EMY104U-EMLAK YÖNETİMİ
Ünite 7: Fiziksel Varlıkların Yönetimi
Giriş
Bir mülkün fiziksel varlığının yönetimi, bakım ve temizlik hizmetlerinin çok ötesinde bir bakış açısı gerektirmektedir. İyi planlanmış bakım programları ve prosedürleri proaktif bir bakış açısıyla olabilecek arızaları önceden tahmin edebilme ve mülk ile ilgili çeşitli bileşenlerin periyodik zaman aralıklarında bakımını, muayenesini ve denetimini planlama gibi kavramları ele alarak emlak yöneticisinin işini kolaylaştırabilmektedir.
Fiziksel Varlıkları Yönetmek
Mülk sahibi için fiziksel varlıkların yönetilmesi; mülkün durumunu ve değerini koruduğu ve çoğu zaman da mülkü iyileştirdiği için hayati derecede bir önem taşımaktadır. Mülk içerisinde yer alan kiracıları ya da mülk sahiplerini rahat ettirmek ve onların güvenliğini sağlamak için düzenli bir şekilde temizlik yapılması ve eğer gerekiyorsa onarımların gerçekleştirilmesi sağlanmalıdır. Peyzajı düzenlemek ve mülkün görünümünü korumak yapılması en kolay şeylerdendir ancak çoğu zaman göz ardı edilmektedirler. Aşağıda kapsamlı bir bakım programının faydaları yer almaktadır:
• Kiracıyı elde tutma ve peyzaj düzenleme • İşletme maliyetlerinin düşürülmesi • Mülk değerinin korunması ve artırılması
Genel Kapsamlı Bakım
Yerel yönetimler ve kural koyucu olan devlet tarafından uygulanan yönetmelikler, çalışanların ve bina sakinlerinin güvenliği için asgari standartları belirlemekte ve bakım kapsamındaki birçok prosedürü etkilemektedir. Asgari standartları düzenleyen yasalar sık sık değişmektedir, bu nedenle yeni yasaları ve özellikle örnek oluşturması açısından konuyla ilgili mahkeme sonuçlarını takip etmek önemlidir. Buna ek olarak mülkler mevcut çevre düzenlemelerine uymalıdır. Bakım uygulamalarına uyum sağlamanın mülkün yatırım değeri ile ilgili olduğu kadar kiracıların güvenliği, sağlığı ve refahı ile ilgili olduğu da unutulmamalıdır.
Güvenlik
Devletin ilgili organları, iş güvenliği standartlarını belirlemekte ve denetimler gerçekleştirmektedir. Aynı zamanda olası ihlallerde işletmelere ceza verme yetkisine de sahiptir. Bu standartların emlak yöneticileri tarafından bilinmesi, özellikle de mülk üzerindeki faaliyetler için geçerli olanlar olmak üzere, önem taşımaktadır. Güvenli sayılamayacak iş uygulamaları tespit edilmeli ve çalışanlara doğru kullanım için uygun ekipman ve bilgi sağlanmalıdır.
Bakım süreçleri sırasında alan, geçici bariyerlerle sınırlandırılmalıdır. Bariyerler tabelalarla açıkça belirtilmeli ve yetkisiz kişilerin girmesini önlemek için kilitlenmelidir. Zeminlerin paspaslanması ve cilalanması gibi görevler bile kayma ya da düşme kazaları olasılığını en
aza indirmek için net bir sınırlandırma ve tabela gerektirmektedir.
Çevre
Atıkların işlenmesi ve geri dönüştürülmesine yönelik uygun yöntemlerin anlaşılması güvenlik, yönetmeliklere uygunluk ve çevre açısından önem taşımaktadır. Ancak atıkların geri dönüştürülmesi çevre korumanın yalnızca bir yönünü oluşturmaktadır.
Mülkte zararlı malzemelerin bulunup bulunmadığı ve mevcut hâlleriyle potansiyel olarak tehlikeli olup olmadıklarının ortaya çıkarılması hayati bir önem taşımaktadır. Tehlikeli maddelerin varlığı, bu maddeler bir tehdit oluşturmasa bile günümüzde mülkün değerini düşürebilmektedir. Bu tür malzemelerin geri dönüştürülmesi ya da kaldırılmasına ilişkin sorumluluklar paydaşlar arasında büyük ilgi görmektedir. Aşağıda binalarda bulunabilecek bazı tehlikeli maddeler listelenmiştir:
• Asbest • Radon • Poliklorlubifeniller (PCBler) • Kloroflorokarbonlar (CFC’ler) • Kurşun bazlı boya • Formaldehit gazı
Enerji Tüketimi
Mülklerin enerji tasarrufu özellikleri, yapıları sadece çekici kılmamakta aynı zamanda çevre konularında sağduyuya sahip kiracıları ikna etmek için bir pazarlama aracı olarak da işlev görebilmektedir. Enerji tasarrufu gerçekleştirmek işletme maliyetlerini azaltmakta ve mülk için olası potansiyel kârı da arttırmaktadır. Aynı zamanda enerji tasarrufunun sağlanması, mülkü kullanan kullanıcıların konforunu yükseltmekte ve yakıt maliyetlerini azaltmaktadır.
Temel Enerji Tasarrufu Programları: Günümüzde temel düzeyde enerji tasarrufu programlarının uygulanması çok az çaba gerektirmektedir.Örnek olarak, damlayan muslukların tamir edilmesi ciddi oranda su tasarrufu sağlamaktadır. Ayrıca termostatlı yakıt kazanlarının ya da kombilerin kullanılması yüksek oranda yakıt tasarrufu sağlayabileceği gibi temizlik personelinin bir odayı temizledikten sonra ışıkları kapatması için onları teşvik etmek ya da onlara bir prosedür sunmak yüksek miktarda elektrik tasarrufu sağlayabilmektedir. Ortak kullanım alanlarına aydınlatma sensörleri takmanın mülkün olduğu binalarda enerji azaltımı sağlanabilecektir.
Diğer Enerji Tasarrufu Taktikleri: Belirli durumlarda, eskiyen malzeme ve teçhizat güncellenerek güncel tasarruf çerçevesi dahilinde kullanılabilmektedir ancak bazı durumlarda ise bu malzeme ve teçhizatın yenilenmesi gerekmektedir. Yenileme, güncel “enerji” standartlarını karşılayan yeni malzemelerin alınması anlamına gelmektedir. Ancak yenileme sırasında satın alma
maliyetleri yüksek gibi görünse de uzun vadede sürdürülebilirlik açısından kendini amorti edebilecektir.
Mülklerde enerji yönetiminin amacı, enerji tasarrufu sağlayan malzemelerin ilk satın alma maliyeti ile uzun vadede kendini amorti edeceği zaman miktarı arasında doğru bir dengenin yakalanabilmesidir. Bu dengenin yakalanması sayesinde mülkün pazarlanabilirliği artacak ve ekonomik değerine de katkıda bulunacaktır. Enerji maliyetlerinin düşürülme yöntemleri ile ilgili emlak yöneticilerinin gündemi takip etmesi ve yaratıcılıklarını ortaya çıkarması gerekmektedir.
Güvenliğin Sağlanması
Belirli zaman dilimlerinde gerçekleştirilen bakım programları bir binanın güvenliğine katkıda bulunmaktadır. Binalarda suçun önlenmesi her zaman zor bir iş olarak görülmektedir. Bina kapsamında gerekli güvenlik önlemlerinin alınması konusunda kayıtsız kalmak meydana gelebilecek vakalar için fırsat sunmak anlamına gelmektedir. Bu nedenle, denetimlerin düzenli bir biçimde gerçekleştirilmesi ve suça karşı önleyici tedbirlerin alınması binanın suç mahalli olmaması açısından büyük önem taşımaktadır.
Hangi güvenlik önlemi (personel ya da kamera) alınırsa alınsın denetleme mekanizmasının doğru bir biçimde çalıştırılması hayati bir önem taşımaktadır. Bu konu ile ilgili dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda yer almaktadır:
• Otomatik olarak kilitlenen kapılar uzun süre açık tutulmamalıdır. Özellikle yangın merdivenlerinin kapılarının kontrol edilmesi gerekmektedir. • İlgili bakım personelinin işlevlerini yitirmiş aydınlatma cihazlarını hemen değiştirmesi önem taşımaktadır. Gece boyunca alanların görülebilir olması gerekmektedir. • Mülke erişimin sağlanabileceği herhangi bir bileşenin (kırık mazgal, kırık pencere, kırık kapı vs.) onarılmasına yüksek derecede öncelik verilmelidir. • Peyzaj kapsamında çalılıklar uzamışsa olası bir saklanma yeri hâline gelmemesi için doğru zamanlarda budanmalıdır.
Bakım Çalışmalarını Yönetmek
Emlak yöneticisi ve mülk sahibi, mülkün bakımı için etkili yöntemleri seçmekten sorumludurlar. Bu doğrultuda, bakım işlerini gerçekleştirecek ve bu gerçekleştirilen işlerin kayıtlarını tutabilecek nitelikli insan kaynaklarına ihtiyaç duymaktadırlar.
Çalışan Seçimi
Emlak yöneticileri, mülk bünyesinde ya da farklı işletme çalışanları yardımı ile dış kaynak yolunu kullanarak bakım işlerini gerçekleştirecek insan kaynaklarını bulabilirler.
Mülk bünyesinde çalışan insan kaynağı. Bakımların gerçekleştirileceği mülkün bünyesinde sigortalı çalışan olarak bahsedilen insan kaynağını işe almak en çok görülen ve geleneksel olarak ifade edilebilecek bir uygulamadır. Bu durum bakım ve temizlik hizmetlerinin ihtiyaçlar ve istekler dahilinde hızlı bir biçimde gerçekleştirilmesini sağlamaktadır. Bu yöntemle insan kaynağı seçilirken mülkün büyüklüğü işe alınacak insan kaynaklarının sayısını ve gerekiyorsa uzmanlık alanlarını belirlemektedir.
Farklı işletme çalışanları. Mülk bünyesinde bakım ve temizlik için insan kaynağı temin edildiğinde rutin zamanlar dışında da bu işler gerçekleştirilebilecektir. Ancak dış kaynak kullanımı kapsamında farklı işletmelerden tedarik edilen çalışan yönteminde, insan kaynağının bağlı olduğu işletme emlak yöneticisinden ya da mülk sahibinden işçilik ya da gerekli malzemeler için ücret isteyecektir. Böyle durumlarda taraflar arasındaki anlaşmazlıkların ortadan kaldırılması için dış kaynak kullanımı kapsamında hazırlanan sözleşmenin çerçevesinin doğru bir biçimde çizilmesi önem taşımaktadır.
Uzmanlık gerektiren yetkinlik ve becerilerin gerektirdiği bakım hizmetleri kapsamında mülk bünyesinde çalışan insan kaynağına ek olarak müteahhitlerden yardım alınarak ihtiyaç duyulan insan kaynağı sağlanabilmektedir.
Dış kaynak kullanımı kapsamında çalışan tüm insan kaynaklarının sigortasının yaptırılmış olması gerekmektedir. Ayrıca özel uzmanlık ve yetkinlik gerektiren işlerde kullanılması düşünülüyorsa, o uzmanlık alanı ile ilgili yetki belgesinin olması ve bu belgenin güncelliğini yitirmemesi önemlidir.
Taraflar arasındaki anlaşmazlıkların ortadan kaldırılması için, daha önceden de bahsedildiği üzere, istekler ve ihtiyaçlar doğrultusunda ortaya çıkan hizmetleri gerçekleştirmek üzere dış kaynak kullanımı yoluyla insan kaynağı temininden önce, gerçekleştirilecek işin ayrıntılarını, o iş için gerekli malzemeleri, eğer ihtiyaç duyuluyorsa özel araçları ve zaman sınırının detaylarını içeren sözleşmelerin ve bağlı olarak şartnamelerin hazırlanması gerekmektedir.
Dış Kaynak Kullanımı
Dış kaynak kullanımı, dışarıdan bir yüklenicinin insan kaynakları yönetimi de dahil olmak üzere örgüt içi bir işlevi devralmasını içeren istihdamın dışsallaştırılmasının özel bir şekli olarak ifade edilmektedir. Genellikle “ikincil” işlevler olarak adlandırılan yemek hizmetleri, temizlik ve güvenlik de dahil olmak üzere geniş bir faaliyet yelpazesi bu şekilde devredilmiştir. Dış kaynak kullanımı, kaynak kullanımlarında önemli oranda tasarruf sağlaması ve örgütün operasyonel işlemlerine odaklanarak uzmanlaşma olgusunu ortaya koyması sebebi ile özellikle 1990’lı yıllardan itibaren örgüt yapılarının stratejik planlama faaliyetlerine konu olmaya başlamıştır (Quelin ve Duhamel, 2001; Şen, 2023, s.301).
İnsan kaynaklarında dış kaynak kullanımı öncelikle stratejik planlama aşamasında kaynaklardaki verimliliğin ve etkinliğin arttırılması amacıyla ele alınmaktadır. Operasyonel süreçlerde kullanılan iş gücünün nasıl yönetileceği ve hangi politikalarla süreçlerin gerçekleştirileceği gibi soruların cevapları dış kaynak kullanımı ile verilebilmektedir. Örgüt yapısına insan kaynağı ihtiyacına yönelik yenilemeler adapte edilmesi gerektiğinde hizmet sağlayıcı yapıların başarılarından, deneyimlerinden ve sosyal ağlarından yararlanılabilmektedir. Sadece ihtiyaç duyulan insan kaynağının değil aynı zamanda genel olarak insan kaynaklarının çeşitli yöntemlerle araştırılması, alternatiflerin bulunması, adaylarla görüşmeler gerçekleştirilmesi, referansların kontrolü ve gerektiği takdirde tekliflerin gerçekleştirilmesi gibi tüm süreci yönetebilen hizmet sağlayıcıları (yükleniciler) ile çalışmalar ele alınabilmektedir.
Dış kaynak kullanımı ile ilgili hukuksal düzenin uygulanması ile birlikte bu operasyonel faaliyetlerin uygulanma süreçleri iş birliği içeren faaliyet alanlarının yaratılması ve sürdürülmesi açısından da büyük önem taşımaktadır. İnsan kaynakları yönetimi özelinde dış kaynak kullanımı geçici bir heves değil aynı zamanda gereklilik içeren bir yönetim modası olarak görülebilir. Ancak yönetsel bir moda olarak ifade edilebilmesi için de aşağıda yer alan unsurların dikkate alınması önerilmektedir (Zappala, 2000, s.18):
İstihdam ilişkisinin değişen doğasının dış kaynak kullanımının farklı türleri bağlamında kavramsallaştırılması,
• Dış kaynak kullanımı ve üretim ya da hizmet ağları arasındaki ilişkilerin insan kaynaklarına olan etkileri, • İnsan kaynakları yönetimi fonksiyonunun dış kaynaklardan sağlanmasının etkileri, • Çalışan ilişkilerinin dış kaynak kullanımı stratejisi oluşturmadaki önemi, • Dış kaynak kullanımının çalışan ilişkileri iklimi ve verimliliği üzerindeki etkileri, • Dış kaynak kullanımının çalışan bağlılığı üzerindeki etkileri, • Dış kaynak kullanımının sendikal ilişkiler arasındaki etkileri, • Dış kaynak kullanımı ile insan kaynakları becerileri ve eğitimleri arasındaki etkileri ve ilişkileri, • Bilgi teknolojileri, insan kaynakları, finans, müşteri hizmetleri gibi alanlarda dış kaynak kullanımını sağlayan danışmanlık örgütlerindeki iş gücü piyasalarının durumu, • Örgüt yapıları içerisinde dış kaynak kullanımı ve iş güvenliği arasındaki ilişkiler, • Dış kaynak kullanımının maliyetlerinin uzun vadeli bir şekilde değerlendirilmesi,
• Dış kaynak kullanımı faaliyetlerinin tanıtılması ve uygulanmasına yönelik rehberin oluşturulması
Genel çerçevede örgüt yapılarının dış kaynak kullanımını tercih etme nedenleri ve ayrıca dış kaynak kullanımı doğrultusunda karşılaşılabilecek riskler aşağıdaki gibi ifade edilebilir (Karadal vd., 2014, s.35):
Tercihler:
• Hizmet sunumu ve üretim süreçlerinde meydana gelen maliyetlerin minimize edilebilmesi • Etkili kaynak kullanımını gerçekleştirebilmesi • Örgüt yapısına esneklik ve hız kazandırabilmesi • Örgüt genelinde meydana gelebilecek risklerin devredilebilmesi ya da azaltılabilmesi • Nitelikli olarak tanımlanabilecek insan kaynağına erişebilme • Örgütlerin temel yeteneklerine odaklanabilmeleri olarak ifade edilirken,
Riskler:
• Dış kaynak kullanımının aşırı biçimde tercih sebebi hâline gelmesi • Kadrolu çalışanlar üzerinde baskı oluşturması ve işten ayrılmaların artması • Hizmet alınan yapının kontrol edilememesi • Sözleşmelerin kontrollü bir biçimde yapılamaması sonucunda ortaya çıkabilecek bürokratik problemler • Tedarikçi (yüklenici) yapının örgütün istediği kalitede ürün ya da hizmet gerçekleştirememesi • İki taraf arasında teknoloji altyapılarının uyumsuzluğu sebebiyle ortaya çıkabilecek problemler olarak ifade edilmektedir.
Kayıt Tutma
Mülklerin genelinde gerçekleştirilen bakım hizmetleri ister işletme içi insan kaynakları yoluyla isterse de dış kaynak kullanımı yoluyla gerçekleştirilsin, işin yapıldığına dair kayıt tutma işlemleri belirli bir standart kapsamında ele alınmalıdır.
İş Emri: Bakım ya da onarım faaliyetleri, işin ne zaman yapılacağını ve kimler tarafından hangi tür işlem gerçekleştirileceğini belirten bir iş emrine sahip olmalıdır. İş emirleri günümüzde genellikle dijital çevrim içi belgelerle taraflar arasında paylaşılmaktadır. İş emirleri gibi belirli bir işin karşılığında ödenen ücrete ait faturalar da dijital belgelerle gönderilmektedir. Gerçekleştirilen iş tamamlandıktan sonra ilgili insan kaynakları tarafından iş emri kapatılmalı ve taraflara iş emrinin kapatıldığına ilişkin bilgi mesajı gönderilmelidir.
Bakım hizmeti talebi: Kiracılar ve mülkü kullananlar, oturdukları mülkler kapsamında yapılmasını istedikleri ya da ihtiyaç duydukları gerekli çalışmaları başlatmak için bakım hizmeti talebi formu ya da benzeri bir form doldururlar ya da sözlü olarak emlak yöneticisine ya da
mülk sahibine bildirirler. Bahsi geçen form ilgili insan kaynağı tarafından doldurulmak üzere hazırlanır. Ayrıca günümüzde bu tarz formlar çevrim içi ortamlarda dijital olarak da bulunmakta ve mülkü kullananlar tarafından doldurulabilmektedir. Hizmet talebi formu, talepte bulunan kişiyi ve talep edilen işi tanımlamalı, talep eden kişinin iletişim bilgilerini içermeli ve gerekli imzaların atılması için alanları barındırmalıdır. Ayrıca formun içerisinde, gerçekleştirilecek hizmetin karşılığı olarak ödenen ücretin belirlenmesi için ayrı bir fiyat talep formu da bulunabilmektedir.
Bakım günlüğü: Emlak yöneticileri, bakımla ilgili gerçekleştirilen ya da gerçekleştirilecek işleri kaydetmek için bakım günlüğü tutmaktadır. Tutulan bakım günlüğü emlak yöneticilerinin ihtiyaçlarına göre mülk kapsamında çalışan insan kaynaklarına ya da dış kaynak kullanımı gerçekleştiriliyorsa dış işletmelere gerekli planlara ve maliyetler hakkında bilgi verecek detaylara da sahip olmaktadır. Bakım günlükleri hem emlak yöneticileri hem hizmeti gerçekleştiren insan kaynakları hem de ilgili denetim yapılarına geri bildirim vermekte ve kontrol mekanizması süreçlerinin doğru bir biçimde işlemesine yardımcı olmaktadır. Hizmeti gerçekleştiren insan kaynağı bakım günlüğü sayesinde işin tamamlandığı saati ya da eğer iş tamamlanmamışsa nedenini belirtebilir. Çok karşılaşılmamakla birlikte yazılı bir belge olduğu için taleplerin karşılanmadığının iddia edildiği mahkeme süreçlerinde de kanıt niteliği taşımakta ve emlak yöneticisi ve mülk sahibine güçlü bir argüman oluşturabilmektedir.
Satın alma emri: Bakım hizmetleri ile doğrudan ilgisi olmayan insan kaynakları da ihtiyaç duyulan malzemeler ya da ekipmanlar için bir satın alma emri gerçekleştirebilir. Bu satın alma emri kaydı bakımın istenilen verimlilikte gerçekleştirilebilmesini sağlayacaktır. Satın alma emri kaydında aşağıdaki başlıkların yer alması gerekmektedir:
• Satıcı adı • Sipariş tarihi • Sipariş edilen malzemenin türü, miktarı ve fiyatı • Teslimat tarihi • Şartlar
Envanter kontrol sistemi: Envanter seviyelerinin kontrol edilmesi; stok kontrolü, envantere giriş ve çıkış kayıtlarının gerçekleştirilmesi ve kalan envanter sayılarının doğrulanmasını içermektedir. Bu durum, sistemin süreç içerisinde sürekli olarak izlenmesini gerektirmektedir. Emlak yönetimi mesleğiyle uğraşanlar; genel bakım ve temizlik programlarını ve iş emirlerini de kapsayan yazılımları envanter kontrol sisteminin içerisine dahil ederek kontrol mekanizmalarının tüm süreçlerini doğru bir biçimde yönetebilecek şekilde çalıştırabilirler.
Kural koyucu olan devletin ve yerel yönetimlerin konuyla ilgili yönetmeliklerine uymak bir zorunluluk olarak görülmelidir. Bu sayede güvenli bir çalışma ortamı oluşturulmakta ve makine ve teçhizatların bakımı sırasında insan kaynaklarının güvenliği ön plana çıkarılabilmektedir.
Genel olarak bir mülkün bakımı, boyutundan ya da türünden bağımsız olarak, emlak yöneticisinin sorumluluğundadır. Bu sorumluluk emlak yönetimi başlığı altındaki en detaylı ve en önemli işlevlerden birisi olarak ifade edilmektedir. Kiralama ya da satış işlemleri açısından mülklerin yeterli bir durumda olmaması ya da genel anlamda standartların altında kalması sonucunda yeterli talep oluşmayacak ve bu durumda gelir getirici bir faaliyetin oluşmamasına neden olacaktır. Emlak yöneticilerinin dikkat etmesi gereken en önemli husus her bir mülkün şahsına münhasır olduğunun ve mülk özelinde bileşenler içerdiğinin farkına varmasıdır. Her mülke özel, periyodik olarak gerçekleştirilecek bir bakım ve temizlik hizmeti programları geliştirmek hem mülkün pazarlanması hem de mülkün ömrünün uzatılması açısından önemlidir.