Toplantı Kavramı ve Toplantı Türleri

Toplantı kavramı, TDK tarafından: “birden çok kimsenin belirli amaçlarla bir araya gelmesi, içtima” olarak tanımlanmaktadır.

Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim?), içerik (ne?), süreç (nasıl?) ve amaçtır (neden?).

Konferans terimi Latince toplanmak, bir araya gelmek anlamında kullanılan ‘conferentia’ teriminden; oditoryum terimi ise dinlenme alanı anlamına gelen ‘auditorius’ tan gelmektedir.

Toplantıların genel amaçları; sorunları çözmek, çatışmaları sona erdirmek, motive etmek, problem çözmek, karar almak ve bilgilendirmek olarak açıklanabilir.

Toplantılar amaçlarına göre birbirinden ayırt edilebilir özellikler göstermektedir. Her bir toplantı, üyeler tarafından gerçekleştirilecek farklı görevlere ya da farklı amaçlara yönelik olarak kendine özgüdür. Bu farklı özellikler yedi farklı türde toplantı biçiminde sınıflandırılmaktadır:  Bilgilendirme, Planlama, Problem çözme, Değerlendirme, Eğitim, Kutlama ve İşletmelerde genel olarak toplantılara ihtiyaç duyulan zamanlar.

Bilgilendirme türü toplantıların amacı, olaylar, veriler, kararlar ya da politikalar hakkında bilgilerin paylaşılmasıdır.  

Planlama toplantılarının amacı, bir örgütün kısa, orta ve uzun vadeli amaç ve hedeflerinin kararlaştırılmasıdır.  

İşletmelerde genel olarak toplantılara ihtiyaç duyulan zamanları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Yeni bir takım ya da grup oluşturulduğunda
• Yeni bir projeye başlandığında
• Bir amaca ulaşmak ya da görevi tamamlamak için sadece tek bir personelin bakış açısının ötesine geçebilmek için
• Bir problemi çözmek ya da bir süreci geliştirmek amacıyla
• Bir grup ya da takım kararı almak için

Bir bilgilendirme toplantısı daha çok; işletmedeki prosedürler, politikalar gibi çeşitli unsurlarında yapılan değişilikler hakkında bilgi vermek, yönteimden bir mesajın paylaşılması, grup ya da takım üyelerinin motive edilmesi, yeni bir lider ya da üye hakkında bilgi verilmesi, işletmenin faaliyet gösterdiği Pazar ve faaliyet çevresi, hedef kitlesi ve rakiplerinde yaşanan değişiklikler hakkında bilgi verilmesi durumunda gerçekleştirilmektedir.  

Kurumlar arası toplantı kavramlarının alt başlıkları şunlardır:

• Toplantı
• Kongre
• Konferans
• Ticari Sergi ve Fuar
• Seminer
• Sempozyum
• Atölye çalışması
• Panel
• Forum
• Asamble
• Eylem
• Zirve
• Klinik
• Kolokyum
• Sanal toplantı
• Sanal sunum

Genel olarak kurum içi toplantı türlerini şu şekilde sınıflandırmak mümkündür:

• Bilgilendirme amaçlı toplantılar
• Konvansiyon
• Değerlendirme toplantıları
• Yönlendirici toplantılar
• Danışma toplantıları
• Mesleki toplantılar
• Komite ya da komisyon toplantıları
• Müzakere toplantıları
• Sorun çözme toplantıları
• Eğitici toplantılar
• Emir toplantısı
• Disiplin toplantıları

İşlevlerine göre yapılan toplantılar şunlardır:

• Sunuş toplantıları
• Sorun çözme
• Eğitim toplantıları
• Karar verme toplantıları
• Koordinasyon toplantıları

Toplantı sektörü, toplantı yapılmasına olanak sağlayan işletmeler, toplantı talebinde bulunan örgütler ve kişilerle toplantı organizasyonuyla uğraşan kişi ve kurumları kapsamaktadır. Bu çerçevede sektörün yapısına bakıldığında genel olarak dört temel aktör karşımıza çıkmaktadır. Bunlar; alıcılar, tedarikçiler, aracılar ve katılımcılardır.

Toplantı sektörü içerisinde farklı türlerde alıcılar bulunmaktadır. Bunlar:

• Dernekler
• Şirketler
• Kamu sektörü
• Kar amacı gütmeyen kuruluşlar
• Uluslararası özel organizasyonlar

Genel olarak en çok toplantı organize eden şirketlerin yer aldığı sektörler şu şekilde sıralanabilir:

• Tıp ve eczacılık
• Bilişim ve teknoloji
• İmalat sektörü
• Finans, bankacılık, sigortacılık
• Yiyecek, içecek ve tütün sektörü
• Seyahat ve ulaşım sektörü
• Dağıtım ve perakende sektörü

İşletmelerin yaptıkları toplantı çeşitleri şunlardır: Yönetim toplantıları, Eğitim seminerleri, Satış toplantıları, Ürün tanıtımları, Hissedar toplantıları ve Teşvik seyahati toplantılarıdır.  

Derneklerin yaptıkları toplantı çeşitleri şunlardır: Yıllık toplantılar, Yönetim kurulu toplantıları, Seminerler ve Çalışma grupları, Brifingler, Gelir sağlama toplantıları, Sergiler, Mesleki ve teknik konulardır.  

Dernekler tarafından organize edilen etkinliklere katılan katılımcıların genel özellikleri şunlardır:

• Katılımcılar genellikle bir dernek tarafından düzenlenen konferans ya da diğer etkinliklere katılmayı tercih ederler.
• Katılımcıların bazıları dernek tarafından organize edilen toplantılara katılmak için yüklendikleri maliyetleri kendileri ödeyebilmektedir.
• Dernek katılımcılarının konaklama ihtiyaçları beş yıldızlı otellerden pansiyon ve misafirhanelere kadar çeşitlilik gösterebilmektedir.
• Bir derneğin yıllık kongresine katılan delege sayısı şirket kongrelerine katılanlardan çok daha yüksek olabilmektedir.

Toplantı pazarının iki temel alıcısı konumundaki “şirketler” ve “dernekler” arasında temelde bazı farklılıklar bulunmaktadır. Bu farklılıklar şunlardır:

• Kuruluş amacı
• Katılımcı sayısı
• Etkinlik süresi
• Etkinlik zamanı
• Katılım şekli

Etkin olmayan toplantıların sonuçlarını şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Etkin olmayan toplantılar, uzun olmakta, pek etkinlik gösterememekte ve çok az önemli sonuçlar doğurmaktadır.
• Bu toplantılar sonucunda tekrar amaçlara ulaşmak için yeni toplantılar yapılması gerekmektedir.
• Toplantılarda uzun zaman harcandığından dolayı asıl işlere harcanacak zaman daha da azalmaktadır.
• Etkin olmayan toplantılar, hayal kırıklığı yaratmakta ve herkesin sinirlerini germektedir.
• Bu tür toplantılarda ortaya çıkan bilgiler iyi bir şekilde kullanılmamaktadır.
• Etkin olmayan toplantılar şirketlere her yıl büyük miktarlarda para ya da etkin iş zamanı kaybına sebep olmaktadır.

Başarılı ve etkin bir toplantı için kriterler şunlardır:

• Her bir toplantı için yazılı bir gündem hazırlanmalıdır ve bu gündem katılımcılara ulaştırılmalıdır.
• Toplantı başlangıç zamanı belirlenmeli ve açık bir şekilde katılımcılara bildirilmelidir.
• Toplantının bitiş zamanı belirlenmeli ve katılımcılara bildirilmelidir.
• Toplantının amaçları ve toplantıdan beklentiler açık bir şekilde ifade edilmelidir.
• Toplantıya sadece gerekli katılımcılar davet edilmelidir.
• Toplantının ana başlıkları ve her bir başlık için harcanacak süre belirlenmelidir.
• Toplantı esnasında kayıt ve zamanı tutmaktan sorumlu bir görevli bulunmalıdır.
• Bir moderatör bulunmalıdır.
• Toplantının verimli bir atmosferde gerçekleşebilmesi için uygun bir mekan seçilmelidir.
• Toplantı esnasında uygun aralar programlanmalıdır.