BYA104U-MODERN BÜRO YÖNETİMİ
Ünite 1: Modern Büro Fonksiyonları
Giriş
Sanayi, hizmet ya da ticaret işletmesi olsun geçmişten günümüze işletme içinde yapılan işler en basit hâliyle; yönetsel, teknik ve büro (ofis) işleri olmak üzere sınıflandırılmaktadır. İşletmenin beyni metaforu, büro işlerinin işletmenin merkezinde yer almakta olduğunu çok net ortaya koymaktadır. İşletme faaliyetlerin yerine getirilmesi için gerekli tüm verinin toplanmasından bilgiye dönüştürülmesine, saklanmasına ve bilgiye ihtiyaç duyan bölüm ya da birimlerle paylaşılmasına kadar çok önemli bir görev üstlenmektedir. Bilgiyi tutmak, analiz etmek ve gerektiği yerde kullanılmasını sağlamak; büro yönetiminin temel işidir. Büro yönetimi; kayıtlar, istatistikler, hesaplamalar, plan ve programlar ile bunların dokümantasyonuyla ilgilenir. Kısacası bir işletmenin en önemli iş grubunu büro işleri oluşturmaktadır.
Büro Kavramı ve Modernleşmesi
Teknolojideki değişimler, iş yapış şekillerini de değiştirmiş ve doğal olarak büroları da günün şartlarına uyum sağlamak zorunda bırakarak modern büroları ortaya çıkarmıştır.
Büro ve Modern Büro Kavramı, Amacı ve Önemi
Büro genel olarak, her türlü doküman (evrak) işinin yapıldığı bir yer olarak ifade edilebilir. Mills ve Standingford’a göre büro, “Bir işletmenin yönetsel merkezidir.” Leffingwelf ve Robinson’a göre, “Büroyu belirli bir yerle sınırlamak yanlıştır. Bir yerde büro veya büro işi varsa nerede iş yapılırsa yapılsın veya kim yapar olursa olsun, her yerde büro veya büro işi vardır.” Dolayısıyla büro kavramı, büro işinin yapıldığı yerden ziyade belirli bir grup kişi tarafından gerçekleştirilen işlevleri ifade eder. Büro işleri, kayıtlar ve istatistiklerle, iletişimle, hesaplamayla, planlama ve programlamayla vb. ilgilenir. Genel ifadeyle büro, büro işlerinin yapıldığı ve her türlü doküman işinin (mektuplar, yazışmalar, dosyalar, kayıtlar vb.) tutulduğu ve uğraşıldığı bir yer olarak anlaşılır (Chopra & Gauri, 2015, 11.).
Büro kavramına modern yaklaşım, onu belirli bir yer yerine, bir fonksiyon olarak görmektir. Bir büro işi bir fonksiyon olarak görüldüğünde; nerede yapılırsa yapılsın ve kim yaparsa yapsın, evrak işlerini planlayabilir, organize edebilir, koordine edebilir, standartlaştırabilir ve kontrol edebilir ancak sadece belirli bir yer olarak görülse büro denilen o yerin sınırları dışında yapılan “evrak işleri” onun kontrolü altında olmayacaktır. Böyle bir durumda büro yöneticisi, sadece kendi bölümüne düşen evraklardan sorumlu olacaktır.
Bir “büro”nun; büro işinin yapıldığı yerden ziyade, belirli bir grup kişi tarafından gerçekleştirilen faaliyetleri ifade ettiği söylenebilir ve bilgi toplama, işleme, saklama ve dağıtma eylemi bir büronun fonksiyonlarını içerir.
Bir büronun amacı, esas olarak iletişim ve kayıt hizmetlerini sağlamaktır. Büro aslında bir işletme ortamıdır. Ek olarak, organizasyonun çeşitli faaliyetlerini yönetmek ve koordine etmekten sorumludur. Bir insan
vücudundaki beyin ve bir saatteki zemberek gibidir. Merkezi yönlendirme gücüdür. Bir büronun temel amaçları şunlardır r(Chopra & Gauri, 2015, 18):
• Çeşitli departmanların faaliyetlerini yönlendirmek ve koordine etmek; • İşletmenin politikalarını planlamak ve uygulanmasını sağlamak; • İşletmenin tüm kayıtlarını korumak; • İç yazışmaları idare etmek; ve • İşletmenin hesaplarını, kanuni ve kanuni olmayan defterlerini vb. tutmaktır.
Büro; herhangi bir işin, işletmenin veya işlemin yürütülmesi için önemli bir yer veya bölüm veya alan olarak kabul edilir. İş (job) kavramıyla, büroyla ilgili herhangi bir iş anlaşılır. Büro kavramı, büro işinin yapıldığı iş yeri, oda veya departman anlamına geldiği gibi mesleki ve ticari işlemlerin uygulandığı bir yer olduğu veya organizasyon içinde her türlü faaliyetin ele alındığı finans, üretim, büro, teknik, personel, yönetim, imalat, reklam ve pazarlama, satış, eğitim vb. gibi çeşitli departmanları içerir. Tüm departmanların faaliyetleri ve fonksiyonları büro olarak adlandırılan yerlerde uygulanmaktadır (Upadhyay ve diğ., 2015).
Büro yönetimi, her türlü organizasyon veya kurumda yönetim, idare, personel, büro, teknik, finans, pazarlama, üretim, reklam vb. çeşitli fonksiyonların anlaşılması ve araştırılması gereken hayati bir alandır. Halkla ilişkiler faaliyeti; ofis sistemleri ve rutinleri oluşturma, kayıtların tutulması, varlıkların korunması, form tasarımı ve kontrolü, kırtasiye ve malzeme kontrolü, ofis aletlerinin seçimi ve satın alınması, personelle ilgili faaliyetler ve ofis maliyetlerini kontrol etme bir büroda yerine getirilen faaliyetlerden bazılarıdır.
Yeni bir büro organize ederken büro yöneticisi önce o büronun varlığının ana amacını belirlemeli ve ardından önceden belirlenmiş sonuçları elde eden verimli bir işletme varlığı oluşturmak için gerekli bileşenleri eklemelidir. Bürolar birincil sorumluluk olarak birbirinden farklı olsa da birçok faaliyet genellikle tüm bürolar tarafından yürütülmektedir.
İyi organize edilmiş bir büro; yönetimin operasyonlarını akıllıca planlamasını, planlarını kesinlikle uygulamaya koymasını, ilerlemelerini istediği an takip edebilmesini ve etkinliğini derhâl belirlemesini mümkün kılar, sonuçlarını gecikmeden değerlendirmeyi ve işletmenin tüm faaliyetlerini koordine etmeyi sağlar.
Temel olarak bürolar ön büro, orta büro ve arka büro olmak üzere üç kısma ayrılmaktadır. (Sharma, 2017: 9):
• Ön büro: Bir işletmenin dışarıyla ya da kısaca müşterilerle iletişim kuran pazarlama, satış ve hizmet departmanlarını ifade eden bir iş terimidir. Ön büro ziyaretçileri karşılar, selamlar ve sorularını ele alır. İşletmenin dışarıya karşı ilk yüzüdür.
• Orta büro: Orta büro, pozisyon tutmayı yöneten finansal hizmet departmanlarından oluşur. Kritik role sahiptir. Bu bölümler, işlemlerin kâr akışlarını yakalamasını sağlar. Orta büro genellikle aynı zamanda yerleşimden sorumlu olan operasyonlar bölümünün bir parçasıdır. • Arka büro: İşletmeye ait çoğu operasyonun bir parçasıdır. Ürünleri üreten veya geliştiren veya yönetimle ilgili olanlar olabilir ama müşteriler tarafından görülmeden gerçekleşen faaliyetleri yerine getirir. Bir arka ofisin operasyonları genellikle çok önemsenmese de işletmeye katkısı önemlidir. Arka büro görevlerinin örnekleri arasında muhasebe işlemlerinin bilgisayarlaştırılması, insan kaynakları yönetimi ve bilgi sistemi faaliyetleri gelmektedir.
Klasikten Moderne Büroların Dönüşümü
Sanayi devriminin etkisiyle işletmelerin büyümesi ve ekonomik faaliyetlerin genişlemesi büro işi miktarını çok yönlü olarak arttırmıştır. Ek olarak, aşağıdaki faktörler de büro işinin artışına katkıda bulunmuştur.
Büro faaliyetleri, son elli veya altmış yılda büyük değişikliklere uğramış; modern bir büro; iyi planlanmış, iyi düzenlenmiş ve iyi organize edilmiştir. Büro faaliyetlerinin kapsamı; bilim ve teknolojideki, sanayileşme, ulaşım ve iletişimdeki, vb. gelişmelerin ardından muazzam bir şekilde genişlemiştir. Bu gelişmeler; üretim ve iş faaliyetlerinin ölçeğinde bir genişlemeye, daha büyük hükûmet ve yasal müdahale ve kontrole yol açmıştır ve bunun sonucunda büro işlerinin hacminin genişlemesi söz konusu olmuştur.
21. yüzyıl büroları, pahalı kâğıt tabanlı rutin işlerin yerini sonuç odaklı ve ileri bilgi teknolojisinin alacağı bir elektronik harikalar diyarı olacaktır. Mikro devreler ve görsel ekranlarıyla ofis otomasyonu, eski ve yıpranmış büro faaliyetlerini mutlaka devralacaktır. Büyük olasılıkla önümüzdeki 3-5 yıl içinde, büro bilgi sistemi; masa, daktilo, dosya dolabı ve çok sayıda evrak işinin yerini alacak şekilde kurulacak ve geliştirilecektir. Hız, doğruluk ve verimliliğe dayalı yeni bir çalışma tarzının evrimi ile modern bilgi teknolojisinin etkilerine uyanamayan bürolar ise kendilerini geride kalmış bulacaklardır.
Modern Büro Sisteminin, Otomatik Büro ile entegre olan aşağıdaki alt sistemlere sahip olduğu söylenebilir:
• Ses sistemi • Kelime işlemci • Optik karakter tanıma (OCR) • Veri işleme • Grafik sistemleri • Telekomünikasyon • Telekonferans • Video konferans • Bilgisayar konferansı • Elektronik posta • Foto birleştirme
• Bilgisayar ağı • Robotik vb.
Elektronik Büro (E-ofis)
Bilgisayar tabanlı bilginin artan kullanımını kapsayacak şekilde oluşturulmuş bir kavramdır. Özellikle 1980’lerden itibaren büro işleri için teknoloji yaygın olarak kullanılmaktadır. Büro artık elektronik ofislerdir. E-ofis, kâğıt işinin çoğunu azaltır ve aynı zamanda elektronik olarak büro iletişimini sağlar. E-ofis, yazılım yüklü Yerel Alan Ağında (LAN) birbirine bağlı bireysel bilgisayarların kullanılmasını gerektirir.
Büro otomasyonu terimi; yazılı, görsel ve sesli verilerin bilgisayar destekli bir şekilde işlenmesini mümkün kılan büro faaliyetlerine uygulanan tüm araç ve yöntemleri ifade eder. Büro otomasyonu, bir şirketin veya bir grup insanın faaliyetlerinin organizasyonunu basitleştirmeyi, iyileştirmeyi ve otomatikleştirmeyi (yönetsel verilerin yönetimi, toplantıların senkronizasyonu, vb.) mümkün kılan unsurlar sağlamayı amaçlamaktadır.
Sanal Büro (Sanal Ofis)
İş profesyonelliğini öncelik alan ve geleneksel büro maliyetlerini düşürmeyi amaçlamayan bir yapıya sahiptir. Sanal büro, internet üzerinden alan kullanımını ifade eder. Sanal Büro, internet üzerinden erişilen ve 7/24 kullanılabilen entegre bir uygulama paketidir. Uygulama takvim, adres defteri, web postası vb. içerir ve telefon ile de senkronize edilebilir. Sanal bürodan her gün SMS/Metin Mesajı ile gündem alabilir ve SMS/Yazılı mesaj gönderilebilir. Sanal büroya cep bilgisayarı veya cep telefonundan bile erişilebilmektedir.
Türkiye’de Büroların Gelişimi ve Modernleşmesi
Bürolar, Türkiye’de 1950’li yıllara kadar şahıs işletmeleri ve iş hanı adı altında tanımlanan binaların odalarında faaliyet göstermişlerdir. 1960’lı yıllarda ise Türk ekonomisinin gelişimine paralel olarak aile işletmeleri şirketleşmeye başlamış ve küçük işletmeler yerlerini daha fazla çalışana sahip örgütlere bırakmaya başlamıştır. Bunun doğal sonucu olarak tek odaya sığmayan şirketler, apartman dairelerini büro olarak kullanmaya başlamışlardır. 8-10 kişilik kadrolarıyla apartman dairesinden oluşan bürolarında çalışan şirketler, 1980’li yıllardan sonra özellikle hizmet sektöründe görülen önemli gelişmeler sonucunda büyüyen holdingler ve şirketler toplulukları olarak tek merkezden yönetilmeye başlanınca 8-10 katlı binaların tamamına bile sığmaz olmuşlardır. Günümüzde Türkiye’deki bürolar, gelişmiş ülkeler gibi modern büro faaliyetlerini yerine getiren son teknolojiyi takip eden bir yapıya sahip olmuştur.
Modern Bürolarda Öne Çıkan Güncel Yönetsel Konular
Hizmet Kalitesi ve Kaliteli Hizmet Süreci
Kalite, bir ürün veya hizmetin belirlenen veya olabilecek ihtiyaçları karşılama kabiliyetine dayanan özelliklerin toplamıdır. Hizmeti; insan ihtiyacını gidermek amacıyla, belirli bir malın üretilmesine her zaman için bağlı olmadan,
belirli bir fiyattan pazara sunulan faaliyet ve faydalardır, biçiminde tanımlayabiliriz.
Bir hizmet işletmesinde toplam kalite yönetimine geçilmesi; hizmette başarının ve müşteri tatminin arttırılmasını, verimliliğin, etkenliğin arttırılmasını, maliyetlerde düşüşün sağlanmasını ve pazar payının arttırılmasını sağlayacaktır.
Proaktif bir yaklaşım, müşterilere aktif olarak ulaşmayı ve hizmet kalitesi ve önerilen iyileştirme alanları hakkında geri bildirim toplamaya çalışmayı gerektirir.
Reaktif bir yaklaşım ise temel olarak, bir müşteri düşük hizmet kalitesinden şikayet ettiğinde önceden belirlenmiş bir hizmet kurtarma mekanizmasına başvurmaktan ibarettir. Genellikle müşteriden özür dilemek ve ardından durumu telafi etmek için adımlar atmakla başlar.
Değişim Yönetimi ve Süreç Yenileme
Değişim yönetimi karmaşık bir süreçtir ve çeşitli düzeylerde anlamlı veya ilerici bir dönüşüm elde etmek için yönetimin ve her seviyeden insanların katılımının yanı sıra ciddi bir dikkat gerektirir. Rekabet yarışında önde olmak ve kazanan bir avantaj elde etmek için kuruluşlar, iş dünyasını dünya çapında genişletmeye, süreçlerde ve operasyonlarda mükemmelliğe ulaşmaya, teknolojideki yenilikleri uygulamaya ve doğru yeteneği belirlemeye/geliştirmeye odaklanmaktadır.
Ekip Çalışması
Ekip; önceden belirlenmiş hedeflere ulaşmak için bir araya gelmiş, birbirine bağımlı ve birlikte hareket eden iki veya daha fazla kişinin oluşturduğu topluluktur. Ekip, hepsi ortak bir amaç için birlikte çalışan bir grup bireydir. İdeal olarak bir ekibi oluşturan bireylerin ortak amaçları olmalı ve bireyler aşağı yukarı aynı çizgide düşünmelidirler.
Örgütsel Hafıza
Bir işletmenin örgütsel hafızası, “çalışanlarının zihninde” ve çalışanların işi başarmak için sürekli olarak kullandıkları “ilişkilerde” bulunur. Örgütsel hafıza ayrıca “bilgisayar veri tabanları ve dosya dolapları” gibi depolarda da depolanır. Hafıza bunlarla birlikte, “iş süreçlerine” ve zaman içinde gelişen ve bir kuruluşun geçmiş deneyimlerinden öğrenilen dersleri yansıtan ürün veya hizmet tekliflerine de yerleştirilebilir.
Bir örgütte çalışanların karşılıklı öğrenmelerini sağlayacak yaklaşımların geliştirilmesi sonucunda elde edilen bilgi birikimi, örgütsel öğrenmedir. Çalışanların örgütsel öğrenmeye katkısının sağlanabilmesi için yönetimin onların yetenek ve bilgilerini kullanmalarını sağlayabilecekleri bir iş ortamı yaratması gereklidir.
Modern Bürolarda Yönetim ve Yöneticilik
Yönetim ve Büro Yönetimi Kavramı
Yönetim en basit anlamıyla, kontrol edebilmek anlamına gelir. Büro yönetimi, belirli bir amaca ulaşmak için bir büroyu kontrol etme yöntemidir. Modern toplumda her
türlü iş, kendi alanlarında bilgiye sahip bir grup insan tarafından yürütülür ancak bir grup insan ortak nesne, bir lider veya otorite tarafından yönlendirilmeli ve kontrol edilmelidir. Yönetim, bir liderlik veya kontrol tekniğidir.
Yönetimin temel amacı; en az insan, en az para, en az makine ve malzeme, en az zaman, en az yer kullanarak işlerin; daha basit, daha ucuz, az zamanda ve daha iyi yapılmasını sağlamaktır.
Büro Yöneticisi ve Çalışanları
Yönetim sürecini yerine getirenler yöneticilerdir. Yönetim faaliyetinde amaca başkalarıyla birlikte ulaşma, kısacası başkalarına iş yaptırma söz konusu olmaktadır. İşi yaptıranlar yöneticiler, yapanlar ise yönetilenlerdir.
Büro yöneticisi, sadece süreçte belirtilen fonksiyonlardan değil aynı zamanda personelin refahından da sorumludur. Büro Yöneticisi, büroda çalışan ekibin lideridir. İyi bir büro yöneticisi;
• Kendini sürekli geliştirmeli, • İşinin küçük unsurlarına bile konsantre olabilmeli, • İşi başından sonuna takip edebilmeli, • Daha fazla bilginin daha fazla açıklamasını almak için sorular sormalı, • Öncelikleri bilmeli ve önce doğru şeyleri yapmayı öğrenmeli, • Eleştiriye tahammül edebilmeli yaralı eleştiriyi kullanabilmeli, • Sadık ve samimi olmalıdır.
Yönetici Becerileri
R. Katz’ın yönetsel beceriler sınıflaması, yönetici tarafından geliştirilebilecek becerileri açıklamaktır. Bu yaklaşımda üç beceri esastır; teknik beceri, insan ilişkisi becerisi ve kavramsal beceri. Büro yöneticisinin de bu becerileri geliştirmesi önemlidir.
Modern Büro Yöneticisi Becerileri ve Nitelikleri
Her işletme, bir büro yöneticisinden kendisi için gerekli becerilerini ve niteliklerini arayacaktır. Günümüz modern bürolarda bu beceriler;
• Microsoft Office: Excel, Word, Powerpoint, Outlook, Teams vb. programlarını kullanabilme, • Google Suite: Drive, Dokümanlar, Gmail, E- Tablolar, Takvim vb. programlarını kullanabilme, • Uzak araçlar: Slack, Zoom, Skype, Google Hangouts, vb. programlarını kullanabilme, • Formal büro yönetimi eğitimi ve • Anadil ve en az bir yabancı dil yeterliliğidir.
Lider Yönetici Farkı
Tüm “liderlik” kavramlarının tamamen ortak olduğu söylenebilecek tek fikir; liderin, takipçilerinden sorumlu veya “liderlik” yapan kişi olduğudur. Liderlik, bir kişinin diğerlerini takip etmeye teşvik etmesini sağlayan kişisel nitelikleri içerir. Bu nitelikler, büro yönetiminin yöneltme
fonksiyonu için özellikle önemlidir. Liderliğin özü, kişiler İletişim, bir kişiden diğerine bilgi aktarımı sürecidir; sözlü, arası ilişki ve eylem odaklı davranıştır. yazılı ve iletişim için teknolojik cihazların kullanılması gibi çeşitli iletişim araçları vardır. “Yönetici” ve “lider” kavramları eş anlamlı olarak kullanılmamalıdır. Hem lider hem de yönetici olmak Bürolarda Kontrol Fonksiyonu kesinlikle mümkündür ancak bunlar aslında aynı kavramlar Kontrol etmek, neyin başarılmakta olduğunu belirlemektir; değildir çünkü yönetici olmadan lider, lider olmadan da bu performansı değerlendirmek içindir ve gerekirse plana yönetici olmak mümkündür. göre performansın gerçekleşmesi için düzeltici önlemlerin
Modern Büro Fonksiyonları uygulanmasıdır.
Bir büroda fonksiyonlar iki kısma ayrılmıştır, bunlar; temel Bürolarda Koordinasyon Fonksiyonu fonksiyonlar ve yönetsel fonksiyonlardır. Temel Koordinasyon; işletme içinde çalışanlara beceri ve fonksiyonları; bilgi alma, bilgi kaydetme, bilgi düzenleme yeteneklerine göre görev ve çalışmaların uygun şekilde ve bilgi vermedir. Yönetsel fonksiyonlar ise planlama tahsis edilmesini sağlayarak ekibi izlemek, dengelemek ve organize etme, yöneltme ve kontroldür. bir arada tutmak kısacası uyumu sağlamak anlamına gelir.
Modern Büro Temel Fonksiyonları Bu fonksiyon altında, görevlerin üyelerin kendi aralarında bir fikirle yerine getirildiğinden emin olmak da önemlidir. Büro işi, öncelikle bir işletmenin kayıtları ile ilgilidir. Bir organizasyon içinde istihdam edilen çalışanlar arasında Kayıtlar, bir ticari işletmenin mektuplar, raporlar, faturalar, bir senkronizasyon olmalıdır. sözleşmeler, makbuzlar vb. yoluyla her türlü yazılı belge ve defterlerini içerir.
Bir büronun temel faaliyetleri; bilgi alma, bilgilerin kaydedilmesi, bilgilerin düzenlenmesi ve bilgi dağıtmadır.
Dosyalama Sistemi
Dosyalama işleminin ana amacı; ticari yazışmaları ve belgeleri kolay, doğru ve hızlı başvuru için kullanılabilecek şekilde korumaktır.
Modern Büro Yönetsel Fonksiyonları
Bir büronun verimli çalışması için yönetim temel fonksiyonları planlama, organize etme, yönlendirme, kontrol, yanında koordinasyondur. Çeşitli kademelerdeki çalışanların tüm bu fonksiyonlar hakkında yeterli bilgiye sahip olması gerekir.
Bürolarda Planlama Fonksiyonu
Planlama, ne yapılması gerektiğini önceden ele almakla ilgilidir; yönetimin ilk temel fonksiyonudur. Hedeflere ulaşmak için yöneticiler tarafından ihtiyaç duyulan talimatların ve eylem planlarının oluşturulmasını sağlar. Planlama, istenen amaç ve hedeflere ulaşmak için gerekli olan faaliyetlerin tasarlanması ve tasarlanmasında gerçeklerin seçilmesi ve ilişkilendirilmesi, geleceğe ilişkin varsayımların yapılması ve kullanılmasıdır.
Bürolarda Organizasyon Fonksiyonu
Organizasyon, personelin istenilen hedeflere ulaşmak için ihtiyaç duyduğu kolaylıkları gerçekleştirmek için bireyler veya bir grup tarafından yapılan işlerin bir araya getirilmesi sürecidir. Organizasyon, planlanan işlerin mantıklı, yapıcı ve senkronize bir şekilde uygulanmasını sağlar.
Bürolarda Yöneltme Fonksiyonu
Yöneltme işlevi, üstlerin ve yöneticilerin astlarına yön verdikleri yolları ifade eder. Ana hedeflere onları yönlendirmektir. Liderlik, iletişimi içerir. Liderlik, bireyleri karşılıklı hedeflerin gerçekleştirilmesi için coşkuyla çaba göstermeleri için etkileme yeteneğidir.