BYA104U-MODERN BÜRO YÖNETİMİ
Ünite 8: Geleceğin İş Hayatı
Giriş
Günümüzde bürolarda masalarda bilgisayarlar, tarayıcılar gibi teknolojik araçlar; toplantı ofislerinde ise yansıtıcılar ve uzaktan bağlanmaya olanak sağlayan teknolojik araçlar yerini almıştır. Artan teknolojik olanaklar ile gelişen ve değişen iş yaşamı ile birlikte ofislerde güvenlik ile ilgili konular daha önemli hâle gelmiştir. Ayrıca uzaktan çalışma yöntemleri, uzaktan çalışma araçları ve yeni bir yapı olarak sanal büroların iş hayatına etkisi de günümüzde önemini artırmıştır.
İş Hayatında Dijitalleşme, Otomasyon, Robotlar ve Yapay Zekâ
İş yaşamında dijital dönüşüm ilk olarak kağıtların bilgisayarlara fiziksel olarak taşınması ve otomasyonların ortaya çıkışı, ikinci olarak küresel iletişim altyapısı olarak internetin yaygınlaşması ile e-Ticaret vb. yeni iş yapma yöntemlerinin ortaya çıkışı ile gelişmiştir. Günümüzde bürolarda teknoloji denilince akla yalnızca bilgisayarlar, tarayıcılar ve e-Postalar değil; muhasebe bilgi sistemleri ve üretim otomasyonları gibi sistemler gelmektedir. Aynı zamanda bürolarda günlük işleyişi kolaylaştıran akıllı robotlar, bulut bilişim sistemleri gibi sistemler de kullanılmaktadır.
İş Hayatında Dijitalleşme
İş dünyasında dijitalleşme kavramları:
• Dijitalleştirme: Fiziksel nesnelerin ya da özelliklerin dijital bir temsilini oluşturmayı ifade etmektedir. Yani; formlar ya da kayıtlar gibi fiziksel belgelerin ve nesnelerin analog formdan dijital hâle dönüştürülmesidir. Bilgilerin dijital ortama aktarılması olarak da belirtilebilir. • Dijital Dönüşüm: Mevcut sosyal ve ekonomik sistemlerin kademeli olarak dijital çağa ayak uydurması anlamına gelmektedir. • Endüstri 4.0: Endüstri 4.0, “endüstriye kapsamlı fırsatlar sağladığı varsayılan dijitalleştirilmiş ve ilişkilendirilmiş endüstriyel değer yaratma”dır. Özellikleri şu şekilde sıralanabilir: • Daha fazla otomasyon • Siber fiziksel sistemler aracılığıyla fiziksel ve dijital dünyanın birbirine bağlanması, • Akıllı ürünlerin üretim adımlarının tanımlandığı sistemler, • Kapalı döngü veri modelleri ve kontrol sistemleri, • Kişiselleştirilmiş ve özelleştirilmiş ürünler
İş Hayatında Otomasyon
Otomasyon, “insan gücü ile yapılan bir makine, bir iş süreci ya da bir iş sisteminin mekanik veya elektronik cihazlarla yapılması” anlamına gelmektedir. Ofis otomasyonları şu iki bileşenden oluşmaktadır:
• Bilgisayarlar: Ofislerde bağımsız birer sistem olmaktan öte ofis araçları ve süreçleri ile bütünleşmiş bir bileşen görevi vardır. • İletişim teknolojileri: Ofislerde insanları ve bilgisayarları bütünleştiren teknolojilerdir.
Otomasyon sistemleri ile ofislerde erişilmek istenen hedefler şu şekilde sıralanabilir:
• Etkinlik ve verimliliği artırmak • Etkin bir bilgi iletişimi sağlamak • Hizmet kalitesini artırmak • Hata oranını azaltmak • İş rutinlerini standartlaştırmak • Monotonluğu azaltmak • Bilgiye zamanında ulaşabilmek • Etkin kontrol ve denetim
İş Hayatında Robotlar
Robotlar, üretim tesislerinde üretilen, kendisi hareketli olan ya da fiziksel nesneleri hareket ettirebilen, bir güç ya da kuvvet kaynağına bağlı olarak çalışan ve aldığı tepki ve komutlara göre süreklilik arz eden komut ve eylemleri gerçekleştirebilen ve tepki ve davranışlarını değiştirebilen teknolojik araçlardır. Robotlar kullanım alanlarına göre ikiye ayrılırlar:
• Hizmet robotları • Endüstriyel robotlar
İş Hayatında Yapay Zekâ
Yapay zekâ karmaşık sorunlara çözüm bulabilmek ve belirsizlikler karşısında insani tepkiler oluşturabilmek amacıyla makinelerin zekâ ve öğrenme yeteneği gibi insana özgü özelliklerle donatılmasına yardımcı olan bir bilim dalıdır. Yapay zekâ ile ilgili çalışmalar 2. Dünya Savaşından sonra başlamakla beraber, yapay zekâ kavramı ilk olarak 1956 yılında John McCarthy tarafından kullanılmıştır. Yapay zekâ ile ilgili ilk çalışmalardan bir diğeri ise 1959 yılında Alan Turing’in “Bilgisayar Mekanizması ve Zekâ” isimli çalışma olmuştur. Günümüzde işletmelerde hemen hemen her alanda yapay zekâdan yararlanılmaktadır. İşletmelerde yapay zekânın sıklıkla kullanıldığı alanlar şunlardır:
• Kaynakların planlanması • Karmaşık analizlerin yapılması • Otomasyonlara eklenebilmesi • Sistemlerin güvenliğinin sağlanması • Makinelerin verimliliğinin kontrol edilmesi • Müşteri hizmetleri hattında kullanılabilmesi • Dolandırıcılığın tespiti
Yapay zekâdaki gelişmeler iş hayatına doğrudan etki etmekte, yaşanan her gelişim iş yapma yöntemlerini değiştirmektedir. İş hayatında yapay zekânın geleceği ise şu şekilde öngörülmektedir:
• İşletmelere akıllı izleme, hızlı geribildirim ve iş süreçlerinin geliştirilmesi konusunda yardımcı olacaktır. • Sağlık sektörü, dijitalleşme ve verilere dayalı analitik ile birlikte daha müşteri odaklı bir yapıya dönüşecek, hastalar gerçek zamanlı izlenebilecek ve algoritmalar ile sağlık durumu teşhisleri yapılabilecektir. • Yapay zekâ ve insanlar eş zamanlı hareket edecek ve iş birliği yapacaktır. • Günümüzde henüz kullanılmaya başlayan akıllı ve otonom araçlar ileride daha da yaygınlaşacaktır. • İmalat sektöründe artan yapay zekâ kullanımı ile birlikte tahmine dayalı analitikler kullanılarak ürünlerin kalitesinin yanında lojistik ve tedarik zincirlerinde de iyileşmeler sağlanacaktır. • Yapay zekâ kullanılarak mobil uygulamalar gibi araçlarla müşterilere yönelik kişiye özel pazarlama faaliyetleri gerçekleştirilebilecektir. • Yapay teknoloji ile gelen çözümler daha fazla işletmenin yapay zekâ uygulamalarını kullanmasına neden olacak ve böylece işletmeler arası rekabetin artması ile yapay zekâ çalışmaları da artacaktır.
İş Hayatında Güvenlik
İş hayatında artan internet kullanımı beraberinde paylaşılan bilgilerin güvenliğini de tartışılır konuma getirmiştir. Günümüzde bilginin işletmelerde değer yaratan ve rekabet üstünlüğü sağlayan rolü de göz önünde bulundurulduğunda bilgi güvenliği, güvenlik sistemleri ve kişisel verilerin gizliliği gibi konular daha da önem kazanmıştır.
Bilgi Güvenliği
Gelişen teknoloji ile birlikte ister küçük olsun ister büyük tüm bürolarda büyük verilerin işlenmesi, depolanması ve korunması gerekmektedir. Bürolarda bilgi güvenliği, bilgisayar güvenliği ve iletişim güvenliğinden oluşmaktadır. Bilgi sistemleri güvenliği, “depolanan bilgilerin ve diğer kritik unsurların gizliliğini, bütünlüğünü ve kullanılabilirliğini sağlamak için yetkisiz olarak kullanımdan, erişimden, açığa çıkarılmadan ve saklamadan korunması” anlamına gelmektedir. Bürolarda artık yalnızca bilginin değil bilgilerin depolandığı yazılımların, donanımların, ağların, kullanıcıların ve dijital verilerin de güvenliğinin sağlanması gerekmektedir.
Bilgisayar Güvenliği
Bürolarda bilgi güvenliğinin bir boyutunu oluşturmaktadır. Bürolarda yer alan bilgisayarların güvenliğinin sağlanması için öncelikle bilgisayarlarda suç olan unsurların bilinmesi gerekmektedir. Bilgi Teknolojisi Uzmanları Derneğine göre bilgi suçları sayılabilecek konular:
• Donanım, yazılım, veri ve ağ kaynaklarına yetkisiz olarak erişmek, bu kaynakları kullanmak, değiştirmek ve kaynaklardaki bilgileri imha etmek
• Donanım, yazılım, veri ve ağ kaynaklarında yer alan bilgileri yetkisiz olarak piyasaya sürmek • Donanım, yazılım, veri ve ağ kaynaklarında yer alan bilgileri izinsiz olarak kopyalamak • Bilgisayar veya ağ kaynaklarını yasal olmayan bilgi ya da mal elde etmek için kullanmak ya da kullanmaya çalışmak • Bir son kullanıcının kendi donanım, yazılım, veri veya ağ kaynaklarına erişimini reddetmek
Gizlilik Sorunları
Gizlilik sorunlarını “siber güvenlik” olarak da adlandırmak mümkündür. Bürolarda özellikle bilgisayarın kullanımı ile birlikte pek çok bilgi kaydedilmekte, saklanmakta ve silinmesi durumunda istendiğinde çok kolay bir şekilde geri getirilebilmektedir. Bu bilgilerden bazıları müşteri ve çalışanlara ait özel bilgiler olabilmektedir. Bu nedenle bürolarda kişisel bilgi olarak nitelendirilebilecek bilgilerin izinsiz yayınlanması, gizlilik ihlaline yol açabileceği gibi aynı zamanda bürolara ve büro çalışanlarına yönelik yasal birtakım yaptırımları da olmaktadır. Bürolarda bilgisayarın kullanımı ile ilişkili olarak gizlilik sorunu kapsamına giren bazı eylemler şunlardır:
• Gizliliğin ihlali • Bilgisayar izleme • Bilgisayar eşleştirme • İzinsiz kişisel dosyalara erişim
Bürolarda, bilgisayar ve internet teknolojisi yoluyla paylaşılan bilgilerin güvenliğinin sağlanmasında kullanılabilecek bazı teknolojik araçlar ise şunlardır:
• Secure Electronic Transactions (SET) • Virtual Private Networks (VPN) • IP Security (IPSEC) • Secure Socket Layer (SSL)
Elektronik Güvenlik Sistemleri
Elektronik cihazların bürolarda yarattığı verimlilik tartışılmaz olmakla beraber elektronik cihazlar beraberinde güvenlik riskleri de getirebilmektedir. Gerek büyük gerekse küçük tüm işletmelerde güvenlik, önemli konulardandır. Diğer yandan modern büro organizasyonlarının yapısı erişilebilirlik, doğru bilgi akışı ve güvenliğin sağlanması ile şekillenmektedir. Özellikle pandemi sonrası iş hayatında güvenlik sistemlerindeki değişim şu şekilde öngörülmektedir:
• 5G gibi gelişmiş dijital altyapılar aracılığıyla güvenlik operasyonlarının tamamen bulut sistemlere taşınması • Birleşik güvenlik ve bilgi yönetimi sistemleri aracılığıyla bilgi yönetiminden gelen bilgileri güvenlik ile ilişkilendirebilme • Erişim kontrolü için sıcaklık algılamalı yüz tanıma sistemleri • İnsan sayımı, giriş trafiği analizi ve ziyaretçi sayısı gibi kalabalık alanlarda video ile analiz
Kişisel Bilgilerin Gizliliği (Privacy)
İnternetin getirdiği olanakların yanında işletmelere getirdiği bazı sorumlulukların biri de bilgilerin gizliliğidir. İşletmelerde yalnızca güvenlikle ilgili oluşabilecek sorunları engellemek için değil aynı zamanda olumlu bir imaj yaratabilmek için de kişisel bilgilerin güvenliği önemlidir. Ülkemizde 24/3/2016 tarihinde kabul edilen ve 07.04.2016’da Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile kişilerin bilgilerin gizliliği güvence altına alınmıştır.
Uzaktan Çalışma Yöntemleri ve Araçları
Uzaktan çalışma, “çalışanların merkez ofislerinden veya üretim tesislerinden uzak yerlerde çalıştıkları, çalışanın iş arkadaşlarıyla kişisel temasının olmadığı, ancak teknolojiyi kullanarak onlarla iletişim kurabildiği esnek bir çalışma düzenlemesi” olarak açıklanmaktadır. Dünya Çalışma Örgütü, 2020 yılında yayımladığı raporda uzaktan çalışma ile ilişkili dört kavram olduğunu ifade etmektedir:
• Uzaktan çalışma • Tele çalışma • Evde çalışma • Evden (ev eksenli) çalışma
Uzaktan Çalışma Araçları
İşletmelerde çağın bir gereği olarak daha fazla tercih edilen uzaktan çalışma yöntemi, beraberinde birtakım uzaktan çalışma araçlarını kullanmayı zorunlu kılmıştır. Bu araçlar sayesinde iş hayatında iletişim kolaylaşmakta, bilgi ve belgeler kolaylıkla paylaşılabilmekte, üretim planlaması ve proje yönetimi gibi karmaşık iş süreçleri bir sistem üzerinden kolaylıkla yürütülebilmektedir. İşletmeler tarafından sıklıkla kullanılan uzaktan çalışma araçlarından bazıları şunlardır:
• MS Project • Jira • Asana • Zenkit • Trello
Sanal Büro Organizasyonları
Günümüzde iş yaşamında artan rekabetin bir sonucu olarak işletmeler, değişen koşullara hemen uyum sağlayabilmek için esnek yapılara dönüşmek durumunda kalmıştır. Bu bağlamda sanal büro organizasyonları da işletmeler için birer alternatif hâline gelmiştir. Büro organizasyonlarında sanallık denildiğinde akla tek bir yapı gelmemektedir. Büro organizasyonlarında sanallık kavramının yapısını anlamak için öncelikle ofislerdeki sanallık derecesinin bilinmesi önemlidir. Bu bağlamda organizasyonlarda;
• Sanal işletmeler, • Hollow (içi boşaltılmış) işletmeler • Sanal ofisler/ekipler
ile ilgili ayrımı net olarak açıklamak önemlidir.