ADL201U-BÜRO TEKNOLOJİLERİ
Ünite 5: Büro İşlerinde Üretken Yapay Zekâ (YZ) Kullanımı
Giriş
Bürolarda yürütülen işler için zaman içerisinde süreci kolaylaştıracak uygulamalar geliştirilmiş ve kullanılmıştır. Gelişen teknolojilerle birlikte gerçekleşen dijitalleşmede önemli etkisi olan yapay zekâ, büro iş süreçlerinde kullanılan yazılımları ve iş süreçlerini de etkilemiştir.
Yapay zekâ (YZ), uzun ve ilgi çekici geçmişe sahip bir kavramdır. İnsan zekâsını taklit eden makinelerin geliştirilmesi ve kullanılması hayali, yüzyıllardır filozofları, mühendisleri ve farklı alanlarda çalışan bilim insanlarını meşgul etmiştir. Yapay zekânın gerçek anlamda doğuşu, 20. yüzyılın ortalarında bilgisayar teknolojisinin gelişmesiyle başlamış ve her geçen gün veriyle beslenerek ve farklı algoritmalarla geliştirilerek hayatımızın birçok alanında kullanılır olmuştur.
Yapay Zekâ Tanımı ve Tarihçesi
Yaratıcı Yapay zekâ (YZ) kavramı 1950 yılında Alan Turing’in “Makineler düşünebilir mi?” sorusunu ortaya atmasıyla başlayan süreçte; en karmaşık yapı olarak kabul edilen insan beynini taklit etme amacıyla yapılan çalışmalar sonucunda ortaya çıkmıştır. 1956 yılında John McCarthy öncülüğünde düzenlenen bir konferansta kullanılan kavram günümüzde artık hemen her alanda insan hayatına temas eden teknolojilerde kullanılan bir unsuru ifade etmektedir.
YZ’nin başlangıcı için dönüm noktası olan 1959’daki Dartmouth Konferansı’nın yapılmasını sağlayan ekip; John McCarthy, Marvin Minsky, Nathaniel Rochester ve Claude Shannon’dur. “Yapay Zekânın babası” olarak anılan McCarthy, “Yapay Zekâ” teriminin türetilmesinde ve etkili Lisp programlama dilinin geliştirilmesinde etkili olmuştur. Minsky ise MIT’in YZ laboratuvarının kurucularından biridir. Önemli bir IBM mühendisi olan Rochester bu ekibin diğer üyesidir. Bir diğer üyesi ise iletişim kuramının babası olarak adlandırılan Shannon’dır.
İlk dönemde, sembolik YZ’ye yönelik mantıksal düşünme, dil işleme ve problem çözme gibi konularda çalışılmıştır. 1960’lar ve 1970’lerde ise belli bir konuda uzmanlaşmış, çoklu olasılıklar içinden karar vermeye yardımcı olan bilgisayar programları olan “uzman sistemler” geliştirilmiştir. 80’li yıllara gelindiğinde ise yapay zekâ için bir kriz dönemi yaşanmıştır denilebilir; başlangıçta büyük umutlarla girişilen projelerin beklenen başarıyı elde edememesi, YZ’ye olan ilginin azalmasına neden olmuştur. Ancak 1990’larda yapay sinir ağları ve makine öğrenmesi gibi alanlarda yaşanan gelişmeler, YZ’ye olan ilgiyi yeniden canlandırmıştır. Bu dönemde YZ’ye oyun oynama, veri madenciliği ve doğal dil işleme gibi alanlarda başarılı uygulamalar geliştirilmiştir.
2000’li yıllardan itibaren ise YZ büyük bir ivme kazanmış; büyük veri, artan işlem gücü ve gelişmiş algoritmalar sayesinde YZ sistemleri daha karmaşık problemleri çözme ve daha doğru tahminler yapma yeteneğine sahip olmuştur, öyle ki özellikle derin öğrenme alanındaki gelişmeler, YZ’nin birçok alanda çığır açmasını sağlamıştır.
Günümüze gelindiğinde ise artık YZ günlük hayatın birçok alanında yer almakta; akıllı telefonlardaki sanal asistanlar, otonom araçlar, yüz tanıma sistemleri, tıbbi teşhisler, tasarım süreçleri gibi birçok uygulamada YZ kullanılmaktadır.
Yapay Zekâ, Yapay Genel Zekâ ve Yapay Süper Zekâ
Teknolojinin gelişimiyle süreçlerin ve YZ formlarının farklı yönde geliştirilmesi beklenmektedir. Bu süreçler arasında;
• YZ teknolojisi ile ilgili daha iyi algoritma ve modelleme yöntemleri geliştirilmesi, • insan beyninin çalışma sisteminin benzeri sistemlerin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi, • doğanın evrimi ve örgütlendirilmesiyle ilgili yeni yaklaşımların geliştirilmesi yer alabilir.
20. yüzyılın başından bu yana YZ uygulamaları ve kullanım alanlarını geliştirmeye yönelik araştırmalar ve çalışmalar, 21. yüzyılın içinde hızla ilerlemekte olup YZ teknolojisinin başlangıçta olduğu dönemden bu yana kullanım alanlarını ve yeteneklerini büyük ölçüde genişletmesine katkıda bulunmaktadır. Bu süreçlerin başında yapay genel zekâ olarak adlandırılan yeni bir formun ortaya çıkması beklenmektedir. 2022 itibarıyla toplumdan hemen her kesimin erişimine açılan üretken yapay zekâ, bu yoldaki gelişim için veriyi işlemeye yönelik olarak geliştirmelerle gerçekleştirilen bir adımdır. Her ne kadar insan zekâsı gerçek anlamda ölçülebilir bir yapıda olmasa da yapabildikleri ya da düşünüp yordayabilme yönü taklit edilebilir bir şekilde kullanılabilmektedir.
“Yapay süper zekâ” kavramı, yapay zekâ veya makine/bilgisayar zekâların sürekli gelişmesiyle insanların işleyişine ve karar verme yeteneklerine ulaşan yapay zekâyı ifade etmektedir. Bu gelişmeler, iş dünyasındaki işleyiş ve karar verme süreçlerinde insanların yerini alabilecek YZ varlıklarının kullanımını kolaylaştıracaktır.
YZ Mimarları ve Geliştiricileri: Yapay zekâ mühendisleri, veri bilimcileri, derin öğrenme uzmanları gibi roller öne çıkabilir.
Veri Etik Uzmanları: Veri etik uzmanları, yapay zekâ sistemlerinin etik ilkelerine uygun olarak tasarlanmasını ve uygulanmasını sağlamak için gereklidir.
YZ Eğitmenleri: YZ eğitmenleri, YZ teknolojilerini kullanma ve geliştirme konusunda diğer profesyonellere eğitim verebilir.
Robot Etiği Danışmanları: YZ ile kontrol edilen robotlar ve otonom sistemlerin kullanımı arttıkça, bu sistemlerin etik ve sosyal etkileri konusunda danışmanlık hizmetleri sunan robot etiği uzmanlarına olan talep artabilir.
YZ İş Stratejistleri: YZ iş stratejistleri, YZ teknolojilerinin iş süreçlerine entegrasyonunu yönetebilir ve işletmelerin YZ kullanımından maksimum fayda sağlamasına yardımcı olabilir.
YZ Psikologları: Bu uzmanlar, YZ sistemlerinin insan psikolojisini ve duygusal tepkileri nasıl etkilediğini inceleyebilir ve bu teknolojilerin insanlar üzerindeki etkilerini değerlendirebilir.
Bürolarda Yürütülen İş Süreçleri
Bürolarda yürütülen iş kategorileri şunlardır:
• Yönetim ve strateji • İdari ve operasyonel işler • Bilişim ve teknoloji • Finans ve muhasebe • Üretim ve planlama • İnsan kaynakları • Hukuk • Destek hizmetleri
Yönetim ve Strateji
Şirketin genel stratejisini belirleme, önemli kararlar alma ve organizasyonu yönetme işlerinden sorumlu olan üst düzey yöneticiler görev alır. Bu yöneticiler CEO, CFO, COO, CIO, CMO, CTO kısaltmaları ile ifade edilir ve ilerleyen kısımda açıklanan görevleri yerine getirirler.
Chief Executive Officer anlamına gelen CEO, Şirketin önemli pozisyonlarından birini üstlenen CEO, en üst düzey yönetici olarak görev alır.
Chief Financial Officer yani Mali İşler Direktörü anlamına gelen CFO’lar ekonomi, finans, muhasebe, işletme veya mühendislik gibi bölümlerde eğitim alan kişilerdir.
COO ise Chief Operating Officer, Türkçe karşılığı ile Baş İşletme Görevlisi/Operasyon Direktörü anlamlarına gelmektedir. COO’lar şirket içerisindeki tüm operasyonların verimli bir şekilde yerine getirilmesinden sorumludurlar.
Bilişim Kurulu Başkanı anlamına gelen CIO-Chief Information Officer, şirketlerin bilgi teknolojileri departmanının en üst düzey yöneticisidir.
Chief Marketing Officer yani CMO, Pazarlama Kurulu Başkanı anlamına gelmektedir, satış ve pazarlama süreçlerinin yönetilmesinden sorumludur. CMO; pazarlama ve reklamcılık stratejilerini denetler, pazar araştırmaları ve marka bilinirliği üzerinde çalışır.
Chief Technology Officer yani Teknolojiden Sorumlu Başkan anlamına gelen CTO’lar teknoloji projelerinin geliştirilmesinden ve operasyonların verimli bir şekilde yürütülmesinden sorumludurlar.
Dijital Dönüşüm ve Yapay Zekâ
Kurumsal yapıya sahip şirket ve firmaların, Bilişim ve Teknoloji departmanları başta olmak üzere yönetimden çalışanlara kadar tüm kullanıcıların dahil olduğu bir organizasyonel çabadır. Yöneticilerin çözümün düzgün çalışmasını sağlamak için son kullanıcılardan geri bildirim alması gerektiğinden, çözümü kullanacak herkesin uygulama aşamasına dahil olması en doğrusudur.
Dijital Dönüşümün Avantajları
Dijital dönüşümün kurumlara sağlayacakları bazı avantajlar şunlardır:
• Verimlilik artar. • Maliyetten tasarruf sağlayabilir. • Karar verme süreçlerini hızlandırır. • Müşteri deneyimini iyileştirmede yardımcı olur. • İşletmelerin yenilikçi çözümler geliştirmesini teşvik eder. • Zamandan tasarruf sağlanabilir. • Kurumlar paydaşları ve müşterileriyle doğrudan temasa geçebilirler. • İşletmelerin sürdürülebilir iş uygulamalarına geçiş yapmasını kolaylaştırır. • Mevcut müşterilerle birlikte potansiyel kullanıcılarla da anlık ve şeffaf iletişim kurulabilir. • Daha hızlı ve kişiselleştirilmiş hizmet sunarak müşteri memnuniyetini artırır. • Veri kaydı oluşturma, verilerin analizi, veri sorgulama gibi işlemler çok daha hızlı bir biçimde gerçekleştirilir. • Veri aktarımı, ürün stok durumu gibi süreçler daha hızlı gerçekleştirilir. • Veriler koruma altına alınabilir, en üst düzeyde güvenlik sağlanabilir. • Verilere daha kolay erişim ve analiz imkânı sağlayarak daha bilinçli kararlar almaya yardımcı olur. • Dijital kayıt alınması kâğıt kullanımını azaltır, bu sayede çevre dostu bir yapı benimsenir. • Manuel işlemlerden kaynaklanan hataları en aza indirir. • Çalışanların herhangi bir yerden ve herhangi bir cihazdan çalışabilmelerini sağlar.
Büro İş Süreçlerinde Kullanılabilecek Yapay Zekâ Uygulamaları
2022 Kasım ayı itibariyle tüm kullanıcıların erişimine açılan üretken YZ uygulamaları, yapay zekâyı bilinenin ötesine taşımıştır. Bu aşamaya kadar YZ otomasyon sistemlerinde mevcut veriler içinden en olası olanı seçerek işleme alan YZ, bu gelişmeyle mevcut verilerden en uygun parçaları alarak yeni veri üreterek çalışır olmuştur. Bu süreçte en çok öne çıkan uygulamalar; OpenAI firması tarafından duyurulan ChatGPT, Google tarafından Bard olarak duyurulan daha sonra bugünkü adıyla gelişimine devam eden Gemini, Microsoft tarafından ilk olarak Bing adıyla duyurulan daha sonra adı bugün bilinen hâle gelen CoPilot’tur. Kullanıcıların erişimine açık farklı amaçlara yönelik içerik geliştiren YZ uygulamaları bulunmaktadır. Bunlar şu kategorilerde yer almaktadır:
• Metin Oluşturma ve Özetleme Araçları • Kişisel Asistanlar • İşlem Tabloları
• Arama ve Araştırma Uygulamaları • Çeviri Uygulamaları • Sunu Hazırlama Uygulamaları • Görsel Tasarım Uygulamaları • Video Oluşturma Uygulamaları • Web Tasarım Araçları • Pazarlama Araçları.