BYA203U-MESLEKİ YAZIŞMALAR
Ünite 1: Mesleki Yazışmalara İlişkin Genel Bilgiler
Giriş
Mesleki yazışmalar; yazılı iletişimin temel kuralları, yazışma ilkeleri ve teknikleri, yazı hazırlama süreci, hızlı ve hatasız yazma, resmî yazılar, iş yazıları, özel yazılar, raporlar, formlar, gelen ve giden belgelerin kaydedilmesi, elektronik yazışmaları da içeren geniş kapsamlı bir kavramdır. Mesleki yazışmalar kapsamında, kurumların faaliyetleri ve yazılı hâle getirilmesi gereken tüm bilgiler türüne göre kaydedilir ve belge hâline getirilir, saklanır, yazılış amacına bağlı olarak ilgililere iletilir. Yazışmaların gerçekleşmesi için birtakım ilkelerin ve tekniklerin uygulanması zamana yayılan bir süreç gerektirir. Yazıların hazırlama süreci, bilginin toplanması, yazının planlaması, hedef kitlenin özelliklerinin araştırılması, yöntem bilgisi, yazının hazırlanması gibi dikkatle ele alınması gereken temel unsurlardan oluşur.
Yazılı İletişim
Sözlü iletişimdeki doğal gelişen süreçten farklı olarak yazılı iletişim daha planlı ve kurallı bir iletişim türüdür.
Yazı Kavramı ve Yazının Önemi
Bireylerden bireylere kültürün aktarımı iletişimle sağlanır. İnsan tarafından üretildiği için, yazı kültürel bir olgudur. İnsanlık bilim, teknoloji, kültür ve uygarlık alanındaki her türlü gelişimi bu icat sayesinde gerçekleştirmiştir. Yazının icadından günümüze, farklı ülkelerde ve toplumlarda farklı sembollerle de olsa yazı, hep var olmuş, tarih boyunca kullanılmıştır.
Kültür ve uygarlık tarihi açısından bakıldığında, ticaret ve yazı arasında önemli bir ilişki olduğu görülür. Fenikelilerden günümüze yazı, kurumlar tarafından her dönemde kullanılmıştır. Yazışmalar kurumun belleğini oluşturur, faaliyetlerin devamlılığını sağlar. Kurumların ticari başarıları, yazışmalardaki başarısı ile de ilişkilidir. Kurumların yazışmalarındaki belgelerin ya da bir örneklerinin saklanması ve korunması olarak kısaca açıklayabileceğimiz dosyalama işlemi, yasal olarak da zorunludur.
Yazılı İletişim ve Özellikleri
İletişim, taraflar arasında mesajların alışveriş sürecidir. İletişim sürecinin temel öğeleri: Kaynak, Mesaj, Kanal, Alıcı ve Geribildirimdir.
Kaynak, iletişimin başlangıcıdır. Kaynağın sorumluluğu, alıcıya (kişi ya da topluluk) kısa ve etkili ileti göndermesidir ancak bu sayede başarılı bir iletişim kurulabilir. Mesaj, kaynağın alıcıya aktardığı sözlü, sözsüz, yazılı tüm bilgilerdir. Kanal, mesajın alıcıya ulaştırılabilmesi için kullanılan iletişim araçlarıdır. Alıcı, kaynak tarafından iletilen mesajın gönderildiği kişi/kişilerdir. Geri bildirim, iletişim sürecinin son aşamasıdır, alıcıdan kaynağa gönderilen mesaj ya da tepkidir. İletişim, farklı ögeleri ve farklı modelleri kapsayan geniş kapsamlı bir kavramdır. İletişim ne şekilde, kimler arasında, ne amaçla yapıldığına bağlı olarak farklı türlere ayrılmaktadır. Bunlar; sözlü iletişim,
sözsüz iletişim, yazılı iletişim, telefonla iletişim, elektronik ortamda iletişim, ikna edici iletişim, bireyler arası iletişim olarak sıralanabilir.
Kurumlarda Yazılı İletişim
Gelen yazıların değerlendirilmesi, araştırılması, hazırlık yapılması, taslak hazırlanması, yazılması gibi faaliyetler kurumlar tarafından gerçekleştirilir. Kurumların yazılı iletişimi tercih etmesinin nedenleri şu şekilde sıralanabilir:
• Belgeler arşiv değerine sahiptir ve kalıcıdır. • İletilmek istenen konu bir bütünlük içinde ifade edilebilir. • Yazılı iletişim resmîdir ve yetkinin gücünü daha fazla hissettirir. • Kişilerin gidemeyeceği yerlere belgeler gönderilebilir. • Zamanlama açısından avantajları bulunur, • Kurumun konuya olan ilgisinin bir göstergesidir
Kurumlarda yazışmalar/yazışmalardaki bilgiler konuyla ilgisi olmayan kişilerle, kurum personeli olsa bile paylaşılmamalıdır. Yazışmaları düzenleyen, belge kayıt sistemini yöneten kişilerin, yönetici asistanlarının bu konuda bilgilendirilmesi önemlidir. Yazışmaları düzenleyen, belge kayıt sistemini yöneten kişilerin, yönetici asistanlarının bu konuda bilgilendirilmesi önemlidir.
Belge hazırlamak, yasal bir sorumluluğun üstlenilmesi anlamına gelmektedir. Bu tür durumlarda kişiler ceza alsa bile kurum da zarar görebilir.
Etkili Yazışma Teknikleri ve Yazı Hazırlama Süreci
Etkili yazışmaların yapılabilmesi için gerekli olan; anlatımsal özellikler, dil ve anlatım bozuklukları, yazıların nasıl planlanması gerektiği, gerekli bilgileri araştırma, yazıların taslağının hazırlanması, yazıların bölümleri ve yazı yazma sürecidir.
Anlatımsal Özellikler
Etkili yazışmanın temeli, kaynağın iletmek istediği mesajın, alıcı tarafından açık ve net olarak anlaşılabilmesine dayanır. Yazışmalarda aşağıdaki anlatımsal özelliklere dikkat edilmelidir:
• Hedef kitleye uygunluk • Eksiksiz yazma • Doğru bilgilerin kullanılması • İnandırıcı olma • Anlaşılabilir olma • Metnin uzunluğu • Açık ifadelerin kullanılması • Duyguların kullanımı • Empati kurma • Kesin ifadeler • Üslup
Dil ve Anlatım Bozuklukları
Anlatım bozukluğu, anlatımla ilgili sorunlar nedeniyle metni yazan kişinin iletmek istediği mesajın aktarılamaması ya da istenen biçimde aktarılamaması durumudur.
Yazılı iletişimde, dil ile ilgili bozuklukların olmamasının temel çözümü, metinlerin dil bilgisine uygun olarak hazırlanmasıdır. Türkçe dil bilgisi kitapları, Türk Dil Kurumu Sözlüğü, Türkçe Yazım Kılavuzu kelimelerin, cümle yapılarının nasıl oluşturulması, noktalama işaretlerinin, eklerin, bağlaçların nasıl yazılması gerektiği konusunda yardımcı olacaktır.
Anlatım bozukluklarının farklı sebepleri olabilir. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:
• Cümlede aynı anlamda birden fazla sözcüğün kullanılması, • Sözcüklerin doğru anlamlarıyla kullanılmaması, • Sözcüklerin gerektiği yerde kullanılmaması, • Gereksiz bağlaç kullanımı, eklerin yanlış kullanımı, • Gereksiz yardımcı fiil kullanımı, • Çelişen ifadelerin kullanımı, • Tamlama yanlışları, • Özne-yüklem uyumsuzlukları, • Özne/tümleç ve yüklem yanlışlıkları, vb.
Yazının Planlanması
Bir yazıyı planlanmadan önce yapılması gereken, mesajı iletmek için doğru iletişim yöntemini seçmektir. Herhangi bir yazılı mesaj göndermeden önce şu sorulara cevap vermek gerekir:
• “Bu metni yazmak gerekli midir? • Bu mesajı karşı tarafın yararı için mi yazıyorum yoksa kendi amaçlarım için mi? • Amacımı gerçekleştirmemdeki en iyi yol yazmak mı yoksa konuşmak daha iyi olabilir mi?”
Bu sorulara yanıt verdikten sonra planlama aşamasına geçilebilir. Yazıyı planlamak için yapılması gerekenler şunlardır:
• Yazıyı yazmanın nedeni doğrultusunda amacın belirlenmesi, • Ne zaman ve ne yazılması gerektiğinin tespit edilmesi, • Belirlenen amaca uygun sözcüklerin seçilmesi, • Anlatım biçiminin, alıcıya uygun olmasının sağlanması, • Düşünceleri yazıya dökmeden önce kontrol edip düzenlenmesi
Yazılı iletişimi kullanmanın çok farklı amaçları olabilir. Alıcıya bilgi vermek, bilgi talebinde bulunmak, bilgi talebine yanıt vermek, olumlu ya da olumsuz bir haber vermek, öneride bulunmak, ikna etmek, iptal etmek, teşekkür etmek, tebrik etmek, işe başvurmak, vb. olabilir.
Yazının amacı ve kime yazıldığı, yazının tarzını ve seçilmesi gereken sözcükleri etkiler. Resmî bir kuruma yazılan yazı ile bir kurumdaki yöneticinin çalışanlarına yazdığı yazı arasında fark bulunmaktadır.
Gerekli Bilgilerin Araştırılması
Yazılacak metnin türüne ve önemine göre yapılacak araştırma süresi farklılık gösterecektir. Tüm bilgilerin toplanabilmesi ve doğru bilgiye ulaşabilmek için araştırma aşaması önem taşımaktadır. Bilgilerin doğru olabilmesi için, bilgilerin elde edildiği kaynağın güvenilir olması önemlidir.
Yazının Taslağının Hazırlanması
Araştırma sonrası, bazı soruların cevapları verilmelidir:
• Yazı, hangi kuruma/kişiye yazılacak? • Yazıda ne yazılacak? • Yazıda ne kadar bilgi verilmeli? • Yazıdaki bilginin konuyla ilgisi nedir? • Yazıdaki bilgi anlaşılır mı? • Yazı neden yazılacak? • Yazıda hedef kitlede hangi etki yaratılmak istenmektedir? • Yazı nereye gönderilecek? • Yazı kim adına gönderilecek? • Yazı kime gönderilecek? • Yazı nasıl ve ne zaman yazılmalı? • Yazı ne şekilde gönderilecek? • Yazının üslubu nasıl olmalı? • Yazıda bilgi ya da kelime tekrarı var mı? • Yazının kendi içinde tutarlılığı var mı? • Yazının sonuç kısmı uygun mu?
Bu soruların cevabı verildikten sonra yazının taslağı hazırlanmış olacaktır.
Yazıların Bölümleri
Yazıların bölümlere uygun olarak yazılması etkinliği artırır ve hangi aşamada, ne yazılması gerektiğinin bilinmesine yardımcı olur.
Giriş
Konuya hazırlık ya da başlangıç aşamasıdır. Kısa ve kesin ifadelerle yazılmalıdır. Giriş bölümünde, konunun ya da sorunun ne olduğunun belirtilmesi, durumun açıklanması, talebin belirtilmesi uygun olacaktır.
Gelişme
Asıl konunun işlendiği bölümdür. Konunun derinliğine kavranması, okuyanın ilgisinin devam etmesi sağlanır. Yazının gelişme bölümünde, giriş kısmında belirtilen konuya açıklık getirilir. Yazının amacı, bu amaçla ilgili gerekli bilgiler, kanıtlar, yasa ve yönetmelikler, varsa belgeler açıklanır.
Sonuç
Yazının bitirildiği bölümdür. Yazı çok kısa ise fikirler tam olarak ifade edildiyse sonuç bölümü yazılmayabilir. Yazı
uzun ise sonuç bölümü bulunur. Ana fikrin en etkili, en akılda kalacak şekilde ele alındığı kısımdır.
Yazı Yazma Süreci
Sürecin ilk yarısında ön hazırlık yapılır ve müsvedde yazılır, diğer yarısında ise kontrol etme ve yazıyı son hâline getirme işlemleri yapılır. İyi bir hazırlık süreci, düzgün bir müsvedde yazımı, kontrol aşamasında varsa sorunların giderilmesiyle yazının son hâline getirilmesi hızlıca yapılabilir.
Hızlı ve Hatasız Yazma
Hızlı yazmak kadar hatasız yazmak da iletişimin amacına ulaşması için önem taşımaktadır.
Hızlı ve Hatasız Yazmanın Önemi
Kurumlarda tüm yazışmalar çıktı da alınsa, elektronik ortamda da gönderilse bilgisayarda hazırlanmaktadır. Bu metinleri bilgisayar kullanarak yazmak işleri kolaylaştırmaktadır.
Yazışmaların hatasız olması en önemli noktalardan biridir. Her türlü kurala uygun yazılmış da olsa yazım yanlışı olan bir metnin sorunlara sebep olacağı açıktır. Dikkatsizce, baştan savma yazılanları düzeltmeye çalışmak da çok zaman almaktadır.
Hızlı Yazma
Klavyeyi hızlı kullanabilmenin ve hızlı yazmanın en önemli yöntemi on parmak F klavye kullanarak yazmaktır.
Hatasız Yazma
Hatasız yazabilmek için şu kurallara uyulmalıdır:
• Büroda telefon ve insan yoğunluğunun fazla olmadığı bir zaman dilimi tercih edilmelidir. • Yazmaya başlamadan önce içecekler içilebilir. • Yazmaya hazırlık aşamasında gerekli olabilecek tüm materyaller kolayca ulaşılabilecek yerde hazır bulundurulmalıdır. • Çalışmayı bölecek, dikkati dağıtacak, rahatsızlık verecek sorunlar çözülmelidir. • Yazılması gereken metin, klavye kullanırken rahatça görülebilecek bir yere konulmalıdır. • Yazmaya başlamadan önce yazılacak metne hızlıca bir kere göz gezdirilmelidir. • Yazılacak metin çok uzunsa saat başı kısa molalar vermek uygun olabilir. • Metin bilgisayarda hazırlandıktan ve çıktı alındıktan sonra mutlaka iki kere kontrol edilmelidir.