bulunan arşivler de birim arşivi sayılmaktadır. Arşiv Arşivleme Kavramı malzemesinin birim arşivlerinde saklanma süresi 1-5 yıl
İşlemi bitmiş dosya, kâğıt ve diğer belgelerin saklandığı yer arasındadır. İstisna olarak sicil dosyaları, sicil numarası arşiv olarak tanımlanmaktadır. Latince kökenli “archivum” veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de kelimesinden gelen arşiv kavramı, kullanıldığı ilk zamanlarda bu duruma göre yerleştirme yapılmaktadır. resmi daire, belediye sarayı vb. anlamlara gelmekteydi. Fakat zamanla belgelerin düzenli olarak bir araya toplanması ve Kurum Arşivi: Bakanlık, genel müdürlük ve işletme gibi saklanıp korunduğu yer anlamında kullanılmaya başlanmıştır. örgüt yapılarında oluşan arşivlerdir. Belgelerin saklanma Günümüzde kullanılan anlamıyla arşiv; örgütlerin veya süresi 10-14 yıl arasındadır. Belgeler, saklama süreleri şahısların faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan ve belirli sona erdiğinde ayıklama işlemine tabi tutularak, gerekli amaçlarla saklanan yazılı, sesli ve görüntülü belge anlamına olanlar devlet arşivinde saklanırlar.
geldiği gibi belgelerin belli bir düzene göre saklandığı alana Devlet Arşivi: Devlet yapısı içerisinde, devletin yaşam da arşiv denilmektedir. Arşiv hizmetleri farklı örgütlerde süreci ile ilgili mevcut bütün arşiv malzemelerinin farklı yöntemlerle yürütülmektedir. Örgütlerin faaliyet toplanmış olduğu arşivlerdir. Merkeziyetçi tip ve Dağınık konuları ve işlerini yapma biçimleri arşivleme türlerini ortaya Tip şeklinde sınıflandırılır. koymaktadır. Şehir Arşivleri: Bir şehir ile ilgili bütün belgelerin bir Arşivlemenin temel amacı; içinde bulunulan ve değer araya toplanmış olduğu arşivler olarak ifade edilmektedir. ifade eden her türlü arşiv malzemesini sağlıklı bir şekilde Aynı zamanda şehrin yaşam süreci boyunca oluşturulan korumak, bir sistem içerisinde kullanıcıların hizmetine tüm vesikalar da şehir arşivlerinde yer almaktadır. Vesika, sunmak olarak ifade edilmektedir. Arşivlerden; araştırma belge, doküman olarak ifade edilmektedir. amacıyla, davalarda, rapor hazırlamada, belli bir olayın aydınlatılması gibi sebeplerle faydalanmak olasıdır. Noter Arşivleri: Noter kurumunun yapmış olduğu işlemler Bunun gibi ihtiyaçların karşılanması arşivleme kavramının sonucunda ortaya çıkan dokümanların bir arada bulunduğu etkili bir biçimde kullanılmasıyla meydana gelmektedir. arşivlerdir.
Örgütler hangi faaliyet türleri içerisinde olursa olsunlar Özel Arşivler: Devlet veya yarı-devlet kuruluşu olmayan arşivin değişmeyecek olan görev ve fonksiyonları teşekküllerin arşivleri olarak tanımlanmaktadır. Aile, mevcuttur. Bunlar: dernek vb. arşivler özel arşivler kategorisine girerler.
• Arşiv malzemelerinin belirlenmesi ve bir düzen Dinî Arşivler: Dini yapıların ve kuruluşların yapmış içerisinde ayrılması oldukları faaliyetler sonucunda ortaya çıkan dokümanların • Arşiv malzemesinin kullanıcıların ihtiyaçlarını oluşturduğu arşivlerdir. İçlerinde genellikle manevi ve karşılayabilecek biçimde kullanıma sunulması maddi yönü yüksek olan eserleri barındırmaktadır. • Arşiv malzemelerinin zarar görmeyecek bir Kartografik Arşivler: Harita, plan vb. arşiv biçimde korunması malzemelerinden oluşan arşiv çeşididir. Tapu kadastro • Arşiv malzemesinin kaybolmasının ya da zarar kurumlarında, mimarlık işletmelerinde ya da restorasyon görmesinin engellenmesi ile ilgilenen ve bu yönde faaliyet gösteren işletmelerin Arşivler; devletin, şahısların ve ilişkiler sonucu ortaya bünyelerinde bulunan arşivlerdir. çıkan belgeler sayesinde ulusal hakların korunmasına Folklor Arşivleri: Bir ülke, şehir, bölge vb. ile ilgili her yardımcı olmaktadır. Gündeme gelen çeşitli konular arşiv türlü folklorik malzemeden oluşan arşivlerdir. Mevcut belgeleri sayesinde aydınlatılmakta ve çeşitli dönemlere coğrafyada yaşamış ve yaşayan halkın kültürünü oluşturan ait yaşam biçimleri, kültürler ve ilişkiler ortaya halk bilim olaylarıyla ve ürünleriyle ilgili doküman ve çıkmaktadır. Bu sayede bir köprü görevi görerek bilimsel belgelerin yer aldığı arşivlerdir. Film koleksiyonlarını çalışmalara da olanak sağlamaktadır. Arşiv malzemeleri içeren türlerine ise filmotek adı verilmektedir. Filmotek, nerede tutulursa tutulsun sadece geçmişi öğrenmek için Film kütüphanesidir. değil, geçmiş hakkındaki bilgilerin günümüze ve geleceğe yaptığı etkiyi görmek için de önemlidir. İkonografik Arşivler: Tarihsel anlamda önem içeren resimlerin tabloların, estampların, gravürlerin ve anıtsal Arşivleme Türleri resimlerin tasniflendiği arşiv türleridir. Estamp Bakır,
Kullanım alanı ve yoğunluğuna göre sektörel olarak tahta, metaller ya da alçı taşları üzerine çizilmiş resimleri değişmekle birlikte genel anlamda kullanılan arşivleme kağıda basma tekniğidir. türleri şu şekildedir. Odyovizüel Arşivler: Arşiv belgesi olarak kabul Birim Arşivi: Örgütlerin görev ve faaliyetleri sonucu edilebilecek olan filmlerin, manyetik bantların, plakların kendiliğinden oluşan ve bu kuruluşların çeşitli ve kasetlerin tasniflendiği arşiv türleridir. birimlerinde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içerisinde kullanılan arşivlik Günlük Kullanılan Arşivler: İşletme yapılarında, günlük malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimleridir. işletme faaliyetlerinin sonucu olarak üretilen ya da transfer Mükelleflerin taşra, bölge ve yurtdışı kuruluşlarında edilen dokümanlardan oluşan arşivlerdir.
Arşivleme Süreci Elektronik belge yönetiminde arşivleme, büyük oranda Arşivlemede öncelikle hangi belgelerin ya da dosyaların paylaşılmış bilginin düzenlenmesine, organize edilmesine arşive alınacağına karar vermek için eleme yapılmalıdır. ve ulaşılabilirliğinin sağlanmasına dayanmaktadır. Eleme süreci; varsa ilgili yönetmelik maddelerine göre Arşivleme sistemi, elektronik belgeleri saklama süreleri yoksa bir komisyonun vereceği karar doğrultusunda boyunca yönetilebilmelidir.
yapılmalıdır. Elektronik belgelerin gerçekliğinin ve bütünlüğünün
Tasnifleme Süreci: Arşivlerde sorumlu personel tarafından korunması ve arşivlemenin sağlıklı yürütülebilmesi yapılması gereken ilk iş, arşive iletilmiş belgelerin açısından fiziksel depolama alanlarının oluşturulmasında düzenini (tasnifini) sağlamaktır. Genellikle kullanılan ya da seçilmesinde bazı hususların göz önünde dosyalama sistemindeki tasnif uygulanarak arşive bulundurulması gerekmektedir.
yerleştirilmektedir. Ayrıca Açık Seri, Devamlı Seri ve Arşivleme işlemleriyle ilgili politikaların kurum belge Kronolojik Dilim Yöntemi de kullanılmaktadır. Ayrıca yönetim stratejileriyle ilişkisi açık bir biçimde belirlenmiş Kronolojik sistem, Sistematik yöntem ve Organik sistem olmalıdır. Elektronik belgelerin arşivlendiği donanım olmak üzere literatürde üç farklı arşivleme sisteminden de unsurlarının bulunduğu mekânların doğru seçimi etkin bahsedilmektedir. arşivleme açısında önemli bir husustur.
İşletme faaliyetleri kapsamında değerlendirilen arşivleme Elektronik belgelerin kendi ortamlarında her an ulaşılabilir sürecinin belirli bir standart ve belirli bir yöntem olarak tutulması, örgüt yapıları için büyük maliyetler kapsamında ele alınması gerekmektedir. Adım adım getirecektir. Faaliyetler kapsamında yer alan tüm gerçekleştirilecek bu süreç sırasıyla; süreçlerin elektronik ortamda bulunması maliyet arttırıcı
• Arşiv dokümanlarını toparlamak bir unsurdur. Ayrıca yetersiz personelden kaynaklanan kullanıcı hataları, çeşitli donanım arızaları gibi unsurlar da • Arşiv dokümanlarını korumak elektronik ortamda bulunan belgelerin güvenliğini tehdit • Arşiv dokümanlarını tasnif etmek altında bırakacaktır. • Arşiv dokümanlarını değerlendirerek sıralamak Arşiv malzemelerinin korunması süreci, işletme adımlarını içeren ve birbirini takip eden bir süreç çalışanlarının ve alınacak korunma ve güvenlik içerisinde gerçekleşmektedir. önlemlerinin birbirleriyle uyumlu bir biçimde çalışması
Arşiv İndekslerinin Hazırlanması: Arşiv malzemelerinin sayesinde gerçekleşebilmektedir. Bir işletmeye ya da sağlıklı bir biçimde kullanılabilmesi için dosya içeriklerini yapıya ait arşiv belgelerinin korunması kültürel miras gösteren ve anahtar kelimelerden oluşan indekslerin kapsamında değerlendirilmeli ve özellikle folklorik açıdan hazırlanması arşivleme sürecinin verimliliği açısından ele alınmalıdır. Arşivlerde fiziksel, kimyasal, biyolojik büyük önem taşımaktadır. Arşiv indekslerinin kaynaklı pek çok faktör belgelerin yıpranmasına neden hazırlanmasında dosyalama sürecinde kullanılan olabilmektedir.
indeksleme yöntemleri esas alınmaktadır. Arşiv hizmetleriyle ilgili her türlü işlem ve faaliyetler,
Arşiv Yönetimi arşivcilikte “konservasyon” ve “konsültasyon” adı altında olmak üzere iki aşamada ele alınmaktadır. Konservasyon; Günümüz örgütlerindeki arşiv yapılarında genellikle iki arşiv malzemesinin fiziki, kimyevi, biyolojik, mekanik ve tür yöntem kullanılmaktadır. Bu yöntemler klasik bunlar dışında kalan çeşitli tahrip unsurlarıyla bozulup (geleneksel) ya da çağdaş arşivleme yöntemleridir. Klasik amacını kaybetmesini önlemek ve belli şartlar altında arşivleme yöntemi, somut ya da fiziksel olarak belge ve korunmasını sağlamak; konsültasyon ise arşiv dosyaların arşivlenmesini içermektedir. Çağdaş malzemesini mevzuat çerçevesinde, hakiki ve hükmi arşivlemede ise ofis otomasyonuna bağlı olarak geliştirilen şahısların, devletin, ilim ve kültürün hizmetinde yarara sanal dosyalama sistemleri gibi sanal arşivleme sistemleri sunulmak anlamlarını taşımaktadır. süreç kapsamında ele alınmaktadır. Elektronik ofis sistemleri aracılığıyla örgütler; multimedya, resim, metin, Doğal ve çevresel şartlara bağlı olarak kâğıt, birçok dış belge ve bilgilerin belirlenen arama kriterlerine göre etmen tarafından saldırıya maruz kalmaktadır. Kâğıda güvenli olarak ve stabil bir görüntü kalitesinde yıllar hasar veren ve özelliklerini bozan sebepler arasında; ısı, boyunca saklanmasını ve ihtiyaç anında hızlı bir biçimde güneş ışığı, nem ve toz gösterilebilir. Ayrıca havada yer ulaşılmasını sağlamaktadır. alan asidik ve diğer gazlar, imalat sırasında ilave edilen zararlı kimyasallar da kağıdın depolanma ömrünü olumsuz Elektronik belgelerin dosyalanması ve arşivlenmesi yönde etkilemektedir. Arşiv malzemesinin tahribat sırasında belgelerin formatlarına ve üstveri gruplarına sebepleri arasında doğal felaketler, insandan kaynaklanan karar verilmesi, sürecin daha verimli ve güvenilir hırsızlık, hatalı kullanım, bilgi eksikliği, modası geçmiş işlemesini sağlayacaktır. Dosyalama ya da arşivleme malzeme kullanımı gösterilebilir. Bunların dışında sürecinde fark etmeksizin elektronik belge süreçlerinde kalanlar genel olarak biyolojik, fiziksel ve kimyasal yer alan kişilerin birbirleriyle olan etkileşimleri ve faktörler olarak ana hatlarıyla ifade edilebilir. iletişimleri çok önemlidir.
Biyolojik Tahribat: Biyolojik faktörler, genellikle tropikal Örgüt yapılarında hangi dosyaların saklanacağına ve iklime sahip bölgelerde hasara sebep olmaktadır. Arşivleri dosyaların saklama sürelerinin belirlenmesinde “ana işlem meydana getiren malzemelerin çoğu biyolojik faktörlerin ve yardımcı işlem” tasnifi belirleyici bir rol oynamaktadır. zararına maruz kalmaktadırlar. Mantar, bakteri, böcek vb. Dosyalar saklama ve elde tutma süreleri yönünden dört bir takım biyolojik faktörlere karşı önlem alınması ve bu türe ayrılmaktadır; konularda bilgi sahibi olunması gerekmektedir. Hemen Kaldırılacaklar, Süresi Belirsiz Olanlar, Kaç Yıl Fiziksel Tahribat: Fiziksel olarak hasara sebep olan Saklanacağı Belli Olanlar ve Daimi Olarak Saklanacaklar. etmenler ışık, ısı ve nemdir. Bu etmenler kâğıtta İmha süreci arşiv malzemelerinin ilgili arşivlerde fotokimyasal, hidrolitik ve oksitleyici değişikliklere sebep bekletilme sürelerine göre belirlenmektedir. Birim ve olmaktadır. Fiziksel hasarlar biyolojik hasarlardan kurum arşivlerinde arşiv malzemelerinin saklanma süreleri farklıdır ve ortaya çıkan sonuçlar sararma, kolay bir komisyon ya da uzmanlarca yürütülmektedir. kırılabilirlik şeklinde görülmektedir. Bu durum da belgelerin etkin kullanımını engellemektedir. Arşiv belgelerinin imha işlemi, örgütlerin yönetme süreçleri içerisindeki en hassas adımlardan biridir. Bu Kimyasal Tahribat: En iyi depolama standartlarında dahi işlemin gizli, hatasız ve güvenli bir biçimde selüloz; asit tarafından yavaş yavaş saldırıya uğramakta, gerçekleştirilmesi büyük önem taşımaktadır. Birçok örgüt rengi değişmekte, sertleşmekte ve kolay kırılır hâle yapısının hassas ve gizli verilerinin kağıt üzerinde gelmektedir. Eğer kâğıt fazla sıcak ve nemli bir ortamda bulunması, bu belgelerin gelişigüzel yırtılıp çöp kutularına muhafaza edilir ve fazla ışığa maruz bırakılırsa kâğıt atılması, parçaların tekrar birleştirilebilme riskini ortaya üzerindeki değişiklikler hızlanmaya başlayacaktır. Kâğıdın çıkarmaktadır. Örgütlerin gizlilik politikaları çerçevesinde asidik gazlar gibi kimyasal faktörlerden tahrip olmasıyla kanunca saklama süresi tamamlanmış ve imha zamanı ısı, ışık, hatalı kullanım gibi fiziksel faktörlerden dolayı gelmiş belgelerin kimsenin eline geçmeyecek ve tahrip olması arasındaki fark, kâğıtta meydana gelen kullanılamayacak biçimde imha edilmesi gerekmektedir. reaksiyon tipinin farklılığından ziyade reaktif sınıfının farklılığından oluşmaktadır. İşletmelerin belge ayıklama ve imha iş akış süreçleri kendi internet sitelerinde verilmektedir. Bu sürecin şeffaf bir Belgelerin korunması denince; onların hasar almalarını biçimde açıklanması “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında önleyecek şekilde depolanması, kullanılması ve teşhir Yönetmelik” ile uyumlu olduğunun bir göstergesi olduğu edilmesi anlaşılmaktadır. Korumaya yardımcı faktörler; için önem arz etmektedir. depoların yeri ve şekli, depolamada kullanılan cihazlar ve depolama tarzı, havalandırma, malzemelerin kullanılma Belgelerin imha süreçleri kapsamında aşağıdaki adımlar tarzı, doğal afetler ve insandan kaynaklanan izlenmektedir: olumsuzluklara karşı arşiv malzemesinin korunması için alınan tedbirler olarak ifade edilebilir. • Ayıklama ve imha komisyonlarında çalışacak personellerin belirlenmesi, Arşiv malzemesinin depolanacağı binanın aynı zamanda • Personelin iş tanımlarının yapılması ve çalışma olumsuz çevre koşullarına, böceklere, kemirgenlere, nem takviminin oluşturulması, ve sıcaklık değişikliklerine, doğal afetlere ve sabotaja • Komisyon çalışmalarının başlatılması, karşı emniyet tedbirleriyle donatılmış olması • Komisyon tarafından imhasına karar verilen gerekmektedir. Ayrıca, binanın şekline ve vereceği belgelerin tarih, konu ve açıklama esaslarına göre hizmetlere karar vermeden önce; mevcut olan ve her yıl listelenmesi, artabilecek malzemenin miktar takdirinin yapılması ve • Listelerin komisyon başkanı ve üyeler tarafından arşivin kaçınılmaz olan büyüme hacminin ve gelecekte imzalanarak onaylanması, olabilecek tehlikelerin hesaba katılması gerekmektedir. • İmhasına karar verilen belgelerin Devlet Arşivleri
Binanın planlanması ve şekli; Bölgenin İklim Şartları, Yer Genel Müdürlüğünün onayına sunulması, Seçimi, Temeller, Doğal Havalandırma, Aydınlatma, • Onayı alınan belgelerin geri dönüşüm merkezine Odaların Yeri, Depo Yerleri, Su ve Diğer İmkanlar, teslim edilmesi ve iki nüsha imza tutanağı Drenaj dikkate alınarak belirlenmelidir. alınarak kurum arşiv personeli gözetiminde kontrol edilerek imha edilmesi. Belgelerin Saklama Süreleri ve İmha Süreçleri
Arşivlemede dosyalar belirli süreler içerisinde saklanmaktadır. Esas itibariyle bir dosyanın saklanma aşamasına gelebilmesi için işleminin bitmiş olması gerekmektedir. Dosyaların bu amaçla tasnifinde; işlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşın elde bulundurulması gerekenler biçiminde üç grup dosya ortaya çıkmaktadır.