CBS225U-CBS’DE PROJE TASARIMI VE YÖNETİMİ
Ünite 6: CBS’de Projenin Kapatılması
Giriş
Projenin kapatılması işlemi projenin başlaması, yürütülmesi ve yürütülmesi esnasında karşılaşılan problemlerin çözümünün üretilmesi kadar önemli bir aşamadır. Projenin kapatılması, proje süreç grupları arasında yer alan süreçlerden sonuncusudur. Coğrafi bilgi sistemleri bileşenleri göz önüne alındığında beş bileşenden biri insan bileşenidir (kitabın 153. sayfasındaki şekil 6.1'de gösterildiği gibi). CBS’nin temel bileşenlerden eğitimli CBS personeli;
• CBS Yöneticisi • Veri tabanı Yöneticileri • Yazılım Uzmanları • Sistem Analistleri kadrolarından oluşur.
Proje veya Fazın Kapatılması
Bazı projeler yapısı gereği farklı fazlardan veya aşamalardan meydana gelebilmektedir. Bu kapsamdaki bir proje için projenin kapatılması aşamasında tüm fazlarında kapanışına ilişkin süreçlerin gözden geçirilmesi gerekmektedir. Proje kapsamı proje yönetim planına göre ölçüldüğünden ayrıca proje süresince kişi veya kurumların yürüttükleri birçok faaliyetlerin bulunmasından dolayı, projenin kapanmasından önce proje başlama belgesini incelemesi gerekmektedir. Projenin kapatılması aşamasına verilecek önem, proje yöneticisinin, proje ekibinin ve paydaşların daha sonraki projelerinde daha başarılı olmaları olasılığını artıracak önemli bir etken olduğu akıldan çıkarılmamalıdır.
Projenin gerçekleşmesi esnasında karşılaşılan birtakım problemlerin nasıl çözüldüğüne yönelik çözüm önerileri ve raporlar, projenin yürütülmesi sürecinde meydana gelen değişikliklere ilişkin notlar, paydaşların süreçlere vermiş olduğu katkılar, kalite raporları, süreç içerisinde özellikle dış etkenlerden kaynaklı bütçe değişikliklerine ilişkin belgeler, projenin ilerleme sürecinde ekibin kazanmış olduğu bilgi birikimi ve derslerin tamamı projenin kapatılması aşamasında önemli mihenk taşlarını oluşturmaktadır. Bütün bunlar projenin başlaması ve ilerlemesine paralel olarak aynı zamanda projenin kapatılması yönünde hızla atılmış birer adım olmaktadır. Nasıl projenin başlatılması ve yürütülmesi aşamalarında birtakım eylem planları hazırlanıyor ise, projenin kapanması aşamasına gelmeden, projenin kapatılması için bazı eylem planlarının titizlikle hazırlanması gerekmektedir. Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK, 2018) göre, projenin kapatılması sürecinin çeşitli girdileri, araç ve teknikleri ve çıktıları yer almaktadır (kitabın 155. sayfasındaki şekil 6.2'de gösterildiği gibi).
Projenin tamamlanması veya sonlandırılması farklı biçimlerde ortaya çıkabilir. Bunlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Faz Kapatma • Proje Sonlandırma • Proje Kapatma
Faz Kapatma: Faz; projeyi olumlu yönde etkileyen bir koşul ya da durum, bir olumlu koşullar grubu, bir olumlu olaylar grubu, gerçekleşirse proje hedefleri üzerinde olumlu etkisi olacak bir risk ya da bir olumlu değişiklik olasılığı şeklinde tanımlanmaktadır. Proje fazı ise, genellikle ana teslimatlardan birinin tamamlanmasıyla ilgili olan, mantıksal açıdan bağlantılı proje aktiviteleri grubudur. Proje fazları genellikle sırayla tanımlanır ama bazı proje durumlarında iç içe geçebilir. Proje yöneticisi gerekli gördüğü hâllerde projeyi farklı fazlara bölebilir. Bu aşamada dikkat edilmesi gereken nokta her bir fazı küçük bir proje gibi düşünüp tüm proje süreçlerini her faz için işletmektir.
Proje Sonlandırma: Farklı sebeplerden dolayı proje kapsamında planlanan ürünlerin beklenen sonuçları sağlamadığı görülebilir. Bu durum ya proje yürütücüsü tarafından veya müşterinin üretilen ürünü reddetmesi ile ortaya çıkar. Böylesi durumlarda müşteri ürünün yeniden üretilmesini isteyeceği gibi projeyi tamamen feshedebilir. Böyle durumlarda yasal süreçler de devreye girebilir. Böylesi durumlarda da yine projenin kapatılması gerekmektedir.
Proje Kapatma: Projenin resmî olarak tamamen kapanışı tüm proje yönetimi süreç gruplarındaki tüm çalışmaların sonuçlandırılması süreçlerinin tamamını içerir. Tüm bu işlem adımlarının sonucunda ürünler müşteriye teslim edilir ve belgeler ile resmîleştirilir.
Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK, 2013) göre, proje yönetiminde etkin olarak kullanılan proje entegrasyon yönetimi bilgi alanının alt süreçleri, proje başlangıç süreç grubunda proje başlatma belgesinin geliştirilmesi; planlama süreç grubunda proje yönetim planının oluşturulması; yürütme süreç grubunda projenin yürütülmesinin yönlendirilmesi ve yönetilmesi; izleme/kontrol süreç grubunda proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrol edilmesi, bütünleşik değişim kontrolünün gerçekleştirilmesi ve kapanış süreç grubunda projenin veya proje aşamasının kapatılmasıdır. Projenin kapatılması sürecinde proje yöneticisinin yapması gereken önemli iş basamaklarından birisi de kapsam doğrulamasının tekrar gözden geçirilmesi işlemidir.
Tedariklerin Kapatılması
Tedariklerin kapatılması işlemi, proje kapsamındaki tüm tedariklerin kapanma sürecidir. Proje süresince yapılan tüm anlaşmaların kapatılması gerekmektedir. Tedariklerin kapatılması süreci içerisinde varsa açık taleplerin sonuçlandırılması, kayıtların güncellenmesi ve en önemlisi bu bilgilere ihtiyaç olabilir düşüncesi ile arşivlenmesi gibi bir dizi faaliyet zincirini içermektedir. Bilindiği üzere bazı projeler tek fazlı olmamaktadır. Böylesi durumlarda tedariklerin kapatılması işlemi projenin o fazı için geçerli bir aşamadır. Yani tedariklerin kapatılması sadece o fazın kapatılması anlamını taşımaktadır. Bazı durumlarda ise müşterinin talebi yerine getirilmeyebilir. Bu gibi çözümlenememiş talepler kapatıldıktan sonra dava konusu
olabilir. Müşteri ile yapılan sözleşme hükümleri gereği bu gibi problemli hâllerin kapatılmasına ilişkin prosedürlere sözleşme kapanışında yer verilmesi gerekmektedir.
Özetlemek gerekirse proje kapanış süreç grubu, projeyi, proje fazını veya sözleşme maddeleri gereği doğan yükümlülüklerin ve tüm aktivitelerin sonuçlandırılması sürecidir. Bu süreç başarı ile tamamlandığında proje veya proje fazının uygun şekilde tamamlandığı resmîleşmiş olur.
Öğrenilmiş Dersler Belgesi Hazırlanması
Öğrenilmiş dersler gelecekteki performansı iyileştirmek amacıyla proje olaylarının gelecekte nasıl ele alındığını veya ele alınması gerektiğini gösteren bir proje sırasında kazanılan bilgi olarak tanımlanmaktadır (PMBOK, 2021). Bu derslerin kayıt altına alınması; ekip ve organizasyon için gelecekteki performansı iyileştirmek için kullanılabilecek şekilde bir proje, aşama veya yineleme sırasında kazanılan bilgileri kaydetmek için kullanılan bir proje belgesidir (PMBOK, 2021). Bu belge hazırlanırken kendimize sormamız gereken soru, proje sonucuna gelindiğindeki deneyim, bilgi birikimi ve tecrübe ile yeniden bu projeye başlansa nelere dikkat edilirdi? sorusunun cevabının oluşturulması gerekmektedir. Proje kapsamında tanımlanmış bir problem için sorulabilecek sorular aşağıdaki gibi sıralanabilir (Şıklar, 2019):
• Problem ve etkisi nedir? • Problemin ortaya çıkma nedeni ne olabilir? • Problem neden daha önce tespit edilemedi? • Problem kişisel performansa bağlı olabilir mi? • Gelecekte bu problem bertaraf edilebilir mi? • Bertaraf edilemez bir problem ise erken tespit mümkün müdür?
Öğrenilen dersler potansiyel olarak gelecekteki olası projeleri ve mevcutta yürüyen projelerin gelecekteki süreçlerini iyileştirmek için kullanılır. İleride yapacağımız projelerdeki başarımız mevcut deneyimlerimizden ders çıkarmaktır. Bu noktada sorumluluk başta proje yürütücü olmak üzere tüm ekibin sorumluluğundadır. “Nasıl öğrenilir?”, “Ne zaman öğrenilir?”, “Ne öğrenilir?” soruları bizim bu süreci tamamlamamıza yardımcı olur.
Project Management Institute (PMI®) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) bir süreci, belirli bir ürün sonuçlarına veya hizmetlere ulaşmak için gerçekleştirilen bir dizi birbiriyle ilişkili eylem ve faaliyetler olarak tanımlar. Öğrenilen dersler sürecinin amacı, öğrenilen dersleri başarılı bir şekilde yakalamak ve kullanmak için gereken faaliyetleri tanımlamaktır (Şekil 6.6) (Şıklar 2019; PMI 2018; PMI 2021).
Proje Anketi ve Şablonu
Proje anketi, ekibe proje faaliyetleri hakkında bir soru listesi sağlar. Bu soruların düşükten yükseğe değişen puanları vardır, bu da öğrenilen derslerin katılımcının neyin iyi gittiğini ve neyin gitmediğini nicel olarak belirlemesine olanak tanır.
Anketin kategoriye düzenlenmesi gerekmektedir. Her proje için standart kategoriler tanımlanmalı ve projeye özel ek kategoriler eklenebilmeli. Önerilen kategoriler arasında proje yönetimi, teknoloji, iletişim, iş süreçleri, gereksinimler, tasarım ve inşa, test etme ve uygulama yer alır. Bu kategoriler daha ayrıntılı kategorilere ayrılabilir. Örneğin, proje yönetimi başlatma, planlama, kontrol ve kapatma olarak ayrılabilir. Planlama daha sonra proje takvimine, risk analizine vb. ayrılabilir (PMBOK, 2021). Ankette ayrıca üç anahtar soru da yer almalıdır. Bu sorular şunlardır:
• Neyi doğru yaptık? • Neyi yanlış yaptık? • Geliştirmek için neye ihtiyacımız var?
Alınan dersler şablonu, katılımcılara alınan dersler havuzunda gereken bilgi türünü belirlemeleri için bir araç sağlar (PMBOK, 2021). Bilgiyi yakalamada tutarlılık olmasını sağlar, böylece bilgiyi kullanma zamanı geldiğinde kullanılabilir ve anlaşılır olur. Alınan dersler şablonu, öğrenilen dersin tanımı, öğrenilen dersle sonuçlanan etkinliklerin tartışılması, nelerin iyi gittiği ve neyin işe yaramadığının analizi için gereklidir. Anahtar kelimeler her zaman tanımlanmalıdır.
Proje Ekibinin Yeniden Organizasyonu
Projede çalışan ekip eğer kurumun içinde çalışan ve sadece proje kapsamında kısa süreli görevlendirmeler ile görevlendirildiyse proje sonucunda kendi görev yerlerine yeniden gönderilir. Bazı özel durumlarda kişilerin bilgi ve deneyimlerine ihtiyaç duyulabilir. Böyle durumlarda proje sonuçlandığında bu kişilerinde görev süresi sonlanmış olur. Ancak bazı kritik işlerde görev alan kişi proje sonuçlansa bile yeniden çalıştırılması gerekebilir. Bu gibi durumlarda proje ekibinden bazı kişilerin proje sonuçlansa bile çalışmasına devam edebilir. Çalışmasına son verilecek olan proje ekip elemanının bütün işlemleri resmî evraklar ile tamamlanıp arşivlenmesi gerekmektedir.
Proje yöneticilerinin bir sonraki proje kapsamında yeniden bir ekip oluşturması da çok önemlidir. Gelecekteki proje atamalarını önermek için tüm proje ekibi üyelerinin isteklerini anlamak ve bireysel güçlü yönlerini tanımak önemlidir. Proje yöneticisi, üst yönetime tavsiyelerde bulunma ve stratejik öneme sahip bu konunun üstesinden gelinmesine destek vermede önemli bir rol oynar (Kloppenborg, 2015). Proje yöneticisi hakkında proje ekibinin yapacağı geri bildirimler çok önemlidir. Bu değerlendirmeler sonucu proje yöneticisi de kendini geliştirebilir.
Nihai Proje Raporu Hazırlama ve Arşivleme
Bir proje planlandığı gibi kapanabilir veya erken sonlandırılabilir. Her iki durumda da kapanış faaliyetleri arasında müşteri geri bildirimi ve onayının güvence altına alınması, proje çıktılarının müşteriye veya devam eden operasyonlara sorunsuz bir şekilde geçişinin planlanması ve yürütülmesi, öğrenilen derslerin alınması ve
paylaşılması, idari kapanışın gerçekleştirilmesi, başarının kutlanması ve sürekli destek sağlanması yer alır (PMBOK, 2021).
Birçok kuruluşun kapanış raporları ve proje kayıtlarını arşivlemek için resmî prosedürleri vardır. Kapanış raporu genellikle, ilerleme raporlarından toplanabilecek projenin özet durumunu içerir. Kapanış raporu ayrıca normalde öğrenilen dersleri de içerir. Son olarak, kapanış raporu genellikle projenin orijinal gerekçesinin bir incelemesini içerir (Şıklar 2019; PMI 2018; PMI 2021). Son olarak proje yöneticisi, kayıtların uygulanabilir bir formatta olmasını ve kuruluştaki diğer kişilerin öğrenilen dersler, mali denetimler veya diğer kullanımlar için kolay erişime izin verecek şekilde saklanmasını sağlamalıdır.
Proje ilerlerken veya sonlanma aşamasında müşteri tarafından geri bildirimlerin alınması çok önemlidir. Bu hem proje gidişini hem ekip üyelerini hem de bundan sonraki yapılacak projelerin daha iyi yapılması açısından kritik bir öneme sahiptir.
Nihai rapor, proje performansının bir özetini sunar. PMBOK 6. baskısına göre nihai rapor aşağıdakiler gibi bilgileri içerebilir:
• Proje veya proje fazının özet düzeyinde açıklaması • Kapsam hedefleri • Kalite hedefleri proje ve ürün kalitesini değerlendirmek için kullanılan kriterler • Kabul edilebilir maliyet aralığı: fiili maliyetler ve herhangi bir sapmanın nedenleri dahil olmak üzere maliyet hedefleri • Nihai ürün • Sonuçlar • Nihai ürün • Projede karşılaşılan risklerin veya sorunların özeti.
Proje Sonuçları
Asıl temel çizgiye oranla gerçek proje sonu çıktıları nelerdi (Proje Bildirgesi’nde ana hatlarıyla belirtilenler)? Proje planlanan tamamlanmaya ne kadar yakındı ve nihai proje maliyeti bütçeye ne kadar yakındı? Zaman, kaynak ve maliyet tahmini hakkında neler öğrenildi? Başlangıçta tanımlanmayan hangi proje faydaları elde edildi? Soruları yanıtlanarak proje sonuçlarına ulaşılır. Kuruluşlar genellikle kapanış raporları için şablonlar oluşturur.