CBS225U-CBS’DE PROJE TASARIMI VE YÖNETİMİ
Ünite 4: CBS’de Projenin Yürütülmesi
Giriş
Belirli bir amaç ve hedef kapsamında oluşturulan projelerin yürütülmesi sürecinde proje yönetim planları kapsamında belirlenmiş olan işlerin gerçekleştirilmesi ve yönlendirilmesi için proje kapsamındaki ilgili faaliyetlerin yönetilmesi ve yönlendirilmesi gerekmektedir. Projelerin başarıyla sonuçlanabilmesinde doğru yapılandırılmış ve etkili bir proje ekibi kilit bir rol oynamaktadır. Bunun yanında proje ekibinin proje kapsamında hazırlanmış olan plan doğrultusunda etkili bir şekilde kullanılması ve yönetilmesi oldukça önemlidir. Yönetimin etkinliğinin yanında proje sürecinde oluşabilecek olası sorunların önüne geçilmesi amacıyla gerekli durumlarda değişikliklerin yapılması ve gerekli önlemlerin alınması gerekmektedir. Bu kapsamda projenin yönetiminde önemli rol oynayan yöneticilerin ekipler arasındaki ve ekipteki kişiler arasındaki ilişkinin sağlıklı olarak yürütülmesi sürecinde büyük sorumlulukları bulunmaktadır. Proje yöneticilerinin projenin yürütülmesi sürecinde proje ekibinin iletişimini sağlıklı bir şekilde yürütmesi için yararlandığı birçok teknik ve model bulunmaktadır. Projelerin yürütülmesi sürecindeki bir diğer önemli nokta projenin kaliteli sonuçlar elde etmesinin yanında planlanmış olan kalitenin güvence altına alınmasını sağlayacak süreçleri yapmak ve yönetmektir.
CBS Projesinin Yöneltilmesi
Proje çalışmalarının yönlendirilmesi ve yönetilmesi süreci, proje yönetim planında tanımlanmış olan çalışmaya kılavuzluk ve uygulanması ile proje hedeflerinin sağlanmasında onay almış değişiklikleri uygulama süreci olarak ifade edilmektedir. Bu süreç proje boyunca gerçekleştirilmektedir. Coğrafi bilgi sistemlerinde projelerin yürütülmesi sürecinde ulaşılacak proje hedeflerinin sağlanabilmesi için girdiler, kullanılacak teknikler ve çıktıların net olarak belirlenmesi gerekmektedir.
CBS Projesinin Yönetilmesi İçin Girdiler
CBS projesini yönetmek için girdiler, esas olarak uygulanması gereken ögelerden oluşmaktadır. Bunlar;
Proje yönetim planı: Proje yürütmesini yönlendirmek ve yönetmek, kapsam temel çizgisi, çizelge temel çizgisi, maliyet temel çizgisi ve kalite temel çizgisi gibi tüm ana yardımcı planları içeren proje yönetim planını uygulamalarıyla ilgilidir
Kurumsal çevresel faktörler: Proje yürütmesinin yönlendirilmesinde ve yönetilmesinde faydalı olabilecek veya dikkate alınması gereken kurumsal faktörler, organizasyon yapısı ve kültürü; tesisler ve ekipman gibi şirket altyapısı, işe alma ve işten çıkarma yönergeleri gibi personel yönetimi ve proje yönetimi bilgi sistemleridir.
Kurumsal bilgi havuzları: Projelerin yürütülmesinde ve yönlendirilmesinde işe yarayacak veya dikkate alınması gereken kurumsal varlıklar, resmî ve gayriresmî planlar, kuruluşun standart süreçleri, politikaları, prosedürleri,
metodolojileri, yönergeler, geçmiş proje kayıtları ve belgeleri ve bunlardan öğrenilmiş bilgileri içermektedir.
Projenin Yönetilmesi İçin Araç ve Gereçler
Proje yürütmeyi yönlendirmek ve yönetmek için ana araç yanında araç ve tekniklerin bir koleksiyonu da olan proje yönetimi bilgi sistemidir. Proje yönetimi bilgi sistemlerinin çıktılarını elde etmek, bütünleştirmek ve yaygın etkisini artırmak için araç ve süreçler mevcuttur. Projenin başlangıcından kapanışına kadar tüm aşamalarda kullanılabilen manuel ve otomatik sistemler bulunmaktadır.
Projenin Yönetilmesi İçin Çıktılar
Proje yürütülürken, zaman içinde her noktada, tamamlanmış bazı çıktılar vardır ve proje için paydaşlara rapor edilebilecek durumları da içermektedir. Bunlar;
Teslim Süreci: Bu süreçte, projenin çıktıları için gereken proje yönetim planında tanımlanan benzersiz ve tanımlanabilir bir ürün, hizmet veya sonuç olarak ifade edilebilir.
Değişiklik talepleri: Proje çalışmasının yürütülmesi sırasında, değişiklik talepleri, sorunlar gibi kaynaklardan doğabilmektedir.
CBS Proje Ekibinin Yönetilmesi
Günümüzde teknolojik gelişmelere paralel olarak artan rekabetçi ortamda projelerin amaçlanan hedefler doğrultusunda başarıya ulaşmasında projede aktif olarak görev alan proje ekibi büyük önem taşımaktadır. Artan bu rekabetçi ortamda proje ekiplerinin başarıyla projeyi tamamlayabilmesi için hızlı ve esnek bir şekilde hareket etmeleri, proje sürecinde oluşabilecek ani değişikliklere uyumlu olması ve proje kapsamında beklenilen çıktıların sağlanması için yaratıcı olmaları gerekmektedir.
Proje Ekibinin Oluşturulması Sürecine Genel Bakış
Proje ekibinin oluşturulması, farklı ihtiyaçlara, geçmişlere ve uzmanlıklara sahip bireylerden oluşan bir koleksiyonun çeşitli yöntemlerle entegre, etkili bir çalışma birimine dönüştürülmesi süreci olarak ifade edilmektedir. Dönüşüm sürecinde, bireysel hedefler ekibin ortak hedefini desteklemektedir.
Ön Görevlendirme
Ön görevlendirme süreci proje başlamadan hemen öncesinde proje ekip üyelerinin belirlenme süreci olarak ifade edilmektedir.
Müzakere
Proje ekibinin oluşturulması müzakere süreciyle sağlanmaktadır.
Sanal Ekipler
Günümüzde teknolojik gelişmelerle birlikte İnternet, medya gibi iletişim araçlarının kullanımıyla kişilerin fiziksel olarak bir araya getirilmesine gerek olmadan birleştirilmesiyle sanal ekiplerin oluşturulması önem kazanmıştır.
Çok Kriterli Karar Analizi
Proje ekibinin oluşturulması sürecinde çeşitli kriterler kullanılmakta ve projenin potansiyel ekip üyeleri bu kriterlere göre belirlenmektedir.
Proje Ekip Atamaları
Proje ekibinin oluşturulması sürecinde seçilmiş kişilerin atamaları gerçekleştirilmektedir.
Proje Ekibinin Oluşturulması
Proje ekibinin oluşturulması sürecinde ekibe dahil edilen kişilerin yetkinliklerinin ve özelliklerinin yanında proje ekibinin üyelerinin birbirleri ve proje yöneticileriyle aralarındaki iletişimin uyumlu bir şekilde oluşması büyük önem taşımaktadır.
Proje Yöneticisi: Proje yöneticisi projeden sorumlu olan kişi olarak ifade edilse de genel anlamda projenin amaçlanan hedef doğrultusunda başarıyla tamamlanması sürecinde proje zamanının, bütçesinin ve hedeflerinin tamamlanmasından sorumlu kişidir
CBS Uzmanı: Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK)’nın ulusal meslek standardı dokümanına göre; Coğrafi Bilgi Sistemleri (CBS) Uzmanı (Seviye 6); iş sağlığı ve güvenliği ile çevresel önlemleri alarak kalite sistemleri çerçevesinde, iş organizasyonu yapan, araziden, hava fotoğraflarından ya da uydu görüntülerinden sayısal ya da analog olarak toplanan grafik ve öznitelik bilgilerinin CBS ortamına aktarılması için verileri düzenleyen, birleştiren, sisteme giren, güncelleyen, verileri konumsal ya da konumsal olmayan sorgulamalar ve coğrafi analizler gibi yöntem ve metotlarla coğrafi bilgiye dönüştüren, coğrafi bilgi ve verilerin farklı uygulamalarda kullanılabilmesi için format, datum, projeksiyon, koordinat sistemi vb. dönüşümlerini yapan, elde ettiği sonuçları istatistiksel bilgiler, grafikler, tematik haritalar ya da sayısal ekran görüntüleri olarak sunan, grup çalışmalarını ve projeleri teknik olarak yöneten, CBS ile ilgili süreçleri kontrol eden ve gerekli tedbirleri alan/aldıran/alınması için yetkili birimlere teklifte bulunan ve mesleki gelişim faaliyetlerini yürüten kişidir.
CBS Operatörü: Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK)’nın ulusal meslek standardı dokümanına göre; Coğrafi Bilgi Sistemleri (CBS) Operatörü (Seviye 4); iş sağlığı ve güvenliği ile çevre koruma önlemlerini uygulayarak kalite sistemleri çerçevesinde, iş organizasyonu yapan, araziden, hava fotoğraflarından ya da uydu görüntülerinden sayısal ya da analog olarak toplanan grafik ve öznitelik bilgilerinin uygun yazılım ve donanımlar kullanarak CBS ortamına aktarılması için verileri düzenleyen, sisteme giren, güncelleyen, verileri çeşitli yöntem ve metotlarla hazırlayan, coğrafi bilgi ve verilerin farklı CBS’lerde kullanılabilmesi için format, datum, projeksiyon, koordinat sistemi vb. dönüşümlerini yapan; elde ettiği sonuçları istatistiksel bilgiler, grafikler, tematik haritalar ya da sayısal ekran görüntüleri olarak sunan ve mesleki gelişim faaliyetlerine katılan kişidir.
Temel Ekip Elemanları: Projenin başlangıcından bitişine kadar görev alan teknik ekip elemanlarını ifade etmektedir. Bu elemanlar projedeki temel süreçlerde kilit rol oynamakta ve önemli projelerde görev almaktadır.
Sözleşmeli (Süreli) Ekip Elemanları: Proje sürecinde belirli faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için belirli bir süre projede görev aldıktan sonra projeden tekrar ayrılan kişileri ifade etmektedir.
Proje Ekibinin Geliştirilmesi
Proje performansının artırılmasında yetkinliklerin, ekip üyelerinin etkileşimlerinin ve genel ekip ortamının iyileştirilmesi süreci ekibin geliştirilmesi süreci olarak ifade edilmektedir.
Yetki
Projelerde ve tüm süreçlerde söz edilen yetki ile sorumluluk, birbirleriyle sürekli olarak ilişki hâlinde olan önemli kavramlardır.
Sorumluluk
CBS projelerinde sorumluluk temel olarak yönetim sürecinde etkin rol oynayan proje yöneticisindedir.
Ekibin Dengeli Kurulması
Projenin başarıya ulaşması için etkili olan ekibin başarısının sağlanması için ekibin dengeli olarak kurulması gerekmektedir.
Somut Yaşantı
Somut yaşantı öğrenme stiline göre, öğrenme süreci proje ekibindeki elemanların yaşadıkları durumları hislerine göre değerlendirmektedir.
Yansıtıcı Gözlem
Yansıtıcı gözlem öğrenme stiline göre, öğrenme sürecinde kişiler yaşadıklarını gözlemleyerek ve sorunların temeline inerek kararlarını belirlemektedirler.
Aktif Yaşantı
Aktif yaşantı öğrenme sürecinde, kişiler yaşadıklarını pratik uygulamalarla deneyerek çözüme kavuşturmaya çalışmaktadırlar.
Yüksek Performanslı Proje Ekiplerinin Geliştirilmesi Süreci
Proje yürütme sürecinde önem arz eden proje ekiplerinin geliştirilmesiyle ilgili bir model 1965 yılında Bruce Tuckmann tarafından yayımlanmıştır. Proje ekiplerinin oluşturulması sürecinde sıkça kullanılan bu model dört aşamadan meydana gelmektedir. Bu dört aşama şu şekildedir:
• Proje ekibinin oluşturulması • Proje ekininin göreve başlatılması • Kısmi entegrasyon • Tam entegrasyon
Proje Ekibinin Performansının Ölçülmesi
Proje ekiplerinin oluşturulması ve tam entegrasyonun sağlanması sonrasında elde edilen ekibin projenin hedeflerine ulaşması konusundaki performanslarının ölçülmesi önem taşımaktadır.
Proje Performans Ölçütleri
Bir projenin performansının belirlenmesi sürecinde proje yöneticilerinin üç temel ölçüte bakması gerekmektedir. Bu temel üç ölçüt şöyledir:
• Proje kapsamında anlaşılmış sonuçlar elde etmek (Örneğin, CBS’de yer seçimi analizi gerçekleştirirken uzman görüşleri değerlendirilmesi süreci) • Projenin belirlenen zaman periyodu içinde tamamlanmış olması, • Projenin bütçe yönetiminde sıkıntılar yaşamadan projenin başarıyla sonuçlandırılmasıdır.
Proje Verimlilik Ölçütleri
Üstün proje ekipleriyle ilişkilendirilen özellikler hakkında projeler arasında genel bir fikir birliği vardır. Üstün proje ekiplerinin temel özellikleri şunlardır:
• Ekip Odağı • İletişim • Yetkilendirilmiş • Yetkinlik • Karşılıklı bağımlılık • Uyum • Bağlılık • Çeşitlilik • Yapı
Proje Ekibinin Yönetilmesi Süreci
Proje ekibin yönetilmesi süreci, proje performansını uygun hâle getirmek için ekip üyelerine dair performansların izlenmesi, geri dönüş kapsamında sorunların çözüme kavuşturulması ve ilgili ekipte olabilecek değişikliklerin yönetilmesi süreci olarak ifade edilmektedir.
Proje Çatışma Yönetimi
Proje ekipleri farklı disiplinlerden, farklı geçmişlerden ve algılardan gelen ekip üyelerinden meydana geldiği için çatışma, projelerde kaçınılmaz bir durumdur.
Çatışmayı iyi yönetmenin anahtarı, duruma en uygun stratejiyi seçmek ve uygulamaktır. Proje yöneticisinin çatışma durumlarında seçebileceği bir stratejiler süreçler vardır. Bunlar: zorlama, uzlaşmacı, kaçınma, uzlaşma, iş birliği.
Projede Motivasyonun Önemi
Motivasyon, bireylere ve proje ekiplerine büyük başarılar elde etmeleri için ilham verebilmekte, teşvik edebilmektedir. Motivasyon, ortak amaçlara veya hedeflere ulaşmak için ekip çalışmasını ve kolektif girişimleri teşvik eden bir ortam da yaratabilmektedir.
Kalite Güvence Uygulamasının Yapılması
Kalite kavramı temelde bir ürün veya hizmetin belirlenmiş ya da olası ihtiyaçlarının sağlanmasına yeteneğine dayalı özelliklerin toplamını ifade etmektedir. Proje kalite yönetimi, projenin üstlenildiği ihtiyaçları karşılamasını sağlamak için gerekli süreçleri içermektedir.
Kalite Planlaması: Hangi kalite standartlarının proje ile ilgili olduğunun belirlenmesi ve bunların nasıl karşılanacağının tespit edilmesi süreci olarak ifade edilmektedir.
Kalite Güvencesi: Projenin ilgili kalite standartlarını karşılayacağına dair güven sağlamak için genel proje performansını düzenli olarak değerlendirme süreci olarak ifade edilmektedir.
Kalite Kontrol: İlgili kalite standartlarına uyup uymadıklarını belirlemek için belirli proje sonuçlarını izlemek ve yetersiz performansın nedenlerini ortadan kaldırmanın yollarını belirlemek olarak ifade edilmektedir.
Proje kalite güvencesi ve kalite yönetimi kavramları benzer özellikler göstermektedir. Projelerin kalite yönetimi ve kalite güvencesi için aşağıda sıralanmış olan kavram ve yaklaşımlar uygulanabilmektedir:
• Müşteri memnuniyeti • Önlem alma • Yönetim sorumluluğu • Planla-uygula-kontrol et-önlem al • Kaizen
Bazı kurumlarda kalite güvence süreci kurum içindeki kalite güvence bölümleri tarafından gerçekleştirilmektedir. Bu süreç içinde iki tür kalite güvence bulunmaktadır:
• İç kalite güvence: Proje yönetimine ve ekibine sağlanan güvenceyi ifade etmektedir. • Dış kalite güvence: Proje için önem taşıyan müşteriler için sağlanan güvenceyi ifade etmektedir.
Kalite yönetim planı: Proje sürecinde proje ekibinin kalite politikalarının nasıl uygulanacağını tanımlayan planı ifade etmektedir.
Kalite kontrol ölçüm değerleri: Kalite yönetiminin ve kalite güvencesinin sağlanması sürecinde etkili olan bu değerler kontrol testleri sonucunda elde edilmektedir. Elde edilen değerler karşılaştırılabilir ve analiz edilebilir nitelikler taşımaktadır.
Operasyonel tanımlamalar: İlgili projenin süreçlerini tanımlayan ölçütler, bu ölçütlerin değerleri ve birimleri projenin kalite güvencesinin sağlanması için gerekmektedir.
Kalite Denetlemeleri
Projelerdeki kalite denetlemeleri genel olarak öğrenme amaçlı gerçekleştirilmektedir. Kalite denetiminin temel fikri, bu proje ve gelecekteki diğer projeler için proje
sırasında oluşan hatalardan öğrenilen dersleri içselleştirerek ve uygulayarak hataların tekrarını önlemektir. Bir kalite denetimi, bir projenin neyi başardığını, neyin düzgün çalıştığını ve neyin düzgün çalışmadığını resmî olarak incelemektedir. Denetim sonucunda, mevcut programların performansının iyileştirilmesi ve diğer programlar da dahil olmak üzere kurum genelinde öğrenmenin sağlanması amaçlanmaktadır.
Projelerin İyileştirilmesi
Kalite güvencesi uygulama sürecinin ana çıktısı kalite iyileştirmedir. Proje kalite yönetimi altındaki son süreç kalite kontroldür. Kalite kontrol, bu metriklerin tatmin edici seviyelerde performans gösterdiğinden emin olmak için kalite planlama aşamasında tanımlanan proje metriklerinin izlenmesi ile ilgilidir. Kalite kontrol aynı zamanda varyasyon kavramının anlaşılmasını ve verilerle nasıl etkin bir şekilde iletişim kurulacağını da içermektedir.