GİT305U-GÖRSEL SİSTEM TASARIMLARI
Ünite 7: Bürokratik Sistemlerde Yazışma ve Form Tasarımı
Giriş
Bir örgüt ve yönetim biçimi olarak bürokrasi, dün olduğu gibi bugün de bütün etki ve önemiyle hayatımızın içinde yer almaktadır. Bürokrasi kurallı, tutarlı ve sürdürülebilir bir yönetim sistemidir. Bu sistemin vazgeçilmezi her işlemin kayıtlı olmasıdır. Bu noktada sistemin içinde yer alan resmî yazışmalar bürokratik sistemlerin bel kemiğidir. Bu sistemin en önemli kayıt, haberleşme ve işleyiş araçları olan resmî yazışmaların biçim ve kullanım konuları da yönetmeliklerle çerçevelenmiştir.
Resmî yazışmalar, günümüz teknolojisinin onları getirdiği yeni ortam olan elektronik belge yönetimi sistemleri ve bu sistemlerin arayüzleri ve resmî yazışmaların en sık kullanılan ekleri olan formlar bu ünitede birer grafik tasarım ürünü olarak incelenmiş ve bu araçların üretiminde grafik tasarımcının yeri ve önemi vurgulanmıştır.
Bürokratik Sistemlerde Resmî Yazışmalar ve Tasarımları
Bürokrasi kavramını sistematik ve kapsamlı bir biçimde ilk inceleyen Alman ekonomist ve sosyolog Max Weber bürokrasiyi, iş bölümü (görev dağılımı), hiyerarşi, yazılı kurallar, yapılan çalışmaların ve yazışmaların dosyalanması, gayrişahsilik, belli bir disipline bağlı olarak kurulmuş olan bir yapı ve resmî olarak görevini yürüten bir örgüt biçimi şeklinde ifade etmektedir.
Weber’e göre, ideal bürokrasinin ayırt edici başlıca özelliklerinden biri, kayıt ve haberleşmenin yazılı olarak yapılması ve ayrıntılı bir dosyalama sisteminin olmasıdır. Bürokratik bir yapının içinde yazılı iletişimi tercih etmenin başlıca nedenleri şu şekilde sıralanabilir:
a. Yazılı belgenin arşiv değeri vardır ve daha kalıcıdır. b. Konu bir bütünlük içinde ifade edilir ve iletilebilir. c. Daha resmidir ve yetkiyi daha fazla hissettirir. d. Kişilerin gidemeyeceği yerlere gidebilir. e. Zaman açısından daha elverişlidir; uygun olunduğu zaman yazılabilir ve okunabilir, gerektiğinde üzerinde değişiklikler yapılabilir. f. Kurumun konuyla yakından ilgilendiğini gösterir.
Bürokratik sistemlerin vazgeçilmez bir parçası olan resmî yazışmaların biçimsel yapıları ve standarda bağlanmış yazım kuralları vardır. Resmî yazışmaları sistemin içinde faydalı ve sürdürülebilir olmasının yegâne sebebi ulusal düzeyde değiştirilemez biçim ve uygulama kurallarına bağlanmış olmasıdır.
Bürokratik Akış Sistemleri İçinde Yazışmalar ve Biçimsel Yapıları
Tüm bürokratik sistemlerin ayrılmaz parçası olan yazışmalar devlete ait, devletle ilgili ve devletin öngördüğü yöntemlere uygun olarak yapılanan anlamındaki “resmî” ifadesi çatısı altında toplanarak “resmî yazı” şeklinde belirtilmektedir.
Bu yazılar mutlaka belirlenmiş usul ve esaslar çerçevesinde ve görevli memur tarafında üretilmelidir, aksi durumda
üretilmiş bir yazıyla resmi işlem yapılması söz konusu değildir. Bürokratik ve idari tüm sistemlerin düzgün işleyişi ve güvenilirliği, belirlenmiş usul ve esaslara tutarlı bir biçimde bağlı kalınarak işleyişin sürdürülmesiyle sağlanmaktadır.
09/06/2020 tarihli Cumhurbaşkanı kararıyla alınan “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”te tüm resmî yazışmaların biçim ve uygulama esasları belirlenmiştir. Tüm kamu kurum ve kuruluşları bu esaslara bağlı kalarak resmî yazışmalarını sürdürmek zorundadır.
Bu yazışmalar bilgi verme, bilgi alma, bir işin yapılması, öneride bulunma ya da bir isteğin yerine getirilmesi gibi nedenlerle kaleme alınabilir. Bu tür yazıların üretiminde en önemli husus yazıyı yazanın hangi amaçla yazının yazılacağını bilmesi, içeriğe ait gerekli ve yeterli bilgiye sahip olması ve yazının amacı ne ise onu gerçekleştirecek yazıyı üretmesidir.
Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) boyutundaki kâğıt kullanılmaktadır ancak belge ekleri için farklı form ya da boyuttaki kâğıtlar kullanılabilmektedir. Kâğıdın üst, alt, sol ve sağ kenarlarından 2,5 cm boşluk bırakılmalı ve yazı, “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”teki genel biçim, yazı karakter seçimi ve büyüklüğüne ilişkin esaslara göre bu alan içinde planlanmalıdır. Bir üst yazıda logonun bulunduğu başlık, sayı ve evrak kayıt numarası, tarih, konu, gönderilen makam yani muhatap, metin, imza ve iletişim bilgileri olmak zorundadır. Duruma ve ihtiyaca yönelik olarak yazıda ilgi, ek/ekler, dağıtım, onay (olur), gizlilik derecesi, kişiye özel, acele ya da günlüdür ibareleri ve sayfa numaraları gibi alan ve belirteçler de yer alabilmektedir.
Bürokratik Akış Sistemlerinde Yazışma Tasarımları
Resmî yazıların biçiminde pek çok tasarım ürünündekine benzer tasarım prensipleri ve kuralından faydalanıldığını görmek mümkündür. Örneğin bu yazılarda grafik tasarımın vazgeçilmez kurallarından biri olan hiyerarşiyi en önemli öğelerden birini oluşturur. Tasarımda hiyerarşi, görsel ögelerin önem sırasının belirlenmesi ve buna bağlı olarak bu ögelerin birincil, ikincil ve üçüncül olarak dizilmesiyle kurulmaktadır. Her resmî yazışmanın içeriğindeki tüm bilgi hiyerarşik bir sıra gözetilerek üretilmektedir. İlk sırada başlık ve muhatap, daha sonra tarih sayı varsa ilgi, daha sonra imzacı, metin ve diğer detayların bilgisi verilmektedir. Yazının okuru olan muhatap genelde bu hiyerarşik sıralanımla bilgiyi hızlıca edinebilmektedir.
Resmi yazılarda benzer bilgi kümelerinin benzer yazı büyüklüklerinde ve birbirlerine yakın konumlarda yerleştirilmesiyle gözün benzer bilgi öbeklerini grup olarak algılamasının sağladığı görülmektedir. Böylece okurun yazıdaki bilgiyi gruplarını ayırması ve her kümeyi hızlıca görüp algılaması sağlamaktadır. Bu durum tasarım problemlerinin çözümünde sıklıkla kullanılan Gestalt teorisini akla getirmektedir. Gestalt yasalarından bazılarının tasarım ve görsel sanatlar alanlarında sıklıkla
kullanıldığını görmekteyiz, bunlar yakınlık (proximity), benzerlik (similarity), devamlılık (continuity), kapalılık (closure) ve figür-zemin (figüreground) ilkeleridir.
Resmî yazışmalarda kullanılacak yazı karakteri ve büyüklükleri ise Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’e göre “Hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde “yazı alanında harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgileri kısmında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir.” şeklinde ifade edilmiştir.
Bürokratik Sistemlerdeki Açılım Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Tasarımı
Geçmişte belge ve evrak işleyişinin vazgeçilmezleri olarak kâğıtlar, fiziksel dosyalar ve büyük dosya arşivleri akla gelirken, bugün e-Posta, dijital ses ve görüntü kayıtları, dijital depolama aygıtları, bulut sistemleri vb. elektronik ögelerin kullanımı alışılagelmiştir. Bu olağanüstü gelişmeler belge ve bilginin çok daha hızlı işlenmesini, iletilmesini ve kolayca kaydedilip depolanmasını sağlamıştır. Bugün internet erişiminin bulunduğu her yerden kamu işleri yürütülebilmekte, posta, arşiv ve arama işlemleri için sarf edilen bütçe, zaman ve emek ortadan kaldırılarak daha etkin ve hızlı bir kamu işleyişi sağlanmaktadır.
Belgelerin dijital ortamlara aktarılmasının avantajları şu maddelerle açıklanabilir:
• Yapılan işlemlerin süresi azalır. • Bilgi ve belgeye daha hızlı erişilir. • Belgelere çok fazla anahtar terim kullanarak erişim sağlanır. • Belgeler daha güvenli şartlar altında depolanır. • Belgeler istenilen sayıda çoğaltılabilir.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi Kullanıcı Arayüzü Tasarımları
Ülkemizde EBYS ile ilgili çalışmalar 2000’li yılların ortalarından itibaren hız kazanmış, bu sürecin hukuki altyapısı 5070 sayılı e-İmza Kanunu’nun (2004) yürürlüğe girmesiyle başlamıştır. e-İmza Kanunu elektronik ortamda belgelerin üretilmesi, yönetilmesi, paylaşımı ve iletimi konularında bir referans kriteri belirlenmesinin önünü açmış, 2005 yılında Elektronik Belge Yönetim Sistemi Referans Kriterleri oluşturulmuştur.
EBYS’nin temel amacı, belgelerin içerik, bağlam ve yapılarını bütün olarak yönetmek ve bunları güvenli ve özgün şekilde muhafaza etmektir. Bu nedenle EBYS’ler, belgenin yaşam döngüsü boyunca aşağıdaki özellikleri korunacak şekilde tasarlanmalıdır:
• Tanımlanabilirlik • Entelektüel, tanımsal ve fiziksel bütünlük • Onay ve kayıt bilgisi • Sunum ve form özellikleri
• Belgelerin üretimindeki kurumsal, fonksiyonel ilişki ve mülkiyet zinciri • Teknolojik özellikler
Elektronik Belge Yönetim Sistem Tasarımlarında Dikkat Edilmesi Gerekenler
EBYS yazılımları, her kurumda ilgili birim temsilcileri ve farklı disiplinlerden donanım ve bilgi sahibi çalışanlardan oluşan ekiplerce ya da kurum içindeki ekiplerin yanı sıra kurum dışından işinde uzman profesyonellerden destek alınarak oluşturulacak kapsamlı bir çalışmayla ortaya konulmalı, gerekli testler ve geri dönütler ışığındaki düzenlemelerden sonra esas sistem uygulamasına geçilmelidir. Bu yazılımların tasarımında grafik tasarımcının rolü önemsenmelidir. Hakkınca üretilmiş bir EBYS arayüzü, ekipte yer alan tasarımcının veya tasarımcıların tasarım problemine doğru yaklaşımı, estetik, yenilikçi, yaratıcı ve en işlevsel çözüm önerisiyle tasarımın sonucuna yönelik test ve kullanıcı geri dönütlerinden sonra elde edilmelidir.
Bürokratik Sistemlerde Form Kullanımı ve Tasarımı
Formları bürokratik sistemler içinde basılı ve çevrim içi ortamda görmekteyiz, iki form türü de farklı gerekçelerle fakat aynı amaç için üretilip kullanılmaktadırlar. Ancak yaşadığımız çağın hızı ve koşturmacası nedeniyle, formlara bakışımız ve kullanım davranışlarımızda belirgin farklılıklar ortaya çıkmıştır. Bu iki form türü için kullanıcı beklentileri ve kaygıları tamamen farklılaşmış olsa da basılı formlar her ortam ve durumdaki aracısız ve kalıcı yazılı iletişimiyle, çevrim içi formlar ise kazandırdığı hız ve etkileşimiyle hayatımız içinde yer almaya devam etmektedir.
Bürokratik Sistemlerde Basılı Form Tasarımları
Formlar, her operasyonel faaliyetin olduğu gibi bürokratik sistemlerin de başlıca enstrümanlarındandır ve onlara bağlı veri akışı olmadan bürokraside iş akışını sağlamak oldukça zordur. Formlar, devletin vatandaşlarıyla diyaloglarını yürüttüğü temel araçlardır, aynı zamanda idarelerin kendi iç iletişimlerini günlük olarak kontrol ettikleri ana ortamdır. Aynı zamanda vatandaşların bürokratik sistemin ağır işleyiş ve kalın duvarlarını geçerek sesini duyurmasının en kalıcı vasıtasıdır.
Bürokratik yapıların vazgeçilmezlerinden olan formların tasarımına ilişkin kararlar alınırken gereken önemin verilmesi ve sağlam bir sistemle kurulmuş form yönetimi politikasının izlenmesi gerekmektedir.
Form Türleri
Form tasarımı, talep edilen verinin şekline göre değişkenlik gösterse de sıklıkla kullanılan bazı tasarım biçimleri özellikle göze çarpmaktadır. Bunlar çizgi formlar, kutu formlar, yazışma formları ve karma formlardır.
Çizgi formlar, tasarımında çizgilerin kullanımından yararlanılan formlardır. Soruların kullanıcı tarafından yazınsal olarak cevaplanması beklenilmektedir.
Kutu formlar, beklenilen cevaplar için ayrılan alanların dikey ya da yatay kutulardan oluşturulduğu form tasarımlarıdır. Tasarımda kullanılan kutular, kullanıcının sorulan soruya yanlış bir alanda cevap verme olasılığı olabildiğince ortadan kaldırılmasını sağlamaktadır.
Yazışma formları, aynı içeriğin yazımdaki tekrarını önleyerek işleyişe hız kazandırmak adına üretilmiş formlardır. Tekrar edilecek içerik formun sabit alanlarında yer alırken kullanıcıdan beklenen yazınsal veri alanları boş bırakılmaktadır.
Karma formlar, yazı, kodlama ve işaretleme yapılarak doldurulacak verinin beklenildiği ve buna uygun olarak sabit alan tasarımının yapıldığı formlardır. Tasarımda sıklıkla kutu, sütün, işaretleme ve yazı alanları bir arada kullanılmaktadır.
Formlarla İletişim
Tasarımcının, bürokratik dilin ve jargonun uzağında fakat amacına uygun ve resmi gerekliliklerin dayattığı sınırlar içinde olabildiğince içten ve kibar dil kullanımı konusunda yön verici olması, bürokratik sistemler içinde sıklıkla dikkatlerden kaçan söylem ve üslup konusunda fayda sağlayacaktır. Üslup üzerine düşünmek formun kullanıcı üzerindeki olumsuz etkisini kıracak ve daha doğru sonuçlar elde edilmesini sağlayacaktır.
Herhangi bir kamu belgesi içeriğinden önce;
1. Güvenilir 2. Kişilere saygılı 3. Çekici 4. Fiziksel olarak uygun 5. Sosyal olarak uygun olmalıdır.
Form Tasarımında Görsel Tasarım Ögeleri
Bürokratik sistem içinde, özellikle halk üzerinde uygulanacak bir form için formun bağlı olduğu kurum bilgisi, kuruma ait kurumsal kimlik ve formun başlığı oldukça temiz bir biçimde görülebilir olmalıdır. Özellikle başlık kısa, net ve bilgilendirici olmalı, kullanıcı karşısına getirilen formun ne olduğunu ilk tanışmada algılamalıdır. Formun yönergesi ya da talimatı kullanıcının eğitim seviyesi ve algısına hitap eden bir dil seçimiyle açıkça ifade edilmeli, kullanıcı bu formla ne yapılacağını, isteniyorsa kişisel bilgilerinin güvenliğinin nasıl sağlanacağını, ondan alınan verinin nasıl kullanılacağını ve saklanacağını bilmelidir. Formlar, farklı okuryazarlık düzeylerini, farklı dil akıcılığı düzeylerini, konuşulan farklı dilleri ve ayrıca farklı beklentileri, deneyimleri ve motivasyonları dikkate almalıdır. Formun tanımlanması için geliştirilmiş kod ya da numaraya ilgilinin kolayca görebileceği bir alanda ve tipografik olarak doğru hiyerarşik sıralamada yer vermelidir.
Form Tasarımında Tipografi
Okunurluk (Legiblity) ve okuturluk (Readability) grafik tasarımcının yazı karakteri seçimi sırasında dikkat etmesi gereken iki önemli konudur. Okunurluk, bir yazı karakterinin tasarımsal özellikleri sayesinde ne denli
tanımlanabildiği ve bu sayede ne kadar hızlı ve kolayca okunur olduğudur. Okuturluk ise yazı karakterinin yine tasarımsal özelliklerine ve düzenine bağlı olarak metnin tamamında sağladığı kolay okunabilirliktir.
Form Tasarımında Grafik Öge Kullanımı
Form tasarımında soruları ya da cevap alanlarını birbirlerinden ayırmak veya işaretleme alanlarını belirtmek için çizgiler, kutular ve işaretler sık kullanılan görsel elemanlardır.
Formlarda Renk Kullanımı
Veri toplama amacıyla üretilen form tasarımlarının sıklıkla siyah, tek renk, tek rengin tonları ya da uyumlu iki ya da üç renk şeklinde tasarlandığını görmekteyiz. Bunun nedeni tasarımcıların çoğunlukla yazıdan oluşan bu tasarımları karmaşıklaştırmaktan uzak durmalarıdır.
Formlarda Görsel Kullanımı
Formlarda görseller, teknik bir konunun kullanıcıya gösterilerek anlatılması gereken durumlarda kullanılmaktadır. Genellikle toplanmak istenen veriye ilişkin konuya ait teknik çizim, resim ya da diyagram şeklindeki görseller, yazılı iletişime kıyasla anlatıma hız kazandırmaktadır.
Kâğıt Seçimi ve Boyut Belirleme
Formlarda baskı için seçilecek kâğıt boyutuna tasarıma başlamadan önce karar verilmeli, tasarım o kâğıt boyutuna uygun biçimde çalışılmalıdır. Bu boyut formun kullanımını kolaylaştırmalı ayrıca çoklu baskılarda kâğıttan verilecek fireyi en aza indirmelidir. Kâğıt firesini azaltmak için “Uluslararası Kâğıt Ölçüleri”nden faydalanılabilir. Bu ölçüler A4, A3, A5 gibi boyutlardır.
Bürokratik Sistemlerde Çevrim İçi Form Tasarımları
Veri toplamanın geleneksel yöntemi kâğıt üzerindeki formlarla olsa da bugün internette gerçekleşen her anlamlı etkileşimin çevrim içi formlarla elde edilmesi sıradanlaşmıştır. Bu formlar kullanıcı için web ortamını pasif bir içerik tüketim alanından aktif bir etkileşim alanı hâline getirmektedir. Çevrim içi formlar kâğıt tüketimi ve arşivleme işleminden kâr sağlayarak veriye ulaşmayı en hatasız ve hızlı biçimde gerçekleştirmektedir.
Çevrim İçi Form Tasarımında Görsel Tasarım ve Kullanılabilirlik/Etkileşim Ögeleri
Bir çevrim içi formun etkileşim maliyeti ne kadar düşükse o kadar kullanışlıdır ve amacına ulaşabilmesi için kullanışlı bir ürün aynı zamanda iyi tasarlanmalıdır. Bu nedenle çevrim içi form tasarımcıları iyi tasarımın yanı sıra etkileşim maliyetini düşürecek tasarım önlemleri geliştirmekle de yükümlüdür. Çevrim içi formun doğru çalışması, tasarımcının kullanıcının deneyimini tasarlaması, davranışlarını öngörmesi ve karşılaşabileceği sorunlara daha işin başından önlem almasında gizlidir.
Bir formu olabildiğince kısa tutmak onu başarıya götürecek temel davranıştır ve aslında bir tasarımı rafine etmek zor
olandır. Gereksiz alanları ortadan kaldırmak daha fazla zaman gerektirir ancak azaltılmış kullanıcı çabası ve artan tamamlama oranları bunu değerli kılacaktır. Bu nedenle form tasarımından başka bir şekilde türetilebilen, daha sonraki bir tarihte daha uygun bir şekilde toplanabilecek veya basitçe atlanabilecek bilgileri toplayan alanlar kaldırılmalıdır. Bir formdan gereksiz bir alan veya soru kesildiğinde, dönüşüm oranını artırılacaktır. Buna bağlı olarak mümkün olduğu kadar çok sayıda isteğe bağlı alan formdan çıkarılmalıdır. Formlar yalnızca gerçekten vazgeçilemeyecek zorunlu bilgi alanlarıyla sınırlandırılmalı ve mecburen tutulacak isteğe bağlı olan sorular “isteğe bağlı” olarak etiketlendirilmelidir.