ADL201U-BÜRO TEKNOLOJİLERİ
Ünite 3: Birlikte Çalışma Teknolojileri
Giriş
Bilgi ve iletişim teknolojilerinin gelişmesi özellikle mobil teknolojilerin de kullanımının artması sonucu ile uzaktan ya da esnek çalışmayı beraberinde getirmiş ve insanlar artık farklı yerlerde kişilerle iletişim kurarak birlikte çalışmaya başlamıştır. Bu durum hem kurum içindeki çalışanlar arasında hem de kurumun kurum dışı ortaklar ya da diğer paydaşlar arasında söz konusu olabilir. Birlikte çalışma amacıyla geliştirilen teknoloji ve araçlar, zaman ve mekândan bağımsızlık, kolay ve hızlı iletişim sağlarken çevrim içi toplantı düzenleme ve belge paylaşımı gibi özellikleri ile de iş birliğini desteklemektedir. Dijital çağda, bilginin işlendiği ve üretildiği bürolarda da birlikte çalışma teknolojilerinden yararlanılması, verimliliğin artmasına katkıda bulunmaktadır.
Birlikte Çalışmanın Temel Özellikleri
Birlikte çalışma birden fazla kişinin, ortak bir amaca yönelik tanımlanan görevleri iletişim araçları yardımıyla esnek ve uyumlu bir şekilde gerçekleştirmesidir.
Birlikte Çalışma Türleri
Birlikte çalışma, bazen yapılan iş ve işin bazen de birlikte çalışan kişilerin koşul ve özelliklerine göre farklı şekillerde gerçekleşebilir. Çalışma zamanı açısından ele alındığında, temel olarak iki tür birlikte çalışmadan söz edilebilir:
Eş zamanlı birlikte çalışma: Birlikte çalışanların aynı zamanda bir araya geldiği türdür. Bir araya gelme, aynı mekânda yüz yüze olabileceği gibi, dijital teknolojiler aracılığıyla sanal olarak da gerçekleşebilir.
Eş zamansız birlikte çalışma: Bir iş üzerinde birlikte çalışanların farklı zamanlarda işe katkıda bulunduğu türdür. İşin özelliğine göre, çalışanlar belli bir zaman aralığında kendilerine uygun olan zamanda işe katkı verme esnekliğine sahip olabilir.
Birlikte Çalışmanın Temel Özellikleri
Günümüzde bir çalışmanın birlikte çalışma olarak tanımlanabilmesi için aşağıdaki özellikleri taşıması beklenir:
• Ortak bir amaç olması • Kişilerin en az bir görevin tamamlanmasında rol alması • Tanımlanan görevlerin iş için tamamlayıcı özellikte olması • İletişim araçlarının ve teknolojilerin kullanılması • Çalışma sürecinde zaman ve mekân esnekliğinin sağlanabilmesi • İş bölümü yapılması • İş birliğinin olması • Uyumlu çalışmanın gerçekleşmesi
Birlikte Çalışma Sürecinin Planlanması
Etkili ve verimli bir birlikte çalışma gerçekleştirilebilmesi için yapılacak işlerin birer proje gibi ele alınmasında ve proje yönetimi süreçlerindekine benzer şekilde
yürütülmesinde yarar vardır. Bu bağlamda, aşağıdaki aşamaların uygulanması önerilmektedir:
• İşin kapsamının belirlenmesi: • İşin başlangıç ve bitiş tarihlerinin belirlenmesi • İşin bölümlere ayrılması ve birbirleri ile olan ilişkilerinin belirlenmesi • Çalışılacak kişilerin belirlenmesi • İletişim yönteminin belirlenmesi • Çalışma yöntemi ve kullanılacak araçların belirlenmesi • İşin ayrıntılı planının ortaya konması • İzin ve yetkilerin belirlenmesi • Veri güvenliği ve gizliliğinin sağlanması
Sesli ve Görüntülü Video Konferans
Birlikte çalışma kapsamında kullanılabilecek teknolojilerden biri de telekonferanstır. Telekonferans, farklı yerlerdeki kişilerin haberleşme teknolojileriyle birbirine bağlanarak görüşme gerçekleştirebilmesidir. Sesli konferans ve video konferans bu kavram altında incelenebilir. Bir telekonferans görüşmesi sadece ses kullanılarak gerçekleşiyorsa sesli konferans hem ses hem de görüntü kullanılarak gerçekleşiyorsa video konferans olarak ifade edilmektedir. 1950’li yıllarda işletmelerin bir çağrıya birden fazla kişinin katılımıyla toplantılar gerçekleştirebilecekleri sistemlerin üretilmesiyle sesli konferansın ilk örneklerinin yaşandığı söylenebilir. Ardından teknik olarak yaşanan gelişmelerle kalite ve güvenilirlik artışı sağlanmıştır. İnternetin ortaya çıkışından sonra ise internet üzerinden ses aktarımının gerçekleştirilmesi (VoIP: voice over internet protocol) daha düşük maliyetle daha fazla kişinin bu hizmetten yararlanmasına olanak tanımıştır. Video konferans, farklı konumlarda bulunan insanların çeşitli cihazlar aracılığıyla sesli ve görüntülü biçimde gerçek zamanlı haberleşmesine olanak tanımaktadır.
Video Konferans Uygulamaları
Günümüzde kullanılan en popüler video konferans uygulamalarının Zoom, Microsoft Teams ve Google Meet olduğu söylenebilir.
Zoom: 2013 yılında yayımlanan web ve mobil uygulama aracılığıyla kullanılabilen bulut tabanlı bir video konferans uygulamasıdır. Çevrim içi toplantı oluşturma, toplantı alanında ekran ve dosya paylaşımı, yazılı sohbet ile iletişim gibi olanaklar söz konusudur. Uygulama ücretsiz olarak indirilebileceği gibi ek özellikler tanıyan ücretli versiyonları da bulunmaktadır. Ücretsiz versiyonda tek bir görüşmede en fazla 100 katılımcı olacak şekilde istenilen sayıda toplantı oluşturulabilmektedir. Oturum süresi 40 dakika ile sınırlı olup kayıt alma olanağı vardır. Ücretli versiyonlar için gereksinimlere göre farklı seçenekler sunulmakta olup oturum süresi 30 saate, katılımcı sayısı 1000’e kadar çıkabilmektedir.
Microsoft Teams: Microsoft 365 ürün ailesinin bileşenlerinden biri olup video konferans ortamı olarak kullanılmaktadır. Ekip ve kanal oluşturma, yazılı sohbet,
toplantı oluşturma, dosya depolama ve uygulama entegrasyonu gibi özellikleri bulunmaktadır. Ücretsiz ve farklı olanakların sağlandığı çeşitli ücretli paketleri mevcuttur. Ücretsiz versiyonda tek bir görüşmede en fazla 100 katılımcı ile en fazla 60 dakika süreli toplantı yapılabilir, toplantının kaydı alınamamaktadır. Ücretli versiyonlarda ise oturum süresi 30 saate, katılımcı sayısı 1000’e kadar çıkabilmektedir.
Google Meet: Google tarafından kullanıma sunulan video konferans aracıdır. Ücretsiz versiyonda tek bir görüşmede en fazla 100 katılımcı ile en fazla 60 dakika süreli toplantı yapılabilmektedir. Ücretli versiyonda 24 saate kadar 1000 kişi ile toplantı olanağı vardır. Google’ın diğer hizmetleri ile bütünleşik ve uyumlu çalışması bir üstünlüktür. Oturum başlatmak için Google hesabına sahip olmak yeterlidir.
Video Konferans Ayarları ve Araçlar
Video konferans oturumlarının güvenli ve verimli bir şekilde gerçekleşebilmesine ilişkin bazı ayarların yapılması gerekmektedir. Bunlar:
• Güvenlik özellikleri • Katılımcı izinleri • Farklı görünüm seçenekleri • Ekran ve medya paylaşımı • Beyaz tahta • Ara odalar (Breakout rooms) • Sohbet • Anket • Transkript’tir.
Video Konferans Platformlarında İletişim
Hayatın her alanında önemli olan iletişim, iş ilişkileri ve birlikte çalışma açısından da dikkatle ele alınması gereken bir konudur. Saygı, güven ve anlaşma temelinde etkili bir iletişim, profesyonel anlamda bağlantıların kurulmasına ve geliştirilmesine olanak sağlar. Video konferans platformlarında yüz yüze etkileşimlere benzer deneyimler sunulmaktadır. Bu ortamlarda, iletişim açısından genel ilkelere uymanın yanı sıra teknik açıdan da hazırlık yapılması ve ortama özgü araçların yerinde kullanılması gerekmektedir. Bu kapsamda önerilen işlemler aşağıda açıklanmaktadır.
Video Konferansın Zamanında Duyurulması
Tüm katılımcılar, zaman çizelgelerini ayarlayabilmelerine olanak sağlayacak kadar bir süre öncesinde toplantıya davet edilmelidir. Davetin e-Posta ile gönderilmesi ve toplantının süresi ile gündemini içermesi önerilir. Gündemin katılımcılar ile paylaşılması, katılımcılar tarafından gerekli hazırlıkların yapılması, konuya odaklanma gibi açılardan katkı sağlar.
Teknik Hazırlıklar
Teknik hazırlıklar şu başlıklarda ele alınabilir.
• Güncel video konferans uygulaması • Sabit internet bağlantısı
• Çalışır durumda ekipman • Temiz bilgisayar ekranı
Ortamla İlgili Hazırlıklar
Ortam ile ilgili hazırlıklar şu başlıklarda ele alınabilir.
• Uygun bir ortam • Arka plan • Kıyafet seçimi
İletişim ve Etkileşim Olanakları
Video konferans platformlarında iletişim ve etkileşim amaçlı kullanılabilecek bazı olanaklar şunlardır:
• Moderatörlük • Reaksiyonlar ve emoji tepkileri • Konumlanma • Geri bildirim
Video konferans toplantılarına ilişkin dikkat edilmesi gereken diğer konular aşağıda sıralanmıştır:
• Toplantı başlamadan önce video konferans uygulamasının açık ve paylaşım yapılacak dosyaların vb. hazır bulundurulması • Toplantıya zamanında ya da birkaç dakika erken katılınması • Toplantı düzenleyici tarafından sıcak bir giriş yapılması ve önceden tanışılmıyorsa katılımcıların kendini tanıtmasının sağlanması • Toplantı kaydı alınması ve paylaşılması konusunda bilgilendirme yapılarak katılımcılardan izin/onay alınması Toplantı sırasında kayıt alınacaksa ve/veya kayıt herhangi bir ortamda başkaları ile paylaşılacaksa katılımcılardan izin alınması gerekir. Toplantı düzenleyiciler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca katılımcılara kamera kaydı alındığını bildirmek ve onları aydınlatmak zorundadır. Toplantı kayıtlarının hangi amaçla ne kadar süre saklanacağı, kullanılabileceği ve hangi ortamlarda kimlerle paylaşılabileceği açıklanmalıdır. • Toplantı sırasında iletişim şekline ilişkin özel beklentiler varsa katılımcılara bildirilmesi (örneğin, soruların sadece sohbet ortamından yazılı olarak sorulması vs.) • Konuşmalar sırasında saygılı bir tutum içinde olunması ve diğerlerinin sözünün kesilmemesi • Net, anlaşılır ve normalden biraz daha yüksek sesle konuşulması • Olumlu bir yüz ifadesi takınılması • Göz temasının yitirilmemesi • Yalnızca konuşulacağı zaman sesin açılması, böylelikle arka plandaki seslerin gürültüye ve yankılanmalara neden olmaması • Oturma şekline dikkat edilmesi, bu konuda sürekli değişiklik ihtiyacı duyulmaması
• Gündeme bağlı kalınması; toplantının konu dağılmadan süresi içinde verimli bir şekilde gerçekleştirilmesi • Toplantı esnasında başka şeylerle ilgilenmekten kaçınılması • Çok mecbur kalınmadıkça toplantı sona ermeden ortamdan ayrılınmaması
Bulut Tabanlı Ofis Uygulamaları
Bulut bilişim; veri, yazılım ve uygulamalarının internet ortamında saklanması ve çalıştırılması olarak tanımlanabilir. Bulut sağlayıcılar tarafından internet aracılığıyla sunulan bilgi işlem hizmetlerinden düşük ücretle yararlanılabilir. Bu hizmetler; sunucu, depolama, veri tabanı, yazılım, ağ, analiz gibi hizmetleri kapsamaktadır. Altyapı ve kaynakların yönetimi, bakım ve korunması da temel olarak bulut sağlayıcılar tarafından yapılacağından iş gücünden tasarruf edilmektedir.
Bulut bilişimin diğer üstünlükleri aşağıda sıralanmıştır:
• Bulut bilişimde kullanıcılar istedikleri yerden istedikleri zaman kaynaklara erişebilme olanağına sahiptir. Bu da çalışanların iş yeri dışında da herhangi bir konumdan internet aracılığıyla gerekli verilerine ulaşmasına olanak sağlayan bir esneklik getirmektedir. • Organizasyonların sabit değil de zaman içinde istedikleri ve ihtiyaç duydukları kadar kaynak (işlemci, hafıza, depolama alanı, bant genişliği) kullanabilmeleri bulut bilişimin ölçeklenebilirlik özelliği olup hem buluttaki kaynakların verimli dağıtılmasını hem de organizasyon açısından gereksiz maliyetlerden kaçınılmasını sağlar. • Bulut bilişimde donanım ve yazılım uygulamalarının her zaman en son sürümleri sunulmakta olup ayrıca güncelleme yapmaya gerek kalmamaktadır. • Veriler, işletmenin ya da kişilerin cihazlarına ait depolama alanlarında değil, internet ortamında depolanmakta, farklı sunucularda da birer kopyaları tutulmaktadır. Böylelikle, veri güvenliğinde artış sağlanarak veri kayıplarının önlendiği söylenebilir. • Bulut bilişim sayesinde, aynı belge üzerinde aynı anda birden çok kullanıcı işlem yaparak birlikte çalışabilmektedir ki bu da işbirliği ve verimlilik açısından işletmelere katkı sağlayan bir özelliktir.
Bulut bilişimin yukarıda sözü edilen üstünlüklerinin yanı sıra bazı sınırlılıkları da vardır. Bunlar:
• Bulut hizmetlerine ve buluttaki verilere erişim internet üzerinden gerçekleştiğinden internet bağlantısının yavaş ya da güvensiz olması durumunda sıkıntılar yaşanabilir. • Bulut sağlayıcıları yüksek güvenlik için çaba gösterse de veri ve dosyaların gizliliği ve
korunması açısından her zaman bir risk söz konusu olabilir. • Maliyet yönetiminin iyi yapılmaması durumunda, beklenmedik maliyetlerle karşılaşılabilir. • Hem verilerin buluta ilk kez aktarılması hem de bir bulut sağlayıcıdan başka birine geçiş yapılması zaman alıcı olabilir ve teknik sorunlar yaşanabilir. • Bulut ortamında saklanan verilerin korunmasına, gizliliğine ve erişimine yönelik farklı ülkelerde farklı yasal düzenlemeler mevcuttur. Uyumluluğu sağlamak çok kolay olmayabilir ve bu nedenle sözleşmeler konusunda dikkatli olmak gerekir.
Bulut Bilişim Türleri
Bulut bilişim hizmetleri onu kullanacak organizasyonun özellik ve gereksinimlerine (iş süreçleri, gizlilik koşulları, müşteri türü vb.) göre farklı yayılım modelleri ile sunulur. Aşağıda, ABD Ulusal Standartlar ve Teknoloji Enstitüsü tarafından tanımlanan yayılım türleri açıklanmaktadır.
Kamu Bulutu: Genel Bulut olarak da adlandırılan bu bulut yapısı en yaygın kullanıma sahip olan türdür.
Özel Bulut: Sadece bir organizasyonun kullanımı için oluşturulan ve işletilen bulut altyapısıdır.
Melez Bulut: Hibrit ya da karma bulut olarak da adlandırılmaktadır. Kamu ve özel bulut yapıları birlikte kullanılır.
Bulut Tabanlı Bilgi Yönetimi
Bulut tabanlı bilgi yönetimi, bulut bilişim altyapısını ve hizmetlerini kullanarak verilere erişme, verileri depolama, organize etme ve işleme olarak tanımlanabilir. İşletmeler büyük miktarda veriyi yönetme sürecinde bulut bilişimin sunduğu olanak ve üstünlüklerinden yararlanarak verimlilik sağlar. Bu kapsamda en yaygın kullanılan platformlara Google Workspace ve Microsoft Office 365 örnek olarak verilebilir. Temel olarak bulut tabanlı depolama ortamları ve bulut tabanlı ofis uygulamalarını içeren platformlar farklı çözüm paketleri kapsamında video konferans hizmetlerini de dahil edebilmektedir.
Bulut Tabanlı Depolama Ortamları
Bulut tabanlı depolama, veri ve dosyaların bulut sağlayıcı tarafından sağlanan ortama aktarılarak çevrim içi olarak saklanması şeklinde tanımlanabilir. Dosyaların bulut ortamına aktarılması sayesinde, farklı konum ve cihazlardan erişim, güncellik, senkronizasyon ve birlikte çalışma açılarından kolaylık sağlanmıştır. Verilerin korunması, saklanması ve erişilebilirliğinin servis sağlayıcılarının sorumluluğunda olması kullanıcıların bu konudaki yükünü de oldukça hafifletmiştir. En yaygın kullanılan bulut depolama ortamlarına Google Drive, Microsoft OneDrive, iCloud, Dropbox, Sync, Box, iDrive örnek olarak verilebilir. Bu ortamlar genellikle, ücretsiz ve ücretli kullanım seçeneği sunmakta, ücretli kullanımda daha fazla kapasite kullanımı mümkün olmaktadır. Ayrıca, büyük boyuttaki dosyaların e-Posta aracılığıyla gönderimi için kullanılan bulut depolama araçları da mevcuttur. Bu
amaca yönelik çalışan bazı uygulamalar; WeTransfer, SendGB, FileTransfer, Jumpshare, SecurelySend’dir. Bu platformlarda temel olarak aşağıda belirtilen özelliklerden yararlanılabilmektedir:
• Dosya ve klasör yükleme • Dosya ve klasörleri düzenleme • Paylaşım ve iş birliği • Dosya arama • Ofis uygulamaları ile entegrasyon • Şablonlar • Otomatik kaydetme • Değişiklik bildirimi • Sürüm geçmişi • Paylaşım
Temel bulut tabanlı ofis uygulamaları; kelime işlem uygulaması, işlem tablosu uygulaması, sunum uygulaması, e-Posta uygulaması, takvim uygulaması olarak sıralanabilir.
Kelime İşlem Uygulaması
Kelime işlem uygulaması, metin tabanlı belgeler oluşturmak için kullanılır. Metni düzenlerken yazı tipi, stil, boyut, renk seçimi, maddeleme, numaralandırma, hizalama gibi biçimlendirme araçlarından yararlanmak mümkündür. Metnin iyileştirilmesine yönelik olarak genellikle yazım ve dil bilgisi denetimi işlevi mevcuttur. Kelime işlem uygulamasında hazırlanan belgelere resimler, tablolar, köprüler vb. de eklenebilmektedir. Toplantı notları, proje teklifi, broşür ve öz geçmiş gibi belgelerin kolaylıkla hazırlanması için sunulan şablonlar mevcuttur. Yazma modları sayesinde belgeler üzerinde ortak çalışırken ‘düzenleme’, ‘önerme (yorum yapma)’ ve ‘görüntüleme’ seçeneklerinin kullanılabilir. Ayrıca Sesle yazma (dikte) da mümkündür.
İşlem Tablosu Uygulaması
Verileri düzenlemek, analiz etmek ve sunmak için kullanılır. Satır ve sütunlardan oluşan çalışma sayfaları vardır. Veri girmek, formüller kullanarak hesaplamalar yapmak ve grafikler çizdirmek mümkündür. Bulut tabanlı işlem tablosunda birden fazla kullanıcı aynı dosya üzerinde aynı anda çalışabilir. Planlama, bütçe, fatura, zaman çizelgesi gibi farklı amaçlar için kullanım kolaylığı sağlamak üzere oluşturulan e-Tablo şablonları mevcuttur. İşlem tablolarının en önemli özelliği, veriler üzerinde formüller ve diğer işlevler aracılığıyla işlem yapılabilmesidir. Ayrıca veri sıralama ve filtreleme işlemleri gerçekleştirilebilir.
Sunum Uygulaması
Sunum uygulaması, görsellerden yararlanarak metin, tablo gibi diğer çoklu ortam ögeleriyle birleştirerek sunumlar oluşturmak için kullanılan bir araçtır. Sunum dosyaları her biri ekranda sırayla görüntülenecek ayrı slaytlardan oluşmaktadır. Slaytları tasarlamak için şablonlar, temalar ve efektlerden yararlanılabilir. Sunumlara konuşmacı notları eklenebilir. Bulut tabanlı sunum uygulamaları,
birden fazla katılımcının aynı sunum üzerinde aynı anda çalışmasına olanak tanır. Portföy, şirket tanıtımı, danışmanlık teklifi, personel sertifikası, durum raporu, proje sunumu gibi şablonlardan yararlanılabilir. Tasarım özellikleri ve eklentiler ile etkili bir sunum hazırlamaya yönelik olarak tasarım önerileri sunulabilmektedir. Ayrıca birlikte çalışanların sunum üzerinde çalışırken gerçek zamanlı olarak iletişim kurmasına olanak tanıyan yerleşik sohbet özelliği bulunmaktadır.
e-Posta Uygulaması
e-Posta, dijital ortam ve araçlar kullanılarak kişilerin temelde yazılı olarak haberleşmesine olanak tanıyan bir uygulamadır. Bunun için hizmet sağlayıcıların sunduğu e-Posta hesapları edinilerek internet aracılığıyla mesajlar gönderilir. e-Posta mesajları, kullanıcıların belli bir kotaya sahip e-Posta kutuları içinde tutulur. İş yerlerinde hızlı iletişim için yaygın olarak kullanılmaktadır, mesajlara ana metin dışında resim ya da farklı belgeler de eklenebilir. Aynı anda birden fazla kişiye aynı mesaj yollanabilir. Günümüzde, e-Posta hesaplarının depolama kapasitesi artmıştır. Bu sayede büyük boyutlu ya da oldukça eski e-Postaları silmeye gerek kalmamaktadır. Bulut tabanlı e-Posta uygulamaları mobil uyumlu tasarımlandığı için telefon, tablet gibi cihazlardan da sürekli takipte olmak ve kolaylıkla işlem yapmak mümkündür.
Takvim Uygulaması
Takvim uygulaması etkinlik, randevu ve toplantıları planlamak için kullanılır. Bulut tabanlı uygulamalarda sunulan hatırlatma, e-Posta ile bütünleşik çalışma, cihazlar arası senkronizasyon gibi özellikleri sayesinde verimli çalışmaya katkı sağlar.