• Renk; yaratıcılık için önemli etkiye sahip görsel Mesaj Tasarımı iletişim ve sunum unsurlarından biridir. Mesaj tasarımında içerik, ilgili hedef kitleye bir fikri • Fotoğraf ve resimler; okuyucunun dikkatini kolayca ve açık bir şekilde ileten kelimelerin, imajların, çekmek, verilmek istenen mesajları desteklemek hareketin ve seslerin özenli bir şekilde bir araya amacıyla faydalanılan fotoğrafların halkla gelmesiyle oluşur. İletişim sürecinde mesajın en etkili ilişkilerde başlıca kullanım alanlarını şu şekilde şekilde iletilmesi mesaj tasarımının önemini ortaya ifade etmek mümkündür: koymaktadır. Mesajın etkinliğini dikkat çekici • Medya ile ilişkilerde gazete ve dergilere vurgulayıcılar, espri değeri yüksek araç ve gereçlerle gönderilen basın bültenlerine eklenir, sağlayabiliriz. • Kurum içinde yayınlanan dergilerde, yıllık
Yaratıcı mesaj tasarımı mesajın etkililiğini artırmada en raporlar ve diğer kurum yayınlarında çok kullanılan iletişimdir. Yaratıcı mesajın özellikleri kullanılır, şöyle sıralanabilir: • Reklam, poster ve sergilerde kullanılır, • Eğitim ve araştırma için kullanılır, • Yeni bir fikir ortaya atar, • Arşiv amacıyla kullanılır. • Mesaja çoklu odaklanmayı sağlar, • İnfografikler: İnfografik karmaşık bilgilerin • Çarpıcı bir etki yaratır, görsel araçlarla anlatılmasıdır. • Mesajın yanlış anlaşılmasını engeller, • Görsel ve işitsel: Radyo, televizyon, video, film • Değişik iletim kanallarını kullanır, ve internet, diğer medyalarda görülmeyen • Hedef kitlesinin özelliklerine hitap eder, semboller ve tekniklerin kullanılmasına olanak • Hatırlanması ya da akılda kalması kolaydır, tanır. • Etkin ve kalıcı izler bırakır, • Sade, basit ve anlaşılır olmasının yanında Bu teknikler iyi kullanıldığında mesaja değer katarlar.
düşündürücüdür, İyi Mesaj Tasarım Özellikleri • Dikkat çekicidir. İyi bir mesaj tasarımının özelliklerinden şu şekilde
Yaratıcılık bir süreçtir ve halkla ilişkiler yazarından bu bahsetmek mümkündür: süreci etkili kullanması beklenir. Yaratıcılık sürecindeki • Açık yaratıcı konsept; stratejiyi yorumlamaya ilk adım olabildiğince çok olan konuyla ilgili bilgiyi bir yarayan bir yol ve mesajı şekillendirmek adına araya getirmektir. İkinci aşamada müşterinin ihtiyacına bir taktiktir. göre bu bilgileri analiz etmektir. Daha sonra elde edilen • Dikkat çekme ve tutma; iyi bir yaratıcı konsept fikirlerin müşterinin amacını nasıl iletileceği dikkat çekebilir, önemli ve zor olan dikkati değerlendirilir. Son olarak ise ne demek istenildiğine karar tutmadır. verilip mesajın nasıl yazılacağı, formatın nasıl olacağı belirlenir. Bu amaçlara ulaşılmada yardımcı olacak dört • İnsanları anlamak; bahsedilen hedef kitleyi ilke ise şöyledir: tanıma ve anlamadır. • İyi organizasyon; mesajınız bir noktadan diğerine • Mesajın sözlü kısmı en önemli kısımdır. kolayca anlaşılan akıcı bir şekilde organize Mesajdaki diğer tüm öğelerin seçimini ve edilmelidir. kullanımını kontrol edin. Bütün bu bilgiler ışığında halkla ilişkiler amaçlı mesajların • Mesajlar ve iletileceği araçlar arasında bir oluşturulmasında dikkat edilmesi gereken hususları şöyle tutarlılık arayın. sıralamak mümkündür: • Her şeyi basitleştirin. Mesajın ana konusuyla ilgili olmayan, karışıklık yaratan ve kafa • Alıcı ile aynı dili konuşmak, karıştıran her öğeyi ortadan kaldırın. • Teknik terimleri fazla kullanmaktan kaçınmak, • Sadece mesajın direkt olarak anlaşılmasına katkı • Alıcının mesaja yoğun ilgisinin olmayacağını sağlayan kelimeler kullanın. unutmamak,
Yaratıcı süreçte önemli noktalardan bazıları da şöyledir: • En önemli bilgiyi mesajın başında vermek, • Alıcının beklenti ve görüşlerine uygun mesajlar • Semboller; kelimeler, biçim, renk, ses ile vermek, animasyon, resim, logo, marka ve grafik • Mesajda sunulan faydayı doğru ifade etmek, çeşitlerini de içeren her çeşit gösterimdir. • Mesaj ve kullanılan araçta inandırıcı olmak, • Biçim; mesajı görünür yapan yazı formudur. • Mesajı hatırlanabilir olacak şekilde hazırlamak, • Logolar; kişi, grup ya da organizasyonun • Mesajı anlamlı hazırlamak ve değişiklik olsa bile sembolüdür. İyi bir logo; pozitif etki yaratmalı, özünü koruyabilecek şekilde tasarlamak, tanınabilir olmalı, benzersiz ve özgün olmalı, • İletildiğinde oluşabilecek hataları güvence altına kalıcı olmalı ve her medya üzerinde aynı şekilde almak. algılanmalıdır.
E-Mail • Konu kısmında, giden mail adresinde, büyük harf E-mail kullanıcıların birbiriyle yazılı iletişimini sağlayan kullanmamaya dikkat edin, elektronik bir yoldur. E-mail kullanımının nedenleri • Kısaltmalardan kaçının, arasında; hızlı ve güvenli olması, bireysel kullanımla • Resmi gitmesi gereken mesajlara dikkat etmekle doğrudan istenilen gruba hitap edebilmesi, geribildirime birlikte daha şahsi selamlaşmalar samimi imkân vermesi, aynı anda birden fazla kişiye ulaşım görünmeyi sağlayacaktır, sağlaması, hemen cevap almaya uygun olması, interaktif • Cümlelerin anlaşılır olmasına ve yazım olması, istenilen yerden dünyanın her yerine iletişim kurallarına uygunluğuna dikkat edin, olanağı sağlaması sayılabilir. • Sadece alıcı tarafından alınabilecek içerik ekleyin, E-mail gönderilirken dikkat edilecek noktalar ise şöyledir: • E-mail bir gruba gidecekse içeriğin gruptaki • Adres ve isimler: Mümkünse isminizin e-malin herkesi ilgilendirdiğinden ve herkes tarafından başında olmasını sağlamalı ve gerçek mail adresi anlaşılacağından emin olun, kullanılmalı. • E-mailleri kontrol edip takibini yapın, • Konu kullanımı: Bu kısımda mesaja uygun • E-maillerin özel olmadığını unutmayın, iş dışı anahtar kelimeler kullanılmalı. amaçlar için kullanmayın. • Mesajın uzunluğu, içeriği, formatı: Hatırlatma Notları Gerektiğinden uzun mailler kullanılmamalı, içeriğin konu kısmında yazılanla sınırlı olmasına Hatırlatma notu (memorandum) örgüt içi; bilgi sorma, dikkat edilmeli, sadece büyük harf bilgi verme, onaylama, fikir değişimi, toplantı talebi, kullanılmamalı, düzgün ve kurallı cümle toplantı tarihi değişimi gibi amaçlarla yapılan kullanmaya dikkat edilmeli, acele ve kızgınlıkla yazışmalardır.
cevap gönderilmemeli, her programda Memorandum yazıları yarım sayfaya da yazılabilir. açılmayacak formatlardan kaçınılmalı, güvenlik Ancak, diğer iş yazılarında olduğu gibi göndericisi, alıcısı, açısından kimlik bilgileri, kredi kartı bilgileri vb. konusu ve gövde metninin bulunması gerekir. Hatırlatma verilirken dikkatli olunmalı. notlarında; • Yanıtlar: Yanıt verilen orijinal mail cevap mailinde bulunmalı, orijinal mailden az ve • Dikkat çekici olması için görsellik kullanılabilir, gerekli kısımlar alınmalı, mesajın doğru yere • Formal ya da informal olabilir, gittiğinden emin olunmalı. • Sınırlı kişiye gönderilse de nadiren tüm • İmza kullanımı: İmza isim, e-mail, telefon, web çalışanlara iletilir, adresi gibi bilgilerinizi kapsayabilir bu nedenle • Vurgulanmak istenilen noktalar yukarıdan aşağı imza kullanmaya özen gösterilmeli, imza dikey yazılmalıdır. mümkün olduğunca kısa tutulmalı, dört ile yedi Hatırlatma notlarının çeşitleri şöyledir: satır arası imza normal kabul edilir, birden fazla imza oluşturup gerekli yerlere göre seçim • Duyuru (bülten) amaçlı notlar; acil durumlarda yapılabilir. kısa ve öz biçimde kullanılır. • Genel: E-mail ile iletişimde de nazik olmaya • Deneme notları; üzerinde konuşulması gereken özen gösterilmeli, mail ile sorduğunuz soruların geniş konuları kapsar, duyurulara göre daha açık ve net olmasına dikkat edilmeli ve cevap açıklayıcıdır. hemen beklenmemeli, mail göndermeden önce • Bilgilendirici notlar; detaylı ve açıklayıcı bir kez daha kontrol edilip değerlendirilmeli. notlardır, daha resmidir. • Diğer: E-maillerde hitaplara dikkat edilmeli, • Eylem notu; yapılan ve planlanan eylemleri gelen mail kontrol edilmeli ve gereksizler tanımlarlar. silinmeli, saklanacak mailler ayrı bir yere • Özel not; program sürecini değerlendirmede aktarılmalı, giden maillerin başkaları tarafından kullanılır, detaylı açıklayıcı bir düzyazı veya özet görülebilme olasılığı düşünülüp içerik formatındadır. oluşturulmalı, virüs ihtimali nedeniyle kimin • Dosya notu; program karmaşıksa, çok sayıda gönderdiği belli olmayan mailler dikkate kişiyi kapsıyorsa, bir şeyin nasıl yapılıp alınmadan silinmelidir. yapılmayacağı anlatılmak isteniyorsa kullanılır.
İş hayatında kullanılan e-mailler için yapılması ve Kısa ve özdür, bilgiyi kaydetmek amaçlı dosyaya yapılmaması gereken noktalar şunlardır: konmak için hazırlanır.
• Önemli maillerin çıktısını alın, Mektuplar
• Giden ve gelen mesajların kronolojik olarak Halkla ilişkiler yazarlığında da oldukça yaygın kullanılan araştırılmasını kolaylaştırması için bilgisayarınızın bir başka araçta mektuplardır. Genellikle gönderen kişi ya saatinin doğru olduğundan emin olun, da kurumun bilgilerini üzerinde bulunduran antetli kağıt
kullanılarak açık ve anlaşılır şekilde bir sayfa olarak ve iş hukuku davalarında kullanılabileceğine gönderilir. dikkat edilmelidir. • Sirküler: Geleceğe dair olay veya uygulamaları İş mektupları formatı şu şekildedir: içeren iş yazılarıdır. Belli konuların • Başlık; iki bölümden oluşur. İlki mektubun baş duyurulmasında kullanılır. Bunların arasında; kısmındadır ve göndereni tanıtır; ikincisi tarih, toplantı, sağlık ve güvenlik uygulamaları, şirket alıcının isim, unvan ve adres bilgilerini içeren “iç politikaları, imza yetkisi, şirket isim/unvan adres” kısmıdır. değişiklikleri, sermaye artırımı, vekâleten görev • Hitap, duyuruları gibi konular vardır. • Gövde, • Alındığını bildirme ve teşekkür: Teşekkür • Kapanış; iki unsurdan oluşur. İlki, mektubun mektupları hazırlarken, teslim alınan mal ve amacına göre eyleme çağrı ya da yardım hizmet belgelerinin siparişe uygunluğuna, teklifidir. İkincisi, imza öncesi yer alan dilek ve belgenin eksik olup olmadığına, beklentilere övgü sözcükleridir. uygun siparişten memnuniyete, yer verilmelidir.
• İmza, Bunun dışında resmi iş mektupları vardır. Bu mektupların • Referans. yazımında ise mektubun yazılacağı kâğıt temiz ve düzenli
Halkla ilişkiler yazarlığında kullanılan mektup türleri şu olmalı, mümkünse bilgisayarda hazırlanmalı, gönderen şekilde sıralanabilir: kurumun adı kâğıdın üst orta bölümünde büyük harfle, tarih sağ üst köşede yer almalıdır. Mektubun gideceği • Sipariş: Satın alınmak istenilen malın makamın adı ve yeri ise orta üst yerine ortalanarak gönderilmesi ve hizmetin yapılması için yazılan yazılmalı, metnine başlamadan hangi tarih ve sayılı yazılara sipariş mektupları denir. Bir sipariş yazının cevabı olduğu yazılmalı, mektubun giriş mektubunda; istenilen malın miktarı ve cinsi, paragrafında sorun ya da konu kısaca belirtilmelidir. teslim alma yeri ve şartları, ödeme şekli ve Gelişme paragraflarında ise konu ve sorun açılmalıdır. zamanı yer almalı. İleride dava konusu olabilecek Sonuçta ise arz/rica ifadelerine yer verilmelidir. durumlara karşı dikkatli ve titiz davranılmalıdır. • İstek: Satın alma niyetinin; bilgi, yardım, Rapor ve Tekliflerin Karşılaştırılması
randevu, örnek broşür, indirim veya fiyat listesi Rapor ve tekliflerin farklılıkları amaçlarından kaynaklanır. gibi parasız sunulan hizmetlerin talebi ile ifade Rapor bir konudaki bilgiyi özetler. Teklif ise düşünülen edildiği yazılara istek mektupları denir. İstek bir eylemin planını detaylandırır. Konu üzerindeki mektubunda; satın alma niyeti açıkça belirtilmeli, araştırma tamamlandıktan sonra, rapor veya teklif satın alma kapasitesi ve potansiyelinde güven organize edilmeye ve yazılmaya hazır olur. vermeli, istek konusunun külfeti satın alınacak Bitmiş bir proje sıklıkla yedi ana bölümden oluşur: ürüne değer olmalı, istek konusu satıcının Mektup, giriş, genelleyici özet, ana bölüm, referanslar, gelecekteki müşterilerine ön gördüğü veya bibliyografya ve ekler. benzeri hizmetler olmalı, konunun kolay sunulması için gerekli ortam sağlanmalıdır. • Mektup; genellikle raporun içeriğini ve • Satış: Bir mal veya hizmeti halka tanıtmak, araştırmayı yapan, planlayan, yazan ve gösteren beğendirip satılmasını sağlamak amacıyla yazılan kişileri açıklar. yazılara satış mektubu denir. İyi bir satış • Giriş; kapak sayfası, içerik, tabloların listesi, mektubunda; satılmak istenilen mal ve şekillerin listesi ve görsellerin listesinden oluşur. hizmetlerin benzerlerinden üstünlükleri ve • Genelleyici özet; girişin hemen sonunda ve rapor farklılıkları belirtilmeli, ürün ve hizmetin cazibeli veya teklifin ana bölümünün hemen önünde yer yönleri ön plana çıkarılmalı, dikkat çekici olmalı, alır. Genellikle bir iki sayfadır ve dokümanın mal ve hizmetin değeri iyice anlatılmalı, hemen içeriğini özetler. sipariş için gerekli bilgileri içermeli, müşteriyi • Ana bölüm; giriş, ana bölüm ve sonuçtan oluşur. satışa ikna edici olmalıdır. Ana bölümde amaç, hedef ve faaliyetler yer alır. • Belge ve mal gönderildiğini bilgilendirme: Zamanlama ve bütçeye de yer verilir. Kurumun mal veya hizmet konusunda • Referanslar; her bilgi için gerekli olan yükümlülüğünü yerine getirdiğini (gönderdiğini) dipnotlardır. gösteren yazılara gönderme yazısı denir. • Bibliyografya; dipnotlar dışında tüm kaynakların Gönderme yazılarında; gönderme bilgileri açıkça yer almasıdır. belirtilmeli, gerekiyorsa alındığının bildirilmesi • Ekler; yazının ana bölümünde koyamadığınız istenmeli, ulaşım ve muhtemel aksaklıklar tabloları, şemaları, haritaları, anketleri ve diğer bildirilmeli, muhtemel teslim alma zamanı ve belgeleri içerir. şartları bildirilmeli, gönderme yazılarının ticaret
Rapor ve teklifin okuyucusu tarafından sonuç çıkarılmasında etkili olan iki önem faktör okunabilirlik ve uygulanabilirliktir. Okunabilirlik rapor ya da teklifin ait olduğu konuyla ilgili jargonu kullanma demektir. Uygulanabilirlik ise rapor ve teklifin okuyucu tarafından uygulanmaya konulmasını kabul etmesiyle alakalıdır. Uygulanabilir rapor ve tekliflerin okuyucu tarafından açık, güvenilir ve haklı bulunması gerekmektedir.
Rapor hazırlamada bir sonraki önemli adım planlama aşamasıdır. Format ve tipe karar vermeden, yazıya başlamadan önce amaç belirlenir. Genelde temel amaç yatırımcılara finansal verileri ve şirketin işleyişlerinin tanımını sunmaktır. Amaç ayrıca raporun hedef kitlesiyle ilgilidir. Yıllık raporlar farklı şahıslara yönelik hazırlanabilir. Faaliyet raporlarının içeriğinde ise genel olarak; şirkete genel bakış, yönetim kurulu başkanının mesajı, kurul üyeleri, üst yönetim ve denetim kurulu bilgileri, vizyon-misyon-strateji, hisse performansı, faaliyet değerlendirmeleri, sosyal sorumluluk, insan kaynakları, ilkeler, mali tablolar, dipnotlar ve denetçi raporu, kar dağıtım önerileri gibi finansal veriler yer alır.
Amaç ve şahısların belirlenmesinden sonraki aşama rapor yazma aşamasıdır. Yazma aşaması; içerik, tema, biçim ve zamanlama olarak dört aşamadan oluşur. İlk önce içerik belirlenir, raporun ana kısmında şirketin hikâyesinin anlatıldığı öykü bölümü yer alır. Daha sonra tutarlılığın sağlanması için bir tema belirlenmelidir. Tema, yaratıcı bir organizasyon ilkesidir. İçeriği yerleştirmenize yardım eder, böylece doğal bir akış sağlanır. İçerik ve temadan sonra biçim belirlenir. Biçim yazının resmiyetini ortaya koyan kısımdır. Son aşama ise zamanlamadır. Hazırlanmasından okuyucuya ulaşması arasındaki süre genel olarak altı-yedi ay olarak belirlenmektedir.
İyi hazırlanmış bir faaliyet raporunun özellikleri şöyledir:
• Kuruluşların standartlara uyumunu sağlar ve diğer kuruluşlarla iletişime katkıda bulunur. • Kuruluşun gerçek değerini yansıtmasına yardımcı olur. • Yatırımcıların beklentilerini yönetir. • Kuruluş menfaat sahipleri (yatırımcılar, tedarikçiler, çalışanlar vb.) ile kuruluş arasındaki ilişkileri geliştirir. • Kuruluş bilinirliliğini artırır. • Kuruluşla ilgili fırsatların ve şirketin büyüme potansiyelinin anlaşılmasını sağlar. • Kuruluşun piyasalarda yeni yerler edinme yeteneğini artırır.