CBS225U-CBS’DE PROJE TASARIMI VE YÖNETİMİ
Ünite 1: Proje Tasarımı ve Yönetimine Giriş
Giriş
Proje, belirli bir amaç ile ilişkili faaliyetler topluluğudur. Belirli bir rutini olmayan ve bir dizi görevi gerçekleştirmek için organize bir çabadır. Projeler tekrarlanamaz, tamamlanması önemli miktarda zaman alır ve karmaşıktır. Bir proje geliştirmek ve uygulamak, projenin ömrü boyunca çeşitli kaynakların tanımlanmasını, harekete geçirilmesini ve iş görevlerinin etkin bir şekilde uygulanmasını gerektirmektedir (Mishra ve Soota, 2005). Proje yönetimi, farklı disiplinlerde çalışılan projelerin karmaşık ve çeşitli faaliyetlerini planlamak, koordine etmek ve kontrol etmek üzere ortaya çıkmıştır.
Proje
Bir proje, başlangıcı ve sonu olan bir taahhüt veya bir süreç olarak tanımlanmaktadır. Başka bir ifade ile proje süreci, proje çalışması ve projenin yürütülmesine ilişkin gereksinimler üzerinde daha fazla kontrolü içermektedir (Tonnquist, 2009). Başka bir tanıma göre proje, zaman, maliyet ve kalite kısıtlamaları dahilinde işleyen, belirli ve benzersiz bir sonuca ulaşmak için tasarlanan, genellikle değişimi başlatmak için kullanılan birbiriyle bağlantılı faaliyetler dizisini ve bir dizi kaynağı içeren geçici bir çabadır (Lake, 1997). Bir projenin temel özelliklerinin bir listesi bu tanımı daha da netleştirebilir (Brandon, 2006):
• Başlangıcı ve sonu olan geçici çabadır. • Genellikle alt projelere (veya fazlara) bölünür. • Benzersiz bir ürün veya hizmet yaratılır. • Bir amaç için yapılır. • Birbiriyle ilişkili faaliyetlere (görevlere) sahiptir. • Bir değişim aracıdır.
Bir projede yerine getirilmesi gereken üç ana hedef bulunmaktadır (Mishra ve Soota, 2005):
• Performans: Belirtilen performans, güvenilirlik ve güvenlik standartlarını karşılamak içindir. • Maliyet: Sorunsuz çalışmayı sağlamak için harcamaların bütçeler dahilinde tutulmasıdır. • Zaman Ölçeği: Kapanış sırasında kanıtlanacak projenin zamanında uygulanmasıdır.
Proje Yaşam Döngüsü
Bazı projeler yavaş yavaş ortaya çıkar ve bazı proje fikirleri de ortadan kalkabilir. Bu nedenle kesin başlangıç ve bitiş tarihlerini tanımlamak zor olabilir. Bununla birlikte, çoğu projenin yalnızca fiili başlangıç ve bitiş tarihleri yoktur. Bir projenin başlangıcı ile bitişi arasındaki süreye genellikle proje yaşam döngüsü denmektedir (Lock, 2007).
Bir projedeki her aşama aşağıdakileri belirlemektedir (Phillips, 2022):
• Bu aşamada yapılacak işler, • Bu aşamanın bir sonucu olarak oluşturulacak çıktılar, • Aşama çıktılarının nasıl gözden geçirileceği, onaylanacağı ve doğrulanacağı,
• Bu aşama için gerekli kaynaklar, • Ardıl aşamaların başlatılmasını sağlamak için bu aşamanın nasıl onaylanacağıdır.
CBS projelerinin yaşam döngüsünde yer alan aşamalar genel olarak başlangıç, planlama, yürütme ve kapanış aşamalarıdır Başlangıç Aşamasında ihtiyaç belirlenmektedir. İhtiyaca uygun bir yanıt aranmalı ve tanımlanmalıdır. Aslında projenin başladığı yer burasıdır. Bu aşamada temel proje çıktıları ve çalışma grupları belirlenmektedir. Planlama Aşaması olan bir sonraki aşamada, proje çözümü mümkün olduğunca detaylı bir şekilde geliştirilmektedir. Bu aşamada ara iş faaliyetleri belirlenmektedir. Yürütme Aşaması, üçüncü aşamadır. Bu aşamada, yapılması öngörülen ve planlanan faaliyetler proje yürütücüsünün gözetimi altında yürütülmektedir. Kapanış Aşamasında, projenin asıl ihtiyacı karşıladığının veya karşılayacağının doğrulanmasına vurgu yapılmaktadır. Bu aşama bitiminde proje sonlandırılmaktadır (Heerkens, 2002).
Projelerin Sınıflandırılması
Pek çok proje farklı özellikler taşımaktadır. Dolayısıyla projenin özelliklerine göre faaliyetler de çeşitlilik göstermektedir. Cagle (2005: 111-153)’e göre projeler yedi kategoride sınıflandırılmaktadır:
• Küçük projeler • Ara projeler • Büyük projeler • Programlar • Sanal Projeler veya Programlar • Uluslararası Projeler veya Programlar • Büyük Ölçekli Projeler veya Programlar
Proje Yönetimi
Proje yönetimi, bir proje veya programın başından sonuna kadar tüm aşamaların ve aşamalardaki tüm faktörlerin etkin kontrolüdür (Cagle, 2005). Genel olarak proje yönetimini üç bağlamda ele almak mümkündür. Proje yönetimi süreç bağlamı, kişilerarası ve davranışsal bağlam ve örgütsel bağlamda açıklanabilmektedir (Heerkens, 2002).
Proje Yönetimi Süreci ve İşlevleri
Özellikle ekonomik öneme sahip olan proje yönetimi, farklı ülkeler ve sektörlerin proje çalışmalarını giderek daha fazla önemsemelerine neden olmuştur (Turner vd. 2010). Proje yönetimi, birçok kurum ve kuruluşun yeni yapılanmalarında önemli bir adım olarak görülmektedir (Bakker, 2010). Projelerin yaygınlaşmasındaki önemli artış tüm projelerin yönetiminde bazı temel adımların izlenmesi gerekliliğini ortaya koymuştur.
Proje yaşam döngüsünün aşamalarını kapsayan ve ayrıntılı bilgiler sunan sekiz adımlı süreci (Şekil 1.3) takip etmek proje yönetimi sürecinin başarıya ulaşmasında oldukça önemlidir (Heerkens, 2002).
• Sorunu veya ihtiyacı tanımlayın. • En iyi proje çözümünü belirleyin ve tanımlayın.
• Görev ve kaynak gereksinimlerini belirleyin. • Kontrol çizelgesini ve kaynak tahsis planını hazırlayın. • Proje maliyetlerini tahmin edin ve bir proje bütçesi hazırlayın. • Riski analiz edin ve paydaş ilişkileri kurun. • Yürütme sırasında kontrolü sağlayın ve gerektiğinde iletişim kurun. • Düzenli bir kapanışa geçin.
Proje Yönetimi Bilgi Alanları
Proje yönetimi, yönetim bilimlerinin çok önemli ve disiplinler arası çalışma alanlarından biridir (Mahmoudi vd., 2019). Proje yönetiminin ana teması olan projeler genellikle benzersiz, zaman kısıtlı ve geçici olarak mevcut insanlara bağımlıdır (Bourgault vd., 2008). Dolayısıyla proje yönetimi bilgi alanları tüm projeler için önemlidir.
Proje Yönetim Enstitüsü, proje yönetimi kâr amacı gütmeyen, Amerika Birleşik Devletleri merkezli, profesyonel bir kuruluştur. Kuruluş tarafından proje yönetimi felsefesi için Proje Yönetimi Bilgi Alanı rehberi (The Project Management Body of Knowledge Guide) yayımlanmıştır. Bu rehber ve bilgi alanları yıllardır dünyanın dört bir yanındaki proje yöneticilerine rehberlik etmektedir. Rehbere göre Proje Yönetimi Bilgi Alanları şunlardır (Proje Management Institute, 2017, Phillips, 2022):
• Proje Entegrasyon Yönetimi • Proje Kapsam Yönetimi • Proje Zaman Yönetimi • Proje Maliyet Yönetimi • Proje Kalite Yönetimi • Proje Kaynak Yönetimi • Proje İletişim Yönetimi • Proje Risk Yönetimi • Proje Tedarik Yönetimi • Proje Paydaş Yönetimi
Projenin Başarısına Etki Eden Unsurlar
Birçok iş süreciyle karşılaştırıldığında, proje yönetimi hem teorik hem de pratik açıdan zor görünmektedir. Teorik bir perspektiften, kaynak kısıtlı faaliyet çizelgelerinin temel planlama problemi karşımıza çıkmaktadır. Pratik açıdan bakıldığında ise standart proje yönetiminde hedefler, projenin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanması olarak tanımlanmaktadır. Ancak yürütme başlamadan önce ayrıntılı planlama yapılmasına ve modern proje yönetimi yazılımının kullanılmasına rağmen birçok proje bu iki kriteri karşılayamamaktadır.
Proje yönetiminin başarısında doğru yöntemin belirlenmesi oldukça önemlidir. Kuruluşlar proje yönetiminde bir dereceye kadar olgunlaştıkça, projelerin yönetilme şekli için standart bir yaklaşım benimsenmesi gerekliliği ortaya çıkabilir.
Bir proje yöneticisinin başarısı, genellikle maliyet, performans ve zaman gibi üç ana hedefe ne kadar iyi ulaştıklarına göre değerlendirilmektedir. Başarının sağlanmasına yardımcı olmak için proje yürütme döneminde birçok şeyin yerinde olması ve birçok eylemin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Projelerin başarılı olmasında önemli unsurlar aşağıdaki gibi sıralanabilir (Lock, 2007):
• Teknik yeterlilik • Proje ve yöneticisi için üst yönetimden güçlü destek • Projedeki değişikliklerin sıkı kontrolü • Uygun bir organizasyon yapısı • Uygun proje stratejisi seçimi • İyi proje iletişimi • İyi proje tanımı ve sağlam bir iş vakası • İyi motive edilmiş personel • Proje ile bağlantılı herkesin sağlık ve güvenliğine uygun saygı • Çatışmanın hızlı ve adil bir şekilde çözülmesi • Yeterli fon ve diğer kaynakların mevcudiyeti • Organizasyon genelinde sağlam bir kalite kültürü
Genellikle projelerde proje paydaşları temel oyuncular olarak kabul edilmektedir (Miller ve Olleros, 2001; Olander ve Landin, 2005). Bir projeye dahil olan paydaşlar ilgi alanları, ihtiyaçları, beklentileri ve öncelikleri dahil olmak üzere çeşitli açılardan farklı olabilmektedir.
Proje yönetiminde farklı rollere sahip paydaşları memnun etmek, projenin ve proje yöneticisinin temel hedeflerinden biridir. Bir projeyi başarılı bir sonuca ulaştırmak büyük ölçüde birçok farklı insanın iyi niyetine, bağlılığına ve iş birliğine bağlı olmaktadır. Bu doğrultuda proje yönetiminin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesinde önemli unsurlardan biri de proje paydaşlarıdır (Brandon, 2006). Diğer bir unsur motivasyondur. Bir projenin başarısı, proje yöneticisinin her bir iş paketini zamanında bitirmesine, planlanan maliyetlere uymasına, kapsam ve kalite süreçlerini yönetme becerisine bağlıdır. Proje yönetiminde bilgi teknolojilerinin kullanımı da başarıyı etkileyen unsurlardan biridir. Hatta günümüzde teknolojiden yararlanılmayan bir projeye rastlamak pek mümkün değildir. Örneğin büyük ölçekli projelerden biri olan ulaşımla ilişkili projelerde farklı bilgi teknolojilerinden faydalanılması gereklilik hâline gelmiştir. Erişilebilirlik, ulaşım sistemi performansını ölçmek ve ulaşım ve arazi kullanımı planlamasını yönlendirmek için önemlidir.