CBS225U-CBS’DE PROJE TASARIMI VE YÖNETİMİ
Ünite 3: CBS’de Projelerin Başlatılması ve Planlanması
Giriş
Projelerin başlatılması ve planlanması süreçlerinde ilgili projelerin doğru ve sistematik bir şekilde tanımlanması büyük bir öneme sahiptir. Projelerin planlanması sonrasında, uygulanması önemli olan başlangıç aşamasında ilgili projelerin yöneticileri atanmakta ve gerekli sorumluluklar belirlenmektedir.
CBS Projelerinde Başlatma Belgesi
Proje başlatma belgesi amaçları, hedefleri ve kapsamı belirlenmiş olan projelerin yönetim sürecinde dikkate alınacak sınırları açıklayan önemli bir araçtır. Projeye genel bir bakış açısı sağlayan proje başlatma belgesi, tüm tarafların anlaşmaya varması ve projeye dair hedefler, kapsam, çıktılar ve gerekli kaynaklar gibi projenin ana yönleri hakkında bilgi verilmesine olanak sağlamaktadır.
CBS Projelerinde Başlatma Belgesinin Oluşturulması
Proje başlatma belgesinin oluşturulması projenin belirlenen amaçlar, hedefler ve kapsam doğrultusunda ilerleyişinin başlatılmasının resmî olarak onaylandığı ve proje paydaşlarının istek ve ihtiyaçlarının karşılanmasındaki gereksinimlerin tespit edildiği önemli bir süreçtir.
CBS Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi: Girdiler
Proje başlatma belgesinin oluşturulması sürecinde proje çalışma bildirimi, iş belgeleri, anlaşmalar, çevresel işletme faktörleri ve organizasyon süreç varlıkları olarak ifade edilen girdiler kullanılmaktadır.
Proje çalışma bildirimi, tamamlanmış projelerin sonunda elde edilebilecek ürün veya hizmetlerin yani çıktıların tanımıdır.
İş ihtiyacı: Bir proje oluşturulurken hangi amacın ya da fikrin baz alındığı oldukça önemlidir
Ürün kapsamının tanımı: Bir proje kapsamında tasarlanan ürün veya hizmetlerin ayırt edici özellikleri ve gereklilikleri ana hatlarıyla belirtilmekte ve belgelendirilmektedir.
Stratejik plan: Projeyi uygulayacak ilgili kurumun stratejik hedefleri belirtilmekte ve belgelenmektedir.
İş Belgeleri
İş gerekçesi ve fayda yönetimi planı, projenin hedefleri ve projenin iş hedeflerine nasıl katkıda bulunacağı hakkındaki bilgi kaynaklarıdır
Anlaşmalar
Tipik olarak anlaşmalar, kurum dışındaki müşteriler için yürütülen projelere ait proje başlatma belgesinin girdilerinden bir tanesidir.
Çevresel İşletme Faktörleri
Proje başlatma belgesinin geliştirilmesi sürecini etkileyebilecek çevresel işletme faktörleri hakkında bilgi sahibi olunması oldukça önemlidir.
Organizasyonel Süreç Varlıkları
Organizasyonel süreç varlıkları temelde projeyi gerçekleştirecek ilgili kurumun önceki projelerinden elde ettikleri, edindikleri ve öğrendikleri bilgi birikimlerini göstermektedir.
CBS Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi: Araçlar ve Teknikler
Araçlar ve Teknikler Proje başlatma belgesinin oluşturulması ve geliştirilmesi sürecinde çeşitli araç ve tekniklerden yararlanılmaktadır.
Uzman Görüşü
Uzman görüşü, gerçekleştirilen aktivite ile uygun olacak şekilde uygulama alanı, bilgi alanı, disiplin, sektör gibi uzmanlığına dayalı olarak verilen görüşler olarak tanımlanmaktadır.
Veri Toplama
Veri toplama süreci için kullanılabilecek teknikler sınırlı olmamak kaydıyla aşağıdakileri içermektedir:
• Beyin fırtınası • Odak grupları • Görüşmeler
Kişilerarası İlişki ve Ekip Becerileri
Bu süreç için kullanılabilen kişilerarası ilişki ve ekip becerileri aşağıdakileri içermektedir.
• Çatışma yönetimi • Kolaylaştırma • Toplantı yönetimi
Toplantılar
Proje hedeflerini, başarı kriterlerini, ana teslimatları, üst seviye gereksinimleri, özet kilometre taşlarını ve diğer özet bilgileri belirlemek için ana paydaşlarla toplantılar düzenlenmektedir.
CBS Proje Başlatma Belgesi
Proje başlatma belgesinin oluşturulmasında yukarıda yer alan araç ve tekniklerin kullanımı ve elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi sonucunda projenin amaçlanan çıktıları proje başlatma belgesi olarak ifade edilmektedir. Projeyle ilgili üst seviye bilgiler, projenin karşılamayı amaçladığı ürün, hizmet veya sonuç belgelenmektedir.
CBS Projelerinde Paydaşların Belirlenmesi ve Proje Başlatma Toplantısı
Günümüzde paydaş kavramı bir kurumun amaçlarının ve hedeflerinin başarıya ulaşması sürecini etkileyen veya başarısından etkilenebilecek birey ya da gruplar olarak ifade edilmektedir. Proje sürecinde ilgili paydaşların belirlenmesi ile belirlenen paydaşlara dair verilerin toplanması ve toplanılan verilerin analizi sonucunda elde edilen sonuçların kurum için önemli bilgiler hâline getirilmesi bir sonraki dönemlerde alınacak kararlar için rehber niteliğinde olacaktır.
CBS Proje Paydaşlarının Tespitinde Kullanılan Girdiler Kaynak Yönetiminin Planlanması: Girdiler
Proje paydaşlarının belirlenmesi sürecinde proje başlatma Projelerin kaynak yönetim planı belgesi, tedarik planlanmasına dair belgeler ve şunlardır: işletme/organizasyon (çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları) girdilerine ihtiyaç duyulmaktadır. • Proje Başlatma Belgesi • Proje Yönetim Planı CBS Projelerinde Paydaşların Belirlenmesinde • Proje Belgeleri Yararlanılan Araçlar ve Teknikler • Çevresel İşletme Faktörleri
Paydaşların belirlenmesi sürecinde yararlanılan araç ve • Organizasyonel Süreç Varlıkları teknikler arasında uzman görüşü, paydaş analizi ve toplantılar yer almaktadır. Aşağıda bu araç ve teknikler Kaynak Yönetiminin Planlanması Süreci: Araç ve anlatılmaktadır: Teknikler
Projelerin kaynak yönetim planı sürecinde uygulanan araç • Uzman görüşü ve teknikler şunlardır: • Paydaş Analizi • Uzman Görüşü Analiz sonucunda elde edilen bilgiler doğrultusunda • Veri Sunumu paydaşların proje üzerindeki etki şekillerine göre pozitif • Toplantılar paydaşlar, negatif paydaşlar, birincil paydaşlar ve ikincil paydaşlar olarak sınıflandırılmaktadır. Kaynak Yönetiminin Planlanması Süreci: Çıktılar
Paydaşların Projelere Katılım Seviyeleri ve Rolleri Projelerin şunlardır: Projenin önemli bir parçası olan paydaşlar ilgili projenin süreçlerini farklı şekiller ve seviyelerde • Kaynak Yönetim Planı etkileyebilmektedir. Projelerden kaynaklanan olumlu veya • Ekip Başlatma Belgesi olumsuz etkilerden doğrudan etkilenen ve bir önceki CBS Proje Zaman Çizelgesi Yönetim Planı bölümde de adından söz edilen birincil paydaşlar en güçsüz paydaşlardır. Proje zaman çizelgesi yönetim planı, projelerin başarıya ulaşması Toplantılar geliştirilmesinin,
Toplantılar başlığı kapsamında paydaşların profil yürütülmesinin ve kontrolünün sağlanması için gerekli analizinin yapılmasına yönelik toplantılarından söz politika, prosedür ve belgelerin oluşturma süreci edilmektedir. Bu toplantılar paydaşlar hakkında bir anlayış ifade edilmektedir. ve bakış açısı gerçekleştirmek amacıyla Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması Süreci: gerçekleştirilmektedir. Girdiler CBS Projelerinde Paydaş Belirlenmesi Sürecinin Projelerin zaman çizelgesi yönetim planı sürecine dair Çıktıları girdiler şunlardır:
Paydaş belirlenmesi süreci içerisindeki çıktılar paydaş listesi ve paydaş yönetim stratejisi olarak iki kategoride • Proje başlatma belgesi değerlendirilmektedir. • Proje yönetim planı • Çevresel işletme faktörleri CBS Proje Başlatma Toplantısı • Organizasyonel süreç varlı
Proje başlatma toplantısı projenin ilgili tarafları olan Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması Süreci: Araç ve sponsoru, yöneticisi, ekibi, müşteri ve diğer temel Teknikler paydaşlarının katılım sağladığı ve projenin resmi olarak ilan edildiği bir toplantıdır. Bu toplantının genel amacı Projelerin projede herkesin rolünü kavradığını ve projenin amacının sürecinde uygulanan araç ve teknikler şunlardır herkes tarafından net bir şekilde anlaşıldığını garantilemek ve sonuç olarak projenin başladığını ilan etmektir. • Uzman görüşü • Veri analizi CBS Projelerinde Kaynak ve Zaman Çizelgesi • Toplantılar Yönetim Planı Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması Süreci Proje kaynak yönetimi süreci ilgili projelerin başarıyla sonuçlanması için gereken kaynakların tanımlanması, Projelerin zaman çizelgesi yönetim planı sürecine dair temin edilmesi ve yönetilmesi süreci olarak ifade çıktılar şunlardır:
edilmektedir. Proje kaynak yönetiminin planlanması Zaman çizelgesi yönetim planı: fiziksel kaynakların ve insan kaynaklarının proje için nasıl yönetim planının hazırlanması ile projenin yönetiminde temin edileceği, yönetiminin nasıl sağlanacağı ve nasıl etkili olan zaman çizelgesinin geliştirilmesi, izlenilmes fayda sağlanacağının tanımlanması sürecidir.
sürecine dair girdiler
kaynak yönetim planı sürecine dair çıktılar
için önemli olan zamanın planlanmasının, yönetiminin sağlanmasının,
olarak
kları
zaman çizelgesi yönetiminin planlanması :
: Çıktılar
Projelerin zaman çizelgesi
i ve
kontrolünün sağlanması amacıyla kriterler ve aktivitelerin • Uzman Görüşü oluşturulmasına dair süreç olarak ifade edilmektedir. • Toplantılar
• Proje zaman çizelgesi modeli geliştirme Risk Yönetiminin Planlanması Süreci: Çıktılar • Sürüm ve yenileme uzunluğu Projelerin risk yönetim planı sürecine dair çıktılar şunlardır: • Doğruluk seviyesi • Ölçüm birimleri Risk Yönetim Planı
• Organizasyonel prosedür bağlantıları Bu plan aşağıdaki bilgileri içermektedir:
• Proje zaman çizelgesi modelinin güncellenmesi • Risk stratejisi • Kontrol eşikleri • Metodoloji • Performans ölçüm kuralları • Roller ve sorumluluklar • Raporlama formatları • Finansman
CBS Projelerinde İletişim ve Finans Yönetim • Zamanlama Planı • Risk kategorileri Projeye dair iletişim planının hazırlanması projedeki her bir • Paydaş risk iştahı paydaşın ya da proje hakkında bilgi sahibi olmak isteyen • Risk olasılığı ve etkilerinin tanımları kişilerin bilgi ihtiyaçlarını, uygulanabilir organizasyon • Olasılık ve etki matrisi varlıkları ve projeye dair ihtiyaçlar baz alınarak proje • Raporlama formatları iletişim faaliyetleri için uygun bir yaklaşım ve planın • İzleme
geliştirilmesi süreci olarak ifade edilmektedir.
İletişim Yönetiminin Planlanması Süreci: Girdiler
Projelerin iletişim yönetim planı sürecine dair girdiler şunlardır:
• Proje Başlatma Belgesi • Proje Yönetim Planı • Proje Belgeleri • Çevresel İşletme Faktörleri • Organizasyonel Süreç Varlıkları
İletişim Yönetiminin Planlanması Süreci: Araç ve Teknikler
Projelerin iletişim yönetiminin planlanması sürecinde uygulanan araç ve teknikler şunlardır:
• Uzman Görüşü • İletişim Gereksinimleri Analizi • İletişim Teknolojisi • İletişim Modelleri • İletişim Metotları • Kişiler Arası İlişki ve Ekip Becerileri • Toplantılar
CBS Projesi Risk Yönetimi Planı
Projeler için önemli ve son yönetim planı olan risk yönetiminin planlanması süreci, proje sürecindeki risklere dair yönetimin nasıl yapılacağının tanımlandığı bir süreç olarak ifade edilmektedir. Bu süreçle projeye dair risk yönetiminin derecesinin, türünün ve görünürlüğünün hem riskler hem de ilgili projenin organizasyonu ve paydaşları açısından önemiyle ilişkili olmasını sağlaması en büyük avantajıdır.
Risk Yönetiminin Planlanması Süreci: Araç ve Teknikler
Projelerin risk yönetiminin planlanması sürecinde uygulanan araç ve teknikler şunlardır: