçları
da bulunmaktadır (Foltz, 1981: 10).
1. Çalışanları kurumla ilgili dolaylı ya da
doğrudan ilgilendiren konularda ayrıntılı
bilgi vermek amacıyla kurumsal yayınlar
çıkarmak,
2. Çalışanlara yönelik düzenli iletişim programları hazırlamak,
3. Kurumla ilgili konularda çalışanları bilgilendirmek için aşağı doğru iletişimi sağlayan yazılı iletişim kanalları oluşturmak,

4. Orta düzey yöneticilerin, elemanlarıyla toplantılar yaparak problemleri tartışmalarını
sağlamak,
5. Rakipler, pazarlama hedefleri, yasal düzenlemeler, üretim ve karı içeren kurumsal
amaçlarla ilgili hususları vurgulamak,
6. Çalışanları değişiklikler ve yenilikler konusunda kitle iletişim araçlarından önce
bilgilendirmek,
7. Çalışanlar ve yönetim arasında düzenli toplantılar tertiplemek ve çalışanları sorunlarını ifade etmeleri için cesaretlendirmek,
8. Yöntemler geliştirerek çalışanları soru sormak konusunda cesaretlendirmek,
9. Düzenli araştırmalar yaparak çalışanların
ihtiyaçlarını belirlemek ve kurum içi iletişim programlarının etkinliğini arttırmaktır.

1. Planlama İşlevi: Kurum içi halkla ilişkiler
faaliyetleri kurum içi hedef kitlelerle etkin
iletişimi sağlayacak yöntemler oluşturmak,
hedef kitle beklentilerini takip ederek kurumsal kaliteyi arttıracak stratejiler geliştirmek, kurumsal disiplinini sağlamaya ve
sürdürmeye yönelmek, koordinasyon ve
iş birliğini kuvvetlendirecek iknaya dayalı
yollar aramak ve bunları denetlemek için
planlamaya ihtiyaç duymaktadır (Gezgin ve
Aksakal, 2018: 15).
2. Bilgi sağlama işlevi: Bir kurumun kurum içi
halkla ilişkiler uygulamalarında yer alan işlevlerinden biri de kurum içerisinde hedef
kitlelerin bilgilendirilmesidir. Kurum içerisinde sürekli bir bilgi akışının sağlanması
çalışanların neyi, nasıl ve neden yapacaklarını bilmeleri gerektirir. Çalışanların yeterli
derecede bilgilendirilmesi hem verimliliği
hem de kurum bağlılığını artıracaktır. Aksi
durumda kurumda dedikodu kültürünün
oluşması riski olabilecektir. Bu nedenle çalışanlara, kurumla ilgili bilgilerin yani, üst
yönetim politikasının ne olduğu, kurumun
hedefleri ve kurumdaki yenilikler konularında tam ve eksiksiz bilgiler verilmelidir.
3. İkna etme işlevi: Halkla ilişkiler temelde ikna
ve propagandaya dayalı bir iletişim sürecidir.
Kurum içi iletişimde kurumun amaçlarını
gerçekleştirmesine yardımcı olan çalışanlara
onları da ikna etmeye yönelik bir iletişim
stratejisi izlemelidir. Bu ikna edici iletişim
gerçekleşmezse, çalışanların kuruma ve yaptığı işe olan inancı, motivasyonu ve bağlılığı azalacak ve yapılan işteki performansı
düşecektir. Çalışanların kurumun amaçları
yönünde etkin ve verimli çalışabilmeleri,
kurumun hedeflerini benimsemelerine, kurumla özdeşleşmelerine de bağlıdır. Bunun
için ikna ya da etkilemeye yönelik iletişim
sürecinin işletilmesi gerekir (Gürgen, 1997:
25 ve Gezgin ve Aksakal, 2018: 15).
4. Bütünleştirme ve sosyalleştirme: Kurumlarda
gerçekleştirilecek doğru bir iletişim stratejisi ile kurum çalışanlarının değer, inanç ve
tutum farklılıklarından kaynaklanan çatışmaların çözümlenmesi, sosyal etkileşim ihtiyacının karşılanması sağlanabilir. Bir çalışanın kurumla bütünleşmesi ve sosyalleşmesi
önemli olgulardandır. Kurumda sosyalleşen
bir çalışanın o kurumla bütünleşmesi de
sağlanacaktır. Birey yaşamı boyunca farklı
gruplar ve kurumlarla bağlantılı olabileceğinden o grup ya da kurumların kurallarını
benimseyecektir. Dolayısıyla bireylerin içinde yer aldığı grup ya da kurumların kurallarını benimsemesi, davranış değişikliklerine
de yol açabilecektir. Kültürel olarak birbirine
bağlı olan çalışanların, ilişkilerini sürdürmeleri iletişimle mümkün olacağından bu işlevi
kurum kültürünün benimsetilmesi ve korunmasına yardımcı olmaktadır.
5. Düzenleme işlevi: Kurum içi halkla ilişkilerde yerine getirilmesi gereken bir başka
işlev ise düzenlemedir. Kurumun hedefleri
doğrultusunda gerçekleştirilecek planlamaların başarıya ulaşmasında bu işlev önem
taşımaktadır. Neyin nasıl yapılacağı, alınan
kararlara göre uygulamaların nasıl yürütüleceği, değişen durum ve koşullara nasıl
uyum sağlanabileceği gibi stratejik planlamalar düzenleme işlevi sayesinde gerçekleştirilir (Gürgen, 1997: 34). Yani düzenleme
işlevi ile “kurum çalışanlarının görevlerini
ve davranışlarını belirlemeye ve düzenlemeye yönelik gerekli kural ve talimatlar tarzındaki mesajlar iletilir.”
6. Denetleme işlevi: Kurum içi halkla ilişkiler
uygulamalarının son işlevi ise denetlemedir.
Bir kurumun işlevlerinin sürekli olarak işlerlik kazanması için denetlenmesi gereklidir. Denetim kurumun belirlediği amaçlara
ulaşıp ulaşmadığının belirlenmesini içerir.

Kurum içi halkla ilişkiler uygulamalarında kullanılan modeller de halkla ilişkiler modellerine paralellik göstermekte ve 1940’lı yıllarda basın ajansı
modelinin yaygın olduğu yıllarda “çalışanları eğlendirme”, 1950’li yıllarda bilgilendirmenin önemli
olması nedeniyle kamuyu bilgilendirme modeli ile
paralellik gösteren dönemde “çalışanları bilgilendirme”, 1960’lı yıllarda ise bilimsel ikna tabanlı
çift yönlü asimetrik model ile birlikte “çalışanları
ikna etme” olarak adlandırılmıştır. 1970’li yıllardan
sonra ise iletişimde yeni bir dönemin başlaması ve
bu dönemin çalışanlarla iletişimi etkilemesi “açık
(simetrik) iletişim” modelinin ortaya çıkışına yol
açmıştır

1. Çalışanları Eğlendirme Modeli
1940’lı yıllarda basın ajansı modeline denk
gelen yıllarda bu model “çalışanları eğlendirme”
modeli olarak adlandırılmıştır. Bu modele kurum
içi iletişim açısından bakıldığında ise yukarıdan
aşağıya doğru tek yönlü bir iletişim akışının olduğu söylenebilir. Hedef kitlenin kurumun çalışanları olduğu durumda iletişim, yönetimden çalışanlara doğru tek yönlü olarak gerçekleşmektedir.
Kurumların iç hedef kitlelere ilişkin olarak yaptıkları genellikle olumlu işler, kurum içi iletişim
araçları aracılığıyla, (çalışanların aldıkları ödüller,
sektördeki başarılar vb.) çalışanlara aktarılır. Kurumun varsa sorunlarına ilişkin haber ve bilgiler
çalışanlara genellikle yansıtılmaz. Düşünceler yönetimin istekleri doğrultusunda yönlendirilmektedir. Model, çalışanların çalıştıkları yerin iyi bir
yer olduğuna inandırılması düşüncesine dayanır
(Theaker, 2006: 230). Böylelikle kurumda olumlu bir çalışma iklimi olduğuna ilişkin inandırma
çabalarının ön planda olduğu görülür. Dolayısıyla
bu modelde çalışanların tutum ve davranışlarının
kurum yönetiminin isteği doğrultusunda kontrol
edilmesi söz konusudur.
2. Çalışanları Bilgilendirme Modeli
Bu dönemde, kurumlar açısından kamuoyunun ve özellikle de çalışanların fazla bir önemi
yoktu. Çalışanların sağlık, sosyal güvenlik sorunları ile ilgilenilmiyor, iş kazaları nedeniyle binlerce çalışan hayatını kaybediyordu. Sosyal devlet
anlayışının getirdiği sorumluluk düşüncesi ile
birlikte çalışanlara yönelik sorumluluklar bu dönemde ilk kez gündeme gelmiş, çalışanların sahip
oldukları haklar ile ilgili doğru ve tam olarak bilgilendirilmeleri o dönemin iletişim yaklaşımının
temelini oluşturmuştur. 1950’li yıllara denk gelen bu dönem Grunig ve Hunt’ın kamuyu bilgilendirme modelinin özelliklerine karşılık gelmektedir.

Kurum içi iletişim modeli olarak bakıldığında
bu modelde de yukarıdan aşağıya tek yönlü bir
iletişimin söz konusu olduğu ve modelin çalışanlara kurumla ilgili tarafsız bilgi aktarma amacı taşıdığı söylenebilir. Bu modelin çalışanları eğlendirme modelinden farkı ise yönetimin daha dürüst ve gerçekçi yaklaşımlarla çalışanlarla iletişimi
gerçekleştirdiğidir. Bilgilendirme modelinin temeli, basın ajansı modelinde olduğu gibi, kurum
yönetiminin çalışanlara sadece kurumu “anlatmaları” ama onları “dinlememeleri” üzerine kuruludur. Model, kurum hakkında bilginin yayılması
ile kurumlara olumlu bir görünüş kazandırmayı
amaçlamaktadır.
3. Çalışanları İkna Etme Modeli
Çalışanları ikna etmedeki iki yönlü asimetrik
model, karşılıklı ancak dengesiz bir iletişime dayanmaktadır. Diğer bir ifade ile çalışanlardan geri
bildirim alınsa da elde edilen bilgiler kurum lehine,
çalışanları istenen konularda daha başarılı bir şekilde ikna edebilmek için kullanılmaktadır. Asimetrik
model özellikle 1960’lı yıllarda tercih edilen kurum içi halkla ilişkiler anlayışını yansıtmakta olsa
da günümüzde de birçok kurum çift yönlü asimetrik modeli uygulamaktadır (Theaker, 2006).
Kurum ve çalışanlar arasında iki yönlü iletişimi temel alan modelde, çalışanlara kurumun felsefesi ve bakış açısını benimsetebilmek ve onların
desteğini kazanabilmek için çalışanlara ilişkin
çeşitli araştırmaların yapılması önemlidir. Bununla birlikte bu araştırmalar yapılsa da kurum
yönetimi politikasını değiştirmemekte ve kurum
çalışanlarının kurum politikaları çerçevesinde
davranmasını ve düşünmesini istemektedir. Bu
da etkili bir halkla ilişkiler uygulamasında kurum
için olumsuz bir imajın oluşmasına yol açabilmektedir (Kamat, 2002).
4. Açık İletişim Modeli
Kurum içi iletişim açısından bakıldığında bu
model, kurum ve çalışanlar arasında karşılıklı iş
birliğini içeren ve bu iş birliğini de dürüstlük ve
paylaşım gibi değerler üzerine kurmayı amaçlamaktadır. Kurumun çalışanlarla açık, iki yönlü etkileşimli iletişim kurması çalışanların motivasyonunu, kuruma bağlılıklarını artıracak ve kurumsal
aidiyeti sağlayacaktır. İki yönlü simetrik iletişim
modelinin uygulandığı kurumlarda çalışanların
kurum yönetimine soru sorma, öneri getirme, itiraz etmeleri mümkün olabilmektedir.
Kurum içinde çalışan merkezli üslup, anlaşmazlıklara karşı tolerans, yenilikçilik, açıklık ve güven,
simetrik ilişkilerin temelini oluşturmaktadır. Simetrik
ilişkiler, asimetrik ilişkilere oranla çok daha fazla çalışan mutluluğuna yol açmaktadır. Açık iletişim modeline göre kurum üyeleri için eşit olanaklar ve karşılıklı
saygı söz konusudur; çalışanların görevleri ile ilgili karar verme yeteneği vardır ve bu iş tatmini artıran bir
faktördür. Yönetim yeniliklere açıktır, çatışmalar iletişim ve uzlaşma yoluyla çözülmeye çalışılır ve sosyal
sorumluluklara önem verilir (Grunig, 2005).
Yukarıda sözü edilen modellerden Gruning ve
Hunt (1984)’ın basın ajansı ve iki yönlü asimetrik
modeli daha çok geleneksel olarak nitelendirebileceğimiz hiyerarşik yapıyı temel alan kurumlarda, iç
ve dış çevreyi kontrol edebilmek için uygulanırken
kamuyu bilgilendirme ve iki yönlü simetrik iletişim modelleri ise açık sistem yaklaşımını benimseyen ve daha esnek olan kurumsal yapılarda iç ve
dış çevreye uyum sağlayarak onu denetleyebilmek
amacıyla kullanılmaktadır

Hedef kitlelere
(çalışanlara, yöneticilere, müşteriler vb.) bir şekilde
ulaşmak ve onlara ulaşırken de çeşitli iletişim araç
ve yöntemleri kullanmak kısacası onlara dokunmak
kurum/kuruluşlara ilişkin bir halkla ilişkiler stratejisi geliştirerek gerçekleşebilir (Cutlip vd., 2000:
369). Strateji; uzun dönemli temel hedef ve amaçların belirlenmesi, hedeflere ulaşmak için gereken
kaynakların dağıtımı ve yapılan etkinliklerin benimsenmesi (Cutlip vd., 2000: 37) olarak tanımlanmaktadır. Halkla ilişkilerde stratejik yönetim,
açık sistem yaklaşımını benimsemekte ve halkla
ilişkiler etkinliklerinin bir amaç doğrultusunda aşamalardan geçerek uygulanacağı bir süreç olarak değerlendirilmektedir (Broom ve Dozier, 1990: 23).
Dolayısıyla halkla ilişkiler uygulayıcıları dış hedef
kitlelere yönelik olarak hazırladığı stratejik iletişim
planlarını aynı şekilde iç hedef kitlelere yönelik olarak hazırlamalı, uygulamalı ve yönetmelidir.
İç hedef kitlelere diğer bir ifade ile çalışanlara ilişkin bir iç iletişim planı oluşturmadan önce kurumların bir iç iletişim politikalarının olması gerekliliği
üzerinde durulmaktadır. Bu iç iletişim politikasının
başarılı olması için etkinlik yönelimli olmasından
çok amaç yönelimli olması gerektiği vurgulanmakta
ve çalışanların kurumun hedeflerinin ne olduğunu,
varsa sorunlarının çalışanlar tarafından anlaşılmasını ve tespit edilmesini, onların bu sorunların çözümüne katkıda bulunmaları üzerinde tasarlanması
önerilmektedir

1. Çalışanların kurumsal amaçlar, hedefler ve
planlar hakkında bilgilendirilmesi,
2. Çalışanların kurumsal faaliyetler, problemler ve başarılar veya onlar için önemli olan
diğer konular hakkında bilgilendirilmesi,
3. Çalışanların kendi kişisel deneyimlerine,
gözlemlerine, içgörülerine, duygularına,
yaratıcılığına ve gerekçelerine dayanarak
kurum yönetimini geri bildirimlerle, enformasyonla beslemesi için teşvik edilmeleri,
4. Olumsuz, hassas ve tartışmalı konularda çalışanlara karşı samimi olunması,
5. Çalışanlar ve yöneticiler arasında işle ilgili iki
yönlü, sürekli, dürüst iletişimin teşvik edilmesi,
6. Kurumla ilgili önemli olayları ve kararları, çalışanlar medyadan öğrenmeden önce onlarla
mümkün olduğunca çabuk paylaşılması,
7. Buluşçuluğun (inovasyon) ve yaratıcılığın teşvik edildiği bir kurum ikliminin yerleştirilmesi,
8. Her yöneticinin altında çalıştığı elemanlarıyla
gelişimlerini ve kurumdaki konumlarını açıkça, etkileşimli tartışabilmesinin sağlanmasıdır.

1. Tüm iletişim çalışmaları stratejik olmalı: Kurum çalışanları yönetim kademelerinden “bu kurum nereye gidiyor?” ve “kurumun hedeflerine ulaşması için rolüm nedir?” sorularını cevaplamalarını istemektedir. Bu sorularda (kurumun hedefleri ve çalışan rolü) çalışanlarına doğruyu söyleyen kurumlar, çalışanları tarafından kendilerini karar alma süreçlerine kattıklarından dolayı memnuniyet duymaktadır.
2. Tüm iletişim çalışmaları dürüstlük içerisinde gerçekleşmeli: Pek çok yöneticinin dürüstlük ve samimiyete inanır gibi görünmesine rağmen, çalışanlar yöneticilerin kendilerini unuttuklarını düşünmektedir. Dolayısıyla yöneticilerin çalışanlarla kuracağı dürüst iletişim, çalışanları motive edici bir
unsur olarak önem taşımaktadır.
3. Tüm iletişim çalışmaları açık olmalı: Tüm iletişim çalışmalarının açık olması yönetimle çalışanlar
arasında çift yönlü bir iletişimin söz konusu olması diğer bir ifade ile geri bildirim gerçekleşmesi anlamına gelmektedir. Çift yönlü iletişimin anlamı; çalışanların görüşünün sorulması, onların dinlenmesi ve sonuç olarak da uygulanması demektir. Çalışanların sorunlarının ve önerilerinin dinlenmesi
ve sonucunda eyleme geçilmesi açık iletişimin temelini oluşturmaktadır.
4. Tüm iletişim çalışmaları tutarlı olmalı: Bu unsur iletişimin sürekli olmasını ifade etmekte ve çalışanlara ilişkin gerçekleştirilen iletişim programının uygulamaya geçtiği andan itibaren istikrarı koruyacak bir şekilde tutarlı olmasını belirtmektedir. Örneğin haber bültenlerinden ödül törenlerine
kadar çalışanlara yönelik olarak uygulanacak iletişim programı süreklilik göstermelidir.

NEDEN? KİM? NE? NE ZAMAN? NASIL? GERİ BİLDİRİM

Araştırma, halkla ilişkiler uygulamalarının
planlanmasına yönelik ilk bilgilerin toplandığı ve
uygulamaların etkililiğinin değerlendirildiği aşamayı oluşturmaktadır (Baskin ve Aronoff, 1988:
101). Kurumların iç iletişim planında da yer alan
araştırma, kurum/kuruluşun uygulama ve politikasından etkilenecek çalışanların davranış, tutum ve
görüşlerinin gözlenmesi gerekliliğini içerir (Cutlip
vd., 2000: 340). İç iletişim stratejisini belirlemeden
önce iç hedef kitlenin mevcut tutum ve davranışlarını ölçmeye yönelik olarak araştırma/araştırmalar
gerçekleştirilir. Araştırma aşamasının başlamasıyla kurum/kuruluşun iletişim programı için çeşitli
stratejiler ve politikalar geliştirmeye başlanılmış
olur. Araştırma aşaması halkla ilişkiler uygulayıcılarına hangi iletişim mesajlarının ve stratejilerinin
oluşturulacağı ve daha etkili olacağı konusunda
bilgi vermektedir.

1) Problem nedir?
2) Ne çeşit bilgiye/enformasyona ihtiyaç var?
3) Araştırma sonuçları nasıl kullanılacak?
4) Hangi özellikteki iç hedef kitle/ kitleler
araştırılacak?
5) Araştırmayı kurumun kendisi mi yapacak
yoksa dışarıdan bir profesyonel araştırma
şirketiyle mi çalışılacak? Çalışılacaksa seçim
kriterleri ne olacak?
6) Araştırma verileri nasıl analiz edilecek, rapor edilecek ve uygulanacak?
7) Araştırma sonuçlarına ne kadar zaman sonra ihtiyaç var?
8) Araştırmanın maliyeti nedir? Bunun için
yeterli, uygun bütçe var mı?

İç Hedef Kitleleri Belirleme: İç iletişim planının
oluşturulmasındaki ilk adım uygulanacak programla hangi iç hedef kitlelere ulaşılacağı ve geri
bildirim alınacağıdır. Bu noktada iç hedef kitlelerin analiz edilmesi önem taşımaktadır. Kurumda
hangi iç hedef kitlelere ulaşılmak istediği ve bu kitlelerin özelliklerinin (demografik, psikografik ve
davranışsal özellikleri) kurumsal iklim ve kurum
kültürüne göre ayrımlaştırılması gerekmektedir
(Men ve Bowen, 2017: 34 ve Seitel, 2016: 230).
Bu hedef kitlelerin ayrımlaştırılması kurumun hiyerarşik yapısına dayalı olarak; çalışanlar, şefler,
orta kademe ve üst düzey yöneticiler gibi kategorilere göre ayrılabilir.
Demografik değişkenlere dayalı olarak yapılacak ayrımlama çalışanları; yaş, cinsiyet, eğitim,
nitelikler, gelir, iş süresi, iş türü, fiziksel konum ve
istihdam durumu gibi gözlemlenen verilere göre
analiz eder ve gruplandırır. Psikolojik faktörlere dayalı olarak yapılacak olan ayrımlama ise çalışanları;
kişiliklerine, değerlerine, tutumlarına, sosyal ihtiyaçlarına, kültürüne, ilgisine, arzularına, çalışma tarzına, kariyer odaklarına ve eğlence tercihlerine göredir.
Çalışanlar ayrıca genel medya tüketim alışkanlıkları,
katılım ve angajman seviyeleri, kurumsal vatandaşlık
davranışları ve yeni girişimlerin veya değişiklikleri
benimsenme aşamaları gibi davranışsal değişkenlere göre de ayrımlaştırılabilir.

Bir kurumda birbirinden farklı görevde çalışanlar olacağı için onların karşılaştıkları
sorunlar da farklı olabilir. Bu da kurum çalışanlarının farklı sorunlarına ilişkin farklı bilgi gereksiniminde olduğunu göstermektedir.
• Çalışanların az ya da çok özerk olmaları,
kurumdaki statülerine ve kurumun yapılanmasına bağlıdır. Daha fazla özerkliği
sahip olan çalışanlar daha etkin iletişim
kurabilirler.
• Kurumsal faaliyetlerde daha fazla karar alan
çalışanlar, kendilerini kuruma daha fazla
ait hissederler. Hiyerarşik olarak üst pozisyonda olanlar daha fazla karar alırlar. Daha
fazla kurumsal faaliyetlere katılım, çalışanların iletişimsel davranışlarının daha aktif
olmasını destekleyecektir

Hedefleri Belirleme: Hedefler amaçların gerçekleşmesine yönelik olarak saptanan kısa vadeli aşamalar olarak belirtilmekte ve sayısal olarak ifade
edilmektedir (Çomaklı vd., 2007: 75). Amaç ise
kurum/kuruluşun iç iletişim planında belirtilen
hedeflere ulaşmak için iç hedef kitlenin ulaşması
gereken kilit sonuçlar olarak tanımlanmaktadır.
Amaçlar aynı zamanda hedeflere ulaşmayı sağlayan alt hedefler olarak da belirtilmektedir. Kurum/kuruluşların iç iletişim planında hangi amaç
ya da amaçlar için planlama yaptığını ortaya koyması gerekmektedir. Bu aşamada sorulacak soru:
“Neyi gerçekleştirmek istiyoruz?” olacaktır. İç iletişim planının amaçları kurum/kuruluşun amaçlarını tamamlayıcı nitelikte ve gerçekçi olmalıdır
(Wilcox vd., 2003: 150). Amaçların belirlenmesinde diğer önemli nokta bu amaçların ölçülebilir
olması gerektiğidir. Bu nitelik olmadığı takdirde,
belirlenen hedefe ne derece ulaşıldığı anlaşılamaz.
Hedeflerin çalışmalardan çok sonuçlar üzerinde
odaklanması gerekir.
Bir kurumun genel hedefleri ve iş hedefleri kurumun vizyonu, misyonu, temel değerleri doğrultusunda belirlenir. Kurumun genel ve iş hedeflerinin bilinmesi, kurumun iç iletişim hedeflerinin ve
iç iletişim planının gerçekçi olmasına destek olabilir. Hayes vd., (2013: 134), kurumların çalışan ilişkilerinde temel alacağı hedefleri, etki ve çıktı olmak
üzere iki kategoriye ayırmaktadır. Çalışan ilişkileri
için etki hedefleri, çalışanları iyileştirmeyi, tutum
veya davranışlarını değiştirmeyi içerir. Çalışan ilişkilerinde çıktı hedefleri ise çalışanın takdir edilmesi ve düzenli çalışan iletişimi gibi istenen sonuçları
elde etmek için gösterilen çabaları oluşturur.
Sonuç olarak iç iletişim planının hedefleri gerçekçi, eylem odaklı, ölçülebilir ve belirli bir sayıda olmalıdır. Ayrıca kurumsal misyona, genel iş
amaçlarına ve kurumun stratejisine uygun biçimde
hazırlanmalıdır (Beger, 2018: 98). Hedeflerin belirlenmesi ile gerçekleşecek olan bir iç iletişim planı, çalışanların motivasyonlarını artıracak, birimler
arasında iş birliğini ve uyumu sağlayacak ve böylelikle kurumdaki etkililik ve verimlilik de artacaktır.