BYA208U-EKİP YÖNETİMİ VE LİDERLİK
Ünite 8: Ekip Performansını Yönetme ve Motivasyon
Giriş
Ekiplerde performansı yönetme ve motivasyon konusu ekibin başarısının artırılmasında dikkat edilmesi gereken önemli konulardır. Çalışanların sahip oldukları bilgi ve beceri yanında, bu bilgi ve becerileri kullanma arzusuna sahip olmaları ile performansı gerçekleştirdiklerini söyleyebiliriz. Belirlenen organizasyon, ekip vizyonu ve hedefleri doğrultusunda bir izleme süreci oluşturulması ile ekip üyelerinin performansları değerlendirilir ve eksikleri belirlenerek böylelikle seçme işlevleri, planlama eksiklikleri gözden geliştirilir, eğitim, geliştirme eksiklikleri belirlenebilir ve motive edilebilirler.
Ekiplerde Performans Yönetimi ve Performans Değerlendirme
Performans Kavramı ve Performans Yönetimi
Performans dendiğinde ilk akla, kişinin kendisine verilen görevi ne ölçüde yerine getirdiği ile ilgili sonuçlar gelir.
Performans yönetimi, geniş kapsamlı bir süreçtir, yönetici ve astlar, birbirlerine beklentilerini aktarırlar, kişisel olarak performans planlanır, yöneticiler bu planlar doğrultusunda çalışana destek sağlayarak plan gerçekleştirilmeye çalışılır. Bu süreçte yönetici çalışana sürekli geri bildirim verir. Ve sürecin sonunda da performans değerlendirilir. Yani performans yönetimi, performans değerlendirmeyi de kapsamaktadır.
Performansı Etkileyen Faktörler
Performansı etkileyen faktörler; çoğunlukla stres, motivasyon-ödüller, işbirliği, iş tatmini ve yaşam tatminidir.
Özetle performans yönetiminin üç temel amacı olduğunu söyleyebiliriz. Bu amaçlar, örgütsel etkinliği artırmak, çalışanları motive etmek ve eğitim ve geliştirmeye katkı sağlamaktır.
Ekiplerde Performans Değerlendirme
Performans değerlendirmenin işlevlerini şöyle sıra- layabiliriz:
• Performans değerlendirme, çalışanların ekibe ve iş uyumlarını göstermek ve işlerini ne kadar doğru yaptıklarını ölçmek için yapılır. • Performans değerlendirme ile ekipte nelerin değerli olduğu belirlenerek, organizasyonun ve ekibin kültürünün ve davranış normlarının aracı oluşturulur. • Çalışanlar, kendi performansını bilmelidir. Performans değerlendirme sayesinde performanslarını artırmak için gerekli önlemler hem birey hem de ekip tarafından alınabilir. • Performans değerlendirme verileri, seçme ve yerleştirme işlevinin başarılı olup olmadığını gösterir. • Performans değerlendirme ile ödüllendirme ve ücret artışının performansa etkileri analiz edilir.
• Çalışanların kanun ve sözleşmelerde yer alan sorumlulukları vardır. Performans değerlendirme sonuçları, çalışanın bu görev ve sorumluluklarını yerine getirmediğinde işten çıkarılmaları için bir kanıt olarak kullanılır.
Performans değerlendirme sürecinin hangi aşamalardan oluştuğuna bakacak olursak, şöyle sıralamamız gerekir:
1. Öncelikle standartlar belirlenir. 2. Değerlendirmeye alınacak nitelikler çıkarılır. 3. Değerlendirmeyi kimlerin yapacağı belirlenir. 4. Ne kadar süreyi kapsayacağı ve ne zamanlar yapılacağı kararlaştırılır. 5. Değerlendirme yöntemleri belirlenir.
Şimdi bu aşamaların neleri içerdiğini sırasıyla açıklayalım.
Performans Standartlarının Belirlenmesi
Performans standart ve kriterleri kısaca “SMART” olarak adlandırılabilir. SMART, ölçütlerin İngilizce baş harflerinden oluşmuş ve şu şekilde sıralanmış; SMART (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Gerçekçi ve Zamana duyarlı) hedefler olarak adlandırılmıştır.
Performans Değerlendirmeye Alınacak Nitelikler
Performans değerlendirmede hangi nitelikler değerlendirilmelidir sorusuna yanıt olarak öncelikle kişisel özellikler, daha sonra sırasıyla davranışlar, yeterlikler, görev çıktıları ile iyileşme ve gelişme potansiyeli diyebiliriz.
Performans Değerlendirmesini Yapacak Kişiler
Performans beklentileri üstler ve astların ortak görüşü ile belirlenmelidir. Astlar, kendilerinden beklenenin ne olduğunu açık bir şekilde bilmek durumundadır. Aynı zamanda değerlendirmeyi yapacak üstlerin veya diğer kişilerin değerlendirmeyi nasıl yapacakları ile ilgili eğitilmeleri ve değerlendirme görüşmelerinin nasıl yapılacağının da belirlenmesi gerekir.
Performans Değerlendirme Zamanının Kararlaştırılması
Performansın yılda bir kez değil, sürekli izlenen ve yönetilen etkili bir “performans yönetim sistemi” içinde değerlendirilmesi gerekir. Sürekli geri bildirim, çalışanların ne yaptıklarının farkında olmalarını sağlar.
Hiç sorun yoksa, genelde olumlu bir performans varsa dahi olumlu geri bildirimi de yaparak çalışanların çabalarının daha da artırılması sağlanmış olur.
Performans Değerlendirme Yöntemleri
• Grafik skalaları • Sıralama yöntemi • Adam-adama karşılaştırma yöntemi • Zorlanmış dağılım yöntemi • Zorunlu seçim yöntemi • Kritik olay yöntemi • Yerinde inceleme ve gözlem yöntemi
• Davranışsal temellere dayalı değerlendirme ölçekleri • Sonuçlara dayalı sistemler
Performans Değerlendirmede Çıkan Sorun ve Hatalar
Performansı değerlendirirken pek çok sorun ve hatayla karşılaşılır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:
• Halo etkisi • Belirli derece ve puanları verme eğilimi • Yakın zamanda olan durumlardan etkilenme • Kontrast hataları • Ön yargılar • Değerlendirilen kişinin pozisyonundan etkilenme • Performansa ilişkin başka nedenler öne sürme
Ekiplerde Motivasyon
Motivasyon Kavramı
“Motive” kelimesinin Türkçe karşılığı güdü yani insanı harekete geçiren güçtür. Motivasyon (güdüleme) ise insanları belli bir amaca yöneltmek için harekete geçiren çabaların tümüne verilen addır.
İçsel Motivasyon
İç motivasyona sahip kişileri çalışmaya yönlendiren faktörler, genellikle kişisel ilgi, istek ve işin sağladığı tatmindir. Kohn (1993) içsel motivasyonda 3 C’nin önemli olduğuna dikkat çekmiştir Bunlar: Collaboration (İşbirliği), Content (İçerik), Choice (Seçim)’dir.
Dışsal Motivasyon
Çalışanları motive eden dış faktörler de olabilir. Bunlar; onaylanma, övgü, takdir, ikramiyeler, prim, kişisel gelişim imkanlarının sunulması, gelişime zaman verilmesi ve terfilerdir.
Dışsal motivasyon faktörleri ile içsel motivasyon arasında ise mutlaka bağ kurulması gerekir. Bu, olmadığında uzun vadede alınacak ödüller kesinlikle yüksek bir performans sağlamaya yetmeyecektir.
Motivasyon Kuramları
Motivasyon kuramlarının en çok bilineni Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi Kuramıdır. Maslow’a göre ihtiyaçlar hiyerarşisi aşağıdan yukarıya doğru olmak üzere 5 kademededir.
İnsanların öncelikli ve en temel ihtiyaçları fizyolojik ihtiyaçlardır. Fizyolojik ihtiyaçlar en az oranda dahi mutlaka tatmin edilmek zorundadır, yoksa insanlar yaşamlarını devam ettiremezler. Emniyet, düzen, değişmezlik ya da güvenlik ihtiyacı temel ihtiyaçlardan sonra gelen bir ihtiyaçtır. Bir başka deyişle insanlar biyolojik yaşamını da her türlü tehlikeden korumak zorundadır. İhtiyaçlarda güvenlik de sağlandıktan sonra, bir gruba (işletme, ekip vb.) ait olma ve sevgi gibi sosyal ihtiyaçlar gelir. Maslow’un dördüncü kademesi ise değer, başarı, saygı ihtiyaçlarıdır. İnsanlar bir grupta, ekipte yer alma ile kendisine değer verilmesini ve takdir edilmeyi ister. İhtiyaçlar hiyerarşisinin beşincisi ve sonuncusu ise
kendini gerçekleştirmedir. Her insanın belirli alanlarda öğrenme, araştırma, öğrenme, keşfetme ihtiyacı vardır. İnsanın çalıştığı organizasyonda, ekipte ve toplumda yararlı olduğunu ortaya çıkarması da bir ihtiyaçtır. Ancak bu, her insanda çok belirgin olmayabilir ya da bazı insanlar farkına varmayabilir.
Pek çok sosyal ve bilişsel davranışın temelinde bilinçsiz bir şekilde bazı koşullanmalar yer alır. Yaşamdaki pek çok korkunun temelinde de koşullanmalar vardır. Ama istenildiğinde bu koşullanmalar, motivasyon ve hedefe yönelme için de şu şekilde kullanılabilir.
• Ödül sıklığını artırmak • Yeniden yapılandırmak • Olumlu duygulara bağlanmak • Premack ilkesini uygulamak
Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi ve Koşullandırma ve Pekiştirme Kuramı dışında literatürde adı sık geçen motivasyon kuramları ise, Herzberg’in Çift Faktör Modeli, McClelland’ın Üç Güdü Kuramı, ERG Modeli, Şartlandırma ve Pekiştirme Kuramı, Bekleyiş Kuramı, Eşitlik Kuramı, Amaç Kuramıdır.
Ekiplerde Motivasyon
Hayatta başarıya ulaşmak için en önemli şey kişinin kendine duyduğu öz güvendir. Diğer şeyler, bundan sonra gelir. Özgüven, kişinin bir şeyleri yapabilmekte kendinin yeterli olduğuna inanmasıdır. Bunu kazanmak da çok çalışma ile olur. Diğerlerinden daha akıllı olmanın şart olmadığı ama daha disiplinli olmanın şart olduğu söylenebilir.
Motivasyonumuzu neden kaybederiz sorusunun yanıtları çözümü bulmamıza yardımcı olacaktır. Motivasyonumuzu kaybederiz;
• Güçlü veya gerçekleşebilecek hedeflerimiz yoktur, • Hedef çok uzun zamanda gerçekleşecek bir hedeftir ve pek çok aşamadan oluşur, • Hedefe ulaşılacak yollar tam belli değildir, • Hedefe ulaşma ile ilgili inancımız yoktur, • Kendimizi hedefe ulaşmada yeterli, güçlü veya sağlıklı hissetmeyiz.
Baltaş’a göre organizasyonlar çalışanlarını motive etmek için şunlara dikkat etmelidir:
• Açık, somut ve net vizyona sahip olmak, • Çalışanların kabul edebileceği ve benimseyebilecekleri değerlere sahip olmak, • Çalışanlara ve örgüte olan katkılarına saygı duymak, • İşin özelliklerine uygun kişileri işe almak, • Çalışanların örgütün itibar, başarı ve olanaklarından gurur duyması için çabalamak, • Çalışanlara örnek olacak olumlu ve yumuşak yönetici davranışlarında bulunmak.
Ekiplerde Ödül
Ekip bazlı ücretlendirme sistemi, ekip çalışması ile ortaya çıkan olumlu kazanımlardan ekip üyelerinin yararlanmasını sağlar. Ekip performansı ekip bazlı ödüllendirme sistemi ile ilişkilendirilmeli ve ücretlemeye yansıtılmalıdır. Pek çok Dünya Şirketi General Motors, American Express, Caterpillar, Dupont gibi şirketler, ekip performansına göre ödüllendirme sistemi kullanır. Ekibe kazanılan para paylaştırılabilir. Burada kimin ne kadar alacağı bazen ekip üyelerinin ekibe olan katkılarının diğer üyeler tarafından değerlendirilmesi ile belirlenebileceği gibi, bazen de eşit olarak paylaştırılmaktadır. Özellikle performansa göre paylaşımda ücretlenecek çalışan ile aynı ekipte yer alan ekip üyeleri performans düzeyini oylar ve elde edilen skor çalışanın ücretinin %20’sini belirler. Başka bir şirkette de müşteri memnuniyeti, şirketin kârı vb. göstergelere göre ödül belirlenir. Çağdaş uygulamalarda bireylerin daha çok ekip içinde nasıl performans gösterdiklerine göre değerlendirilir.
Bu sistem nasıl başarılı olur:
• Ekipte yer alan tüm üyeler ekip bazlı ödüllendirme için uygun kişiler olabileceği unutulmamalıdır. • Ekibin performansını ölçebilme, belirleyebilme imkânı olmalıdır. • Performans standartları ekip üyeleri ile görüşülerek oluşturulmalıdır. • Ücret sistemi de herkes tarafından kolaylıkla anlaşılabilir olmalıdır. • Ekip üyeleri ekibin ulaşacağı performans sonuçlarını olumlu etkileyebilecekleri ile ilgili inanç sahibi olmalıdır. • Örgüt kültürü, ekip çalışması ile uyumlu olmalıdır. • İşletmedeki diğer ekiplerin nasıl oldukları, özelliklerine de bakılarak ücret modeli geliştirilmelidir.
Ödül Yöntemleri
Ödül için kullanılabilecek pek çok yöntem vardır. Bunlar;
Primli, Özendirici Ücret Uygulaması
Ödüllendirmenin prim şeklinde ücretlere yansıması çok kolay değildir. Her çalışanın yapması gereken iş standardının net bir şekilde belirlenmesi gerekir.
Kazanç Paylaşımı
Çalışanlara emeklerinin karşılığında verilen bir başka ödül türüdür. Aylık veya 3 aylık dönemlerde çalışanlara orantılı ödeme yapılmasıdır. En yaygın kullanılan özendirici ücretlemedir.
Kâr Paylaşım Modeli
Şirketin ulaştığı performans düzeyine bağlı olarak çalışanlara kâr payı ödeme şeklinde ek ücret verilmesidir. Çalışanlar işletmenin karını artırmak için çalışırken aynı zamanda kara da ortak olur ve bu da iş birliğini, işe olan
ilgiyi artırır, çalışanların işini değiştirmelerini azaltır. Ancak bu paylaşımın zararı ise bu kârdan payın eşit olarak dağıtılmasıdır. Tembel ve performansı düşük çalışanlar da aynı kâr dağıtımından pay alır ve ödüllendirilmiş olur.
İkramiye ve Bonus Modeli
Bir diğer özendirici ücret sistemi de ikramiyedir. Orta ve büyük ölçekli işletmelerde yılda 2-4 maaş tutarında ikramiye ödemesi verebilir.
Bonus da ikramiyeden farklı olarak genelde yöneticilere ödenen 3 aylık, 6 aylık veya 1 yıllık performansları karşılığı genellikle gizli yapılan ödemelerdir.
Öneri Sistemi
Öneri ödül sisteminde mutlaka bir düzen olmalıdır. Ve bu düzen çalışanlara anlatılmalı, öneri el kitabı veya duyurularla bildirilmelidir: Kabul edilecek ve edilemeyecek öneriler sınıflandırılır, öneri kutusu, öneri rehberi, öneri değerleme komitesi ve önerilere verilecek ödül miktarları ve hesaplama teknikleri belirlenir. Kabul edilmeyen önerilere dahi teşvik amacıyla küçük hediyeler verilebilir. Özellikle ekibin çalışmasını sıkıntıya sokmamak için bireysel önerilere verilen ödülden daha fazlası ekibin önerilerine verilmelidir.
Ödül Vermede Dikkat Edilecek Noktalar
Bunları şöyle sıralayabiliriz:
1. Ölçülebilenin Ödüllendirilmesi 2. Ödüllendirmenin Uygulanabilir Olması 3. Tüm Çalışanların Ödüllendirilebilir Olması 4. Ödüllerin Görülebilir Olması 5. Ödüllerin Performansa Bağlı Olması 6. Ödüllerin Zamanında Verilmesi 7. Ödüllerin Geri Alınabilir Olması
Performans, motivasyon ve ödüllerle ilgili yapılan en büyük hatalar şunlardır:
1. Yöneticiler, standartları koymazlar, yani çalışanlardan ne beklediklerini açık bir şekilde belirtmezler. Dolayısıyla çalışanlar ne yapacaklarını, neyi başaracaklarını bilmezler. 2. Çalışanların hedef ve değerlerine göre değil sadece yetenek ve özelliklerine göre seçilmeleri önemli bir sorundur. Çünkü hedef ve değerlerin geliştirilmesi ve değiştirilmesi çok daha zor olabilmektedir. Yönetici ve çalışanların kalite, zaman, maliyet, iş disiplini, iş ahlakı gibi değerlere sahip olması önemlidir. 3. Sürekli bir ödül konması bir süre sonra çalışanın ödül beklentisi olmadan çalışmayacağı sonucunu doğurabilir. 4. Düşük performanslı ve motivasyonu olmayan çalışanlar kendilerinin gerçek performansını göstermeyebilir ama diğer olumsuz bir durum da onlarla ilgilenmemektir. Çünkü onlar diğerlerini de olumsuz etkileyebilir ve bölücü tavırlar ortaya çıkarabilirler.