CBS225U-CBS’DE PROJE TASARIMI VE YÖNETİMİ
Ünite 2: Proje Yönetim Süreçleri ve Yaklaşımları
Giriş
CBS, her geçen gün daha fazla uygulama alanı bulmakta, CBS teknolojileri kullanılarak gerçekleştirilen iş ve proje sayısı hızla artmaktadır. Proje amaç ve hedeflerine ulaşılabilmesi ve yapılan yatırımdan en yüksek faydanın sağlanabilmesi için CBS projelerinin, tecrübeli bir proje yöneticisinin koordinatörlüğünde etkili şekilde yönetilmesi gerekir. Projeler başlangıç ve bitiş tarihleri belirli olan, başka bir deyişle belirli bir zaman zarfında tamamlanması gereken geçici işlerdir. Farklı alan ve sektörlerde CBS teknolojileri kullanılarak çok fazla çalışma yapılmasına karşılık, CBS projesinden bahsedildiğinde; amacı, hedefleri, kapsamı, başlangıç ve bitiş tarihi belirli olan faaliyetler dizisi akla gelmelidir. Tüm proje yönetim süreçlerinde olduğu gibi başarılı bir CBS projesi yönetebilmek için de proje yönetim süreçlerinin önemi büyüktür.
Proje Yönetim Süreçlerı̇
Projeler, sürekli tekrar eden ve düzenli olarak gerçekleştirilen işler değildir. Proje; önceden belirlenmiş amaç ve hedeflere belirli bir süre zarfında ulaşmayı hedefleyen faaliyetler dizinine odaklanır. Örneğin bir gıda dağıtım firmasının belirli bir lojistik planı dahilinde müşterilerine düzenli olarak gıda ulaştırıyor olması bir proje değil, o firmanın temel işi veya faaliyetidir. Günümüzde pek çok lojistik şirketi, CBS olanaklarından faydalanarak hizmetlerini gerçekleştirmekte, bu sayede kolaylıkla rakiplerinin önüne geçebilmekte ve pazar paylarını artırmaktadır. Bununla birlikte, söz konusu firmanın dağıtım süreçlerini geleneksel yöntemlerle gerçekleştirdiğini ancak tüm operasyonlarını CBS ile entegre edecek şekilde iyileştirmeyi istediğini düşünelim. Bu iyileştirmeyi yapabilmek için CBS projesi planlanabilir ve gerçekleştirilebilir. Bu CBS projesi ile ilgili ise aşağıdaki temel unsurlardan bahsetmek gerekir:
• Yapılacak projenin (faaliyetler dizinin) “firmanın tüm lojistik planlama ve uygulama hizmetlerini CBS ortamına aktarmak suretiyle faaliyetlerini daha hızlı, güvenli ve ekonomik hale getirmek” gibi bir amacı ve bu amaca bağlı hedefleri olmalıdır. • Proje tamamlandığında beklenen faydaların/ çıktıların/sonuçların neler olacağı, bu faydalardan etkilenecek tüm taraflar (paydaşlar) belirlenmeli, etkileşim içinde çalışabilmek ve başarılı bir proje yönetimi gerçekleştirebilmek için paydaşlarla iletişim halinde kalınmalıdır. • Projenin gerçekleştirilebilmesi için gerekli olan ana ve alt işler belirlenmeli, bunlar için gerekli bütçe ayrılmalıdır. • Projenin bütünü ile ana ve alt işlerin belirli başlangıç ve bitiş tarihleri bulunmalıdır. • Projenin gerçekleştirilmesi için, önce mevcut durum tespiti ve analizler yapılarak gerekli
mekansal veri, donanım ve ağ altyapısı ihtiyacı belirlenmelidir. • Belirlenen işleri yapacak gerekli bilgi ve beceriye sahip personel istihdam edilmeli, gerekirse eş ekipler oluşturularak çalışma takvimleri hazırlanmalıdır. • Projenin süresi içinde tamamlanmasına olumsuz etkisi olabilecek riskler belirlenmeli ve bir “B Planı” ile risklerin yönetimi güvence altına alınmalıdır. • Projenin amaç ve hedeflerine istenilen düzeyde, sürede, kalitede ve bütçe dahilinde ulaşılıp ulaşılmadığı sistematik şekilde izlenmeli, bunların herhangi birinden sapma varsa gerekli iyileştirmeler yapılmalıdır. • İstenilen çıktılara ulaşıldığında proje raporlanmalı ve kapatılmalıdır. Elde edilen sonuç ürün kullanıma sokulmalıdır.
Entegrasyon Yönetimi
Proje entegrasyon yönetimi, proje faaliyetlerinin tutarlı bir bütün halinde ele alınarak tanımlanması, birleştirilmesi ve koordine edilmesidir. Entegrasyon yönetimi, kaynakların kullanımı ve tahsisi konusunda kararlar almayı, proje genelindeki değişiklikleri öngörmeyi ve gerekli revizyonları/iyileştirmeleri yapmayı, projenin tüm unsurlarını (proje başlatma-planlama-yürütme-izleme ve kontrol-kapanış) koordine etmeyi içerir. CBS projeleri oldukça karmaşık süreçlerden meydana gelmektedir.
Kapsam Yönetimi
Kapsam, bir sistemi tanımlar. Kapsam, projenin sınırlarının belirlenmesiyle ilgilidir, proje sınırları içinde yapılan işleri ve proje sınırları dışında kalan işleri tarif eder. Proje kapsamı, CBS proje ekibi tarafından hazırlanır ve CBS projesinin tasarımı, geliştirilmesi ve uygulanması için yapılması gerekenlerin belirlenmesini sağlar.
Bazen de kapsamı belirlenmiş bir projede, proje yürütülürken bazı değişikliklere gidilir, kapsam proje esnasında genişletilebilir. Başka bir deyişle, proje kapsamındaki kademeli genişleme söz konusu olabilir. Bu eğilim, “kapsam kayması” olarak adlandırılır. Projenin kapsamını artırmak yaygın bir durumdur. Bu durumu öngörerek gerçekleşecek değişiklikleri hesaba katmak için proje bütçesinde ve zaman yönetiminde düzenleme yapılmalıdır.
Zaman Yönetimi
Tüm projeler, belirli zaman kısıtlamalarına tabidir. Başka bir ifadeyle, her projenin önceden belirlenmiş bir süresi vardır. Dolayısıyla bir projenin başarı göstergelerinden birisi de projenin öngörülen süre içerisinde bitirilmesidir. Zaman yönetimi; proje için belirlenen programın süresinde ilerleyip ilerlemediğinin kontrol edilmesini, proje görevlerinin tanımlanarak uygun sürelerde, uygun sıra ile ve tüm kaynakların optimum tahsisini dikkate alacak şekilde gerçekleştirilmesini sağlar.
Projenin tamamlanmasına giden en uzun yol kritik yoldur. Kritik yoldaki faaliyetleri anlamak ve yönetmek, önemli bir proje yönetimi becerisidir. Proje yöneticisi, kritik yolda gecikmelere neden olan ve beklenmeyen olaylar karşısında gerekli önlem ve iyileştirmeleri yapabilecek ve süreci hızlandıracak programlar geliştirecek yetkinlikte olmalıdır.
Bütçe Yönetimi
Bir proje dahilinde gerçekleştirilebilecek iş ve faaliyetlerin sınırlarını belirleyen en önemli unsurlardan bir diğeri bütçedir. Projenin bütçesi arttıkça, kullanılabilecek kaynaklar da artar ve çeşitlenir. Kullanılan kaynakların bütünü ise projenin maliyetini belirler. Bütçe yönetimi çerçevesinde yalnızca projedeki her görev için makul bir bütçe belirlemeye değil, aynı zamanda belirlenen bütçe dahilinde kalmaya da odaklanılır. Projenin önemli başarı göstergelerinden bir diğeri projenin belirlenen bütçe dahilinde istenilen çıktılara/sonuçlara ulaşılarak tamamlanmasıdır. Projenin maliyeti, işin ilerleyişi ve bu işi başarmak için yapılan maliyet tahminine göre izlenir. Maliyet analizinin temelinde, proje aşamaları boyunca gerçekleştirilen işler için harcanan gerçek maliyetin, projenin başlangıcında o iş için tahmin edilen bütçe ile kıyaslanması vardır.
Tedarik Yönetimi
Bir işletme, yürüttüğü projeleri tamamlamak için gerekli tüm kaynaklara (örneğin nitelikli personel, ekipman, yazılım, ağ altyapısı, veri vb.) sahip değilse bu kaynakları dışarıdan tedarik edebilir. CBS projeleri için yapılan tedariklerin kapsamında genellikle danışmanlık hizmetleri, sistem altyapısı/yazılımı veya teknik destek gibi kalemler yer almaktadır. Tedarik süreci, ürünlerin, hizmetlerin ve/ veya sonuçların dışarıdan elde edildiği faaliyetleri özetlemektedir. Bu süreç, tedarik hizmetinin gerçekleştirileceği iş ortaklarının seçilmesini, tedarik sözleşmelerinin yönetilmesini ve bu sözleşmelerin kapatılmasını içerir. Tedarik yönetim planı, aşağıdaki bilgileri içerir:
• Yüklenicilerin performansını ölçmek için kullanılacak sözleşme türleri ve ilgili tüm ölçütler, • Planlanan teslim tarihleri, • Tedarik sürecine dahil olan satıcı veya yüklenicilerin sayısı ve bunların nasıl yönetileceği, • Proje kısıtlamalarının satın alma sürecine olası etkileri, • Proje takvimi ile tedarik edilen malın/hizmetin teslim sürelerinin koordinasyonu, • Ön yeterlilik kazanan satıcıların kimliği (biliniyorsa).
Kalite Yönetimi
Kalite, proje kapsamında elde edilmesi hedeflenen sonuçların/çıktıların önceden planlanan gereklilikleri karşılama derecesidir ve projenin doğasına bağlı olarak doğruluk, güvenilirlik, işlevsellik gibi farklı özellikleri karşılama durumunu gösterir. Kalite yönetimi, projenin
kalite standartlarının tanımlanmasını ve bu standartların proje boyunca karşılanmasına yönelik tüm faaliyetleri içerir.
Kalite yönetimi prosedürlerinde, kalitenin tanımlanabilmesi için aşağıdaki CBS ile ilgili kuruluşlar pek çok standartlar benimsemişlerdir:
• Açık GİS Konsorsiyumu (OGC)- www.ogc.org • Federal Coğrafi Veri Komitesi (FGDC)- www.fgdc.gov • Amerikan Fotogrametri ve Uzaktan Algılama Derneği- www.asprs.org • Uluslararası Standardizasyon Birliği (İSO)- www.iso.org • Kentsel ve Bölgesel Bilgi Sistemleri Derneği (URİSA)- www.urisa.org
İnsan Kaynağı Yönetimi
Bir projenin en önemli kaynağı, proje çalışanları ve proje ekibidir. Proje ekibi, projenin iç paydaşlarıdır. Projeler, projenin hangi aşamada olduğuna bağlı olarak, yerine getirilmesi beklenen görevler için özel uzmanlıklar (nitelikli personel) gerektirir. Bir işletme, bir bütçe yılı boyunca aynı anda birkaç stratejik proje gerçekleştirebilir; bu durumda işletme çalışanları aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışıyor olabilir. Ayrıca projelerde, belirli yetkinliklere ve birikimlere sahip personele de sıklıkla ihtiyaç duyulur. Sonuç olarak, projelerde amaç ve hedeflere ulaşmak için gerçekleştirilecek görevler boyunca sorumluluk alacak nitelikli insan kaynağının temin ve koordine edilmesi gerekir.
İletişim Yönetimi
Karmaşık bir projeyi başarıyla tamamlamak ekip çalışmasını gerektirir. İyi bir ekip çalışması ise ekip üyeleri arasındaki iyi bir iletişim ile sağlanabilir. Proje yönetiminde yaşanan başarısızlıkların önemli bir kısmının iletişim sorunları nedeniyle meydana geldiği bildirilmektedir. İletişim yönetimi, proje paydaşları ile açık bir iletişim sürdürmek için gereken süreçleri tanımlar. Kimin kiminle iletişim kurması gerektiğinin, iletişimin nasıl sürdürüleceğinin (e-Posta, mektup raporları, telefon vb.), ne sıklıkta temas kurulacağının, hangi engellerin iletişimi sınırlayacağının ve bunun nasıl aşılacağının belirlenmesi son derece önemlidir.
Risk Yönetimi
Risk, proje hedeflerine ulaşılması üzerinde olumsuz veya nadiren de olsa olumlu bir etkiye sahip olabilen ve ortaya çıkması durumunda izlenmesi ve yanıtlanması gereken belirsizliktir. Projenin gerçekleştirilmesi sırasında risklerin planlanması ve başarılı bir şekilde kontrol edilmesi için aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:
• Riskin tanımlanması, • Risk olasılığının ve ortaya çıkması durumunda projeye olacak etkisinin değerlendirilmesi,
• Risk oluşumuna neden olabilecek potansiyel tetikleyicilerin veya göstergelerin belirlenmesi (risk analizi), • Risklerin özet kategoriler halinde sınıflandırılması, • Risklerin azaltılması, • Risklerin izlenmesi.
Paydaş Yönetimi
Paydaşlar, projede rolü veya projeyle ilgisi olan taraflardır. İç ve dış paydaş olmak üzere 2 tip paydaş vardır. Kişilerin ve işletmelerin projeyle farklı ilişkileri söz konusu olabilir. Bu ilişkiler, projeden etkilenme ve projeyi etkileme olarak sınıflandırılabilir. Paydaş yönetimi süreçleri, paydaş belirleme, paydaş katılımının planlanması ve paydaşlarla iletişimi içerir. Her bir paydaş için, ne istediklerini veya neye ihtiyaç duyduklarını, proje üzerinde hangi etkiye veya güce sahip olduklarını belirlemek önemlidir. Bu bilgilere dayanarak, paydaş veya paydaş grubu ile iletişim ihtiyacı ortaya konabilir ve ardından bir paydaş yönetim planı oluşturulabilir.
Proje Yönetim Yaklaşımları
CBS proje yönetiminde sıklıkla kullanılan üç yöntem bulunmaktadır:
Şelale Yönetimi
Geleneksel proje yönetiminde uygulanan temel metodolojilerden birisi olan şelale yönteminde doğrusal veya sıralı bir iş planı vardır ve bunlar şelalenin akış yönünü oluşturmaktadır. Bu akış diyagramında her bir basamağın (aşamanın) birkaç fazı bulunur. Bu aşama ve fazlardan elde edilen çıktılar bir sonraki aşama veya faz için girdi olarak kullanılır. Her fazın sonunda ilgili başarı ölçütüne ulaşılıp ulaşılmadığının öğrenilebilmesi için fazlar arasında incelemeler yapılır. Her aşamanın sonunda ise ilgili aşamanın başarı ile sonuçlanıp sonuçlanmadığının belirlenebilmesi için projenin güncel durumu başarı ölçütleri ile kıyaslanır. Böylelikle projenin doğru yolda olup olmadığı belirlenir. Şelale yönteminde uygulanan 7 temel aşama şöyledir:
Planlama Fizibilite ve analiz Sistem tasarımı Uygulama Entegrasyon ve test Sistemin dağıtımı Bakım ve onarım
Şelale yönteminin en büyük avantajı, izlenmesinin kolay bir şekilde yapılabilmesidir. Çok karmaşık olmayan ve kısa projelerde ya da değişikliğin ve esnekliğin ihtiyaç duyulmadığı projelerde bu avantajı nedeniyle tercih edilmektedir.
Çevik Yöntemler
Geleneksel yöntemlerin uygulanamadığı ya da yetersiz kaldığı proje yönetimi süreçlerine alternatif olarak
geliştirilen çevik yöntemler, 2001 yılında ortaya çıkmış, 2010 yılından itibaren ise Türkiye’de hızla kullanılmaya başlanmıştır. Çevik yöntemler esnektir. Buna ek olarak, değişikliklere hızla uyum sağlama, çalışma ortamındaki verimliliği ve yaratıcılığı artırma, katı ve uzun planlama süreçleri yerine, kısa ve tekrarlamalı geliştirme süreçleri ile müşteri odaklı olarak çalışarak değer yaratma gibi avantajları bulunmaktadır. Çıktıların sürekli izlenmesine ve iyileştirilmesine odaklanan bu yöntemin 12 ilkesi vardır. Bu 12 ilke kapsamında müşterilerle sürekli iletişim kurulması, müşterilerin sık sık yaşanan gelişmeler hakkında bilgilendirilmesi, müşteri memnuniyeti, proje gereksinimlerinde yaşanan değişikliklerin dikkate alınması ve bunun rekabet avantajı için kullanılması, yazılımların güncel ve çalışabilir durumda olması, proje ekibinin iş konusunda motive edilmesi, sürdürülebilir gelişim, teknik mükemmeliyet ve iyi tasarım ile sadelik ön plana çıkmaktadır.
Kritik Yol Yöntemi (CPM)
Kritik yol yöntemi, proje başarısı için kritik faktörlere odaklanır. Bu yöntem, gerçekleştirilecek faaliyetler, eldeki imkânlar ve proje kısıtları arasındaki ilişkinin tanımlanarak; projenin ilerlemesini, projeden sapmaları, projenin izlenmesini ve böylelikle proje için en doğru kararlarının verilebilmesini amaçlar.
Projenin başlangıcından bitişine giden yolda en erken ve en geç iş bitimlerinin eşit tahmin edildiği noktalar kritik yol olarak adlandırılır. Kritik yolun tespit edilebilmesi için aşağıda yer alan parametrelerin planlama aşamasında belirlenmesi çok önemlidir:
• Bir faaliyetin tamamlanabileceği tahmini süre, • Bir faaliyetin en erken başlama ve bitiş tarihleri, • Bir faaliyetin, proje toplam süresini etkilemeden, başlayıp-bitebileceği en son tarihler, • Bir faaliyetin, proje toplam süresini etkilemeden ertelenebileceği süre, • Bir faaliyetin, kendinden sonraki faaliyeti etkilemeden geciktirilebileceği süre.
Proje Şemaları ve Çizelgeleri
Proje ekibinin sahip olması gereken iş becerileri ile proje faaliyetlerinin ne zaman, kim tarafından yapılması gerektiğinin belirlenmesi ve proje ekibinin denetlenmesi proje başarısı için çok önemlidir. Bu nedenle projede yapılacak faaliyetler için şemalar, programlar ve zaman çizelgeleri oluşturulur.
Proje süreçlerinin izlenmesinde kullanılan pek çok çizelge ve şema bulunmaktadır. Bunların başında Gantt Şeması, Proje Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT), Kritik Yol Metodu (CPM), İş Kırılım Yapısı (WBS) ve Kritik Zincir Proje Yönetimi (CPM) gelmektedir. Bu bölümde CBS’de proje yönetiminde sıklıkla kullanılan Gantt Şeması ve Ağ Yaklaşımı Yöntemi açıklanmıştır.
Gantt Şeması
Bir proje takviminin oluşturulmasında büyük kolaylıklar sağlayan Gantt Şeması, 1910-1915 yılları arasında Henry Gantt tarafından geliştirilen bir planlama aracıdır. Gantt Şeması, projede gerçekleştirilecek faaliyetlerin yapılacağı işleri, yatay eksende zaman aralıkları ile gösteren bir grafiktir. Birbirinden bağımsız olarak gerçekleştirilecek faaliyetler ise satırlarda yer alır. Her bir faaliyetin başlangıç ve bitiş tarihleri bu çizelgede farklı renk ya da sembol ile gösterilir. Gantt Şeması, tüm faaliyetlerin sırasının ve her bir faaliyet için belirlenen sürenin tek bakışta görülebilmesine imkân sağlar.
Günümüzde geliştirilen ücretli ya da ücretsiz yazılımlar ya da çevrimiçi platformlar ile proje yönetiminde zaman çizelgelerinin otomatik olarak oluşturulabilmesi, iş ve zaman takibinin rahatlıkla yapılabilmesi mümkün hale gelmiştir. Bir Gantt Şemasında mutlaka olması gerekenler, yapılması gereken faaliyetler, bu faaliyetlerin gerçekleştirileceği zaman aralıkları, faaliyetlerden sorumlu kişi ya da kişiler ve faaliyetin o anki durumudur (tamamlanma durumu).
Ağ Yaklaşımı Yöntemi
Karmaşık proje yönetimi süreçlerinde hem proje faaliyetlerinin detaylandırılması hem de proje ekibinin kendi arasındaki ilişkinin tanımlanması gerekli olduğu durumlarda, faaliyetlerin ve süreçlerin saptanması, zaman planlamasının yapılması, kritik faaliyetlerin/kritik yolun belirlenmesi ve ekip arası ilişkilerin tanımlanması gibi faaliyetler ağ yaklaşım yöntemleri ile gerçekleştirilir. Ağ yaklaşımı yöntemleri, projedeki faaliyetlerin akışının gösterilmesinde, kaynak ve maliyet planlarının hazırlanmasında, planlama ve kontrol sınırlarının belirlenmesinde, ayrıca birden fazla projenin aynı anda planlanması ve kontrolü gerektiğinde kullanışlıdır.
Ağ yaklaşımı yöntemlerine örnek olarak PERT ve CPM metotları verilebilir. Her iki metot da birbirine benzerdir. Her iki yöntemde de projenin tüm faaliyetleri tanımlanır. Faaliyetler arasında sıralamalar yapılır ve öncelikler belirlenir. Faaliyetler arasında yer alacak proje ağı çizilir. Her faaliyet için zaman ve maliyet ataması yapılır. Kritik yol hesaplanır. Oluşturulan şema ile projenin planlaması, çizelgelendirilmesi, kontrolü, izlenmesi ve güncelleştirilmesi, böylelikle proje faaliyetlerinin sürekli iyileştirilmesi hedeflenir. Bu iki yöntem arasında yalnızca faaliyet sürelerinin hesaplamalarında bazı farklılıklar bulunmaktadır.
PERT yöntemini kullanarak ilk projelerini gerçekleştiren ABD Deniz Kuvvetleri ve 3000’den fazla müteahhit firma, projelerini beklenenden 2 yıl önce tamamlayabilmişlerdir.