HİT102U-HALKLA İLİŞKİLER
Ünite 5: İç ve Dış Halkla İlişkiler
Giriş
Halkla ilişkiler çabaları kurum içi veya kurum dışı hedef kitlelere yönelik karşılıklı iletişim ve iş birliği sağlamayıp sürdürmeyi temel alan mesaj ve uygulamalar ile aslında kurumun itibarına hizmet etmektedir. Borsada hisse değeri yüksek, kurumsal sosyal sorumluluk projelerine önem veren bir kuruluş iç halkla ilişkiler uygulamalarında başarı gösteremiyor veya kurumun en önemli sermayesi olan çalışanları ile karşılıklı ve sağlıklı bir ilişki, iş birliği ve iletişim geliştirip sürdüremiyorsa itibarının zedelenmesi an meselesidir.
Kurum İçi Halkla İlişkiler
Halkla ilişkiler, organizasyonlar ve hedef kitleleri arasında karşılıklı yarar sağlayan ilişkileri oluşturan stratejik bir iletişim sürecidir. Bu iletişim süreci, kuruluşların hem iç çevresinde hem dış çevresinde bir başka ifade ile hem iç hedef kitleler hem de dış hedef kitleler ile karşılıklı yarar sağlayan ilişkilerin geliştirilmesini gerekli kılar. İç hedef kitlelere yönelik güven ve destek sağlama amaçlı halkla ilişkiler çabalarını iç halkla ilişkiler, dış hedef kitlelere yönelik güven ve destek sağlama amaçlı çabaları ise dış halkla ilişkiler olarak adlandırmak mümkündür.
İç hedef kitlelere yönelik güven ve destek sağlama amaçlı halkla ilişkiler çabaları iç halkla ilişkiler, dış hedef kitlelere yönelik güven ve destek sağlama amaçlı çabalar ise dış halkla ilişkiler olarak adlandırılır.
Kurum içi iletişim, kurumda planlama, koordine etme, yönetme, karar verme, güdüleme ve denetleme fonksiyonlarının yerine getirilmesinde önemli bir rol oynamaktadır. Kurum içi iletişimi, kişisel, fiziksel ve çevresel, kültürel farklılıklar, statü farklılıkları, motivasyon ve ilgi eksikliği, güvensizlik, organizasyonsuzluk, dil güçlükleri ve yazım hataları ve hiyerarşi engellemektedir.
Kurum İçi Halkla İlişkilerin Kapsamı
Kurum içi iletişim, çalışanlara iyinin, kötünün ve çirkinin nasıl iletildiği ise, iç halkla ilişkiler de çalışanların şirketi sadece beğenmesine değil, sevmesine de yardımcı olmak için tasarlanmış uygulama ve kampanyalardır (https://screencloud.com/blog/internal-pr#what-is-internal- public-relations-). Haberler ve kontrol edilemeyen sürekli bir bilgi akışıyla dolup taşan günümüzün hiper bağlantılı dünyasında, hiç kimse bir şirketin dış halkla ilişkiler stratejisine sahip olma ihtiyacını sorgulamaz. Ancak Virgin Grup’un sahibi, dünyaca ünlü iş insanı ve yatırımcı Richard Branson’ın ifade ettiği üzere, “Çalışanlarınıza iyi davranırsanız, onlar da sizin işinize iyi davranırlar”, bir başka ifadeyle iç halkla ilişkiler her zamankinden daha önemlidir.
Bir süreç olarak kurum içi halkla ilişkilerin gerçekleştirmesi gereken birtakım görevler vardır:
• Çalışanlarla ilgili araştırmalar yaparak onların ilgi alanları, hassas oldukları konular, ihtiyaçları ve sıkıntılarını ortaya çıkarmak,
• Elde edilen araştırma bulgularından hareketle çalışanların kuruma en yüksek düzeyde katkı sunmalarını sağlayacak çeşitli faaliyet ve uygulamaları hayata geçirmek.
Kurum içi halkla ilişkiler aşağıdaki yaşamsal yönleri içerir:
• Çalışanların söylediklerini dinlemek: Bir benzetme yapmak gerekirse bu, kulağınızı duvara dayamak gibidir. Kurum içi halkla ilişkiler ile kuruluş çalışanlarının ne hakkında konuştuğunun farkına varılır. • İş bilgilerini paylaşma: Hiçbir şirket boşlukta çalışamaz. Bu, şirketin başarılarını, politikalarını ve planlarını çalışanlarla paylaşmanın gerekli olduğu anlamına gelir. Çalışanlar üçüncü bir kişiden öğrenmek yerine organizasyon içinde neler olduğunu bilirlerse kendilerini mutlu hissedeceklerdir. • İşveren markasına uyma: Bu tür markalaşma, kimlik düzenlemesine yeni bir bakış açısı getirmektedir. Çalışan markası, çalışanların davranışlarını şekillendirerek günlük iş davranışları aracılığıyla kuruluşların ürünlerinin marka kimliğini yansıtır (https://digitalschoolofmarketing.co.za/public- relations-blog/what-is-internal-pr/).
Kurum içi halkla ilişkilerde çeşitli formlar ele alınabilmekte ve çeşitli kanallar kullanılabilmektedir. Örneğin; marka mesajı verme, liderlik iletişimi, kültür iletişimi, çalışan kutlamaları gibi:
• Marka mesajı verme: İçsel marka iletişimi, organizasyonun temel kültürünü, kimliğini, değerlerini, ilkelerini ve çalışma yöntemlerini destekler. Bu durum aslında insan kaynakları ve çalışma ekibinin herhangi bir çalışanla iletişim kurarken kullandığı bir dizi sesli yönergeye sahip olunması anlamına gelir. • Liderlik iletişimi: Şirkette herkesin ortak bir yolculukta ve önemli bir şeyin parçası olduklarını hissetmesine yardımcı olmak için liderliğin sesinin organizasyonda düzenli olarak duyulması çok önemlidir. Liderlere düzenli olarak çeşitli kanallar ve platformlar kullanarak iş stratejisine genel bakışları, ilerleme raporları, haberler, kazançlar ve kayıplar ve genel gözlemleri paylaşma fırsatı verilir. • Kültür iletişimi: İç halkla ilişkiler, sosyal etkinliklerin iletişimi, teşvik mesajları ve ödül kazanmak gibi şirket çapındaki başarıların tanınması türünde uygulamalarla morali artırarak kurum kültürünün beslenmesine yardımcı olur. Kültür ile iletişim arasında doğrudan ilişki vardır. Kültürü oluşturmada, geliştirmede, yaymada ve benimsetmede en önemli araç iletişimdir (Genç, 2016).
• Çalışan kutlamaları: Ödüller şirketler tarafından değil, insanlar tarafından kazanılmaktadır. Aylarca veya yıllarca süren yoğun çalışmaların ardından büyük bir dönüm noktasına ulaşmak ya da terfi almak veya bir iş arkadaşına her gün yardım etmek için fazladan yol katetmek dikkat çekmeye değer bir durumdur.
Temellerini oluşturan unsurlar şu şekilde sıralanabilir:
• İyi iletişim: Belki de en yaygın sorun, yönetimin organizasyondaki herkesin kendileriyle aynı bilgilere sahip olduğunu varsaymasından kaynaklanmaktadır. • Eğitim: Çoğu zaman yönetim işe yeni başlayan çalışanların sorumlulukları hakkında onlarla kısa ve yüzeysel olarak konuşur. Ancak bu kısa konuşma şirketin ve yapılacak işlerin içeriği hakkında bir ayrıntı sağlayamayabilir. Şirketin vizyonu nedir? Hedefleri ve değerleri nelerdir? Yönetim onlardan bireysel ve toplu olarak ne bekliyor gibi soruların yanıtları bu kısa ve yüzeysel konuşmalarda bulunmayabilir. Büyük bir şirkette, üst yönetimin her yeni işe alınan kişiyi şahsen karşılamak için her zaman müsait olmadığı durumlarda, samimi bir karşılama da dahil olmak üzere bu bilgileri sağlayan bir video, kuruluşun tüm üyelerinin şirketin neyle ilgili olduğunu anlamalarına ve onları marka elçisi olmaları yönünde daha iyi donatmalarına yardımcı olabilecek yöntemler arasındadır. • Motivasyon materyalleri: Şirketin değerlerini güçlendirmek için herkesin arada bir teşvike ihtiyacı vardır. Şirket içi posterler, şirket toplantıları, şirket markalı grafikler ve premium ürünler, yarışmalar, çalışanlara ulaşmanın ve onlara önemli oldukları ve takdir edildiklerini hatırlatmanın bir yoludur. • İlişki kurma: Çalışanlara resmî olmayan bir ortamda kaynaşma ve birbirlerini tanıma fırsatları sağlamak, yalnızca diğer çalışanlarla değil, yönetimle de olumlu ilişkiler kurulmasına hizmet eder. İş gününün bitiminden birkaç saat önce bir araya gelinmesi gibi önceden planlanmamış etkinlikler veya çalışanları şirketin desteklediği bir hayır etkinliğine dahil etmek, bağış toplamak, gerekli malzemeleri toplamak, hatta gönüllülük için özel bir gün sağlamak, ilişki kurma yöntemlerinden birkaçı olarak değerlendirilebilir.
Kurum İçi Halkla İlişkilerin Amaçları
Kurum içi halkla ilişkilerde belli başlı amaçlar aşağıdaki gibi sıralanır (Kazancı, 2004 ve Peltekoğlu, 2009):
• Çalışanların anlayış, güven ve dayanışma içinde hissetmelerini sağlamak • Kurumun vizyon, misyon ve değerlerinin, kurum kültürünün benimsenmesini sağlamak
• Kurumsal amaçlar, kurumun politikaları, kurumsal sorunlar, kurumsal faaliyetler, duygusal ya da olumsuz konular hakkında çalışanları bilgilendirmek • Çalışan-yönetici arasında iki yönlü iletişim ve karşılıklı güvene dayalı çalışma ortamı oluşturmak • Çalışanlar için önem teşkil eden kararların ve olayların mümkün olduğunca kısa bir zamanda iletilmesini sağlamak • Kurum içinde çalışanların yenilik ve yaratıcılık için teşvik edildiği bir çalışma iklimi oluşturmak • Çalışanlarda kurumsal aidiyet duygusu yaratmak • Çalışanlar arasında verim ve başarının arttırılmasını sağlayarak kurumsal katkıyı yükseltmek • Kurumun beklentileri ile çalışanların beklentilerini birleştirmek • Kurum içinde doğru bilginin her yöne düzenli bir şekilde akışını sağlamak
Kurum İçi Halkla İlişkilerin Önemi
Kurumun dış çevresiyle sağlıklı bir ilişki kurmasının ilk aşaması öncelikle kendi çalışanlarıyla başarılı bir halkla ilişkiler faaliyeti gerçekleştirebilmesinden geçer. Kurum çalışanlarının daha istekli çalışmalarını sağlamanın yolu onları ikna etmektir. Bunun için de çalışanların tüm süreçler hakkında yeterince bilgilendirilmesi ve karar alma sürecine katılmalarının sağlanması uygun olur. Dolayısı ile kurumda yoğun ve etkili bir dikey iletişim yapılandırılmalıdır. Sosyal ihtiyaçları olan insanın, kendini kurumunun bir parçası olarak hissettiği oranda çalışma isteği ve verimi artacaktır. Bunun yolu da bilgi ihtiyacının giderilmesi ile birlikte görüş ve önerilerinin de dikkate alınmasıdır.
Kurum İçi Halkla İlişkiler ve Kurum İçi İletişim İlişkisi
İç halkla ilişkiler ve kurum içi iletişim kavramları literatürde kimi zaman eş anlamlı kullanılırken kimi yazarlar her ikisinin ayrı birer çalışma alanı olduğu yönünde fikir beyan etmektedirler. Örneğin; Karangers ve diğerleri (2015)’e göre, kurum içi iletişim, halkla ilişkiler ve kurumsal iletişim çalışma alanı içinde önemli ve bağımsız bir fonksiyondur.
Szyszka’ya göre ise kurum içi iletişim ile kurum içi halkla ilişkiler eş anlamlı kullanılmamalıdır. Çünkü kurum içi halkla ilişkiler kurum içi iletişimin bir tipi sayılmaktadır. Kurum içi halkla ilişkiler kurum içi enformasyon orantısızlıklarını ortadan kaldırır ve bununla bir organizasyonun insan kaynaklarını, organizasyona yönelik gerçekleştirecekleri faaliyetler bakımından verimli kılar (aktaran: Okay ve Okay, 2014).
Vercic vd. (2012), kurum içi iletişimin, halkla ilişkiler ve iletişim yönetiminde en hızlı büyüyen uzmanlıklar arasında olduğunu belirterek, kurum içi iletişimin öneminin kabul edilmesinin, alanı anlamayı, analiz etmeyi ve bağımsız bir alan olarak savunmayı amaçlayan bir dizi girişimle sonuçlandığını ifade ederler.
Shatshat (1980) kurum içi iletişim etkinliklerinin genellikle örgütün daha geniş halkla ilişkiler işlevinin bir parçası olduğunu saptamıştır (aktaran Gruning,2014). Çalışanlar hemen her örgüt için stratejik kamudur ve çalışanla iletişim programlarının, tümleşik ve yönetilen bir iletişim programının -yani halkla ilişkilerin- bir parçası olmalıdır (Gruning, 2014).
Kurum içi iletişim, çeşitli düzeylerde ve farklı uzmanlık alanlarındaki kuruluşlarda bireyler ve gruplar arasındaki işlemler olarak tanımlanabilir (Dolphin, 2005).
Peltekoğlu (2009)’na göre, kurum içi iletişim kurumlar ve çalışanlar açısından şu şekilde değerlendirilir:
Kurumlar açısından kurum içi iletişim şunlar demektir
• Verimlilik • Kâr • Olumlu imaj • İtibar
Çalışanlar açısından kurum içi iletişim şunları tarif eder:
• Aidiyet • Önemsenme • Kararlara katılma
Bununla birlikte çalışanların beklentileri sıralanır:
• Saygınlık • Maddi konular • Statü elde etme • Saygı • İş doyumu • Takdir edilme
Bu tür beklentileri olan çalışanlar için kuruluşun yapısına ve yönetim felsefesine uygun ve etkin iletişim stratejileri geliştirilmelidir.
Gelişmiş bir kurum içi iletişimin faydalarını, Moss ve De Santo (2011) şu şekilde belirtir:
• Gelişmiş çalışan performansı • Artan müşteri tatmini • Daha iyi iş teşvikleri
Kurum İçi İletişimin Hedefleri
Kurum içi iletişim hedeflerini Argenti (1998) derecesine göre şöyle sıralamaktadır:
1. Çalışanların kuruluş için önemli bir varlık olduğu duygusunu yaratmak 2. Çalışanların görevleri, çalışma arkadaşları ya da kurumları ile ilgili duygu, tutum ve davranışlarını iyileştirmek, iyi niyeti teşvik etmek 3. Çalışanları şirket içi değişiklikler bilgilendirmek 4. Tazminat ve sosyal yardım planlarını açıklamak 5. Çalışanların organizasyon ve ürünleri, etik, kültür ve dış çevre hakkındaki anlayışını artırmak
6. Çalışan davranışını daha üretken, daha kalite odaklı daha girişimci olmaya doğru değiştirmek 7. Çalışanların onları etkileyen önemli sağlık/sosyal rla sorunlar veya eğilimler konusundaki anlayışlarını artırmak 8. Çalışanların topluluk faaliyetlerine katılımını teşvik etmek
Kurum İçi İletişimin İşlevleri
Kurum içi iletişimin işlevleri beş başlık altında incelenebilir:
• Bilgi edinme • Hedef kitleyi etkileyip ikna etme : • Bir araya getirme • Emir verme • Eğitim ve öğretim
Kurum İçi Halkla İlişkilerde Hedef Kitle
Kurum içi hedef kitle denildiğinde anlaşılması gereken gruplar, çalışanlar, çalışanların aileleri, ortaklar (hissedarlar) ve belirli bir sayıda çalışan olması durumunda sendikalardır. Sözü edilen kitlelere aileler, akrabalar ve yakınlar da ilave edildiğinde toplumda geniş bir çevre oluşturur. Bununla birlikte, sözü edilen iç hedef kitlelerin daha detaylı bir sıralaması şu şekilde yapılabilir: şu şekilde • Yönetim kurulu • Yurt dışı temsilcilikler • Danışma kurulları • Yan şirketler ya da kuruluşlar • Çalışanlar • Satış şubeleri • Yönetim kurulu sekreterlikleri • Yardımcı yan tesisler • Saha personeli • Araştırma personeli • Üretim personeli • İdari işler personeli • Direktörler • Çalışanların aileleri • Kuruluş şubeleri • Yönetici düzeyindeki personel • Ana örgüt • Kat görevlileri önem • Sekreterler • Telefon santral görevlileri • Kardeş firmalar
Kurum İçi Halkla İlişkiler Araçları
Kurum içi halkla ilişkilerde yararlanılan iletişim araçları yazılı, sözlü ve görsel araçlardan oluşan geleneksel üçlüye dijital araçların da katılması ile dört başlık altında ele alınır. hakkında Yazılı araçların dijital versiyonları olabileceği gibi (dijital kurumsal dergi veya dijital broşür gibi), sözlü araçlar arasında yer alan toplantıların da günümüz iş dünyasında çeşitli dijital platformlarda yapılan türleri (Zoom Meeting, Microsoft Teams vb.) bulunmaktadır. Özellikle Covid-19
pandemisi ile birlikte, görsel araçlar kategorisinde yer alan sergiler gibi araçların da dijital versiyonları (örneğin, Pera Müzesi web sitesinden giriş yapılabilen dijital sergiler gibi) bulunmaktadır.
Kurum içerisinde etkili bir sosyal medya kullanımı için dikkate alınması gereken noktalar;
• Bir iş hedefi olmalı, • Bilgilendirici olmalı, • Eğlendirici olmalı ve • İlgi çekici bir içeriğe sahip olmalı
şeklinde sıralanabilir (Seitel, 2016).
Kurum Dışı Halkla İlişkiler
Kurum Dışı Halkla İlişkiler: Kurumun dış hedef kitleleri ile arasında karşılıklı anlayış, iletişim, iş birliği sağlayıp sürdürmeye yönelik iletişim çabalarıdır. Kurum dışı halkla ilişkiler, kurum içi halkla ilişkiler ile entegre bir şekilde kurumsal itibarın inşasında rol oynar.
Kurum Dışı Halkla İlişkilerde Hedef Kitle
Sistem kuramının sunduğu bağlantı (linkage) fikri, organizasyonların şu hedef kitlelerle etkileşim hâlinde olduğunu ifade eder (Smith, 2014):
• Müşteriler: Ürün ve hizmetleri kullananlardan oluşan geniş bir topluluğu temsil eder. Müşterileri ile iyi, olumlu ve güvene dayalı ilişki kurup geliştiremeyen kurumların başarılı olup amaçlarını yerine getirmesi çok zordur. Bu aşamada halka ilişkiler açısından, müşteriye zamanında ve bütçesinde, doğru iletişim aracıyla, yasal, etik ve doğru bilgi verilmesi, ondan gelecek istek ve şikâyet gibi geri bildirimlerin dikkate alınması, sorunlara çözüm üretilmesi ve etkin iletişim kurulması gerekir. • Üreticiler: Ürün ve hizmetleri üretenler, çalışanlar ve tedarikçilerden oluşur. • Bayiler: Bayiler, kurumun ürettiği ürün ya da hizmetleri tüketicilerle yerel, bölgesel, ulusal ve uluslararası buluşturan, kurumun kurum kimliğinden her türlü tanıtım ögesini kullanan, kurumu temsil eden aracı kişi ya da kurumlardır. Bu nedenle bayi il • Ortaklar: Günümüzde birçok kurum, ihtiyaç duyduğu daha fazla sermaye gelirleri için halka açılmakta, yeni yatırımcı ve ortakları bünyesine katma eğilimindedir. Bu nedenle kurumların yatırımcı ve ortakları bilgilendirilmesi, yapılacak yatırımlarda onların desteğini alması için halkla ilişkilere büyük görevler düşmektedir. • Destekleyenler (Enablers): Destekleyici durum yaratan kişi ya da gruplardır. Etkileşim için geniş bir olasılık sunarken potansiyel olarak destek de sağlarlar. • Kısıtlayanlar: Olumsuz durum yaratan kişi, grup ve oluşumlardır. Örneğin, organizasyonu olumsuz olarak etkileyebilecek rakip kuruluşlar, iyi ilişkiye
sahip olunmayan medya, düzenleme kurulları gibi.
Bununla birlikte Hallahan (2000)’ın bilgi ve ilginliğe dayalı olarak önerdiği 5 hücreli modeline göre hedef kitleler şu şekilde sınıflandırılabilir:
• Aktif hedef kitleler: Kuruluşun bir sorununu veya gündemini algılayan, yüksek ilginlikli, sorun hakkında aktif bir şekilde bilgi arayan, genellikle bu bilgiyi paylaşan kişi ya da gruplardır. Geniş bir iletişim kaynağına sahip oldukları için bu hedef kitlelerin biliş, tutum ve davranış oluşumu için daha geniş bilgi kaynaklarına gereksinim duyulur (Tkalac, 2008’den aktaran: Gök Demir ve Karakaya Şatır, 2018). • Farkındalık sahibi hedef kitleler: Bir sorun hakkındaki bilgi düzeyi yüksek olmakla birlikte soruna yönelik ilginliği düşük olan kişi ya da gruplardır. Üyeleri doğrudan etkilenmese de bir kuruluş veya durum hakkında genel olarak bilgi sahibi olabilecek grupları içerir. • Uyarılmış hedef kitleler: Uyarılmış hedef kitleler kuruluş ve faaliyetleri hakkında nispeten düşük düzeyde bilgi paylaşırlar fakat potansiyel bir sorun ya da konuyu bilirler. Bu grupta yer alan kişilerin uyarılmaları birkaç faktör tarafından tetiklenebilir. • Aktif olmayan hedef kitleler: Aktif olmayan hedef kitleler, bir bütün olarak, bir kuruluş hakkında nispeten düşük düzeyde bilgiye ve kuruluşun faaliyetlerine yönelik olarak da düşük düzeyde ilginliğe sahip bireylerden oluşan gruplar olarak kavramsallaştırılmaktadır. • Hedef kitle olmayanlar: Modelde bulunmayan bileşen olan bu grup, kuruluşa yönelik bir bilgisi ve ilginliği olmayan kişi ve gruplardan oluşur. Bununla birlikte, bu grup üyeleri kuruluş ile ilgili herhangi bir bilgi veya ilginlik düzeyine ulaştıklarında, uygun şekilde inaktif hedef kitle grubuna dahil olurlar (Hallahan, 2000).
Kurum Dışı Halkla İlişkiler Faaliyetleri
Kurumun dış hedef kitlesine yönelik gerçekleştireceği halkla ilişkiler faaliyetleri:
• Kurumsal sosyal sorumluluk projeleri, • Kurum imajına, itibarına yönelik uygulamalar, • Bilimsel amaçlı toplantılar, kongreler, konferanslar, sempozyumlar, • Kültür ve sanat, çevre, eğitim, sağlık, turizm, tarım, spor etkinlikleri, • Sponsorluk iletişimi, • Finansal hizmetler ve yatırımcı ilişkileri ile ilgili projeler, • Açılış ve kutlama günleri gibi özel olaylar, • Pazarlama amaçlı halkla ilişkiler faaliyetleri, • Marka lansman toplantıları, gezileri, • Bayi toplantıları, gezileri, • Ürün/hizmet promosyonları,
• Kamu kurumları, mahallî idareler, STK’lere yönelik halkla ilişkiler faaliyetleri, • Medya ile ilişkiler kapsamında yürütülen çalışmalar
şeklinde olarak sıralanabilir.
Kurum Dışı Halkla İlişkiler Süreci
Kurum dışı halkla ilişkiler faaliyetleri kampanya planlaması ile yürütülür ve süreç, araştırma, planlama, uygulama ve değerlendirme aşamalarından oluşmaktadır. Halkla ilişkiler süreci araştırmayla başlar, konu ya da sorun belirlenir, kurumun faaliyetlerini etkileyen veya etkileyebilecek kişiler, kurum ve grupların kısaca dış hedef kitle ve paydaşların düşünce, duygu, tutum ve davranışları, medya yapısı ve medya tüketim alışkanlıkları belirlenir, araştırmalardan elde edilen veriler doğrultusunda planlama yapılır, neyin, ne zaman, nasıl yapılacağı önceden belirlenir, uygulama aşamasında da planlanan şeyler hayata geçirilir. Halkla ilişkiler faaliyetlerinde uygulamaların kaliteli olması için uzman kişilerden yararlanılması, faaliyetleri gerçekleştirecek kişi ve kuruluşların bulunması iş birliği yapılması, neyin, ne zaman, nerede ve hangi bütçe ile yapılacağının belirlenmesi gerekir. Yaratıcı bir fikir kötü bir uygulama ile çok etkisiz bir mesaja dönüşebilir. Uygulamanın etkinliği için çok iyi bir çalışma takvimi çıkarılması gerekir. Halkla ilişkiler kapsamında ne tür etkinliklere yer verileceği, kurumun içinde bulunduğu duruma ve ulaşmak istenen hedeflere bağlı olarak değişir.
Kurum Dışı Halkla İlişkilerde Kullanılan Araçlar
Kurum dışı halkla ilişkiler faaliyetlerinde, kullanılacak iletişim araç ve ortamları genel olarak; yazılı ve basılı araçlar (kurum gazetesi, kitaplar, dergiler, broşür ve insertler, el kitapçıkları, afişler, billboard, pankartlar, haber bültenleri, yıllık, raporlar ve mektuplar, rozet-pul-damgalar vb.), geleneksel görsel ve işitsel araçlar (radyo, televizyon, sinema, tanıtım videoları vb.) sergiler, fuarlar, festivaller, açılış, yıl dönümü ve ağırlama törenleri, yarışmalar, sözlü araçlar (yüz yüze ve online iletişim ile telefonla görüşme, toplantı, konferans, video konferans, internet üzerinden toplantılar vb.) seminer, sempozyum, panel, geziler ve basınla kurulacak ilişkiler (basın bildirileri, basın bültenleri, basın toplantıları, basın brifingi, basın kiti, basın kokteylleri, basın turları) olarak sıralanabilir.