Yazılı İletişimin Etkili İletişimdeki Önemi

Metin, sözlü veya yazılı olarak oluşturulan tutarlı bir dil birikimi olarak tanımlanmaktadır. 

Yazarın iletişim amaç ve niyeti temel alınarak gerçekleştirilen bu sınıflandırmaya göre metin türleri dört ana başlık altında ele alınmaktadır: Tartışmacı metin, betimleyici metin, açıklayıcı metin, anlatı metni olarak sıralanır.

Tartışmacı metinlerde yazarın amacı bir konuda pozisyon almak ve onu savunmaya, haklı çıkarmaya çalışmaktır.

Bu tür metinlerde izlenen iki temel akıl yürütme süreci vardır:Tümdengelim ve tümevarım.

Tümdengelim genel bir ilke veya öncülle başlar, sonrasında ondan özel bir sonuca ulaşır. Tümevarımda ise spesifik gerçekler ya da olaylardan genel bir sonuca ulaşılması söz konusudur.

Başarılı betimleyici metinlerin bazı özellikleri şu şekilde sıralanabilir:

• Özenle seçilmiş sıfatlar ve zarflar ile oluşturulmuş bir kelime dağarcığına dayanır.

• Yalnızca betimlemenin ana amacına bir şeyler ekleyen noktalara odaklanır.

• Zihnin duyusal (duyulan, görülen, koklanan, hissedilen, tadılan şeylere dair) tanımında imgeler/resimler yaratmak için sıfatların, benzetmelerin, metaforların kusursuz bir kullanımı vardır

Açıklayıcı bir metnin yapısı genellikle üç bölüme ayrılır. Bu bölümler aşağıdaki gibi sıralanmaktadır:

• Giriş, genellikle geliştirilecek konuyu sunan bir paragraftan oluşur.
• İlk aşamadan sonrası konunun birkaç paragrafa dönüştürülmesidir. Bu paragrafların her biri, bir yandan bir önceki paragrafta sunulan bilgiyi değerlendirirken diğer yandan da yeni bilgiler sunar.
• Üçüncü kısım, metnin bütününde yer alan bilgilerin bir özeti veya metin içerisinde okuyucuya sağlanan bilgilerden çıkarılan bir sonuç olarak tanımlanabilecek sonuç bölümüdür. Bu kısım aslında metnin toparlayıcı kısmı olarak da düşünülebilir.

Geleneksel anlatılar için prototip şema/yapı üç ana bölümden oluşur: • Giriş: Hikâyenin karakterleri, ortamı ve zamanı belirlenir genellikle kim, kime, ne zaman sorularının yanıtını verir. • Problem: Bu kısım genellikle ana karakter(ler)i içerir ve sıklıkla gerçek hayattaki problemleri yansıtır. Bu problemler, karakter(ler) için beklenmedik, şaşırtıcı veya tehlikeli bir eylem veya olaydan kaynaklanır. • Çözüm: Anlatı içerisinde geçen problemin bir çözüme kavuşturulması gerekmektedir. Anlatının bu kısmında anlatıdaki problemlerin çözüme kavuşturulması söz konusudur.

Anlatıların pek çok türü vardır. Bu türler hayali, gerçek veya her ikisinin bir kombinasyonu olabilir. Bu türler, peri hikayeleri, gizemler, bilim kurgu, aşk hikayeleri, korku hikayeleri, macera hikayeleri, fabllar, mitler ve efsaneler, tarihî anlatılar, baladlar, anekdotlar, kişisel deneyimler vb. içerebilir.

Anlatıların temel amacı eğlendirmek, okuyucunun ilgisini çekmek ve okuyucunun ilgisini metinde ve metinde anlatılanlarda tutmaktır. Bununla birlikte anlatılar, öğretmek veya bilgilendirmek, tutumları veya toplumsal fikirleri değiştirmek için de yazılabilir.

Resimlerin yazının kaynağı olarak kabul edilmesinin iki nedeni vardır: Birincisi, çizim ve işaretleme geleneğinin en eski örnekleri mağara resimleridir, ikincisi ise ilk yazıların kökeninin resimden gelmesidir.

M.Ö. 3500 yılında Anadolu’da Sümerlerin çivi ile oluşturdukları sembollerin yazılı iletişimin başlangıcı olduğu kabul edilir.

Fenikelilerdir. Akdeniz’de ticaretle uğraşan bir sınıf olan Fenikelilerin alfabeyi geliştirmesi bir tesadüf değildir.

• Yazı; planlı ve düzenlenebilirdir.
• Yazılı dil, tarihsel olarak konuşma diline göre ikincil olarak konumlandırılmıştır.
• Sözlü dille kıyaslandığında yazı çok yavaş bir şekilde oluşturulmaktadır.
• Yazı kalıcı ve statiktir.
• Yazı yazma süreci genellikle zaman kısıtlılıklarından uzak olduğundan karmaşık cümle yapılarında dikkatli örgütleme süreçlerine katkıda bulunur.
• Yazı, genellikle yaratım sürecini gizlediği ve sürecin sonunda çıkan cilalı ürünü bize gösterdiğinden hataları ve yetersizlikleri ortadan kaldırır.
• Yazı kesinlik ve açıklık arar. Muğlaklık ya da gizem yazı dili için uygun olmayan unsurlardır.
• Okuyucuyla görsel temasın olmaması, anında geri bildirim olmadığı anlamına gelir: Grafolojik (yazıbilimsel) ve dilsel kaynaklar, bir şekilde, paralinguistik unsurların (ses tonu, ses vurgusu, konuşma hızı vs.) işlevlerini yerine getirecektir.
• Yazılı dil, önemli ölçüde daha uzun ve daha karmaşık olma eğilimindedir; daha uzun fikir birimlerine sahiptir.
• Yazılı dilin dolaylı bir özelliği, gerçeklerin kaydedilmesine, hafıza ve öğrenme görevlerine uygunluğudur.
• Yazı dilinin görsel doğası, görsel olarak özümsenmesi gereken ve yüksek sesle verimli bir şekilde okunamayan yazılı metin çeşitlerinin (zaman çizelgeleri, grafikler...) varlığını desteklemektedir.
• Yazı, sayfalar, satırlar, büyük harf kullanımı veya uzamsal organizasyon gibi bazı benzersiz özelliklere sahiptir.

• Yazının temel işlevlerinden biri somutlaştırma işlevidir.
• Yazının bir diğer işlevi de mesafe işlevidir.
• Yazı, bireylere bellek destekleme işlevi ile fikirleri, deneyimleri, olayları kaydetme imkânı sağlar.
• Yazının bir diğer işlevi kültürel mirasın devamlılığını sağlama işlevidir.
• Yazının bir başka işlevi sosyal kontrolü sağlama işlevidir.
• Yazının işlevlerinden biri de etkileşim işlevidir.
• Yazının işlevlerinden bir diğeri düşün alanına hizmet etme işlevidir.
• Yazı aynı zaman da bilimsel ilerlemeye katkı sağlama işlevine sahiptir.
• Yazı yalnızca fikir ve bilimsel alanlara katkı sağlamamakta aynı zamanda sanat alanına da hizmet etmektedir. 

1. Yapı; yazılı iletişimde içeriğin düzenlenme şeklini ifade eder.
2. İçerik; yazının ne hakkında yazıldığıyla ilgili unsuru ifade eder.
3. Biçim; yazının yazılma şeklini ifade eder.

Bu unsura dair sorulması gereken sorular şu şekildedir:

• Yazım ve noktalama işaretlerini dikkatlice kontrol ettiniz mi?
• Yazınızda söylemek istediğinizi önceden düşündünüz mü?
• Net bir hedefiniz var mı?
• Belirtmek istediğiniz temel noktaları listelediniz mi?
• Bu noktaları açıkça belirttiniz mi?
• Argümanınızı mantıklı bir şekilde geliştirdiniz mi?
• İçerik olumlu ve yapıcı mı?
• Metni istediğiniz hâle gelene kadar birkaç kez revize ettiniz mi? Mümkünse bir gece yazıyı bırakın, daha sonra zihniniz yenilenmiş olarak yazınıza geri dönün.

Bu sorular şu şekildedir:

• Yazı düzenli görünüyor mu?
• Kelimelerin doğru kullanımı ile kısa ve öz bir şekilde oluşturulmuş mu? 
• Basit, açık ve anlaşılır mı?
• Paragraflar çok mu uzun? 10 satırdan az olan paragrafların okunması daha kolaydır.
• Paragraflar arasında boş bir satır bırakıldı mı? Bu, metnin açıklığına ve netliğine yardımcı olacaktır.
• Cümleler çok mu uzun? Bir cümle sadece bir fikir içermelidir. 30 kelimeden fazla olan cümleler bölünmelidir.
• İlk cümle ilginç mi/ Okuyucuyu içine çekiyor mu?
• Gereksiz jargondan kaçındınız mı?
• Biçim hedeflenen kitle için uygun mu? Bilim insanı olmayan bir kitleyi hedefleyen bilimsel bir raporun daha basit ve jargonsuz bir dilde yazılması gerekir.
• Madde işaretli listeler uygun olan yerlerde kullanılıyor mu?
• Tekrardan kaçındınız mı?

Yazılı iletişimin gelişmesine dair sekiz ana öneride bulunulabilir (Prabavathi ve Nagasubramani, 2018):

• Kısa ve tanıdık kelimelerin kullanılması,

• Kısa cümle ve paragrafların kullanılması,

• Teknik kavramların dikkatli bir şekilde kullanılması,

• Aktif ifadeler kullanılması,

• Örnekler ve tablolardan faydalanılması,

• Fikirlerin mantıklı bir şekilde açıklanması,

• Gereksiz kelimelerden uzak durulması,

• Ayrımcı kelimelerden kaçınılmasıdır.

1. Karmaşık Bilgi İletilmesi Gereken Durumlarda:
2. Kalıcı Kayıt İhtiyacı Oluşan Durumlarda: 
3. Geniş Kitlelerle İletişim Kurulması Gereken Durumlarda: 
4. Hedef Kitle ile Etkileşim İhtiyacının Daha Az Olduğu Durumlarda: 
5. Uygulamada Benzerliğin Korunmasının İstendiği Durumlarda:

Sıklıkla faydalanılan yazılı halkla ilişkiler araçları şu şekilde sıralanabilir: • Haber mektupları, • Genellikle tanıtma ve bilgilendirme amaçlarını taşıyan ve gazete, dergi, katalog gibi basılı materyallerin arasına iliştirilen insörtler, • Çeşitli konularda bilgilendirmek ya da hedef kitleyi kurumsal etkinliklerden haberdar etmek amacıyla oluşturulan el ilanları ya da broşürler, • Daha çok bilgilendirme amacı taşıyan ve didaktik bir tarzda görselden çok yazılı içeriğe yer veren kitapçıklar, • Özellikle bir basın toplantısı sonrasında basının detay bilgiye ihtiyaç duyacağı noktalara dair yazılı materyallerin yer aldığı basın kitleri, • Genellikle kurum içi iletişim faaliyetleri kapsamında hazırlanan, kurumdan haberleri içeren kurum gazeteleri, • Hem kurum içi hem de kurum dışı hedef kitle için oluşturulan, içerisinde genellikle kurumun faaliyet gösterdiği alana dair özgün ve dikkat çekici içeriklerin ve haberlerin yer aldığı kurumsal dergiler, • Çeşitli konferans, sempozyum, açılış faaliyetleri gibi etkinlikler için oluşturulan davetiyeler, • Genellikle kurum faaliyetleri ve yöneticilerine dair bilgileri iletmek amacıyla oluşturulan röportajlar,• Kurum sözcüleri ya da yöneticileri için halkla ilişkiler uygulayıcıları tarafından hazırlanan konuşma metinleri, • Kurumsal faaliyetleri daha şeffaf ve kamuoyu ile paylaşılabilir hâle getiren yıllık faaliyet raporları.