BYA104U-MODERN BÜRO YÖNETİMİ
Ünite 2: Modern Büro Uygulamaları
Giriş
Bürolar, örgütlerin mal ya da hizmet üretmesine veya kamu ya da özel sektörde faaliyet göstermesine bakılmaksızın, küçük ya da büyük her türlü örgütün etkin ve verimli çalışabilmesinde hayati önem taşıyan birimlerdir. Bürolar örgütlerde her işlemin bir deposu ve sinir sistemi gibi çalışmaktadır. Etkin ve verimli yönetilen bir büro, yönetim faaliyetlerinin akıllıca planlanmasına ve etkin bir şekilde yerine getirilmesine yardımcı olarak yönetimin işini çok kolaylaştırmaktadır.
Büroların örgütler için birer verimlilik merkezine dönüşebilmesi, bu bürolarda faaliyet gösteren yönetici asistanlarının iyi kurulmuş bir büro sisteminde belge yönetimini akılcı yollarla yapmaları, yöneticilerinin ve kendilerinin zamanlarını iyi yönetmeleri, etkin toplantılar için yöneticilerine yardımcı olmaları ve yöneticilerin çok fazla zamanının alabilecek olan randevu ve seyahat organizasyonlarını, etkin ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmeleri ile mümkün olmaktadır.
Bu bölümde, öncelikle bürolarda yerine getirilen faaliyetlerin sistematik olarak gerçekleştirilebilmesine yardımcı olan büro sistemlerinden bahsedilecektir. Sonrasında örgütlerde kurumsal amaçlara yönelik olarak oluşturulan ve kullanılan belgelerin oluşumundan imhasına kadar geçen sürecin etkin yönetimini ifade eden belge yönetimi anlatılacaktır. Örgütlerde zaman ve toplantı yönetiminin önemi ve zaman yönetiminde kullanılan teknikleri açıklanmaya çalışılacaktır. Son olarak günümüzde yöneticilerin gün içerisinde çok fazla zaman ayırmak zorunda kaldıkları randevular ile sıklıkla yaptıkları seyahatlerin iyi organize edilebilmesi için neler yapılması gerektiğinden bahsedilecektir.
Modern Bürolarda Büro Sistemleri
Bürolar, örgüt faaliyetlerini koordine ve kontrol etmek için idari işlerin yürütüldüğü ve bu işlerin yürütülebilmesi için gerekli olan ekipmanların ve çalışanların bulunduğu birimlerdir. Başka bir deyişle bürolar, hem mevcut hem de gelecekte gerçekleştirilecek olan işler için belgelenen, korunan ve kullanılan bilgilerin kâğıt üzerinde birleştirildiği yerlerdir. Bir büroda genellikle iş politikalarının oluşturulması, bilgilerin işlenmesi ve iletilmesi, kayıtların tutulması, postaların yönetilmesi, gerekli siparişlerin verilmesi, ödemelerinin gerçekleştirilmesi, makbuzlarının düzenlenmesi gibi işler yerine getirilmektedir.
Büroların en temel görevi; örgütler için gerekli bilgileri toplamak, kayıt altına almak ve gerekli kişi ya da birimlere dağıtmaktır. Bilgi ile veri birbiri ile karıştırılan kavramlardır. Veri, işlenmemiş ham olgular iken bilgi, verilerin işlenerek karar vermek için kullanılabilir hâle dönüştürüldükleri biçimleridir.
Bürolarda (Ofislerde) İş Akışı
İş akışı, bir işin gerçekleştirilmesi için takip edilmesi gereken adımların ve verilmesi gereken kararların sırasıyla gösterilmesidir. Bürolarda yerine getirilen işler için bir iş
akışı oluşturulabilmektedir. Büro iş akışlarının hazırlanmasının amacı, her bir büro faaliyetinde mümkün olan en yüksek etkinliğe ulaşarak gecikmeleri önlemek ve maliyetleri düşürmektir. İş akış şemaları ise bu iş sıralamalarının görsel olarak ifade edilmesi yöntemidir.
Büro (Ofis) Kılavuzlarının Hazırlanması
Büro (ofis) kılavuzu; örgütteki politikalar, rutinler, prosedürler, iş yapma metotları, standartlar, kurallar ve çalışan ilişkileri ile ilgili bilgileri içeren bir kitap ya da kitapçıktır. Bu kitap ya da kitapçıklar, ofisteki işlerle ilgili çeşitli bilgileri içerdikleri için ofis çalışanlarına yardımcı olmaktadır. Ofis çalışanları, ofis işleri ile ilgili olarak herhangi bir konuda bilgi sahibi olmak istediklerinde bu kitapçıklar sayesinde her seferinde amirlerine başvurmak zorunda kalmamaktadır. Bu açıdan bakıldığında bu kitapçıklar, hem ofis çalışanlarının hem de yöneticilerinin zaman kaybını da önlemiş olmaktadır.
Büro kılavuzu hazırlama sürecinin aşamaları şunlardır:
1. Kılavuzun oluşturulması için örgüt içinden birisinin atanması ya da bir ekibin oluşturulması Örgütün büyüklüğüne bağlı olarak kılavuz hazırlama işi bir kişiye ya da bir ekibe verilebilir. 2. Kılavuzda yer alacak konuların listelenmesi Kılavuzda yer alacak konular büronun türüne ve yerine getirdikleri işlere göre farklılık göstermektedir. 3. Kılavuzla ilgili fikir ve önerilerin alınması Kılavuzda yer alacak konulara ilişkin olarak örgütteki fonksiyonel bölüm yöneticilerinin ve üst düzey yöneticilerin fikir ve önerileri belirli bir zaman dilimi içerisinde alınmalıdır. 4. Alınan fikir ve önerilerin değerlendirilmesi Yapılan öneriler ve verilen fikirler arasından, hazırlanacak kılavuzla ilişkisi olmayanlar elenmelidir. 5. Elde edilen bilgilerin sınıflandırılması ve düzenlenmesi Elde edilen bilgiler, belirli konu başlıkları altında toplanarak sınıflandırılmalıdır. 6. Taslak bir kılavuz hazırlanması Taslak halindeki kılavuzun birer örneği, büro yöneticisine, fonksiyonel bölümlerin yöneticilerine ve üst düzey yöneticilere verilerek kılavuz hakkındaki görüşleri alınmalıdır. 7. Taslak kılavuzun revize edilmesi Gelen geri dönütler göz önünde tutularak eksik olan noktalar tamamlanmalı ve gereksiz olduğu düşünülen yerler kılavuzdan çıkarılmalıdır. Kılavuzun dilinin anlaşılabilirliği ve cümlelerin basitliği bu süreçte test edilmelidir. 8. Kılavuzun yönetimin onayına sunulması Revizeleri tamamlanan kılavuz, yöneticilerin onayına sunulmalıdır. 9. Kılavuzun çoğaltılması. Yönetimin onayından geçen kılavuz, kitapçık şeklinde gerekli olan sayıda kopyalanarak çoğaltılmalıdır. 10. Kılavuzun dağıtılması. Büro kılavuzlarına ihtiyaç duyan örgüt çalışanlarına dağıtılır. Birkaç kopyası
ileride başvurulmak üzere yedek kopya olarak saklanmalıdır.
Modern Bürolarda Belge Yönetimi
Örgütlerin varlığı geçmişte tutulan kayıtlara dayanmaktadır ve bu kayıtlarda bürolarda oluşturulmaktadır. Bir büronun kayıt tutma sistemi doğru, güvenilir, takip edilmesi kolay, kullanılan esasa göre tutarlı ve çok basit olmalıdır.
Belge Yönetimi
Belge, örgütte bireysel ya da örgütsel bir faaliyetin yerine getirilmesi için alınmış ya da bir faaliyetin sonucunda üretilmiş içerik, ilişki ve form özellikleri ile ait olduğu faaliyet için delil teşkil eden kayıtlı bilgidir.
Örgütlerde bilgiye zamanında ve doğru ulaşabilmek için Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS), belgelere ulaşabilmek için Bilgi Yönetim Sistemleri (BYS) geliştirilmiştir. Örgütsel ve yönetsel faaliyetler, bu bilgiler ve belgeler üzerinden yürütülmektedir. Örgütlerde belgelerin üretilmesi, planlanması, organize ve kontrol edilmesi için geliştirilen sistemlere BYS denilmektedir.
Belge yönetim sistemi beş temel faaliyetten oluşan bir sistemdir. Bu beş temel faaliyet; belge üretme ve sağlama, belge kullanımı ve yayımı, dosyalama ve saklama, ayıklama, imha ve transfer ve son olarak arşivleme ve düzenlemedir.
Dosyalama
Saklanması gereken belgelerin konularına göre ayrılmasına, birleştirilmesine, taşınmasına ve saklanmasına yarayan karton ya da naylon kap ya da kapaklara dosya adı verilmektedir (Kaya, 2019, 15). Dosyalama ise örgütlerde üretilen belgelerin düzenli bir şekilde saklanması, korunması, kontrol edilmesi ve ihtiyaç duyulduğunda erişim sağlanabilmesi için bir dizi işlemi veya işlemlerden oluşan süreci ifade etmektedir (Tümer ve Külcü, 2010, 418).
Arşivleme
Bir örgütün arşivi, örgütün geçmiş faaliyetlerine ilişkin somut kanıtları oluşturmaktadır. Arşiv, bir örgütün farklı fonksiyonlarda kullanabileceği bilgileri içeren belgeleridir.
Arşive konulacak belgelerin belli bir düzen içerisinde hazırlanması, arşiv kayıtlarına işlenerek raflara yerleştirilmesi, dosya belgelerinin belirlenen süresi dolana kadar saklanması, süresi dolan dosyaların arşivden kaldırılmasına arşivleme denilmektedir.
Arşivlenecek malzemelerin ne tür kaplar içinde saklanacağı, bunların yerleştirileceği raflar, dosya dolapları, imha makineleri gibi arşivlemede kullanılan araçlar önemli olmaktadır.
Modern Bürolarda Zaman ve Toplantı Yönetimi
Zaman Yönetimi
Zaman yönetimi; gerçekleştirilmek istenenlerin başarılabilmesi için zamanı etkin kullanmaya yardımcı olan
bir dizi ilke, uygulama, beceri, araç ve sistemin kullanılmasıdır. Örgütlerde zaman yönetimi ise çalışanların görevlerini yerine getirirken zamanı daha etkin kullanmaları ve mümkün olduğunca maksimize etmeleri için faydalanılan teknik ve stratejileri ifade etmektedir.
Bürolarda zaman yönetiminin ilk aşamasında, zamanın nasıl algılandığının üzerinde dikkatlice düşünmek gerekmektedir. İkinci aşamada zamanı yönetmek konusunda yaşanan zorluklar belirlenmektedir. Üçüncü aşamada, birey, kendisini iyi tanımak adına yapması gereken çalışmaları gerçekleştirmelidir. Dördüncü aşamada, bireyin zamanı iyi yönetmesini engelleyen zaman tuzakları belirlenmeli ve bu tuzaklardan kurtulmak için yapılması gerekenler sıralanmalıdır. Son olarak ise zamanın iyi yönetilmesi için gerekli olan tekniklerin belirlenmesi ve uygulanması gelmektedir.
Toplantı Yönetimi
Örgütlerde her gün pek çok toplantı gerçekleştirilmektedir. Yöneticilerin zamanı etkin ve verimli kullanabilmek ve örgütsel etkinliği sağlayabilmek için toplantı yönetimini iyi bilmeleri gerekmektedir. Bu noktada yönetici asistanlarına da büyük görevler düşmektedir.
Toplantı, iki ya da daha fazla kişinin bilgi paylaşımında bulunmak ya da bir konu hakkında anlaşmaya varmak gibi durumlarda sözlü iletişim ve etkileşim yoluyla ortak bir amaca ulaşmak için bir araya gelmesidir.
Teknolojideki gelişmelerle birlikte toplantı kavramı da değişmeye başlamış, toplantılarda yere ve mekana bağlılık azalarak fiziksel olarak birbirlerinden uzakta olan kişilerin toplantılara katılabilme olanağı artmıştır. Geleneksel yüz yüze görüşme biçiminden ziyade elektronik ortamda gerçekleştirilen ve e-toplantı olarak adlandırılan bu toplantıların amacı, zaman kaybını önlemek, seyahat masraflarını azaltmak, etkinlik ve verimliliği arttırmak, işlerin aksamadan devam etmesini sağlamak ve işyaşam dengesini desteklemektir.
Bürolarda Randevu ve Seyahat Organizasyonları
Randevu Organizasyonu
Yöneticilerin en sık yerine getirdiği faaliyetlerden birisi, hem örgüt içerisinden hem de örgüt dışından kişilerle görüşmeler yapmalarıdır. Randevu olarak adlandırılan bu görüşmelerin yöneticinin zamanını iyi kullanabilmek adına iyi planlanması ve organize edilmesi gerekmektedir. Bu noktada yönetici asistanlarının, yöneticinin bir iş gününün tümünü görüşmelere ayırmayacak şekilde bir randevu organizasyonu yapması gerekmektedir.
Yönetici asistanları günümüzde yöneticilerinin randevularını organize ederken iki sistemden yararlanabilmektedir. Birisi randevu defterinin kullanıldığı manuel sistem, diğeri ise bilgisayarlı planlama sistemidir. Bu sistemlerden hangisinin kullanılacağının seçiminde yönetici asistanının tercihi ve randevuların yoğunluğu etkili olmaktadır. Her iki yöntemde de en önemli nokta, günün etkin bir şekilde planlanmasıdır.
Seyahat Organizasyonu
Yönetici asistanlarının yerine getirmeleri gereken önemli görevlerden biri de yöneticilerinin seyahat organizasyonlarını yapmaktır. Yöneticinin sorunsuz bir seyahat yaşaması, yönetici asistanının yaptığı organizasyona bağlı olmaktadır. Yönetici seyahate çıkmadan önce, yönetici asistanının yapması gereken bazı hazırlıklar bulunmaktadır. Yönetici ile ön görüşmeler yaptıktan sonra, yöneticinin gerçekleştireceği seyahatin amacı doğrultusunda ulaşım ve konaklama rezervasyonlarının yapılması ve seyahat sırasında yöneticinin ihtiyaç duyabileceği bilgi ve belgelerin hazırlanmış olması gerekmektedir. Yönetici asistanı seyahat organizasyonu için gerekli rezervasyonları yapmadan önce yöneticisinin tercihleri konusunda (ulaşım aracı, konaklanacak yer, konaklama türü gibi) bilgi edinmelidir.
Yönetici seyahati yurt dışına yapacak ise o zaman yöneticinin pasaport süresi mutlaka kontrol edilmelidir. Pasaport süresinin uzatılması ve gidilecek ülkeye gerekiyorsa vize alınması işlemleri zaman alan işlemlerdir. Seyahatin aksamaması ya da programda değişiklik yapmak zorunda kalınmaması için bu bilgilerin mutlaka öncesinde kontrol edilmesi gerekmektedir.