BYA208U-EKİP YÖNETİMİ VE LİDERLİK
Ünite 4: Hedef Belirleme ve Hedefe Yönlendirme
Giriş
Örgütlerde hedef kavramı denildiğinde konuya çok boyutlu bakmamız gerektiğini bilmeliyiz. Hedef bireyleri (mikro), grupları (mezo) ve örgütün tamamını (makro) içeren çok boyutlu bir kavramdır. Bu nedenle, kavrama bütünsel bir açıdan yaklaşmamız ve içeriğini anlamlandırmamız gerekmektedir. Örgütün bütünlüğünü oluşturanın bireyler olduğunu dikkate aldığımızda, mikro açıdan kişileri hedefe yönlendiren etkileri, örgütün yapısal özelliklerinde baktığımızda grup ve ekip çalışması gibi yapıların hedef kavramını nasıl gördüklerini ve nasıl yönelebileceklerini (mezo) açıklayabilmemiz için biraz davranış bilimleri ve örgütsel davranış konularına yönelmemiz gerektiğini ortaya koymaktadır.
Hedef Kavramsal Çerçeve
Hedef kavramı, ulaşılmak istenen amaçları içeren, içsel ve dışsal öğeleri bulunan karmaşık bir kavramdır.
Hedefler, yaşam döngümüzde gerçekleştirmek istediğimiz konuları içerir. Bu nedenle, bilişsel, duygusal ve davranışsal öğeleri içerdiğini belirtebilmekteyiz. Daha önce bahsettiğimiz gibi, bireysel alanda (mikro) hedef kavramı, kolay gibi görülen ama gerçekte karmaşık olaylar bütününü oluşturmaktadır.
Bu konuya, bizim literatür olarak ifade ettiğimiz ve yapılan araştırmaları konu alan açıdan baktığımızda üzerinde birçok tanım yapıldığını görmekteyiz. Bunlara göre hedef, bir anlamda eylemin amacı olarak adlandırılmaktadır. Hedef teorisi üzerine yapılan araştırmalar, hedefleri iki farklı türde sınıflandırmaktadır: yeterlilik ve performans hedefleri. Yeterlilik hedefleri çoğunlukla öğrenme, yeterlilik ve becerilerin geliştirilmesi ile ilgilidir. Performans hedefleri ise diğerlerinden daha iyi nasıl performans göstereceğimize odaklanmaktadır.
Yapılan araştırmalar, bireylerin mevcut performanslarını hedef standartlarıyla sürekli olarak karşılaştırdıklarını (yani, hedef-performans tutarsızlığını değerlendirerek hedef ilerlemesini izlediklerini) ortaya koymuştur. Burada bireyin gösterdiği görev performansı tatminin tek başına yeterli olmadığı, aynı zamanda iş tatminin bir parçası olduğu unutulmamalıdır. Fakat görev performansı, bireysel hedef belirleme için temel oluşturur ve bireyi bu davranışa iten motivasyonu belirler.
Hedeflerle İlgili Kavramlar
Hedef kavram olarak kısa gibi gözükse de aslında içinde birçok unsur barındıran geniş bir kavramdır. Bu konunun, kafanızda oturtulabilmesi için temelinde yatan kavramlara odaklanmamız gerekmektedir. Fakat buradaki bazı kavramların kitabın diğer bölümleri içerisinde olması nedeni ile tekrar etmemek için sadece bizi ilgilendiren kısımlarına odaklanmaya çalışacağız.
Amaç: Amaç kavramının açıklığa kavuşturulmasında yönetim fonksiyonlarından planlama konusu üzerinde kısaca bir durmamız gerekmektedir. Planlama, politikalar
oluşturmak için bilimsel metotların uygulanmasıdır. Bu demektir ki günümüzün koşullarında politikaların geçerliliği ve çevrenin gelecekte beklenen durumunu arttırabilmek için çaba sarf edilmesini gerektirmektedir. Yönetsel hedefler bağlamında planlamayı değerlendirdiğimizde, stratejik planlamanın organizasyon ya da örgüt içerisindeki tüm seviye ve tüm yöneticilerin bir fonksiyonu ve sorumluluğu olduğunu unutmamak gerekmektedir.
Bu doğrultuda işletmeler, vizyon, misyon, amaç ve hedeflerini ortaya koyabilmeli ve bunlara ulaşıp ulaşamadığını ölçebilmelidir. Elde edilen sonuçlar işletme performansının belirlenmesinde ve sonra atacağı adımlara yol gösterir. İşletmelerin hedef belirleme faaliyetleri misyon ile başlar amaçlar ile devam eder. Amaçların gerçekleşip gerçekleşmediğinin ölçülebilmesini ise hedefler sağlar.
Vizyon, misyon, değerler ve hedefler stratejik planlama açısından önemlidir. Planlama içerisinde yer alan vizyon kavramı, “örgütsel faaliyetlerin yönünü belirleyen sonuçlar veya geleceğe ilişkin bekleyişler” olarak tanımlanmaktadır. Bu doğrultuda vizyon, misyon, gayeler ve hedefler, planların hiyerarşik düzeni olarak karşımıza çıkmaktadır.
Vizyonun bir işletmede oluşturulmasında iki bakış açısı karşımıza çıkmaktadır. İlki kurucu ya da liderin belirlediği, diğeri çalışanların ortak olarak belirlediğidir. Eğer çalışanlar ile birlikte oluşturulacaksa, sağlıklı bir iletişim ortamının olmasına dikkat edilmesi gerekmektedir.
Misyon, örgüt açısından “varoluş nedeni” olarak görülmekte ve önemli bir başlangıç noktasını oluşturmaktadır. Bu kavram, çalışanlara amaçlar konusunda yol gösterirken, paydaşlara örgüt/organizasyon ya da işletmenin işini, sahip olduğu değerleri veya felsefesini bildirmektedir. Bir anlamda misyon, örgütün hedeflerinin belirlenmesi açısından önemlidir.
İşletmenin misyonu amaçların belirlenmesinde önemlidir. İşletme amaçları genel ve özel amaçlar olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. Genel olarak kar elde etmek, topluma fayda sağlamak ve daha önce vurguladığımız gibi yaşamımızı devam ettirmek önceliğimiz olsa da özel amaçlar ile kendimizi pazarda ne konumda, nerede ve hangi büyüklükte görmek istediğimizi planlar ile belirleriz.
Amaçların belirlenmesinde her kademeden yöneticinin dahil olması amaçlar hiyerarşisinde uyum sağlanması için önemlidir.
Hedeflerle, amaçlara ne kadar veya nasıl ulaştığınızı ölçersiniz. Buna göre de ya düzeltici önlemler alır ya da ileriye yönelik yeni hedefler belirlersiniz. Bu nedenle amaç ve hedef belirleme kavramı bütünleşik olduğu gibi, uzun dönem stratejik planlamada önemli görülmektedir. Hedeflerde, her yönetim kademesi için farklı nitelikler belirlememiz gerekmektedir.
Amaç ve hedeflerin belirlenmesinden sonra, işletmenin gideceği yolu stratejiler çizmektedir. Bir anlamda,
işletmenin amaç, hedef ve görevlerde kullanabileceği yöntemleri oluşturmaktadır.
Sürekli planlar içerisinde değerlendirebileceğimiz bir diğer kavram, kurallardır. Kurallar eylemlerimiz için yardımcı olan açık ve uyulması gereken durumları ortaya koyar.
Taktikler de politikalar gibi planlama içerisinde yer alıp “stratejilerin uygulanması süresinde karşılaşılan rekabete ve değişen şartlara uygun olarak yapılan dinamik ve kısa dönemleri kapsayan, genellikle nihai sonuca odaklı olmayan, ama olası rakip davranışlarını dikkate alan faaliyetler ve kararlar”dır.
Amaçlar hiyerarşisinde yer alan diğer kavram, program kavramıdır. Bu kavram sürekli değil tek kullanımlık planlar içerisinde yer almaktadır. Programlar, “süreleri belirlemek, ayrıntılı faaliyetlerin uygulanacakları yer ve zamanları, aynı zamanda bunların kimler tarafından yapılacağını” belirlemek için kullanılır.
Motivasyon: Motivasyon kavramı, kitabınızın içinde daha ayrıntılı olarak yer alacağından burada hedef konusu bağlamında değerlendirilmek istenmiştir. Motivatör dediğimiz itici güç, bireyi harekete zorlayan mekanizmadır. Bu mekanizma yoluyla güç hedefler ve hedeflere ulaşma önemli bir faktör olacaktır.
Motivasyonun hedeflerle bütünleştirilmesini en önemli kavram performans yönetimi olarak karşımıza çıkarmaktadır. Performans değerlendirme ve kariyer yönetimi, çalışanların ya da takım/ekipteki bireylerin örgüt amaçlarına ulaşması yönünde attıkları adımları etkileyebilmektedir. Performans bir işi yapan bireyin, hedefe yönelik olarak nereye varabildiği, yani neyi sağlayabildiğinin miktar ve kalite (nitel ya da nicel) olarak ortaya koymayı amaçlamaktadır.
İşletmeler açısından performans, çalışanların belirli hedeflere ulaşmak için belirlenen iş tanımlarına göre gösterdikleri çabalardır. Performans yönetimi bakış açısının eskinin verimlilik odaklı olmasından günümüzün varlığını devam ettirme amacına dönüşmesi ile birlikte çalışanlara yönelik belirlenen hedeflerin de farklılaştığını söyleyebilmek mümkündür.
Kişilik: Kişilik tanım olarak bireyin belirgin, değişmeyen ve devamlı olarak devam eden özelliklerinin toplamı olarak ifade edilmektedir. Bu konu başka bölümde incelendiğinden burada bizim için önemli olanı bizi nelerin hedefe yönlendirdiği ve kişiliğimizin bunu nasıl etkilediği üzerinedir.
Hedeflerin bireyleri yönlendirdiği ve harekete geçirdiğine yönelik kanıtlar bulunmasına rağmen, son aşamada hedeflerin nasıl çalıştığını da anlamamız gerekmektedir.
Davranışın iç standartlar veya referanslar tarafından yönlendirildiğini düşünmektedir. Davranış ile standartlar karşılaştırılarak buna yönelik düzeltici ne tür önlemler alınabileceğini düşünür.
Liderlik: Liderlik için önemli kavram, yukarıda belirttiğimiz amaç kavramıdır. Çünkü ortaklaşa ulaşmak istenen hedeflerin belirlenmesi ve diğer yandan yukarıda ele alınan motivasyon kavramı burada önem kazanmaktadır.
Yönetim düşüncesinin evrimi doğrultusunda davranışsal yaklaşım, neo-klasiklerin işin içine girmesinden sonra değişik görünümler kazanmış, modern yaklaşımlarla birlikte durumların ya da koşulların önemi de tartışılmaya başlamıştır. Modern yaklaşımlarla birlikte özellikle değişen koşullara uyum önem kazanmış ve en iyi olarak tanımlamanın koşullara göre değişebileceği vurgulanmıştır.
Liderlikte, etkileşimci ve yetki verici (bu yaklaşım personeli güçlendirmeyi değil yetkiyi devretmeyi ele alır) gibi yaklaşımlar olmasına rağmen bizim için önemli olan yaklaşımlardan biri takım liderliğidir. Buradaki temel konu, liderin çalışanları ile arasındaki statü farkını indirebilmesidir. Yani bir anlamda grup üyesi gibi hissettirebilmesi önemlidir. Takım performansı için ortam yaratılması gerekir.
Takımlar veya gruplar ele alındığında liderlerin yaklaşımı konusu da önem kazanmaktadır. Grupları dikkate aldığımızda, hepsinin özel görevleri bulunmakta ve bunlar için iletişim sistemi oluşturan bir liderin bulunması gerekmektedir. Aynı zamanda örgüt ya da organizasyonun dışında da gruplar olmakta ve bunlarla da iletişime geçmek gerekmektedir.
Hedef Belirleme Yöntemleri
Hedef belirleme yöntemleri, yukarıda bahsettiğimiz motivasyon teorilerinden stratejik yönetime kadar uzanmaktadır. Bu nedenle, konuya hem mikro hem mezo hem de makro açıdan yaklaşan kuramlar olduğunu bilmemiz gerekmektedir. Burada çalışma ve bölüm uyarınca size bunlar aktarılmaya çalışılacaktır. Bu teorilerden ilki motivasyon teorisi bağlamında karşımıza çıkmakta ve hedef teorisi olarak adlandırılmaktadır.
Hedef Teorisi veya Hedef Belirleme Teorisi
Bu teori esasında motivasyon teorilerine dayanmaktadır. Hedeflerin hem birey hem de takım performansını etkileyebileceği fikrine odaklanmaktadır. Bireysel ve takım düzeyinde hedef belirlemenin farklı gereksinimler gerektirmesi burada tartışma alanı olarak karşımıza çıkmaktadır. Hedef belirleme teorisi hedeflerin performans üzerindeki etkisine ilişkin soruları ele almak için geliştirilmiştir. Bu teori, belirlenen hedeflere bakarak bireyin performansını açıklar. Hedefler “bir eylemin nesnesi veya amacı” olarak tanımlanabilir.
Hedef teorisi, özellikleri bireyleri organizasyon amaçlarına yönlendirebilecek motivasyon faktörlerinin neler olabileceğini ortaya koyması açısından önemlidir. Konumuzun hedefler ile ilgili olması, bu kavramın önemini arttırmakta ve konuya yönelik olarak bireylerin nasıl hedeflere yönlendirilebileceğini anlamamıza yardımcı olabilecektir. Hedeflerle ilgili araştırma ve konular geniş
bir alanda yer almaktadır. Organizasyonlarda sıklıkla kullanılan yöntemlerden biri de SMART programlar olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu nedenle, bu programların hedef ve hedefe yönlendirmede nasıl kullanılabileceğine yönelik bilgi vermek istemekteyiz.
Yol-Amaç Kuramı
Bu yaklaşımdan aslında daha önce liderlikte kısaca bahsettik. Burada konuyu biraz daha detaylandırmak istemekteyiz. Daha önce vurguladığımız gibi, bu modelde önemli olan liderin organizasyon ile birey ya da takımların amaçlarını nasıl uyumlaştıracağına dönüktür. Bekleyiş teorilerinden yola çıkarak geliştirilen bu yaklaşımda, liderlik yaklaşımlarının önemli olduğu vurgulanmaktadır. Çalışan ya da ekip/takımların hedefe giden yolda liderin nasıl yol izleyebileceğini ve takipçilerini nasıl motive edeceğini anlamlandırması gerekmektedir.
Yol-amaç teorisi liderlerin izleyeceği liderlik tarzlarına yönelik öneriler de vermektedir. Burada lider emredici, başarı yönelimli, destekleyici veya katılımcı bir tarz kullanabilir. Bunlardan hangisinin etkin olacağı, kendi karakteristikleri yanında (içsel), toplumun veya örgütün kültür, iş yapma şekilleri gibi dışsal faktörlere göre de değişebilecektir. Önemli olan, hedeflere birey ya da ekipleri/takımları yönlendirmek için hangisinin etkin olduğunu bulmasında yatmaktadır. Buraya kadar hedefler ve hedef teoremlerini ortaya koymaya çalıştık.
Hedef Belirlemede Kullanılabilecek Teknikler
Hedef belirlemede bahsedilen yöntemlerin yanında, kullanılabilecek bazı teknikler de vardır. Bu teknikleri ise şöyle açıklayabiliriz.
SMART Amaçlar ve Uygulama Alanları
Hedef belirleme, aslında eski çağlardan hatta felsefi konulardan beri ele alınmış ama bunun kavramsal çerçevesinin oturtulabilmesi için baya zaman geçmesi gerekmiştir. Peter Drucker’ın Yönetim Pratiği kitabı ile bu SMART olarak anılan konunun gelişmesini sağlamıştır. Klasik, Neo klasik yaklaşımlarda hala belirli ve ölçülebilir hedeflerin yararına odaklanan ama genellikle mühendislik temelli olan tartışmalar vardı. Alan yazında ilk başta bu konu tartışılırken genellikle SMART’a yakın terimler kullanılmıştır. Daha sonra yukarıda anlattığımız hedef belirleme teorisi yönünde çalışmalar başladığında insanların hedefler net olduğunda daha motivasyonlu ve verimli olduğu sonucuna ulaşılmıştır. Her işletmenin sahip olduğu özellikler toplamına göre oluşacak örgüt kültürü, o örgütteki karar vericilerin davranışlarını etkiler. Otokratik anlayışa sahip bir yönetici karar vermeyi kendi kişisel hakkı sayacak, demokratik-katılımcı bir anlayışa sahip bir yönetici çalışanlarını değişik derecelerde karar sürecine katacaktır.
Ancak, SMART hedef kısaltmasına kesin bir yazar sağlayan belgelenmiş kanıt eksikliği hala vardır. Bu konuda Doran’ın ilk olarak açık net bu konuyu belirttiğine yönelik
göndermeler bulunmaktadır. Bu SMART hedefler şunlardır:
1. Belirli-tam olarak neyin takip edildiğini tanımlamak, 2. Ölçülebilir-tamamlanmayı takip etmek için bir sayı var mı? 3. Ulaşılabilir-hedefe ulaşılabilir mi? 4. Gerçekçi-iş açısından yapılabilir mi? 5. Zamanında-makul sürede tamamlanabilir mi?
SMART hedefler kavramı, işletmeler açısından değerli bir araç olarak kullanılabilir. Burada konu eğitim şirketlerine kadar uzanmış ve geniş bir alana yayılmıştır. Aynı zamanda konuya Zaman Yönetimi bağlamı eklenmiş ve etkili zaman yönetiminin hedeflere ulaşmak için nasıl uygulanabileceğine yönelik metotlar veya öneriler ortaya çıkmaya başlamıştır. Bir hedefe doğru ilerlemeyi izlemek, geri bildirim almak ve bunu yapmak için uzun zaman aralıkları yerine kısa zaman aralıklarında hareket etmek daha etkilidir.
Amaçlara Göre Yönetim
Bu kavram, geçtiğimiz yıllarda T. Koçel’in kitabında yarı bir başlığa sahip olmasına rağmen yeni basımlarında yer almamaktadır. Kavram, yukarıda SMART konusunda değindiğimiz gibi ilk olarak Drucker tarafından kullanılmıştır. Daha sonra alan yazında tartışılmış ve geliştirilmiştir. Fakat son dönemdeki içi girişimcilik gibi uygulamaların bu konuyu zayıflattığı düşünülmektedir. Amaçlara göre yönetim, planlama, karar verme, inisiyatif kullanma, performans değerleme, yönetime katılma, kişisel gelişme, ödüllendirme, motivasyon, eğitim ve kariyer geliştirme gibi kavramları bünyesinde toplayan bir tekniktir. Bu kavramda, işletme ya da organizasyonlarda üst ve astların amaçlarını birlikte belirledikleri, sorumluluk alanlarını ve ulaşılacak sonuçları birlikte kararlaştırdıkları, belirli bir dönemde ya da dönemlerde bu amaç ve sonuçların gerçekleşip gerçekleşmediğini birlikte inceledikleri bir süreci oluşturmaktadır. Buna göre AGY’in (Amaçlara göre yönetim) bir süreci kapsadığını söyleyebiliriz.
AGY işletmelere hiyerarşik yapıya canlılık getirmesi, planlama ve kontrol fonksiyonunu canlandırması, amaçların ortak belirlenmesi nedeni ile yönetici ve çalışanın (ya da ekibin) birbirlerinden ne beklediklerinin belirlenmesi, yöneticilerin kendi kendilerini kontrollerini sağlaması ve onları planlama yapmaya zorlaması, sorunların daha kolay ve zamanında teşhisi açısından avantaj sağlamaktadır. Ama başarısı büyük ölçüde üst yönetimin katkı, destek ve isteğine bağlıdır. Amaçlar konusundaki açıklık önemlidir. Bazı örgütsel ve yönetimsel değişiklikleri öngörmektedir. Bunun başında yetki devri sonrasında ise personel güçlendirme gelmektedir. AGY, çalışanlar tarafından sadece bir yönetime katılma amacı olarak görülür ise pasif direniş yaratabilir. Amaçlar ve bunlara nasıl ulaşıldığının belirlenmesi uzun dönem amaçların görmezden gelinmesine neden olabilir.