HİT102U-HALKLA İLİŞKİLER
Ünite 6: Halkla İlişkilerde Kullanılan Geleneksel ve Dijital İletişim Araçları
Giriş
Halkla ilişkiler, ister yönetim görevi açısından ister pazarlama iletişimindeki işlevi açısından değerlendirilsin kurum içi çalışanlar, tüketicilere, tedarikçilere, medyaya kadar son derece geniş bir yelpazede gerçekleştirilen stratejik bir iletişim yönetimidir. Dolayısıyla iletişim kurma sürecidir. Kuşkusuz bu süreçte ilgili olabilecek hedef
kitlesini ikna etme çabasındadır.
Halkla İlişkilerde Kullanılan Geleneksel İletişim Araçları ve Dijitalde Kullanımı
Dijital halkla ilişkiler hayatımıza girdiğinden beri, önceki halkla ilişkiler çalışmaları geleneksel halkla ilişkiler olarak adlandırılmaya başlandı. Stratejik bir hikâye anlatıcılığı olarak ifade edilen halkla ilişkilerde kurumlar kendilerini ifade edebilmek, ürün ve hizmetlerini satışa dönüştürmek, iyi bir imaj yaratabilmek, güvene dayalı güçlü bir itibar oluşturmak ve yönetebilmek için çeşitli çalışmalara ihtiyaç duyup uygulamaktadırlar. y. İtibar mimarlığı olarak da ifade edilen halkla ilişkilerde geleneksel çalışmalar dendiğinde etkinliklerin planlanması, basılı malzeme (broşür, afiş, kitapçık, mektup, afiş…) basın (basın bülteni), sinema, radyo ve televizyon (haber bülteni, senaryo yazımı, yapımı…) gibi çeşitli iletişim araçlarında mesajın sunulması için metinlerin hazırlanması, prodüksiyonlarının gerçekleştirilmesi ve medyayla ilişkiler gibi çalışmalar bu kapsamda kabul edilmektedir.
Halkla İlişkilerde Kullanılan Geleneksel İletişim Araçları
Kurumlar geçmiş dönemlerde halkla ilişkiler araçlarını kurum içi ve kurum dışı araçlar olmak üzere iki başlık altında değerlendirip stratejiyi ve uygulamaları buna göre gerçekleştirmekteydi. Ancak son yıllarda bilgi ve iletişim araçlarındaki değişme ve gelişme sonucunda ortaya çıkan dijitalleşmenin de etkisi ile bu ayrım ortadan kalktı ve kurumlar artık hem geleneksel hem de dijital iletişim araçlarını kurum içi ve kurum dışı halkla ilişkiler faaliyetlerinde etkin olarak kullanmaktadırlar. Halkla ilişkilerde kullanılan bu araçlar yazılı, kurumsal, görsel- işitsel ve diğer ortamlar olmak üzere kategorize edilmektedir.
Halkla ilişkilerde kullanılan yazılı araçlar; basın bülteni, basın makalesi, basın kiti, haber mektubu, insert, el ilanı, broşür, kitapçık, yıllık faaliyet raporu, afiş, kurumsal gazete, kurumsal dergi, kurumsal kitap, davetiye, röportaj, mektup ve doğrudan posta ve hatırlatma notu olarak sınıflandırılmaktadır.
Basın Bülteni
Kurum dışı halkla ilişkiler faaliyetlerinde genellikle hedef kitleleri etkilemek, olumlu imaj ve karşılıklı anlayış sağlamak, itibarı yönetmek ve kurum ürün ve hizmetlerini tanıtmak gibi amaçlar için etkin olarak kullanılan basın bültenlerini açıklamadan önce, basın bültenlerinin yer aldığı gazete ve dergilerle ilgili kısa bir bilgi vermek gerekir. Tarihsel süreç içerisinde halkla ilişkiler
uygulamalarında en çok kullanılan kitle iletişim araçlarından birisi olan gazeteler, Türk Dil Kurumu Sözlüğü’ne göre “politika, ekonomi, kültür ve daha başka konularda haber ve bilgi vermek için yorumlu veya yorumsuz, her gün veya belirli zaman aralıklarıyla çıkarılan yayın” olarak tanımlanmaktadır.
Bülten yazımını formüle edebilecek adımları “konu”, “organizasyon”, “yer”, “avantajlar”, “uygulama”, “ayrıntılar” ve “kaynak” şeklinde özetleyebiliriz (Jefkins, 1992). Bu adımlar basın bültenlerinin daha doğru ve eksiksiz olarak hazırlanmasında yol göstericidir. “Bilgi amaçlı” ve “davet amaçlı” olarak sınıflandırılan basın bültenleri “yayımlanmaya hazır tek sayfalık”, “destekleyici bilgi içeren”, “özet eklenmiş teknik”, “konuşma metni ya da raporları desteklemek amacıyla yazılan”, “ayrıntılı resim alt yazısı” ve “kısa duyurular” şeklinde de sınıflandırılmaktadır (Jefkins, 1992). TV, radyo, internet gibi kitle iletişim araçlarına (ortam ve araca uygun olarak) hazırlanan basın bültenleri, fotoğraf, video, grafik, infografik, logo, resim gibi görseller de içerebilmektedir.
Duyurum nedeni olabilecek, basın bülteni gönderilebilecek birçok durum söz konusudur. Bu durumlardan en çok kullanılanlar şöyle sıralanabilir:
• Kazanılan ödüller • Ürün veya hizmetlere ilişkin lansman çalışmaları • Kurumun yaptığı yeni yatırımlar • Kurumun yeni ortaklıkları • Çeşitli kapsamda gerçekleştirilen etkinlikler • Yönetimde yeni işe başlayan etkili, tanınmış kişiler • Kriz dönemlerindeki çalışmalar
Basın Bülteninin Dijital Ortamlardaki Kullanımı: Halkla ilişkiler uygulamalarında basın bültenlerinin hem geleneksel medyayı hem de dijital ve sosyal medyayı dikkate alarak gönderilmesi çok önemlidir (www.edvido.com). Basın bültenlerinin gönderileceği medya ortamları genel olarak şöyle sıralanabilir:
• Ulusal medya (Ulusal gazete, dergi, televizyon, radyo) • Yerel medya (Yerel gazete, dergi, televizyon, radyo) • Sanayi odaları, ticaret odaları, sektörel yayınların yapıldığı birimler • Genel haber siteleri • Basın bültenlerini yayımlayan profesyonel web siteleri • Sektördeki sosyal medya fenomenleri, Influencer, Instagrammer, Blogger, Youtuber vb.
Basın Makalesi
Basın makalesi, basın bülteninden çok daha uzun olup belirli bir konuda daha detaylı bir bilgi sunmaktadır. Diğer bir deyişle basın makalelerinin amacı okuyucunun dikkatini detaylar ve betimlemeler aracılığıyla çekmektir (Heath,
2013). Basın bültenleri birden fazla medyaya gönderilirken makaleler tek bir medyaya gönderilmektedir.
Basın Makalesinin Dijital Ortamlardaki Kullanımı: Bu makaleler önceleri yazılı olarak hazırlanır ve yazılı medyada yayımlanırdı. Ama günümüzde bu yazılı medyanın yanı sıra televizyon ve radyoda da makalelerin örneklerini görmekteyiz. Kısacası televizyon programlarında ya da sosyal medyada da basın makalelerinin örnekleri son yıllarda oldukça fazla yer almaktadır. Basın makaleleri geleneksel medyada çeşitli konularda sadece bir mecra tercih edilerek hazırlanırken çeşitli web sitelerinde, bloglarda, sosyal medyada (YouTube, Instagram, Facebook gibi) birçok yerde aynı anda kullanılabilir. Örneğin; sağlık, eğitim, seyahat, ev tasarımı, teknoloji, çevre, sosyal içerikli gibi birçok konuda hazırlanmaktadır.
Basın Kiti
Basın kiti; bir kurumun kendini, basın/medya kuruluşlarına tanıtmak ve/veya anlatmak için oluşturduğu, içerisinde çeşitli tanıtıcı kurumsal yazılı ve görsel materyallerin olduğu bir settir. Basın kitinin hem medya mensuplarına ve basın kuruluşlarına ulaşacağını hem de takipçilere ve/veya potansiyel müşterilere hitap edeceği unutulmamalıdır. Basın kiti sayesinde kurum kendisini ilk ağızdan ifade etme fırsatına sahiptir, ayrıca basın kiti bir firmanın kurumsallaşma yolunda katetmesi gereken yolda önemli bir adımdır.
İyi hazırlanmış bir basın kitinde bulunması gerekenler;
• Basın bülteni • Kısa mektup • Kurum tarihçesi/hakkında • Broşür/kitapçık/katalog • Ürün örneği • Geçmiş basın yorumları • Web sayfasına ilişkin bilgiler • Kurum geçmişi • Yönetici biyografileri • Departmanlar/yönetim kurulu hakkında bilgiler • Yüksek çözünürlüklü fotoğraf ve görüntüler (logo, ürün/kurum görselleri vb.)
Haber Mektubu
Haber mektubu, bir kurumun yakın zamandaki faaliyetlerine yönelik bilgiler içeren ve kurumun üyelerine düzenli bir şekilde gönderilen basılı veya elektronik bir belgedir (www.dictionary.cambridge) Haber mektubu, kurumu temsilen basılan kurum içi bir yayın olup kurumun mesajlarını çeşitli hedef kitlelere sunmayı amaçlar. Bu açıdan farkındalığı arttırmak, ilgi ve destek oluşturmak, belirli bir eylemi teşvik etmektir. Haber mektupları genellikle kurumu, ürün veya hizmetlerini ilgilendiren tüm içerikleri haber diliyle yazılı bir formatta düzenli periyotlarla (Aylık veya 2 aylık olabilir) yayımlayarak ilgili hedef kitlesine ulaştırır.
Haber mektupları yukarıda da belirtildiği gibi ister çalışanlarına yönelik olsun, ister kurum dışı hedef kitleye yönelik olsun dijital ortamlarda da son derece yaygın olarak kullanılmaktadır. Hazırlanan haber mektubu düzenli bir şekilde kurumun web sayfasında yerini alır. Bunun yanı sıra hem kurum içi hem de kurum dışı hedef kitleye mail ile gönderilir. Hatta sosyal medya hesaplarında kısa bir giriş yazısıyla link verilerek de paylaşılır ve böylece herkesin ulaşması sağlanır.
İnsört
İnsört kavramı hem halkla ilişkiler hem de reklamcılık alanında kullanılan dikkat çekme, etkileme, tanıtma ve bilgilendirme amaçlarıyla tasarlanan ve yazılı basın materyalleri içerisine konan ekleri ifade etmektedir. Kurumların halkla ilişkiler faaliyetleri kapsamında insert hazırlama amaçları şöyle sıralanabilir:
• Markaya yönelik farkındalık yaratmak • Pazarlama iletişim çabalarını desteklemek • Medyanın ilgisini sağlamak • Satın almaya motive etmek
El İlanı
El ilanı genellikle halka açık alanlarda dağıtılma amaçlı basılan ve yayımlanan en ekonomik araçların başında gelmektedir. El ilanının en belirgin özelliği; broşürden farklı olarak ayrıntıya girmeden doğrudan verilmek istenen bilgiyi görsellerle destekleyerek en basit ve anlaşılır formda sunuyor olmasıdır. Hedef kitleye cazip gelecek teklifler sunarak kurumun/markanın amacını başarıyla gerçekleştirmesine yardımcı olur. Genellikle A4 kâğıdının yarısı formatında hazırlanana el ilanı, ayrıntılara yer vermeden halkla ilişkiler faaliyetindeki bilgiyi doğrudan verir. El ilanının içeriği genellikle güncel olmakla beraber her türlü konuda çeşitlilik de gösterebilmektedir. Newsom ve Haynes (2011) iyi bir el ilanı hazırlarken dikkat edilmesi gereken konuları aşağıda sıralamıştır. El ilanı şöyle olmalıdır:
• Hedef kitleyi net bir şekilde belirlemeli • Başlığı çarpıcı kullanmalı • İçerikte yer alan faydayı iyi vurgulamalı • Yaratıcı bir tasarıma sahip olmalı • Metin ile görsel arasındaki dengeyi iyi sağlamalı • Dağıtım biçimini belirlemeli • Özgün/yaratıcı
Kitapçık
Kitapçıklar, halkla ilişkiler uzmanları tarafından sıklıkla tercih edilen araçlardan biridir. Kitapçıklar genellikle broşürlerden farklı olarak 16 veya daha fazla sayfanın gerekli olduğu içerikler söz konusu olduğunda kullanılmaktadır. Kitapçıklar kurumun çalışma alanlarıyla ilgili konular, yeni projeler, karşılaşılan sorunlar, farkındalık yaratma, bilinçlendirmeye ilişkin bilgilerin yer aldığı görsel ve yazılı metinlerden oluşan yayınlardır (Asna, 2012).
Yıllık Faaliyet Raporu
Yıllık faaliyet raporları, bir kurumun 12 aylık mali dönemdeki ticari, iktisadi, mali durumunu, kurumsal faaliyetlerinin özetlerini içeren yıllık bir rapordur. Bu raporlar mutlaka yıllık olarak hazırlanmak zorundadır. Yıllık raporlar, yasal bir gerekliliği yerine getirmekle beraber aynı zamanda bir halkla ilişkiler belgesi niteliğine de sahiptir. Yönetimin, kurum felsefesini, stratejilerini ve başarılarını duyurmak için yıllık raporları bir platform olarak kullanmaktadır (Hynes, 2009).
Afiş
Kurum içi halkla ilişkilerde sıklıkla kullanılan afişler, çok sayıda kişiye az masrafla ulaşmak için tercih edilirler. Afişler, kurumda çalışanların rahat görebileceği mesaj kirliliği yaratmayacak uygun yerlere yerleştirilmeli, görsel tasarımının fark edilir, dikkat çekici ve yazılarının okunabilir büyüklükte olması önemlidir. Afiş bir ürünü/hizmeti, bir olayı duyurmak, tanıtmak ve özelliklerini belirtmek için tasarlanan ve genel yerlere asılan yazı ve görselden oluşur. Afişler, sınırlı bir alan üzerinde çok fazla şey söylemeli, dikkat çekici olmalı ve yoldan geçeni etkilemeyi başarabilmelidir. Bu nedenle afiş, kısa ve net mesajı ile çarpıcı bir grafik tasarımına sahip olmalıdır. Şehrin ana caddelerindeki bina duvarlarından, meydanlara, sosyal yaşam içinde sinema-tiyatro salonlarından, vitrinlere ve yol kenarındaki büyük panolara kadar pek çok yere asılan afişler, geniş kitlelere hitap eder.
Kurumsal Gazete
Kurumda gerçekleştirilen ya da gerçekleştirilecek etkinlikler, yeni personelin tanıtımı, terfiler, atamalar, kurumun çalışma alanına ilişkin bilgiler, kurumun alt birimlerinden çeşitli haberler, kurumun hedefleri, başarıları, alınan ödüller, yapılan anlaşmalar gibi haberler kurum gazetesinde yar alır. Bu tür haberler, kurumsal gazetede olduğu gibi haber mektubunda, kurum dergisinde de yer almaktadır. Aralarındaki en önemli fark formatları ile ilgilidir.
Kurumsal Dergi
Kurumsal dergiler hedef kitle üzerinde kalite algısı yaratmak ve uzun vadede daha fazla insana ulaşmanın yanı sıra verimliliği ve motivasyonu arttırma, kurum içi ve dışı kitle ile iletişim kurma, eğitme ve bilgi verme gibi amaçlarla tasarlanıp yayımlanmaktadır. Kurumsal itibara katkı sağlayan kurumsal dergilerin birçok yararı söz konusudur: Örneğin; çalışanların motivasyonunu artırır, hedef kitlenin gözünde prestij kazandırır, paylaşımlarla medyadaki görünürlüğe katkı sağlar, kurumda gerçekleştirilen her tür iletişim çalışmasını daha da görünür hâle getirir.
Kurumsal dergi, kurumsal, gazete, haber mektubu gibi araçlar geleneksel olarak hazırlanarak basılır ve ilgili yerlere ulaştırılır. Dijital ortamlar kullanılarak daha geniş kitlelere ulaşılabilir. Tüm bu araçlara kurumun web sayfasında düzenli olarak yer verilir. Kurumun sosyal medya hesaplarında da öne çıkan haberler paylaşılır ve web
sayfasındaki linke ulaşım sağlanır. Ayrıca hedef kitlenin e-Postasına gönderilir. Bazı önemli anahtar kelimeler ile de arama motorlarında öne çıkması sağlanır. Böylece kurumun web sayfası ile daha fazla kişinin iletişim kurması sağlanır.
Kurumsal Kitap
Kurumsal kitap, halkla ilişkiler amacıyla kurumların bilgi
toplamak ve bilgi yaymak için faydalandığı araçlardan biridir. Kalıcı olması ve tarihe bir kanıt bırakması nedeniyle kurumlar halkla ilişkiler faaliyetleri kapsamında imajlarına katkıda bulunmak, kurucularının hayat hikâyelerini ve iş yaşamlarındaki başarılarını anlatmak için kitap yayımı gerçekleştirmektedirler. Çalışanlara ve dış hedef kitleye hediye edilen kitaplar, kurum kültürünün anlaşılmasına, özümsenmesine ve yayılmasına hizmet eder. Kurumsal kitabın hazırlanmasının özel bir periyodu yoktur. Sadece bir proje kapsamında veya kurumun yıl dönümünde vb. özel durumlarda hazırlanır. Bu tür kitaplar bütçesi fazla olmasına rağmen genellikle ücret ile satılmaz, hediye olarak verilir. Broşür, el ilanı ve gazeteye göre yaşam süresi daha uzun olan araçlardan birisi olan kurumsal kitaplar:
• Kurumun tarihçesini içeren kitaplar • Kurucunun veya önemli bir CEO’nun hayat hikâyesini içeren kitaplar • Kuruluş yıl dönümlerinde kurumu tanıtacak (kurumun hizmetlerini, ürünlerini ve her tür çalışmalarını içeren) kitaplar • Kurumsal sosyal sorumluluk çalışmalarını (Çevre kirliliği, Karbon ayak izi, e-Atıklar, Çevre kirliğinin önlenmesi gibi çevreye yönelik bir proje doğrultusunda) kapsayan kitaplar
Katalog
Halkla ilişkiler amacıyla hazırlanan, ürün ve hizmetlerin tanıtımını yapmak, bunların özellik ve fiyat bilgisi içeren listelere veya kitapçıklara katalog denir. Kataloglarda genellikle ürün/hizmetlere ilişkin görseller, açıklayıcı metinler, teknik detaylar ve fiyat bilgileri yer alır (www.matbuu.com). Geleneksel kitle iletişim araçlarına kıyasla daha az maliyetlidir. Ayrıca hedef kitleye direkt ulaştırılabildiği için işlevseldir. Kurumsal kimliğine uygun tasarlanması gereken kataloglar sunduğu avantajlarla popüler halkla ilişkiler mecralarından biri olarak ifade edilir.
Davetiye
Davetiye, çeşitli amaçlarla düzenlenen (konferans, sempozyum, gezi, açılış, temel atma, nişan, düğün vb.) tören ve etkinliklere katılması beklenen kişilere etkinliği duyurma ve onları davet amacıyla hazırlanan kısa yazılı mesajlardır. Davetiyelerin üretilme nedeni etkinlikle ilgili hedef kitleyi tarih, gün, saat ve içerikle ilgili bilgilendirmektir.
Röportaj
Röportajı Emin Özdemir (2007), şöyle tanımlamaktadır: Röportaj, bir doğruyu, bir gerçeği, araştırma, inceleme,
gezip görme yoluyla ya da soruşturma yöntemiyle yansıtır. Çok kez öyküsel bir örüntü içinde gerçekleştirir bunu. Gerektikçe fotoğrafın tanıklığına, desteğine başvuru. Böylece okuyucuyu yaşamın içine sokar; yansıttığı doğrularla, gerçeklerle yüz yüze getirir. Öğrettiğini yaşatarak öğretir. Gazeteciliğin önemli bir dalıdır (Aktaran: Bildirici; 2020). Diğer bir deyişle röportaj, bir gazete ya da dergi yazarının, ünlü veya tanınmış kişiler, yerler ve olaylarla ilgili inceleme ve araştırmalarına kendi görüşlerini de ekleyerek oluşturduğu yazı türüdür (Vural ve Bat, 2015).
Mektup ve Doğrudan Posta
Mektup, bilgi verme ve alma, motive etme, şikâyetleri cevaplama, kısacası yazılı kayıt gerektiren her mesaja yönelik yazılabilir (Wilcox, 2009: 395-396). Doğrudan posta ile hedef kitleye ulaştırılan araçlardan biri de mektuptur. İlgili hedef kitleye, haber mektubu, broşür, hediye kartı, katalog, kitapçık, mektup gibi tanım amacıyla hazırlanan araçları kişisel bir mektup ekleyerek doğrudan posta ile gönderilmesidir. En önemli kısmı gönderilen kişi ile birebir iletişime geçilmesi ve kendini özel ve önemli hissetmesidir.
Hatırlatma Notu
Hatırlatma notları kısa, bilgi verici veya hatırlatıcı notlardır. Genellikle kurum içi iletişimde fakat zaman zaman dış hedef kitleye ulaşmak için de kullanılır. Kısa olan notlar, bilgiyi mümkün olduğu kadar basit bir biçimde aktarır. Genellikle sınırlı sayıda kişiye, hatta kimi zaman bir tek kişiye mesaj iletmek için kullanılan hatırlatma notları, bazen de çalışanların tümünü kapsar.
Halkla İlişkiler Aracı Olarak Radyo
Ortaya çıktığından beri dinleyicileri bilgilendirmek, haber vermek, kamuoyu oluşturmak, eğitmek ve eğlendirmek gibi çok önemli işlevleri yerine getiren radyo, söz, müzik ve ses efektleri aracılığıyla halkla ilişkiler uygulamalarında kullanılan ancak günümüzde etkisini giderek kaybeden etkili kitle iletişim araçlarından birisidir. Diğer geleneksel kitle iletişim araçları gibi radyo da günümüzdeki teknolojik gelişmelerden etkilenmiş ve dijital yayıncılıkla evde, işte, otomobilde ve günün her anında, bilgisayar, müzik çalar ve akıllı telefonlar ile kolaylıkla ve kaliteli bir şekilde dinlenilebilir hâle gelmiştir.
Halkla İlişkiler Aracı Olarak Televizyon
Televizyon hem göze hem de kulağa hareketli olarak aynı anda milyonlarca kişiye hitap etmesi ve her evde bulunması nedeniyle halkla ilişkiler uygulamalarında etkili bir şekilde kullanılan bir kitle iletişim aracıdır. Günlük hayatın bir parçası hâline gelen, hatta birçok aile bireyi arasında “tiryakiliğe” varan bağlılıkla izlenen televizyon, halkla ilişkiler uygulamalarında mesajların hedef kitleye iletilmesinde çok etkilidir. Günümüzde istisnalar hariç her televizyon istasyonu ister kamu yayıncılığı yapsın isterse ticari yayıncılık yapsın maliyetlerini karşılamak için reklam almak, yayın yapabilmek için de reklamın dışındaki programların içeriğini de kurumlardan gelen bilgi ve
haberlerle sağlamaktadır. Televizyonda yayımlanan bir haber programında kurumla ilgili olumlu bir görüşün görüntülü olarak yer alması, kurumun itibarı açısından oldukça önemlidir. Özellikle bu haber ülke veya dünya gündemi ile ilgiliyse etkisi daha fazla olacaktır.
Halkla İlişkiler Aracı Olarak Sinema
Halkla ilişkilerde kullanılan bir diğer kitle iletişim aracı sinemadır. Sinema da televizyon gibi hem göze hem de kulağa hitap eden ancak hedef kitleye ulaşma açısından oldukça dar kapsamlı bir kitle iletişim aracıdır. Sinemada halkla ilişkiler uygulamaları, televizyondaki haber bülteni, sponsorluk, ürün tanıtımı ve ürün yerleştirme gibi uygulamalarla benzerlikler taşımaktadır. Sinemalarda film başlamadan önce ve aralarda istisnalar hariç televizyonda kullanılan uygulamaların aynen gösterimi gerçekleştirilmektedir. Sinema izleyicisi bu yapımları izlemeye mecbur bırakılması ve satılan bilet sayılarından o yapımların kaç kişinin izlediğinin belirlenmesi halkla ilişkiler uygulamalarının etkinliğini belirleme yol gösterici olmaktadır.
Etkinlikler
Etkinlik, halkla ilişkiler amaç ve hedeflerine ulaşmak için özel durumları kapsayan çeşitli sosyal, kültürel faaliyetleri içeren gösteriler, kutlamalardır. Halkla ilişkiler çalışmaları kapsamında toplantı, seminer/sempozyum, sergi, fuar, festival, yarışma, törenler (temel atma, açılış), kutlama vb. birçok etkinlik yapılır. Halkla ilişkiler sorunun çözümüne yönelik bu taktikler ile amaca ulaşmada son derece etkili sonuçlar yaratır. Kurum içi veya kurum dışına yönelik gerçekleştirilen her etkinlik kurum imajını yansıtır.
Gelenekselden Dijitale Dönüşüm
Halkla ilişkiler uzmanları kampanyalarını kimi zaman geleneksel kimi zaman da dijital araçlar ile eş zamanlı yürütüyor. Burada kampanyanın hedefi, hedef kitlesi ön plana çıkıyor. Geleneksel araçlar marka bilinirliğini arttırmada başarılı görülebilir. Ancak kitlelere ulaşımı ölçmek zordur. Televizyonda markanın tanıtımının izlenme oranı, radyoda dinlenme oranı veya gazete ve dergide okunma oranını net bir şekilde ölçmek zordur.
Dijital halkla ilişkilerin taktikleri genellikle geleneksel halkla ilişkiler taktikleri ile benzeyen yönleri vardır. Dijital halkla ilişkiler SEO ve bağlantı kurma gibi avantajlara sahiptir.
Dijital halkla ilişkilerde influencer ve bloggerların önemli bir işlevi vardır. Geleneksel kitle iletişim araçlarındaki medya mensuplarına ulaşmak zor olmasına rağmen dijital alanda influencer ve bloggerlara ulaşmak daha kolay ve etkilidir. Halkla ilişkiler uzmanları dijital alanda influencer veya bloggerlar ile iletişim kurarak ürettikleri içerikleri paylaşacaklardır. Çünkü dijital halkla ilişkilerin en önemli ve güçlü aracı sosyal medyadır.
Dijital ortamlar takipçilerine birçok imkân sunmaktadır. Geleneksel ortam ve araçlar da dijital dünyanın bu etkisine kayıtsız kalmayarak uygulamak durumundadır. Son
yıllarda tüm geleneksel mecraların kendi özelliklerinin yanı sıra dijital ortamlara entegre olduklarını görmekteyiz.
Dijital Halkla İlişkiler Araçları
Geleneksel halkla ilişkilerden dijital halkla ilişkilere geçiş süreci nasıl sektördeki algıyı hızlı bir şekilde değiştirdiyse aynı şekilde kullanılan araçlar ve işlevlerde de büyük farklılıklar görülmüştür. Dijitalleşme ile birlikte medya literatürüne dijital medya, sosyal medya, sosyal ağlar, sanal iletişim gibi birçok kavram girdi. Geleneksel araçların dijitalde kullanılmasının yanı sıra dijitalde yeni araçlar halkla ilişkiler amaçlarına destek olmaya başlamıştır. Dijitalleşen iletişim teknolojileri halkla ilişkiler alanında da değişimlere neden oldu. Özellikle dijital araçların yoğun ve etkili kullanılması dijital medya ilişkilerinin önemini arttırdı. İki yönlü etkileşim, katılım ve hız gibi kavramlar dijital halkla ilişkilerin işletmeler açısından önemini ortaya koymaktadır. Sosyal medyada işletmeler milyonlarca kişiye aynı anda sesini duyurabilmekte, üretim sürecine dahil olan tüketicilerin varlığı, karşılıklı iş birlikleri ortaya çıkmakta, yorum ve değerlendirmelerde tüketicilerin şeffaf yorumları ile süreç şekillenmekte ve maliyetler çok düşük rakamlara düşmektedir. Ayrıca kurumlara bir hız kazandırmaktadır. Bu dönüşüm dijital pazarlama, dijital halkla ilişkiler, dijital itibar yönetimi ve sosyal medya pazarlaması gibi yeni kavramların literatüre girmesine neden olmaktadır.
Kurumsal Web Siteleri ve Sanal Basın Odaları
Bir kurumun web sitesi, kurumla müşteriler ve kurumun ilişki içinde olan tüm kullanıcılar arasında kurulan iletişim köprüsüdür. Kurumsal web sayfaları kurumların ürünlerini, hizmetlerini, hedeflerini, misyon/vizyonlarını, tarihçelerini, çalışma alanlarını, projelerini, referanslarını ve kurum hakkında daha pek çok bilgiyi içeren ve bu bilgileri arama ağlarında gösteren araçlardır.
Elektronik Posta (e-Mail)
e-Mail (e-Posta), internet ortamında kullanıcıların birbirleri ile haberleşmesini sağlayan bir araçtır. Kurumlar hem iç hem de dış hedef kitle ile iki yönlü bir iletişim kurmak için e-Postayı çok etkin bir şekilde kullanmaktadırlar. Bir e-Posta, göndereni belli olduğu için her zaman okuyucuda güven uyandırır. Kurum içi hedef kitlede iş süreçleri açısından, yönergelerin ve duyuruların daha hızlı ulaştırılmasını sağlar.
Kurumsal Bloglar
Bloglar, kişiselleştirilmiş bir web sayfası üzerinden kişisel veya kurumsal bilgilendirme yapılan uygulamadır. Bloglara; metinler, videolar, resimler, ses kayıtları, bağlantılar, yüklenerek hedef kitlenin rahatlıkla ulaşması sağlanır.
Halkla ilişkilerde blogların faydaları şöyle sıralanabilir (Sönmez, 2020):
• Blogların kolay ve hızlı kurulabilmesi • Bilgilerin güncellenmesinin kısa sürede yapılabilmesi
• Bilgi güncellemek için ek bir teknolojiye ihtiyaç olmaması • Web sitelerinden farklı olarak amacının sadece hedef kitle ile daha samimi bir iletişim ortamı kurmak olması • Web sitelerinde olduğu gibi estetik kaygı taşımaması • Kurum ve hedef kitle arasında karşılıklı iletişim kurmanın daha kolay ve interaktif olması • Kullanıcıların arzu ettiklerinde yorum yapabilmelerine olanak tanıması ve yorumların güncellenebilmesi
Podcast
Podcast; markayı veya markanın içinde bulunduğu sektörü ilgilendirebilecek bir konuda detaylı bilgiler, araştırma sonuçları, ilgi çekebilecek konular gibi birçok konuda metinler hazırlanıp seslendirilip, MP3 çaların yanı sıra cep telefonu veya bilgisayardan da dinlenebilmesidir.
Podcast’i dijital medyanın dağıtımında ve faydalanmada önemli olduğu kadar Podcast’i kullanmanın ses ve görüntü kalitesi, abone olma ve indirme kolaylığı ve bu dosyaların taşınabilirliği de dijitalleşme sürecinde tercih edilebilirliğini arttırmaktadır.
Sosyal Medya
İletişim faaliyetlerini sosyal medya platformlarında yoğunlaştırmak hedef kitleye daha hızlı ve daha ekonomik yollardan ulaşma imkânı sağlamaktadır. Sosyal medyanın temel özellikleri arasında, katılım, açıklık, karşılıklı diyalog, topluluk oluşturma ve bağlantılı olma sayılabilir. Sosyal medya herhangi bir sınır olmaksızın herkesin katılım sağlayacağı bir platformdur.
Halkla ilişkilerden çok kullanılan sosyal medya araçları; o twitter, instagram, youtube, facebook ve son zamanlara popülerliğini artıran tiktok’tur.