HİT104U-HALKLA İLİŞKİLERDE ETKİLİ İLETİŞİM
Ünite 8: Etkili İletişimde Sunum Teknikleri
Giriş
Gündelik hayatımızda kurduğumuz iletişimin sunum yapmaktan önemli farkı, sunumun bir biçim içinde, planlanmış ve bir tutum değişimi hedeflemesidir. Öncelikle, sunumu normal iletişim formundan ayıran unsur, tutum değişim hedeflerinin çok iyi analiz edilmesi gerekliliğidir. Bilgi aktarma, duygu yaratma ve davranış değiştirme/pekiştirme olarak tanımlayabileceğimiz tutum değişimleri hemen her iletişim biçimde yer almaktadır. Ancak sunumun bu değişim hedefi, değişik araçlarla belli bir kişi ya da kişileri hedefleme biçimidir.
Sunum sürecinin görünmeyen kısmı planlama sürecidir. Sunumu hazırlayan kişinin göz önünde bulundurması gereken noktalar bu süreçte ele alınır. Sunumun gerçekleşmesi esnasında düşünsel kurgular hedef kitleye en etkin şekilde aktarılır. Bunu yaparken sunucu birçok yardımcı araç kullanır. Bu yardımcı araçlar sunumun daha etkin olmasında önemli rol oynar.
Etkili Sunumun Özellikleri
Sunumun etkili olduğunu düşünen bir katılımcı hayatının herhangi bir kısmında sizin yapmış olduğunuz sunuma atıfta bulunabilir ya da bu bilgileri kullanabilir. Bu yüzdendir ki bir sunumum önemli başarı kriteri dinleyiciler tarafından akılda kalıcı ve/veya kullanılabilir olmasıdır. Sunumun başarısı için aşağıda yer alan özelliklere dikkat edilmelidir:
• Sunumun, belli bir hedef doğrultusunda yapılması ve bunun ilgili kitle tarafından anlaşılması • Sunucunun içerik konusunda bilgili olması ve ilgili kitleye bunu aktarabilmesi • Sunucunun içeriğe yönelik hazırlıklarını yapması ve ilgili kitlenin bunu takdir etmesi • Sunucunun etkili biçimde giriş yaparak konunun önemini vurgulaması • İlgili kitlenin anlayabileceği dil ve jargon kullanılması, abartılı ve teknik kavramlardan kaçınılması • Sunucunun, dil ötesi unsurları (beden dili, vurgulama, ses tonundaki değişimler vb.) doğru kullanması ve bunları kullanırken abartıya kaçmaması • İlgili kitle ile göz teması kopuşunun engellenmesi • Sunucunun heyecana kapılmaması, heyecanını kontrol etmesi ve olası bir heyecan durumunun sunumu etkilemesine izin vermemesi • Sunum sırasında farklı olay, anlatım, etkinliklerle, ilgili kitlenin sunuma mümkün olduğunca katılımının sağlanması • Sunucunun içerikle ilgili gerçek hayatla bağlantılar kurması ve katılımcıların da bu örneklerle konu içeriği arasında bağlantı kurabilmesi
• Sunumun farklı araçlarla zenginleştirilmesi, bu yapılırken de dikkatlerin dağılmamasının sağlanması • Sunucunun, sunum sırası ve sonrasında katılımcıların sorularını cevaplayabilmesi • Sunum esnasında karşılaşılabilecek aksaklıkların giderilebilmesi • Sunum içeriğinin sunum sonrasında da ilgili kitlenin hafızalarında kalabilmesi için etkili bir bitiş hazırlanması • Sunucunun sunum zamanlamasını (başlangıç ve bitiş) belirlenen süre içinde doğru ayarlaması
Sunuma Hazırlık
Sunum, gerçekleştiren sunucunun önünde üç süreç yer almaktadır:
• Sunumu planlama • Sunum içeriğini hazırlama • Sunumu gerçekleştirme
Sunumun Bileşenleri
Birçoğumuz geçmiş hayat tecrübelerinde bir sunum ortamında bulunmuş ya da sunum yapmış olabiliriz. Bu tecrübe esnasında farkında olalım ya da olmayalım, o sunum yedi farklı bileşen barındırır. Bu bileşenler, “konuşmacı, mesaj, kanal, dinleyici, geri bildirim, gürültü ve bağlam” şeklinde sıralanır.
Başarılı Sunum İlkeleri
Bir sunumun başarılı olabilmesi için gereken temel ilkeleri şu şekilde özetleyebiliriz:
• İçerik ve İlgili Kitlenin Uyumu: Sunumun ilgili kitlenin bilgi, tecrübe ya da öğrenim ihtiyacını nasıl gidereceğine dikkat edilmelidir. • Verilmek İstenen İçeriğin Doğru Düzenlenmesi: Bir sunumun başarılı olabilmesi için içerik taslağının çok doğru biçimde oluşturulması gerekir. Bu taslağın izleyici tarafından kolay anlaşılabilmesi için destekleyici ifadeler ya da basamaklarda kanıt bilgilerin verilmesi gerekir. • İçeriğin Doğruluk ve Miktarını Belirleme: Bu ilkenin doğru biçimde uygulanabilmesi için hedef kitle özelliklerinin çok iyi bilinmesi gerekir. Bu bilgi doğrultusunda sunum planlaması yapılmalıdır. • Sunumun Zamanlaması: Sunumun başlama zamanı ve bitişi, planlanan süre diliminde tamamlanmalıdır. Bu sayede dinleyiciler hem kendi zamanlarını planlayabilir hem de ayrılan sunum zamanında konuya daha iyi yoğunlaşabilirler. • Anlaşılır ve Duyulur Biçimde Konuşma: Başarılı bir sunum yapmanın temel kurallarından biri sunum sırasında sunucunun sesini tüm katılımcılara duyurabilmesidir. • Yardımcı Sunuş Araçlarının Doğru Seçimi: PowerPoint sunusu, ses ve video kullanımı,
tepegöz gibi yardımcı araçlar katılımcıların dikkatini toplar, ilgisini arttırır. Bu araçlarda kullanılacak içeriklerin yaratıcı biçimde kullanılması ise içeriğin uzun süre hedef kitlenin hafızalarında kalmasına yardımcı olur. • Katılımcıların Güvenini Kazanarak İletişim Kurmak: Sunucu hedef kitlede güven tesis ettiği zaman ikna süreci gerçekleşmeye başlar. Güven tesisi de sunucunun bilgi düzeyi ile doğru orantılıdır.
Sunumun Planlanması
Temel olarak sunum planlama süreci, ilgili kitleye verilmek istenen içeriğin bir hedef doğrultusunda hazırlanmasıdır. Sunum sonunda sizi dinleyenlerin sizden ne alacağı, akıllarında ne yer edeceği, bu bilgiyi sosyal ve profesyonel hayatta kullanabilecek kadar içselleştirebilecekleri sunum hedefini oluşturur. Sunum hedefine ulaşırken süreci adım adım planlamalı, dinleyicilere nereye varılmak istendiği hissettirilmelidir.
Sunum Amacının Belirlenmesi
Sunumlar çok farklı amaçlar doğrultusunda gerçekleştirilir. Kimi zaman bu amaç eğitim iken kimi zaman da motivasyonu arttırıcı bir grup toplantısı olabilir. Amacımız ne olursa olsun sunumda verilmek istenen bilgi net ve anlaşılır olmalıdır.
Sunumun genel olarak amacı, dinleyicilerde güven oluşturarak bilgilendirme ve ikna edebilme üzerinedir. Genel bağlam olarak bunlara dikkat ederek tüm sunum amaçları şu şekilde sıralanabilir: Bilgilendirme, ilham verme, savunma, teşvik etme, eğlendirme ve ikna etme.
Bir sunumun planlanmasına konunun tanımlanması ile başlanır. Konu kapsamında hedef belirlenir, alt amaçlar saptanır. Bunlar başarılı sunum planlamasının ilk aşamalarıdır.
Sunumun Kurgulanması
Konuşmacı, sunumunu bir kompozisyon şeklinde görürse ve mantıksal bir çerçeveye yerleştirirse dinleyicilerin sunumu takip etmeleri kolaylaşır. Konuşmacı giriş, gelişme ve sonuç bölümlerine dayalı bu kompozisyona bir akış planı yerleştirmeli ve plan dâhilinde aktaracaklarını önem sırasına tabi tutmalıdır. Kilit unsuru ve bu unsurun altında sıralanan alt ögeleri kurgulanmalıdır.
Konuşmacıların kendine has yöntemleri olmakla birlikte sunumlarında genellikle yararlanılan yapılandırma yöntemleri mevcuttur. Bunlar:
• Kronolojik/Zamansal Düzenleme: Bu yöntem, konunun, düşüncelerin, olayların vb. zaman içinde gelişimini aktarmak için kullanılır. Kronolojik sunumlarda olay ve konu yüzyıllarla, yıllarla ve günlerle ifade edilebilir. • Uzamsal/Mekânsal Düzenleme: Her olay veya konu belirli bir yerde meydana gelir ve belirli kişilerle, nesnelerle ya da eşyalarla ilişkisi olabilir.
Olayın veya konunun geçtiği mekânın görsel biçimde zihinde canlandırılması konunun betimlenmesi bakımından yararlıdır. • Problem-Çözüm Düzenleme: Konuşma, ilgili konunun veya durumun meydana gelmesine sebep olan problemin ne olduğunun ortaya konmasıyla başlar. • Neden-Sonuç ve Sonuç-Neden Bağlantısı ile Düzenleme: Konuşma, bir konu ya da olayın meydana gelmesine sebep olan olay, durum, konu vb. noktaların incelenmesi ve bu sebeplere yönelik ortaya çıkan sonuçların, çözümlerin önerilmesi şeklinde gelişir. • İlişki Ağları Düzenlemesi: Konu, ilgili belirli konu veya başlıklar ele alınıp aralarındaki ilişkilerin ortaya konması aracılığıyla iki durum, olay veya konu arasındaki bağlantılar, işaretler ve göstergeler ile aktarılır. • Konusal Düzenleme: Konuşmacı, dinleyicilere aktaracağı konuyu, sosyal, pratik, ekonomik bir yapıda değerlendirerek açıklar. • Tümevarım ve Tümdengelim Yöntemi ile Düzenleme: Tümevarım yönteminde konuşmacı, konu ile ilgili gerçekleri, olayları ve durumları, sebepleri, etkileri, sonuçları ile detaylı şekilde anlatarak tutarlı bir bütüne erişmeyi amaçlar. Tümdengelim yönteminde ise, tümevarım yönteminin tersine konuşmacının, genel bir konudan çok daha özele veya diğer bir deyişle detaylara inmesini açıklar. • Soru-Cevap-Önem Sıralaması ile Düzenleme: Konuşmacının dinleyicilere konu ile ilgili sorular sorması ve dinleyicilerin verdiği yanıtlar üzerinden konuşmanın sürdürülmesine dayalıdır.
Hedef Kitle Özellikleri
Bir sunum ortamında bulunan bireylerin hepsi birbirinden farklıdır. Ancak sunum ortamındaki dinleyicilerin referans çerçevelerinin birbirlerine yakın olması, sunumu yapan kişinin işini kolaylaştırır. Dinleyici kitlesini analiz ederken göz önünde bulundurulması gereken faktörler değerler, ihtiyaçlar ve kısıtlamalardır.
Sunumun Mekânı
Bir sunumun ister sunucusu isterse hazırlayanı olun, sunum mekânının bilinmesi, konumu, oturma düzeni, gün içerisindeki ışık durumu, büyüklüğü, teknik donanımı gibi unsurların, sunum öncesinde bilinmesi ve hatta kontrol edilmesi gerekir. Sunum süresi ile ilgili olarak katılımcıların dinleme konforu dikkate alınmalıdır.
Sunumun gerçekleştirileceği mekân; aktarılacak konuya, kullanılacak teknik, görsel malzemelerle hitap edilecek dinleyicilerin özelliklerine ve sayısına, konunun bırakmak istediği etkiye uygun şekilde belirlenmelidir. Sunum mekânı; mekânın çevresel açıdan lojistik konumu (ulaşım, otopark vs.), bağlı bulunduğu ana yapı (otel, kongre merkezi, fuar vs.) ile mekânın çevre dizaynı (salonun
büyüklüğü, ışıklandırılması, karartılması, ses sistemi, akustiği, dinleyici kapasitesi, teknik donanım açısından elverişliliği, oturma düzeni vb.) fiziksel nitelikleri (ısı yalıtımı, koku, rutubet, gürültü, temizlik vb.) gibi unsurlar dikkate alınıp geniş perspektifte değerlendirilerek tercih edilmelidir.
Sunumun Gerçekleşebileceği Oturma Düzenleri
Sunumdaki oturma düzeni hem konuşmacı hem dinleyici bakımından sunumun etkin biçimde yürütülmesinde etkilidir. Oturma düzenleri aşağıdaki şekilde sıralanabilir:
• U şeklinde oturma düzeni • V şeklinde oturma düzeni • Dikdörtgen şeklinde oturma düzeni • Daire şeklinde oturma düzeni • Balıksırtı şeklinde oturma düzeni • Bistro oturma düzeni • Amfi tiyatro oturma düzeni • Sınıf şeklindeki oturma düzeni
Sunumun Zamanlaması
Sunumun sabah, öğle ya da akşam saatlerinde yapılması başarı ve verimlilik açısından farklı etkiler yaratır. Çünkü insan vücudunun biyolojik bir ritmi vardır ve algılama, öğrenme, odaklanma, motive olma, içinde bulunulan zaman dilimine bağlı olarak yükselir ya da inişe geçer. Konuşmacının motivasyonu dinleyicilere de ulaşacağı için bu motivasyonun yüksek ya da düşük olması sunumunun kaderini etkiler.
Sunum İçeriğinin Hazırlanması
Sunum içeriğinin hazırlanmasında dikkat edilmesi gereken en önemli husus aktarılacak içeriğin belirlenmesidir. Bu içeriğin dinleyicilerce anlaşılması ve hafızalarında kalması sunumun başarısı ile doğru orantılıdır. Diğer önemli husus, dinleyici kitlesinin özelliklerinin çok iyi analiz edilmesidir. Çünkü anlayacağını düşündüğünüz insanlara sunum yapacaksınız. Bu yüzden onların anlattıklarınızı anlayacağını, hedef dinleyici özelliklerini bilerek varsayabilirsiniz.
Sunum İçeriğinin Oluşturulması
Sunum içeriği oluşturulurken bu etkinliğin içeriğine ilişkin bilgilerin alınması ve bu bağlamdan ayrılmamak doğru olacaktır. Başlangıç noktası kabataslak hazırlanabilir. Gövde kısmının giriş ve sonuç bölümünden ayrı ve ilk etapta yapılması önerilir. Çünkü giriş ve sonuç kısmı gövdede yer alacak konuları toparlayıcı nitelikte olmalıdır.
Görsel Destek Materyallerinin Kullanımı
Bir sunumun sadece anlatımdan oluşması etkinliğe monotonluk katacaktır. Bu durumda katılımcıların içeriğe hâkim olmaları, sunum hedeflerine ulaşımı ve içeriğin hafızalarda kalması güçleşecektir. Sunumun hedeflerine ulaşmasını sağlamak için birden fazla duyuya hitap etmek önemlidir.
Sunum sürecinde kullanılacak araçların kullanımı sırasında dikkat edilmesi gereken hususları şu şekilde sıralamak mümkündür:
• Sunum destek araçları katılımcıların göz teması kurabilecekleri şekilde tasarlanmalı, • Önemli bilgilerin aktarımı sırasında yardımcı araçlar kullanılmalı, • Destek araçların kullanımı profesyonelce hazırlanmalı, • Destek araçların kullanımı öğrenilmeli, kullanımı bilinmeyen araçlar tercih edilmemelidir.
Yazı Tipi Seçiminde Dikkat Edilmesi Gereken Özellikler
Yazı tipleri (fontlar) seçilirken birtakım kısıtlamalarla karşılaşılabilir. Bilgisayarda iyi görünen şeyler yansıda kötü görüntülenebilir veya okunamayabilir. Yazı tipi seçiminde dikkat edilecek özellikler arasında yazı tipi, yazı tipi boyutu, büyük ve küçük harf kullanımı vardır.
Sunumun Tamamlanması
Konuşmanın kapanışı diğer bir deyişle sonuç bölümü, konuşmacının sunumunu doyurucu bir biçimde tamamlanmasında önemli rol oynar. Etkili bir girişte dinleyicileri sunuma çeken; çeşitli yapılandırma yöntemiyle sunumu çeşitlendiren ve kuvvetlendiren konuşmacının aynı titizliği sunum kompozisyonunun sonuç bölümü olan kapanış kısmına da göstermesi gerekir. Konuşmacı, zihinde ve yüreklerde kalıcı izler bırakan çarpıcı bir kapanışla sunumunu noktalamak için konuşmasının özeti şeklinde nitelendirilebilecek rasyonel ve duygusal ögeleri harmanlayan birkaç cümleyle dinleyicilere seslenebilir. Konuşmanın sonuç bölümü tüm konuşmanın %10’undan fazla olmamalıdır.
Sunum Kaygısıyla Başa Çıkma
İletişim ve özellikle halkla ilişkiler alanında çalışan profesyonellerin birçoğunun en az bir kere sunum tecrübesi yaşaması mümkündür. Kimileri sunumu isteyerek yaparken kimileri de görev olarak icra eder. Bazıları da sunumu yapmak zorunda kalmıştır. Her nedenle olursa olsun sunumların bağlamı birbirinden farklıdır. Bazen bu bağlam dinleyicilere göre farklılık gösterirken, bazen de mekân büyük etkendir. Ancak bir sunumu etkileyen en temel konu sunum kaygısı yaşamaktır. Unutulmamalıdır ki her sunumun mükemmel olamayacağı gibi, kötü olacağı da düşünülemez. Bu nedenle sunum kaygısını atlatmayı öğrenmeliyiz. Tecrübenin eğiticiliği iletişimci için en değerli kaynaktır.
Sözlü sunumlarda kendinizi iyi hissetmek, özgüvenle sunuş yapmak önemlidir. Yapılan pek çok sunumda ikna edici bir konuşma yapılması beklendiği için sunumu yapacak kişinin özgüven içerisinde sunuş yapması daha fazla önem taşımaktadır. Sunuş öncesinde özgüveni kazanmak için yapılabilecek şu çalışmalar yararlı olacaktır:
• Konuşmanızı çok iyi hazırlayın, • İyi bir konuşma planı oluşturun,
• İzleyicilerinizi tanıyın, • Ortamı kontrol edin, • Prova yapın, • Pozitif yaklaşım kullanın, • Konuşmadan önce rahatlamanın yollarını keşfedin.
Sunum kaygısı yaşayan insanların, bu kaygıdan kurtulmak için başvurdukları yöntemler birbirinden farklılık gösterebilir. Bu yöntemlerden bazıları şu şekildedir:
• Görselleştirme • Meditasyon • Egzersiz yapma • Esneme • Gerginlikten kurtulma • Nefes alma • Yüz kaslarını gevşetme • Dinleyenlerle göz teması kurmak • Sessizliğin kullanılması • Hareket etmek • Sahne korkusunun farkına varılması • Rahatlama.