CBS225U-CBS’DE PROJE TASARIMI VE YÖNETİMİ
Ünite 5: CBS’de Projenin İzlenmesi ve Kontrolü
Giriş
Bir proje ne kadar iyi planlanırsa planlansın, öngörülebilir veya öngörülemeyen çeşitli nedenlerle proje adımlarında bazı sapmalar olabilmektedir. Proje yöneticisi, projeyi kontrol ederken ortaya çıkan sorunları çözmek için hangi önerilen alternatiflerin proje hedeflerine daha uygun olduğuna karar vermesi gerekmektedir. Bir projenin izlenmesi temel olarak proje yöneticisi veya paydaşlarla ilgili proje performans bilgilerinin derlenmesini, kaydedilmesini ve raporlanmasını içermektedir. Kontrol için şu üç öge öne çıkmaktadır: Bunlar; zaman, maliyet ve performanstır. İzleme ve kontrol süreci genellikle bir proje yöneticisinin karşılaşabileceği on iki farklı sürece odaklanmaktadır. Bunlar:
1. Proje işlerinin izlenmesi ve kontrolü: 2. Entegre değişim kontrolü geliştirilmesi: 3. Kapsam doğrulanması: 4. Kapsamın kontrolü: 5. Proje planının kontrolü: 6. Proje planının kontrolü: 7. Maliyetlerin kontrolü: 8. Kalitenin kontrolü: 9. Performans raporu hazırlama: 10. Riskin izlenmesi ve kontrolü: 11. Tedarik izleme: 12. Paydaş katılımının izlenmesi:
Proje izleme ve Kontrol Sisteminin Oluşturulması
Proje çalışmasının izlenmesi ve kontrol edilmesi, izlenecek iş paketlerinin belirlenmesi ve proje uygulamasının gereksinimleri karşıladığından emin olmak için ilerlemenin gözden geçirilmesi ve belgelenmesi gibi bir dizi faaliyeti içermektedir. Ayrıca bu süreç içerisinde performans hedefleri proje planında tanımlanmaktadır. İzleme ve kontrol sadece bir defalık bir işlem değildir. Projenin uygulanması ile birlikte izleme ve kontrol faaliyetleri gerçekleşir.
İzleme ve kontrol bir sürekliliktir ve projenin başlangıcından projenin tamamlanmasına kadar tüm proje yaşam döngüsünü kapsamaktadır. Proje çalışması izleme ve kontrolünün amacı düzeltici önlem almak olduğundan, bu faaliyetler zamanında yapılmalıdır. Proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrolü sürecinde kullanılan girdi ve çıktılar şu şekilde ifade edilebilir:
Girdiler
• Proje yönetim planı • Proje belgeleri • Çalışma performansı değerlendirmeleri • Anlaşmalar • Çevresel işletme faktörleri • Organizasyonel süreç varlıkları
Çıktılar
• Çalışma performansı raporları • Değişiklik talepleri
• Proje yönetim planı güncellemeleri • Proje belgeleri güncellemeleridir.
Proje yönetim planı: Bu, tüm alt yönetim paketlerini ve temel grafikleri üretim süreci planlamasıyla birleştirmektedir. Proje yönetim planı ayrıca bir özet olarak da ayrıntılı olabilmektedir. Proje yönetimi planları zaman çizelgeleri, maliyet tabloları ve aralık bilgileri içermelidir.
Proje belgeleri: Bu sürece dahil edilebilecek proje belgelerinin örnekleri arasında, bunlarla sınırlı olmamak üzere;
• Varsayımların Kaydı, • Tahmin Esası, • Maliyet Tahmini, • Sorun Konularının Kaydı, • Alınan Dersler Belgesi, • Kontrol Listesi, • Kalite Raporu, • Risk Listesi, • Risk Raporu, • Zaman çizelgesi öngörüleri
yer almaktadır.
Çevresel işletme faktörleri: Projelerin izlenmesi ve kontrolünde paydaş risk toleransı, şirket yetkilendirme sistemleri ve hükümet veya endüstri standartları, proje izleme ve kontrolünü etkileyebilmektedir.
Kurumsal sürecin içeriği, mali kontrol prosedürleri, sorun ve kusur yönetimi prosedürleri ve kurumsal iletişim gereksinimleri gibi ögeleri içermektedir. Proje yönetimi ekibi, proje sürecinin herhangi bir noktasında hedef sonuçları gerçek sonuçlarla karşılaştırabilmektedir. Proje yönetim planı da zaman içinde çeşitli değişikliklere uğrayabilmektedir. İzleme ve kontrol süreçlerinde elde edilen tüm bilgilerin proje doküman güncellemeleri ile proje ekibi ile paylaşılması da büyük önem taşımaktadır. Zaman çizelgesiyle ilgili bilgilerin grafiksel bir gösterimi olan Gantt şeması, proje planlamasını izleme ve kontrol aşamasıyla ilişkilendirmek için kullanılabilecek en temel araç olarak görülebilmektedir. Diğer bir yaklaşım da kazanılmış değer analizinin yapılmasıdır.
Proje yöneticisi, projeyi koordine etmek için ana kılavuz olarak proje planını kullanmalıdır. Proje planına güncellenmiş bir biçimde yeni bilgiler, bütçe sınırları veya ürün değişiklikleri eklenmektedir. Proje sürecinde iletişimin temel amacı insanları bilgilendirmek, doğru yola sokmak ve projenin bir parçası olarak kalmalarını sağlamaktır. Proje yöneticisinin projede yer alması projenin başarısı için önemlidir.
Oluşturulan belgeler tutarlı ve güvenilir olmalı ve projede yer alan tüm kurum veya kişiler tarafından anlaşılabilir bir düzeyde oluşturulmalıdır.
Projenin boyutuna ve karmaşıklığına bakılmaksızın proje yöneticisinin izlemesi ve kontrol etmesi gereken unsurlar şunlardır:
• Proje planına kıyasla halihazırda yürütülmekte olan faaliyetlerin veya faaliyetlerin durumunu belirleme, • Bu ana kadar tamamlanan işin kapsamı, • Bu ana kadar tamamlanan işin kalitesi, • Proje planına kıyasla maliyet ve harcamaların durumu, • Tüm proje paydaşlarının projeye dair tavır ve hareketleri, • Proje ekibinin üyeleri arasındaki genel bir işbirliği ve dayanışma durumu
olarak özetlenebilir.
Projelerde İzleme ve Kontrol Süreçleri
Projelerin izlenme ve kontrolü sürecinde çeşitli faaliyetler gerçekleştirilmektedir.
Maliyetlerin İzlenmesi ve Kontrolü Süreci
Proje maliyetlerinin kontrolü, proje maliyetlerini güncellemek ve maliyet temel çizgisinde yapılan değişiklikleri yönetmek için projenin durumunu izleme süreci olarak ifade edilmektedir.
Proje maliyetlerinin izlenmesi ve kontrolü sürecinde kullanılan girdi ve çıktılar şunlardır:
Girdiler
• Proje yönetim planı • Proje belgeleri • Proje finansman gereksinimleri • Çalışma performansı verileri • Organizasyonel süreç varlıkları
Çıktılar
• Çalışma performansı bilgileri • Maliyet öngörüleri • Değişiklik talepleri • Proje yönetim planı güncellemeleri • Proje belgeleri güncellemeleri
Projenin büyüklüğü ne olursa olsun, maliyetleri kontrol altında tutmak ve bütçeyi aşmamak proje yöneticisinin her zaman dikkat etmesi gereken bir şeydir. Maliyet kontrolü, maliyet yaratan faaliyetlerde yer alan proje unsurları tarafından da uygulanmalı ve bu süreci yalnızca üst düzey proje yöneticileri yönetmemelidir. iyi bir operasyonel maliyet kontrolü için iyi bir maliyet yönetim sistemi geliştirilmelidir. Bunun için gereken unsurlar şu şekilde sıralanabilir:
• Proje maliyetinin tahmin edilmesi, • Proje muhasebesinin yapılması, • Projedeki nakit akışı, • Projenin önemli unsurlarından paydaşlara oluşan nakit akışı,
• Projedeki doğrudan iş gücü maliyeti, • Projedeki kâr paylaşımı, cezalar vb.
Maliyet izleme ve kontrol süreçleri, yöneticinin projeyi tamamlama hedefine giden yolda projeyi zamanında tamamlamasına yardımcı olmalıdır. Etkili maliyet kontrolünü sağlamak için süreç bu unsurları içermelidir.
• Projeyi tamamlamak için gereken tüm işlerin iyi planlanması • Kesin ve güvenilir zaman, işçilik ve maliyet • Tahminin sağlanması, • Görevler ve tanımlanmış kapsam arasındaki ilişkinin kurulması, • Misyon ve kapsam arasında iyi tanımlanmış ilişkinin oluşturulması, • Disiplinli harcamalar bütçe ve yetki, • Fiili ilerleme ve maliyetlerin zamanında muhasebeleştirilmesi, • Kalan işi tamamlamak için gereken süre ve maliyetin periyodik olarak tahmin edilmesi,
Proje yöneticilerinin sadece maliyet faktörünü dikkate alması proje yönetimine pek uygun bir yaklaşım değildir. İyi bir proje yöneticisinden beklenen, zaman, maliyet ve performans kriterlerini bir arada değerlendiren bir izleme ve kontrol yaklaşımına sahip olmasıdır. Proje yöneticilerinin sadece maliyet faktörünü dikkate alması proje yönetimine pek uygun bir yaklaşım değildir.
İyi bir proje yöneticisinden beklenen, zaman, maliyet ve performans kriterlerini bir arada değerlendiren bir izleme ve kontrol yaklaşımına sahip olmasıdır. Maliyet yönetim sisteminin en önemli işlevi, ek maliyet faturalamalarından kaynaklanan maliyet değerlerinin kayıt altına alınmasıdır. Tamamlanan işin fiili ve bütçe maliyetleri her bir faaliyet için detaylandırılır ve tahminler raporlanmalıdır.
Risklerin İzlenmesi ve Kontrolü
Proje kapsamındaki risklerin izlenmesi, üzerinde anlaşmaya varılan risk yanıt planlarının uygulanmasının izlenmesi, tanımlanmış risklerin takip edilmesi, yeni risklerin belirlenmesi ve analiz edilmesi ve proje boyunca risk sürecinin etkinliğinin değerlendirilmesi süreci olarak ifade edilmektedir. Bu süreçte kullanılan girdi ve çıktılar şu şekilde ifade edilebilir:
Girdiler
• Proje yönetim planı • Proje belgeleri • Çalışma performansı verileri • Çalışma performansı raporları
Çıktılar
• Çalışma performansı bilgileri • Değişiklik talepleri • Proje yönetim planı güncellemeleri • Proje belgeleri güncellemeleri • Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri
Risk; maliyet, kalite, kapsam ve zaman gibi proje hedeflerini olumlu veya olumsuz yönde etkileyebilecek belirsiz bir olaydır. Risk analizi ve yönetimi, proje devam ederken herhangi bir sürprizle karşılaşılmasını önlemek için önemli bir proje yönetimi uygulamasıdır. Gelecek asla kesin olarak tahmin edilemese de projelerdeki belirsizlikleri tahmin etmek ve bu belirsizliklerin oluşumunu veya etkisini en aza indirmek için basit ve kolaylaştırılmış bir risk yönetimi süreci uygulanabilmektedir. Bu durum da projenin başarılı bir şekilde tamamlanma şansını artırarak ve olası risklerin sonuçlarını azaltmaktadır.
• Risk izlemenin amacı, aşağıdakileri belirlemektir: • Risk yanıtları planlandığı gibi uygulanıp uygulanmadığı, • Risk yanıt eylemleri beklendiği kadar etkili mi veya yeni yanıtların geliştirilmesinin gerekip gerekmediği, • Proje varsayımlarının hâlâ geçerli olup olmadığı, • Trendlerin analizi ile riske maruz kalma önceki duruma göre değişip değişmediği, • Bir risk tetikleyicisi oluşup oluşmadığı, • Uygun politika ve prosedürler izlenip izlenmediği, • Daha önce belirlenmemiş risklerin oluşup oluşmadığıdır.
Sonuçların sürekli izlenmesi yoluyla yeni risk yanıt stratejileri geliştirilebilmekte ve mevcut planlar yeniden yapılandırılabilmektedir. Proje yöneticileri, proje izleme sırasında beklenmedik yeni risklerle karşılaşabilir. Böyle bir durumda proje yöneticisinin riski sıfırdan yeniden planlaması gerekebilmektedir. Ancak proje yöneticisinin böyle bir duruma önceden hazırlık yapması esastır.
İyi bir yönetici, proje risklerinin her an değişebileceğini, ortadan kalkabileceğini veya eklenebileceğini bilmelidir.
Paydaş Katılımının İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi
Paydaş katılımının kontrolü, genel proje paydaş ilişkilerini izleme ve paydaşları dahil etmek için strateji ve planları ayarlama sürecidir. Bu süreç, paydaş yönetim planını paydaşların katılımından elde edilen sonuçlarla karşılaştırmaktadır. Paydaş katılımı istendiği gibi gerçekleşmezse bir değişiklik talebi başlatılmaktadır. Ders kitabınızın 136. sayfasındaki Şekil 5.5’te paydaş katılımının kontrolü sürecine ilişkin girdiler, araçlar ve teknikler ve çıktılar gösterilmektedir.
Proje İletişimin Kontrolü
İletişimin izlenmesi, projenin ve onun paydaşlarının bilgi ihtiyaçlarının karşılandığından emin olma sürecidir. Bu sürecin ana yararı, iletişim yönetimi planında ve paydaş katılım planında tanımlandığı şekliyle uygun bilgi akışıdır. Proje yönetiminde iletişimin kontrolü, tüm proje paydaşlarının bilgi gereksinimlerinin karşılanması için proje yaşam döngüsünün iletişimini kontrol etme ve izleme sürecidir. İletişimin kontrolünün yararı, tüm
katılımcılara herhangi bir anda ve zamanda en uygun bilgi akışını sağlamasıdır.
Proje Durum Toplantıları
Proje durum toplantıları, proje yöneticisinin projede “kontrol etmek” için kullandığı bir araçtır. Tipik olarak, proje yöneticisi bir durum toplantısı sırasında aşağıdaki ögelerin her birinin durumunu değerlendirilmesini istemektedir:
• Görev güncellemeleri, • Zamanlama durum güncellemesi (Programın gerisinde miyiz yoksa ilerisinde miyiz?), • Bütçe durum güncellemesi (Bütçenin altında mıyız yoksa üzerinde mi?), • Kalite/kapsam durum güncellemesi (İstenen kapsam/kalite seviyelerini koruyor muyuz?), • Mevcut veya beklenen sorunlar (Örneğin, değişiklikler, riskler, kaynak sorunları, müşteri memnuniyeti sorunları, satıcı sorunları vb.), • Sonraki adımlardır.
Proje yöneticisinin güncel bilgileri proje sponsorlarına veya müşterilere her an rapor edebilmesi gerektiğinden, proje yöneticisinin düzenli olarak durum toplantıları yapması zorunludur. Bu durum toplantılarının sıklığı, aşağıdakiler dahil olmak üzere (ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere) çeşitli faktörlere bağlı olarak değişmektedir:
• Proje karmaşıklığı, • Ekip üyelerinin sayısı, • Proje sponsoru, müşteriler ve diğerleri tarafından ihtiyaç duyulan bilgi düzeyi, • Proje yöneticisinin görev katılımı düzeyine bağlıdır.
Başarısız olan proje durum toplantıları benzer işlev bozukluklarına sahiptir. Proje durumu toplantılarının ortak işlev bozuklukları şunları içermektedir:
• Eksik veya zayıf geliştirilmiş gündemler • Kötü hazırlanmış ekip üyeleri • Toplantı sırasında zayıf zaman yönetimi • Tartışmaların konuyu saptırmasına izin verme • Ekip üyelerinden dengeli girdi almamak • Eylem ögelerinin etkin bir biçimde kullanılamamasıdır.
Proje durum toplantısında karşılaşılabilecek sorunlar şu şekildedir:
• Eksik veya zayıf geliştirilmiş gündemler • Kötü hazırlanmış ekip üyeleri • Yetersiz zaman yönetimi • Tartışmaların konuyu saptırmasına izin verme • Ekip üyelerinden dengeli girdi almamak • Eylem ögelerinin etkisiz ele alınması
Projelerde Sıklıkla Karşılaşılan Problemler
Her projede ortaya çıkan birçok sorundan bazıları benzersizdir. Koşulların, insanların ve ilgili kaynakların kendine özgü karışımının bir sonucudur. Bunlar, proje yönetiminin tasarlandığı karar verme sürecini zorlayan problemlerdir. Proje yöneticisi, ortaya çıkan sorunu çözmenin ne kadar süreceğini belirlemeli ve bir eylem planı uygulamalıdır (MacDonald, 1974).
Genel olarak, proje yönetiminin başarısının proje yöneticisinin sorunları çözme yeteneğine bağlı olduğu söylenebilmektedir. Projelerde oluşabilecek olası problemler küçük veya çok büyük ölçekli olabilmektedir. Ancak acil olarak çözülmesi gereken büyük sorunlarda, proje yöneticisinin en kısa sürede soruna yönelik çözümler bulması ve ilgili çözümlerin uygulanması süreci için gereken eylem planını uygulamaya koyması gerekmektedir.
Proje yöneticisi bir projenin takvimini incelerken, dikkatini çeken başka noktalar ortaya çıkabilmektedir. Bu duruma örnek olarak, bir projede verilen bir işin yüzde doksanının planlanan sürenin yüzde kırkı gibi bir süre içinde tamamlanmasına rağmen, kalan yüzde onun süre geçtiğinde bile tamamlanamaması söylenebilmektedir. Bu durumlarda, projede kalan son çalışmanın neden tamamlanamadığını belirlemek için ayrıntılı bir değerlendirme yapılmalıdır.
Kontrol dışı maliyetler başka bir yaygın senaryodur. Maliyet ve bütçe dengesi arasındaki mükemmel uyum birçok nedenden dolayı bozulabilmektedir. İyi bir bütçe ve maliyet kontrol sistemi ile bu sorun daha ortaya çıkmadan kontrol altına alınabilmektedir.
Proje ekibi oluşturulması sırasında proje görevlerini yerine getirmek için uygun kişi veya kuruluşlar olabilmektedir. Önemli olan bu istek ya da coşkunun bireyin ya da örgütün yeteneğiyle desteklenip desteklenmediğidir. İşi yapmaya istekli ancak işi yaptıracak yetkinliğe sahip olmayan proje birimlerinin varlığı projede her zaman bir sorun kaynağı olacaktır.
CBS projelerinde projenin izlenmesi ve kontrolü önemli bir aşamadır. CBS projelerinde ana girdimiz veri olduğu için veri kısmında oluşabilecek bir problem zincirleme reaksiyon şeklinde projenin bütününü etkilemektedir. Burada proje yürütücüsünün proje planında belirtilen tüm unsurların zamanında yapıldığını kontrol ederek olası aksaklıkların da çözüme oluşturması gerekir. GES projemize yeniden dönersek, yapılan analizlerde belirlenen alanın sahipleri arasında hak sahipliği problemi olabilir. Yapılacak olan GES alanında bazı kişilerin alanını terk etmemesi ve bunu farklı koşullarda dillendirerek (siyasi baskı, sabotaj vb.) projenin gerçekleşmemesi üzerinde bazı eylem ve faaliyetlerde bulunabilirler.