HİT104U-HALKLA İLİŞKİLERDE ETKİLİ İLETİŞİM
Ünite 4: Yazılı İletişimin Etkili İletişimdeki Önemi
Giriş
İletişimin; sözlü, sözsüz, görsel, elektronik ya da yazılı türleri bulunmaktadır. Bu türler içerisinde özellikle yazılı ve sözlü iletişim en sık ve en genel kullanıma sahip iletişim türleri olarak kabul edilmektedir. Yaşadığımız çağın ismi internet çağı olarak kabul edilmektedir. Bu çağda internette oluşturduğumuz ya da internette karşılaştığımız içeriklerin hepsi birer yazılı iletişim ürünüdür.
Metin Kavramı ve Türleri
Bireyler, kurumlar, markalar yazılı iletişim faaliyetlerini gerçekleştirebilmek için metinlerden faydalanırlar. Bu noktada metin kavramı yazılı iletişimin en temel unsurlarından biridir.
Metin Kavramı
Metin kavramının ne olduğuna dair literatürde farklı tanımlamalara rastlanmaktadır. Bu tanımlar arasında; dilsel bir ürün olma, bir tümce dizisi özelliği gösterme, dilsel göstergelerin art arda geldiği anlamlı bir yapı olma gibi temel özellikler ön plana çıkmaktadır. Metin, sözlü veya yazılı olarak oluşturulan tutarlı bir dil birikimi olarak tanımlanmaktadır. Yazılı metinler söz konusu olduğunda metni sadece yazar yazmaz, aynı zamanda okuyucu da bu etkileşimde aktif bir şekilde rol alır. Metin, bazı araştırmalarda hem bir ürün hem de bir süreç olarak ele alınmaktadır.
Metin Türleri
İspanyol CEDE eğitim kurumunun eğitmenleri tarafından metin türleri belirli bir sınıflandırmaya ayrılmıştır. Sınıflandırma yazarın iletişim amaç ve niyeti temel alınarak gerçekleştirilmiştir. Bu sınıflandırmaya göre metin türleri dört ana başlık altında ele alınmaktadır. Tartışmacı metin, betimleyici metin, açıklayıcı metin, anlatı metni olarak sıralanır.
Tartışmacı Metinler
Tartışmacı metinlerde yazarın amacı bir konuda pozisyon almak ve onu savunmaya, haklı çıkarmaya çalışmaktır. Bu ana amaca ulaşmak için yazar, fikirleri mantıklı bir sırayla destekler ve okuyucunun bir konudaki inançlarını tamamıyla değiştirmek veya üzerinde birtakım değişiklikler yapmak için gerekli tüm stratejileri kullanacaktır. Tartışmacı metinlerin çeşitli türleri bulunmaktadır. Bunlar arasında; bir olay ya da durumu savunan, mal ve hizmet satmayı amaçlayan, bir argüman öne süren tartışmalı metinler yer almaktadır.
Betimleyici Metinler
Betimleyici metinler, okuyucuya, yazarın hakkında bilgi vermek istediği bir nesnenin, sahnenin, kişinin veya duygusal durumun zihinsel bir görüntüsünü verir. Betimleyici anlatım bir metinde genellikle baskın bir rol oynamaz, çoğunlukla ikincil bir rol oynar. Betimleyici bir metin fotoğrafik bir niteliğe sahip olduğundan; bir betimlemenin temel amacı, okuyucuları, anlatılanları
gerçekten görselleştirebilmeleri için metne yeterince dâhil etmektir.
Açıklayıcı Metinler
Açıklayıcı bir metnin amacı, okuyucuya bir şeyi açıklamak, bir şeyi netleştirmek veya bir konu hakkında okuyucuyu bilgilendirmektir. Metin içerisindeki açıklamalar, nesneleri ve fikirleri kendi aralarındaki ilişkiler içinde açıklar. Açıklayıcı metinler kategorisine giren çok çeşitli yazılı metin vardır: Tanımlar, burçlar, hava durumu tahminleri, seyahat rehberleri, talimatlar, kompozisyonlar, bilimsel incelemeler, ders kitapları, gazete makaleleri, konferanslar vb. bu kategorideki yazılı metinlerden yalnızca birkaçıdır.
Anlatı Metinleri
Anlatı, gerçek veya hayali olabilecek bir olayın provasıdır. Bir hikâyenin, gerçeğin veya kurgunun anlatılmasıdır. Anlatılarda birden fazla eylem gerçekleşir ve olaylar dizisi nedensel veya rasyonel olarak bağlantılıdır. Anlatı zamanla yakından bağlantılı olduğundan, bu tür metinlerdeki ögeler zamansal bağlaçlar aracılığıyla birleşir. Geleneksel anlatılar için prototip şema/yapı üç ana bölümden oluşur: Giriş, Problem, Çözüm.
Etkili Yazılı İletişim
Yazı, tarih içerisinde farklı evrelerden geçerek günümüzdeki formuna ulaşmıştır. Yazı, yazılı iletişimin temel aracıdır. Bu temel aracın tarihçesinden bahsetmekte ve yazılı iletişim konusunu ayrıntılı ele almakta fayda vardır.
Yazı ve Yazılı İletişimin Tarihsel Gelişimi
Yazı, insan tarihini tarih öncesi dönemler ve tarihî çağlar olarak ikiye ayıran bir teknik olarak kabul edilmektedir. Zamanla yazı bilgi birikimi ve depolanması için de önemli bir araç hâline geldi. Bu aynı zamanda yazı için büyük bir güç kaynağı olma anlamı taşıyordu. Yazı, dilin kayda geçirilmesini sağlayan bir teknik olarak kabul edilmektedir.
Yazılı iletişimin tarihine bakıldığında arkeologların ya da dil bilimcilerin doğrudan kâğıda ya da herhangi bir nesne üzerine yazılmış yazılı materyallere ulaşamadıkları; bu nedenle mağaralara ya da farklı alanlara işlenen, çizilen sembollerin ya da figürlerin yazılı iletişimin başlangıcı olarak kabul edildiği görülmektedir. Yazılı iletişime dair en eski kalıntılara Paleolitik dönemdeki mağara resimlerinde rastlanmaktadır. Tarihte, Sümer, Mısır, Aztek, Hint ve Çin gibi uygarlıklar ağaç, kaya, taş gibi nesnelerin üzerine çeşitli yazı sistemleri çizmişlerdir.
M.Ö. 3500 yılında Anadolu’da Sümerlerin çivi ile oluşturdukları sembollerin yazılı iletişimin başlangıcı olduğu kabul edilir. Sonraki dönemlerde Fenikelilerin alfabeyi geliştirmesi, M.S. 593 yılında ilk kez Çin’de bulunan, daha sonra 15. yüzyılda Gutenberg tarafından icat edilince yaygınlaşan matbaa sayesinde de yazılı iletişim küresel anlamda bir yaygınlığa ulamıştır. İnsanoğlu, eski Mısır döneminden günümüzün dijital
dünyasına kadar geçen binlerce yıllık dönemde belgeleme ve iletişim konularına önem vermiştir. Yeni medya ve dijital teknolojiler yazılı iletişime günümüzde yepyeni bir boyut kazandırmıştır. Yazılı iletişimin daha kalıcı, daha yaygın, daha kabul görür bir hâle gelmesinde kritik bir rol oynamıştır.
Yazı Dilinin Özellikleri
Yazılı dilin özellikleri incelendiğinde aşağıda bazı örnekleri verilen temel hususlar ön plana çıkmaktadır: Yazı; planlı ve düzenlenebilirdir. Yazılı dil, tarihsel olarak konuşma diline göre ikincil olarak konumlandırılmıştır. Sözlü dille kıyaslandığında yazı çok yavaş bir şekilde oluşturulmaktadır. Yazı kalıcı ve statiktir. Yazı kesinlik ve açıklık arar. Muğlaklık ya da gizem yazı dili için uygun olmayan unsurlardır. Yazı dilinin görsel doğası, görsel olarak özümsenmesi gereken ve yüksek sesle verimli bir şekilde okunamayan yazılı metin çeşitlerinin (zaman çizelgeleri, grafikler...) varlığını desteklemektedir.
Yazma Sürecinde Kullanılan Bilişsel Süreç ve Stratejiler
Yazılı iletişim söz konusu olduğunda en çok dikkat edilmesi gereken noktalardan biri yazma eyleminin gerektirdiği bilişsel süreç ve stratejilerdir. Bu süreç ve stratejiler ise aşağıdaki gibi sıralanmaktadır:
Planlama: Hedefleri seçmek ve belirlemek için metnin grafik veya zihinsel anahtarlarını ifade eder.
Düzenleme ve Taslak Oluşturma: Cümleleri detaylandırarak, sözcükleri seçerek ve metin ögelerini tanımlayarak fikirleri gerçek dilsel biçimlere dönüştürme sürecidir.
Gözden Geçirme/Yayına Hazırlama: Bu aşamada, metnin son hâli değerlendirilir, asıl amaçla uyumlu olup olmadığı karşılaştırılır ve yazarın amacına uygun olmayan yönleriyle düzeltilir.
Yazının İşlevleri
Yazının toplumlar için en temel işlevleri arasında deneyimlerin, değer ve alışkanlıkların, düşüncelerin kalıcı hâle getirilmesine imkân sağlaması yer almaktadır. Bu işlevler şu şekilde sıralanmaktadır:
Yazının temel işlevlerinden biri somutlaştırma işlevidir. Yazının bir diğer işlevi de mesafe işlevidir. Bireylere bellek destekleme işlevi ile fikirleri, deneyimleri, olayları kaydetme imkânı sağlar. Yazının bir diğer işlevi kültürel mirasın devamlılığını sağlama işlevidir. Yazının bir başka işlevi sosyal kontrolü sağlama işlevidir. Yazının işlevlerinden biri de etkileşim işlevidir. Yazının işlevlerinden bir diğeri düşün alanına hizmet etme işlevidir. Bir önceki işlevle bağlantılı olarak yazı aynı zaman da bilimsel ilerlemeye katkı sağlama işlevine sahiptir. Yazı yalnızca fikir ve bilimsel alanlara katkı sağlamamakta aynı zamanda sanat alanına da hizmet etmektedir.
Yazılı İletişim ve Yazılı İletişim Unsurları
Yazılı İletişim: Bir kişi, grup ya da örgütün belirli amaçlara ulaşmak için yazılı olarak oluşturdukları mesajları çeşitli iletişim kanalları aracılığıyla ilettikleri iletişim türüdür. Yazılı İletişim, dili doğru bir şekilde kullanarak kendimizi net bir şekilde ifade etmeyi içerir; mantıksal bir argüman oluşturma; not alma, düzenleme ve özetleme; rapor yazma bu ifadelerden yalnızca birkaçıdır. Yazılı iletişimin üç ana unsuru: Yapı, Biçim ve İçeriktir.
Yapı: Yazılı iletişimde içeriğin düzenlenme şeklini ifade eder. Bazı taktikler yazının yapılandırılmasında yardımcı unsurlardır: Yazmaya başlamadan önce düşüncelerinizi ve iletişim amacınızı netleştirin. Yazının içeriğine dair önemli noktaları, gerçekleri ve temaları tanımlayın. Yazılı içerikte söyleyeceklerinize dair mantıklı bir sıralama belirleyin. Güçlü birer giriş ve sonuç bölümleri oluşturun. Kısa paragraflar ve cümleler kullanın. Başlıklar, alt başlıklar ve madde işaretleri kullanarak önemli noktaların öne çıkmasına yardımcı olun.
Biçim: Yazının yazılma şekli. Yazılı iletişimde biçim unsuru söz konusu olduğunda cevaplandırılması gereken sorular yapı unsurundan oldukça fazladır. Bu sorular şu şekildedir: Yazı düzenli görünüyor mu? Kelimelerin doğru kullanımı ile kısa ve öz bir şekilde oluşturulmuş mu? Basit, açık ve anlaşılır mı? Paragraflar çok mu uzun? Paragraflar arasında boş bir satır bırakıldı mı? Cümleler çok mu uzun? İlk cümle ilginç mi/ Okuyucuyu içine çekiyor mu? Gereksiz jargondan kaçındınız mı?
İçerik: Yazının ne hakkında yazıldığıyla ilgili unsurdur. Bu unsura dair sorulması gereken sorular şu şekildedir: Yazım ve noktalama işaretlerini dikkatlice kontrol ettiniz mi? Yazınızda söylemek istediğinizi önceden düşündünüz mü? Net bir hedefiniz var mı? Belirtmek istediğiniz temel noktaları listelediniz mi? Bu noktaları açıkça belirttiniz mi? Argümanınızı mantıklı bir şekilde geliştirdiniz mi? İçerik olumlu ve yapıcı mı? Metni istediğiniz hâle gelene kadar birkaç kez revize ettiniz mi?
Yazılı İletişimin Tercih Edilmesi
Hangi durumlarda, konularda, bağlamlarda hangi iletişim formunun daha uygun olacağının bilinmesi ve o iletişim formunun tercih edilmesi, iletişimin etkililiği üzerinde değişiklikler yaratacaktır. Bu noktada yazılı iletişimin ne zaman etkili olacağı, ne zaman olmayacağına dair birkaç faktör devreye girmektedir. Bu faktörler şu şekilde sıralanabilir: Karmaşık Anlatım: Normal bir yazılı iletişim için konuların karmaşık sunumu ya da uzun açıklama çabaları uygun değildir. Gerekli Tartışma Miktarı: Karar almaya yönelik uzun açıklamaların dâhil edildiği ve tartışmalı konular yazılı iletişim için uygun değildir. Anlam İzleri: Yazılı iletişimi kullandığınız zaman iletişimde kelimeler dışında bir anlam alanı bırakmak oldukça zordur. Resmî İletişim: İletişimin resmiyet derecesi arttıkça yazılı iletişim için uygunluk seviyesi de artmaktadır.
Bu faktörlerin yanı sıra yazılı iletişim türünün en çok ne zaman etkili olacağına dair beş potansiyel durumdan bahsedilebilir. Bu durumlar şu şekildedir:
Karmaşık bilgi iletilmesi gereken durumlarda, kalıcı kayıt ihtiyacı oluşan durumlarda, geniş kitlelerle iletişim kurulması gereken durumlarda, hedef kitle ile etkileşim ihtiyacının daha az olduğu durumlarda ve uygulamada benzerliğin korunmasının istendiği durumlarda.
Yazılı İletişimin Gelişmesine Yönelik Öneriler
Yazılı iletişimin gelişmesine dair sekiz ana öneride bulunulabilir: Kısa ve tanıdık kelimelerin kullanılması, Kısa cümle ve paragrafların kullanılması, Teknik kavramların dikkatli bir şekilde kullanılması, Aktif ifadeler kullanılması, Örnekler ve tablolardan faydalanılması, Fikirlerin mantıklı bir şekilde açıklanması, Gereksiz kelimelerden uzak durulması ve Ayrımcı kelimelerden kaçınılmasıdır.
Bu önerilere ek olarak iş hayatındaki yazılı iletişime dair aşağıdaki önerilerin kritik önemde olduğu belirtilebilir. Kısa ve verimli olun, Dil bilgisine dikkat edin, Yazım kontrolü yapın, Yazıyı göndermeden önce okuyun, Gerçeklerden faydalanın ve e-Mail, SMS ve sosyal ağlara dikkat edin.
Yazılı İletişimin Etkili İletişimdeki Önemi
Kurumsal vaatlerin, ilkelerin, duyurumların, kurumsal yeniliklerin anlatılmasında ise yazılı iletişim ön plana çıkmaktadır. Kurumlarda yazılı iletişim denildiğinde müşterilerden, hissedarlara, medyadan yasa koyuculara kadar çok çeşitli hedef kitle gruplar için oluşturulan yazılı iletişim materyallerinden bahsedilmektedir.
Rolles’e göre, anlık iletişimin çok fazla yaygınlaşmasıyla beraber yazılı kelimelerin gücü ve etkisi daha fazla kabul edilmeye başlanmıştır. Özellikle, kurumlar açısından düşünüldüğünde hedef kitlelerle kurum arasında güven temelli ilişki tesis etme temel gereklilikler arasındadır. Özellikle resmî işlemler söz konusu olduğunda sözlü iletişimin yazılı materyallerle desteklenmesi gerekmektedir. Böylesi durumlarda yazılı iletişim marka vaatlerinin, kurumsal tekliflerin birer garantörü hâline gelebilmektedir. Bu durum da kurumlardan hedef kitleye giden mesajların etkililiği üzerinde olumlu etki yaratacaktır.
Yazılı İletişim ve Halkla İlişkiler
Yazılı iletişim halkla ilişkiler uygulamalarının en önemli girdi ve çıktılarının başında gelir. Yazının sözlü iletişime göre daha resmî, daha nesnel ve daha somut özellik taşıdığı ileri sürülmektedir. Bu süreçte yazılı iletişim kavramı ve yazılı iletişim araçları halkla ilişkiler uygulayıcılarının vazgeçilmezlerindendir.
Bugün pek çok akademik yayın ya da halkla ilişkiler/kurumsal iletişim uzmanı iş ilanlarında, halkla ilişkiler uzmanlarında bulunması gereken özellikler arasında “düzgün ve anlaşılır yazı yazma yeteneğine sahip
olma” gibi ibarelere yer verilmektedir. Özellikle yaşadığımız dönemde sosyal medyanın hakimiyeti, “içerik yönetimi” gibi yeni alanların hedef kitlelerle 7/24 iletişim kurma ihtiyacında olan kurumlar için bir zorunluluk olması yazılı iletişimin ve yazılı içeriklerin önemini daha da artırmıştır.
Bir halkla ilişkiler uygulayıcısı, uygun gramer kuralları, uygun söz öbekleri, uygun yazım kuralları ile kusursuz bir basın bülteni yazma yetkinliğine sahip olmalıdır. Halkla ilişkiler ve yazılı iletişim konusunda bir diğer temel araç basın makaleleridir. Burada kurumun sahiplendiği ya da ürün ya da hizmetleriyle ilgili bir konuda bilimsel verilerle oluşturulan ve medyada yer edinmek amacıyla oluşturulan bir makale söz konusudur. Basın bültenlerinden farklı olarak düz piramit yazım tekniğiyle kaleme alınan basın makaleleri; çevre konusundan teknolojiye, sağlıktan eğitime çok çeşitli alanlarda yazılabilirler. Örneğin; okulların açılmasının yaklaştığı bir dönemde bir kırtasiye markası, sağlığa zararlı ham madde içeren kırtasiye malzemelerinin çocuklarda meydana getireceği olumsuzluklarla ilgili bir basın makalesi oluşturabilir ve bunun belirlenen bir gazete ve köşede yayınlanmasını sağlayabilir. Burada yine oluşturulan yazılı içeriğin kontrolü büyük önem taşımaktadır.
Geleneksel medya kullanımı kapsamında sayılabilecek yazılı iletişim araçlarının yanı sıra sosyal medyada yazılı iletişim konusu halkla ilişkiler için son zamanlarda olmazsa olmaz başlıklar arasındadır. Örneğin; kurumda meydana gelen üst düzey bir atama kurumsal sosyal medya hesaplarından -Twitter hesabı gibi- paylaşılmakta; kurumun düzenlediği bir gençlik festivaline dair görseller kurumun resmî İnstagram hesabı üzerinden kısa notlarla paylaşılmakta, kuruma dair bilgileri aktarmak amacıyla kurumsal bloglar oluşturulmakta, Facebook üzerinden çevreci insanların kendi hesaplarında da paylaşmalarını sağlayacak çevresel sorunlara dair yazılı içerikler oluşturulmakta ve dolaşıma sokulmaktadır.
Bu mecralar, halkla ilişkiler uygulayıcılarının oluşturdukları yazılı içeriklere kolay geri dönüt alabilme, etkileşim yaratabilme, zaman ve mekândan bağımsız olabilme gibi kritik özellikler kazandırmaktadır.