Yiyecek İçecek İşletmelerinde Yönetim

Yönetimin örgütsel amaçları gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğu beş temel fonksiyon bulunmaktadır. Bunlar;
• Planlama,
• Örgütleme (Organize Etme),
• Yöneltme (Yürütme),
• Koordinasyon (Eşgüdümleme),
• Denetim (Kontrol)’dir.

Yiyecek içecek işletmelerinde planlama süreci aşamaları şu şekilde sıralanabilir:

- Misyon ve vizyonun belirlenmesi

- Amaç ve hedeflerin belirlenmesi

- Amaçlara ulaştıracak alternatif yolların belirlenmesi

- Alternatifler arasında seçim yapma

Planlar hazırlanma düzeylerine, kullanılma seçeneklerine ve sürelerine göre üç başlık altında değerlendirilebilir:

- Hazırlanma düzeyine göre planlar

- Kullanılma seçeneklerine göre planlar

- Sürelerine göre planlar

Örgütleme bir anda olan bir eylem değildir. Örgütlemenin sağlıklı yapılabilmesi için belirli aşamaların tamamlanması gerekir. Örgütlemenin aşamaları üç ana başlıkta açıklanabilir:
• Görülecek işlerin belirlenmesi ve gruplara ayrılması
• Personelin belirlenip atanması
• Yer, araç ve yöntemlerin belirlenmesi

Yiyecek içecek işletmelerinde örgütlemenin başarılı olması için bazı ilkelere ihtiyaç duyulmaktadır. Bu ilkelerden başlıcaları şunlardır:

- Amaç birliği ilkesi

- Hiyerarşik yapı ilkesi

- Emir-komuta birliği ilkesi

- Yönetim birliği ilkesi

- İş bölümü ve uzmanlaşma ilkesi

- Yetki ve sorumluluk denkliği ilkesi

- Esneklik ilkesi

- Merkezileşme derecesi

- Çapraz ilişkiler ilkesi

- Kontrol alanı ilkesi

Her örgütün belirlenmiş amaçları vardır. Bu amaçların gerçekleştirilebilmesi için işletmenin iskeletini oluşturan tüm birimlerin aynı amacı gerçekleştirmek için koordine olmasıdır. Diğer bir deyişle, işletmenin tüm birimlerinin aynı amaç(lar) etrafında toplanması ilkesidir. İşletmenin ana amacı ile varsa alt amaçlarının net olması ve yöneticilerin bütün personeli bu amaçlara ulaşmak için belirlenen hedeflere doğru yönlendirmesi önemlidir.

Örgütlerin bölümlere ayrılmasında farklı yöntemler benimsenmektedir:

- İşlevsel bölümlendirme

- Coğrafi temelli bölümlendirme

- Zaman esaslı bölümlendirme

- Ürün esaslı bölümlendirme

- Müşteri esaslı bölümlendirme

- Matris bölümlendirme

Matris örgüt yapılarında hem dikey hem de yatay ilişkiler birlikte görülmektedir. Matris yapılardaki dikey ve yatay ilişkilerde hiyerarşi üstünlüğü olmamaktadır. Matris yapılar genellikle proje türü işler yapan örgütlerde görülmektedir. Projenin gerçekleştirilmesi için farklı bölümlerden çalışanlar bir araya gelmektedir. Proje bitiminde oluşturulan ekip tekrar görev yerlerine dönmektedir. Yiyecek içecek işletmelerinde banket tarzı uygulamalarda bu tür yapılanmalar görülmektedir. İlgili etkinliği gerçekleştirmek için mutfak, servis, satın alma gibi birimlerden çalışanlar başlarında proje yöneticisi ile etkinliği gerçekleştirmekte ve daha sonra bu çalışanlar normal düzenlerine geri dönmektedir. Bu etkinliklerde proje yöneticisi konumunda olan kişi ekibi koordine etmektedir.

Yöneltme fonksiyonunun istendiği gibi gerçekleştirilebilmesi için verilen emirlerin sahip olması gereken temel özellikler şunlardır:

- Emrin yerine getirilebilir ve makul olması gerekir.

- Emir açık olmalıdır.

- Emir tam olmalıdır.

- Verilen emir mecbur kalmadıkça değiştirilmemelidir.

Etkileme: Yöneticinin istediği doğrultuda çalışanlarının tutum ve davranışlarını değiştirebilme yeteneğidir. Güç ile etkileme arasında doğru orantı bulunmaktadır.
Otorite: Bir işi ya da görevi yasalar çerçevesinde yürütmeyi sağlayan haktır. Dolayısıyla örgüt içinde yöneticilere örgütsel amaçların gerçekleştirilebilmesi için astlara sağlanan emir verme hakkı olarak tanımlanabilir.
Kuvvet: Gücün yöneticiler tarafından uygulanış biçimidir. Genel olarak kuvvet zorlayıcı bir özellik göstermektedir.

Genel olarak güç kaynakları şu şekilde sıralanabilir:

- Yasal güç

- Uzmanlık gücü

- Ödüllendirme gücü

- Zorlayıcı güç

- Karizmatik güç

Geleneksel motivasyon teorilerinden başlıcaları şunlardır:

- Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi Teorisi

- McGregor’un X ve Y Teorisi

- Herzberg’in Çift Faktör Teorisi

- McClelland’ın Üç İhtiyaç Teorisi

Maslow insanların ihtiyaçlarını beş grupta toplamıştır. Bunlar; fizyolojik, güvenlik, sosyal, saygınlık ve kendini gerçekleştirme ihtiyacıdır.

• Fizyolojik İhtiyaçlar: Nefes alma, beslenme, uyuma, cinsellik gibi kişinin yaşamsal gereksinimleridir.

• Güvenlik İhtiyacı: Kişinin sağlık, barınma, korunma, emniyet, güven, düzen gibi gereksinimlerdir.

• Sosyal İhtiyaçlar: Kişinin sevgi, ilgi, ait olma, kabul edilme ve arkadaşlık gibi gereksinimlerdir

• Saygı İhtiyacı: Kişinin kendine duyduğu saygı (özsaygı, özgüven, başarı vb.) ve başkalarından beklediği saygı (saygı görmek, kabul görmek, onaylanmak vb.) gereksinimleridir.

• Kendini Gerçekleştirme İhtiyacı: Kişinin potansiyelini fark etmesine, kişisel tatminine, kişisel gelişimine yönelik gereksinimleridir.

İhtiyaçlar hiyerarşisinin ilk iki basamağı olan fizyolojik ihtiyaçlar ve güvenlik ihtiyaçları daha düşük seviyeli ihtiyaçlar olarak tanımlanırken; diğer üç basamakta yer alan sosyal ihtiyaçlar, saygı ve kendini gerçekleştirme ihtiyaçları ise daha yüksek seviyeli ihtiyaçlar olarak tanımlanmaktadır. Daha düşük seviyeli ihtiyaçlar dışarıdan karşılanmaktadır. Ama daha yüksek seviyeli ihtiyaçlar ancak insanın içinden karşılanmaktadır.

Douglas McGregor tarafından geliştirilen X ve Y teorisine göre insanın iki farklı doğası bulunmaktadır. Bunlardan biri insanın doğasına yönelik olumsuz değerlendirmede bulunan “X Teorisi”; diğeri ise insanın doğasına yönelik olumlu değerlendirmede bulunan “Y Teorisi”dir. X teorisine göre insanlar çalışmayı sevmezler, sorumluluktan kaçarlar ve azimli değildirler. Dolayısıyla bu insanların çalışma ortamında sürekli denetlenmeye ihtiyaçları vardır. Y teorisine göre ise çalışanlar işlerinden keyif alan, sorumluluk sahibi ve azimlidirler. X teorisi otoriter bir yönetim anlayışı sergilemektedir. Diğer taraftan Y teorisi modern yönetim anlayışındaki insan boyutunu göz önünde bulundurmaktadır. McGregor’un şahsi görüşünün Y teorisinin varsayımlarının X teorisininkilerden daha geçerli olduğu yönündedir.

Modern motivasyon teorilerinden başlıcaları şunlardır:

Eşitlik Teorisi: Bu teoriye göre, çalışanların işe verdikleri ile işten aldıkları arasında bir eşitlik olmasını istemektedirler. Çalışan kendini diğer çalışanlarla, sistem ya da öz kıyaslama ile değerlendirmektedir. Çalışanlar harcadıkları emek karşılığında aldıkları ücreti başkalarının emek ve ücretleri ile karşılaştırmaktadır. Ayrıca çalışanlar işletmenin atama kriterlerini, maaş politikasını ve politikalarını diğer işletmelerle de kıyaslamaktadır. Çalışanların motivasyonları eşitlik algısı ile ilişkilidir. Eğer çalışanlar iş yerinde eşitlik olmadığını düşünürlerse motivasyonları düşmeye başlayacaktır.

Beklenti Teorisi: Bu teoriye göre, çalışanlar yaptıkları işin sonunda elde edecekleri çıktılara ya da çıktıların cazipliğine göre hareket etmektedir. Dolayısıyla çalışanların verecekleri emeğin beklentilerini karşılayıp karşılamayacağı algısı önemli bir motivasyon unsurudur. Bu teoriye göre insanlar kayıplarından daha çok kazançlarına odaklanmaktadır.

Yiyecek içecek işletmesinde etkin bir yöneltme sürecinin sağlanması için gerekli şartları şu şekilde sıralanabilir:

- Ekip çalışması yapmak

- Çalışanı iyi tanımak

- Göreve uygun olmayanları uzaklaştırmak

- Çalışan ile örgüt arasında objektif olmak

- Çalışanlara iyi bir örnek olmak

- Verilen emirleri takip etmek

- Astlardan sürekli bilgi ve rapor almak

- Detaylara boğulmamak

İşletmelerde denetimin özellikleri şunlardır:

• Denetim işletmenin amacına ve planlarına dayanmalıdır.
• Denetim tarafsız, uygun maliyetli, kapsayıcı ve amaca uygun olmalıdır.
• Denetim yöntemleri esnek olmalıdır.
• Denetim mekanizmaları, işletmeye ve kontrol edilen faaliyetlerin ihtiyaçlarına bağlı olarak geliştirilmelidir.
• Denetim sürecinin sonunda düzeltici önlemler alınmalıdır.

Denetim süreci aşamaları şu şekilde sıralanabilir:
1. Başarı standartlarının belirlenmesi
2. Mevcut durumun belirlenmesi
3. Standartlarla mevcut durumun karşılaştırılması
4. Düzeltici tedbirlerin alınması

Yiyecek içecek işletmelerinde örgütsel başarıyı belirlemek için kullanılan standart türlerinden bazıları şunlardır:

- Fiziksel standartlar: Genellikle beş duyu organımızla ölçebileceğimiz standartlardır.

- Maliyet standartları: İşletmenin faaliyetlerini yerine getirmesi amacıyla kullanılması planlanan kaynakların parasal olarak ifade edilmesidir.

- Kalite standartları: Bir işin ve bu iş sonunda ortaya çıkan ürünün sahip olması gereken standartlardır.

- Zaman standartları: İşletmenin her bir işin yapılması için süre belirlemesidir.

- Finansal standartlar: İşletmenin parasal kaynaklarının çeşitli biçimlerde yorumlanmasıyla belirlenen standartlardır.

- Davranış standartları: İşletme çalışanlarının neyi yapıp neyi yapmaması gerektiği ile ilgili standartlardır.

- Sosyal sorumluluk standartları: İşletmelerin faaliyetlerinin toplumun yarar ya da zararına olup olmadığının belirlendiği standartlardır.

İşletmeler faaliyetlerinin denetiminde üç tür yöntem kullanılmaktadır. Bunlar; sonuçlar gerçekleşmeden önce yapılan gelecek odaklı denetim, faaliyetler yürütülürken yapılan eş zamanlı denetim ya da sonuçlar gerçekleştikten sonra yapılan geçmiş odaklı denetimlerdir.