Örgütleme (Organize Etme) Yönetim Fonksiyonları Yiyecek içecek işletmelerinde iyi planlamanın ardından Yönetim, örgüt amaçlarının etkin ve verimli biçimde gelen diğer aşama ise örgütleme (organize etme) planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve denetim fonksiyonudur. Planlama ile belirlenen örgütsel amaçlar fonksiyonları aracılığıyla gerçekleştirilmesidir. Yönetimin ve bu amaçlara ulaşmak için kullanılacak planların hayata örgütsel amaçları gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğu geçirilmesinde örgütleme fonksiyonu önemli rol beş temel fonksiyon bulunmaktadır. Bunlar; oynamaktadır. Örgütleme ise örgütün amaçlarına uygun • Planlama, görevlerin belirlenmesi, gruplandırılması, görev yapacak • Örgütleme (Organize Etme), kadroların oluşturulması, atanması ve sorumluluklarının • Yöneltme (Yürütme), belirlenerek örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için • Koordinasyon (Eşgüdümleme), gerekli fiziksel ortamın oluşturulması sürecidir.
• Denetim (Kontrol)’dir. Örgütlemenin Aşamaları
Yönetimin temel fonksiyonlarını yerine getirmek için Örgütleme bir anda olan bir eylem değildir. Örgütlemenin yöneticilere ihtiyaç duyulmaktadır. Yönetici işletmenin sağlıklı yapılabilmesi için belirli aşamaların amaçlarına ulaşması için sorumluluklarını yerine getiren tamamlanması gerekir. Örgütlemenin aşamaları üç ana kişilerdir. Yöneticiler genel olarak üst, orta ve alt kademe başlıkta açıklanabilir: olmak üzere üç başlıkta incelenmektedir: Üst kademe • Yapılacak işlerin belirlenmesi ve gruplara yöneticiler, örgütün tepesinde yer alan yöneticilerdir. ayrılması: Yiyecek içecek işletmesinin Yiyecek içecek işletmeleri açısından incelendiğinde amaçlarını gerçekleştirmek için yapılacak işlerin yiyecek içecek müdürü, aşçıbaşı, restoran şefi üst düzey belirlenmesi aşamasıdır. yöneticilere örnektir. Orta kademe yöneticiler, üst kademe • Personelin belirlenip atanması: Örgütlemenin ile alt kademe arasında köprü görevi gören yöneticilerdir. sonraki aşamasında belirlenen ve gruplandırılan Yiyecek içecek işletmelerinde kısım şefi ve kaptan örnek işlerin kimler tarafından görüleceğinin olarak gösterilebilir. Alt kademe yöneticiler ise üst belirlendiği aşamadır. kademelerden gelen sorumluluğu çalışanlarla paylaşan ve onları denetleyen yöneticilerdir. Yiyecek içecek • Yer, araç ve yöntemlerin belirlenmesi: Bu aşama işletmelerinde aşçı ve garson buna örnek olarak verilebilir. çalışanların ihtiyaç duyduğu ve işlerin görülebilmesi için gerekli olan fiziksel unsurların Planlama temin edilmesini içermektedir.
Yiyecek içecek işletmelerinde yönetim fonksiyonlarının Örgütleme İlkeleri ilki planlamadır. Planlama örgütsel amaçların Yiyecek içecek işletmelerinde örgütlemenin başarılı gerçekleştirilmesi amacıyla hangi etkinliğin, kim olması için bazı ilkelere ihtiyaç duyulmaktadır. Bu tarafından, ne zaman, nerede ve nasıl ilkelerden başlıcaları şunlardır: gerçekleştirileceğinin belirlenmesi sürecidir. Yiyecek içecek işletmesi yöneticileri işletmelerinin geleceği • Amaç birliği ilkesi: İşletmenin tüm birimlerinin hakkında planlar hazırlamakla yükümlüdürler. Özellikle aynı amaç(lar) etrafında toplanması ilkesidir. işletme kaynaklarının örgütün faydası için doğru • Hiyerarşik yapı ilkesi: İşletmelerde yetki ve kullanılması ancak iyi bir planlama ile mümkün sorumlulukların üst kademeden alt kademelere olabilmektedir. kesintisiz olarak aktarılması ilkesidir.
Planlama Süreci • Emir-komuta birliği ilkesi: Bir organizasyonda her astın yalnızca bir üstten emir almasını ve bir Yiyecek içecek işletmelerinde planlama süreci aşamaları üste karşı sorumlu olmasını belirtmektedir. şu şekilde sıralanabilir: • Yönetim birliği ilkesi: Örgütlerde aynı amaca • Misyon ve vizyonun belirlenmesi hizmet eden işlerin tek bir yönetici tarafından • Amaç ve hedeflerin belirlenmesi belirlenmiş plan ve programa bağlı olarak • Amaçlara ulaştıracak alternatif yolların yürütülmesidir. belirlenmesi • İş bölümü ve uzmanlaşma ilkesi: Örgüt • Alternatifler arasında seçim yapma çalışanlarının işin bütününü yapmak yerine küçük parçalara ayrılmış işlerden uzmanlaştıkları işleri Planlama Türleri yapması ilkesidir.
Planlar hazırlanma düzeylerine, kullanılma seçeneklerine • Yetki ve sorumluluk denkliği ilkesi: Örgütte bir işi ve sürelerine göre üç başlık altında değerlendirilebilir: yapmak zorunda olanlar aynı zamanda bu işin gerektirdiği kararları verme yetkisine de sahip • Hazırlanma düzeyine göre planlar olmalıdırlar. • Kullanılma seçeneklerine göre planlar • Sürelerine göre planlar
• Esneklik ilkesi: Örgütlerin varlıklarını devam • Uzmanlık gücü: Yöneticinin sahip olduğu özel ettirebilmek için değişen çevre koşullarına uyum bilgi, beceri, uzmanlık ve tecrübeden sağlamasını ifade etmektedir. kaynaklanan güçtür. • Merkezileşme derecesi: Örgütlerde merkezileşme • Ödüllendirme gücü: Yöneticilerin emirlerinin derecesi karar vermenin kademeler arasındaki yerine getirilmesi durumunda astların dağılımını ifade eder. ödüllendirilmesine dayalı güçtür. • Çapraz ilişkiler ilkesi: Aynı yönetim • Zorlayıcı güç: Yöneticilerin emirlerinin yerine basamağında görevli kişilerin, birbirleriyle getirilmemesi durumunda astların buluşup konunun ayrıntılarına girmelerine ve cezalandırılmasına dayalı güçtür. karar almalarına olanak sağlanmalıdır. • Karizmatik güç: Kişisel özellik ve yeteneklerle • Kontrol alanı ilkesi: İşletmelerde kontrol alanı, ilgili güçtür. bir yöneticinin sorunsuz bir şekilde doğrudan Yöneltme ve Motivasyon yönetebileceği ve denetleyebileceği kadar kişiden sorumlu olmasıdır. Motivasyon, bireylerin belirlenmiş bir amacı gerçekleştirmek için kendi istek ve arzuları ile harekete Örgütlerde Bölümlere Ayırma geçmek için çaba göstermesidir. Yöneticiler çalışanları
İşletmenin belirli ölçütlerle çeşitli birimlere ayrılması ve örgüt amaçlarını gerçekleştirmek için motive etmekle işletme faaliyetlerinin bu birimlere dağıtılması bölümlere yükümlüdür. ayırma olarak ifade edilmektedir. Örgütlerin bölümlere Örgütte çalışanların istek ve ihtiyaçlarını anlamak ve ayrılmasında farklı yöntemler benimsenmektedir. onları motive edebilmek için farklı motivasyon teorileri • İşlevsel bölümlendirme öne sürülmüştür.
• Coğrafi temelli bölümlendirme Geleneksel motivasyon teorilerinden başlıcaları şunlardır: • Zaman esaslı bölümlendirme • Ürün esaslı bölümlendirme • Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi Teorisi: • Müşteri esaslı bölümlendirme Abraham Maslow tarafından geliştirilen teoriye • Matris bölümlendirme göre insanları davranışa yönlendiren en önemli etken ihtiyaçlardır. Maslow insanların ihtiyaçlarını Yöneltme (Yürütme) beş grupta toplamıştır. Bunlar; fizyolojik,
Yöneltme (yürütme) fonksiyonu ise örgütün harekete güvenlik, sosyal, saygınlık ve kendini geçirildiği aşamadır. Genel olarak yöneltme süreci gerçekleştirme ihtiyacıdır. İhtiyaçlar hiyerarşisinin çalışanlarla ilgilidir. Çalışanların insan olduğu göz önüne ilk iki basamağı olan fizyolojik ihtiyaçlar ve alındığında aslında en karmaşık yönetim fonksiyonunun güvenlik ihtiyaçları daha düşük seviyeli ihtiyaçlar yöneltme olduğu söylenebilir. olarak tanımlanırken; diğer üç basamakta yer alan sosyal ihtiyaçlar, saygı ve kendini gerçekleştirme Yöneltme ve Emir Verme ihtiyaçları ise daha yüksek seviyeli ihtiyaçlar
Yöneltme fonksiyonu emir verme ile başlamaktadır. olarak tanımlanmaktadır. Yöneltme fonksiyonun işlerlik kazanabilmesi için emir • McGregor’un X ve Y Teorisi: Douglas McGregor verme olmazsa olmazdır. tarafından geliştirilen X ve Y teorisine göre
Yöneltme fonksiyonunun istendiği gibi insanın iki farklı doğası bulunmaktadır. gerçekleştirilebilmesi için verilen emirlerin sahip olması Bunlardan biri insanın doğasına yönelik olumsuz gereken temel özellikler şunlardır: değerlendirmede bulunan “X Teorisi”; diğeri ise insanın doğasına yönelik olumlu • Emrin yerine getirilebilir ve makul olması değerlendirmede bulunan “Y Teorisi”dir. gerekir. • Herzberg’in Çift Faktör Teorisi: Frederick • Emir açık olmalıdır. Herzberg tarafından geliştirilen Çift Faktör • Emir tam olmalıdır. Teorisi’ne göre içsel unsurlar iş tatminiyle, dışsal • Verilen emir mecbur kalmadıkça unsurlar ise iş tatminsizliğiyle ilgilidir. değiştirilmemelidir. • McClelland’ın Üç İhtiyaç Teorisi: David McClelland ve arkadaşları tarafından geliştirilen Yöneltme ve Güç üç ihtiyaçlar teorisine göre bir örgütte İşletmelerde güç kavramı çalışanları etkileyebilme yeteneği çalışanların üç temel ihtiyacı bulunmaktadır. olarak tanımlanmaktadır. Yöneticilerin yöneltme Bunlar; başarı, güç ve bağlanma ihtiyaçlarıdır. fonksiyonunun yerine getirmek için güce ihtiyaçları vardır. Genel olarak güç kaynakları şu şekilde sıralanabilir: Modern motivasyon teorilerinden başlıcaları şunlardır:
• Yasal güç: Yöneticilerin örgüt yapısı içerisinde • Eşitlik Teorisi: J. Stacy Adams tarafından öne bulundukları konum itibariyle verilen yetkiden sürülen eşitlik teorisine göre çalışanların işe
kaynaklanan güçtür.
verdikleri ile işten aldıkları arasında bir eşitlik Denetim Süreci olmasını istemektedirler. Denetim fonksiyonun sağlıklı gerçekleştirilebilmesi için • Beklenti Teorisi: Victor Vroom’un Beklenti önceden belirlenen başarı standartları, mevcut durum ile Teorisine göre çalışanlar yaptıkları işin sonunda karşılaştırılıp gerekli düzeltici tedbirler alınmalıdır. Bunun elde edecekleri çıktılara ya da çıktıların yapılabilmesi için bir denetim sürecine ihtiyaç cazipliğine göre hareket etmektedir. duyulmaktadır. Denetim süreci şu şekilde sıralanabilir:
Yöneltme ve Liderlik • Başarı standartlarının belirlenmesi
Yöneltme fonksiyonu içinde liderlik önemli bir rol • Mevcut durumun belirlenmesi oynamaktadır. Liderlik ise belirli koşullar altında örgütün • Standartlarla mevcut durumun karşılaştırılması amaçlarını gerçekleştirmek için başkalarının faaliyetlerini • Düzeltici tedbirlerin alınması etkileme ve yönlendirme sürecidir. Yöneltme fonksiyonunda insanları yönlendirmek için yöneticilerin liderlik özellikleri İşletme amaçlarının hangi ölçüde gerçekleştirildiğini göstermesi işletmeler tarafından istenilen bir durumdur. belirleyebilmek amacıyla bazı ölçütlerin yani standartların belirlenmesi gerekir. Yiyecek içecek işletmelerinde Yöneltme ve İletişim örgütsel başarıyı belirlemek için kullanılan standart
Yöneltme fonksiyonun temelinde, insanları harekete türlerinden bazıları şunlardır: geçirme bulunmaktadır. İnsan unsurunun söz konusu • Fiziksel standartlar: Genellikle beş duyu olduğu yerlerde iletişimle ilgili hususlar daha da önem organımızla ölçebileceğimiz standartlardır. kazanmaktadır. • Maliyet standartları: İşletmenin faaliyetlerini İşletmelerde iki türlü iletişimden bahsedilebilir. Bunlar yerine getirmesi amacıyla kullanılması planlanan biçimsel ve biçimsel olamayan iletişimdir. kaynakların parasal olarak ifade edilmesidir. • Kalite standartları: Bir işin ve bu iş sonunda • Biçimsel iletişim: İşletmelerde emir komuta ortaya çıkan ürünün sahip olması gereken zincirine göre gerçekleştirilen iletişimdir. standartlardır. • Biçimsel olmayan iletişim: İşletmede bilgilerin • Zaman standartları: İşletmenin her bir işin emir komuta zinciri dışında resmi olmayan yapılması için süre belirlemesidir. yollarla aktarılmasıdır. • Finansal standartlar: İşletmenin parasal Etkin Yöneltmenin Koşulları kaynaklarının çeşitli biçimlerde yorumlanmasıyla Yiyecek içecek işletmesinde etkin bir yöneltme sürecinin belirlenen standartlardır. sağlanması için gerekli şartlar şu şekilde sıralanabilir: • Davranış standartları: İşletme çalışanlarının neyi yapıp neyi yapmaması gerektiği ile ilgili • Ekip çalışması yapmak standartlardır. • Çalışanı iyi tanımak • Sosyal sorumluluk standartları: İşletmelerin • Göreve uygun olmayanları uzaklaştırmak faaliyetlerinin toplumun yarar ya da zararına olup • Çalışan ile örgüt arasında objektif olmak olmadığının belirlendiği standartlardır. • Çalışanlara iyi bir örnek olmak İşletmeler faaliyetlerinin denetiminde üç tür yöntem • Verilen emirleri takip etmek kullanılmaktadır: • Astlardan sürekli bilgi ve rapor almak • Detaylara boğulmamak • Gelecek odaklı denetim: İşletme faaliyetleri gerçekleşmeden önce yapılan denetimdir. Bu Denetim (Kontrol) denetime ön ya da önleyici denetim de
Denetim işletmenin belirlemiş olduğu amaçlara ne ölçüde denilmektedir. Yiyecek içecek işletmelerinde ulaşıldığının ya da uygulanan faaliyetlerin ne ölçüde servis öncesi yapılan denetimler buna örnektir. başarılı olduğunun tespit edildiği süreçtir. • Eş zamanlı denetim: İşletmelerin ardışık ve
İşletmelerde denetimin özellikleri şunlardır: birbirleri ile bağlantılı faaliyetleri eş zamanlı olarak denetlemeleridir. Yiyecek içecek • Denetim işletmenin amacına ve planlarına işletmelerinde servis sırasında yapılan denetimler dayanmalıdır. buna örnektir. • Denetim tarafsız, uygun maliyetli, kapsayıcı ve • Geçmiş odaklı denetim: İşletmelerin faaliyetler amaca uygun olmalıdır. gerçekleştikten sonra yapmış oldukları • Denetim yöntemleri esnek olmalıdır. denetimlerdir. İşletmelere sorun yaşanmadan • Denetim mekanizmaları, işletmeye ve kontrol önleyici bir eylem sunmak yerine gelecek için edilen faaliyetlerin ihtiyaçlarına bağlı olarak tecrübe sağlamaktadır. geliştirilmelidir. • Denetim sürecinin sonunda düzeltici önlemler alınmalıdır.